Permitir que outra pessoa efectue a gestão do correio e calendário

Permitir que outra pessoa efectue a gestão do correio e calendário

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À semelhança de ter um assistente a ajudá-lo na gestão do correio recebido em papel, outra pessoa, denominada delegado, pode receber e responder em seu nome a mensagens de correio eletrónico, pedidos de reunião e respostas. Também pode conceder ao delegado permissões adicionais para ler, criar ou alterar os itens da sua caixa de correio do Microsoft Exchange Server.

Nota: É necessária uma conta do Microsoft Exchange Server.

Neste artigo

O que faz o acesso delegado?

Tornar alguém meu delegado

Alterar as permissões para um delegado

Alterar o acesso delegado para itens privados

O que faz o Acesso Delegado?

O Acesso Delegado é muito mais do que a simples partilha de acesso às suas pastas. São concedidas aos delegados permissões adicionais, tais como criar mensagens de e-mail ou responder a pedidos de reunião em seu nome. Consulte o artigo Gerir o correio e os itens de calendário de outra pessoa para saber como os delegados podem efetuar estas tarefas.

Nota: O utilizador e o delegado têm de utilizar a mesma versão do Outlook.

Enquanto pessoa que concede a permissão, o utilizador determina o nível de acesso do delegado às pastas. Pode conceder uma permissão de delegado para ler itens nas suas pastas ou para ler, criar, alterar e eliminar itens. Por predefinição, quando adiciona um delegado, este tem acesso total às pastas Calendário e Tarefas. O delegado pode ainda responder a pedidos de reunião em seu nome.

Quais são os níveis de permissões do delegado?

  • Revisor     Com esta permissão, o delegado pode ler os itens nas pastas do utilizador.

  • Autor     Com esta permissão, o delegado pode ler e criar itens, bem como alterar e eliminar itens que tenha criado. Por exemplo, um delegado pode criar pedidos de tarefa e pedidos de reunião diretamente na pasta Tarefa ou Calendário do utilizador e, em seguida, enviar o item em seu nome.

  • Editor     Com esta permissão, o delegado pode fazer tudo o que um Autor tem permissão para fazer e, adicionalmente, pode alterar e eliminar os itens que o utilizador criou.

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Tornar alguém meu delegado

Um delegado recebe automaticamente permissões Enviar em Nome De. Por predefinição, o delegado só pode ler os seus pedidos de reunião e respostas. O delegado não tem permissão para ler outras mensagens na pasta A Receber.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Definições de Conta e, em seguida, clique em Acesso Delegado.

  3. Clique em Adicionar.

    Se não aparecer Adicionar, pode não existir uma ligação ativa entre o Outlook e o Exchange. A barra de estado do Outlook mostra o estado da ligação.

  4. Escreva o nome da pessoa que pretende designar como delegado ou procure-o e clique no nome na lista de resultados da pesquisa.

    Nota: O delegado tem de ser uma pessoa existente na Lista de Endereços Global (GAL) do Exchange.

  5. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

  6. Na caixa de diálogo Permissões dos Delegados, aceite as predefinições das permissões ou selecione níveis de acesso personalizados para as pastas do Exchange.

    Se um delegado apenas necessitar de permissão para trabalhar com pedidos de reunião e respostas, as predefinições das permissões, tal como O delegado recebe cópias das mensagens que me enviarem sobre reuniões, são suficientes. Pode deixar a predefinição da permissão A Receber definida como Nenhuma. Os pedidos de reunião e as respostas irão diretamente para a pasta A Receber do delegado.

    Nota: Por predefinição, é concedida ao delegado a permissão Editor (pode ler, criar e modificar itens) para a sua pasta Calendário. Quando o delegado responder à reunião em seu nome, esta é adicionada automaticamente à pasta Calendário.

  7. Para enviar uma mensagem para notificar o delegado relativamente às permissões alteradas, seleccione a caixa de verificação Enviar automaticamente uma mensagem ao delegado, resumindo estas permissões.

  8. Se pretender, seleccione a caixa de verificação O delegado pode ver os meus itens privados.

    Importante: Esta definição afeta todas as pastas do Exchange, incluindo todas as pastas Correio, Contactos, Calendário, Tarefas, Notas e Diário. Não há forma de permitir acesso a itens privados apenas em pastas especificadas.

  9. Clique em OK.

    Notas: 

    • As mensagens enviadas com permissões Enviar em Nome De incluem os nomes do delegado e do utilizador junto a De. Quando uma mensagem é enviada com permissões Enviar Como, apenas é apresentado o nome do utilizador.

    • Assim que adicionar alguém como delegado, podem adicionar a caixa de correio do Exchange para o seu perfil do Outlook. Para obter instruções, consulte o artigo Gerir o correio de outra pessoa e itens de calendário.

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Alterar permissões para um delegado

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Definições de Conta e, em seguida, clique em Acesso Delegado.

  3. Clique no nome do delegado para o qual pretende alterar permissões e, em seguida, clique em Permissões.

    Nota: Se pretender remover todas as permissões de Acesso Delegado, não clique em Permissões, mas clique em Remover e ignore os passos restantes.

  4. Altere as permissões para qualquer pasta do Outlook a que o delegado tenha acesso.

  5. Para enviar uma mensagem para notificar o delegado relativamente às permissões alteradas, seleccione a caixa de verificação Enviar automaticamente uma mensagem ao delegado, resumindo estas permissões.

Nota: Se pretender que as cópias dos pedidos de reunião e das respostas recebidas sejam enviadas para um delegado, certifique-se de que foi atribuída ao delegado a permissão Editor (pode ler, criar e modificar itens) na sua pasta Calendário e, em seguida, selecione a caixa de verificação O delegado recebe cópias das mensagens que me enviarem sobre reuniões.

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Alterar o acesso delegado para itens privados

Se atribuiu permissões a um delegado para que este possa aceder às suas pastas do Outlook, pode ocultar informações pessoais existentes em compromissos, reuniões, tarefas e contactos. Abra cada item pessoal e, no grupo Etiquetas, clique em Privado.

Para atribuir acesso a um delegado para ver os seus itens privados, efetue o seguinte procedimento:

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Definições de Conta e, em seguida, clique em Acesso Delegado.

  3. Clique no nome do delegado para o qual pretende alterar o acesso aos compromissos pessoais e, em seguida, clique em Permissões.

  4. Seleccione a caixa de verificação O delegado pode ver os meus itens privados .

Importante: Não deverá confiar na funcionalidade Privado para impedir que outras pessoas acedam aos detalhes dos seus compromissos, contactos ou tarefas. Para se certificar de que outras pessoas não podem ler os itens marcados como privados, não lhes conceda a permissão Revisor (pode ler itens) para as pastas Calendário, Contactos ou Tarefas.

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Consulte Também

Partilhar um calendário do Outlook com outras pessoas

Abrir o calendário do Exchange de outra pessoa

Adicionar uma conta de e-mail ao Outlook

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