Passeio guiado: configurar novidades para a sua organização usando um site de hub

Passeio guiado: configurar novidades para a sua organização usando um site de hub

Com SharePoint, pode partilhar conteúdos noticiosos em toda a sua organização de uma forma significativa e desavelável. Por padrão, SharePoint notícia sé mostrada na página de início SharePoint, em sites de equipas, sites de comunicação, sites de hub e na aplicação móvel de acordo com a relevância das notícias para o utilizador. Por exemplo, se uma notícia importante for publicada por alguém na sua esfera de trabalho próxima ou publicada num site onde está ativo, será mostrada ao utilizador.

As organizações têm muitas opções quanto ao tipo de notícias mostradas, onde é mostrada, que tem a capacidade de autorde publicações, e muito mais.

Neste artigo, vamos mostrar-lhe como implementar uma estratégia abrangente para criar notícias a todos os níveis da sua organização.

A estratégia

Nesta passagem, faremos mais do que apenas configurar peças da Web News em vários sites - vamos mostrar-lhe uma estratégia abrangente que inclui a criação de um site de notícias "oficial" para notícias que seja visualmente distinguida como notícias da organização; criação de categorias para diferentes tipos de notícias; e até mesmo a criação de um processo de aprovação para publicações noticiosas. Vamos exibir novidades num site de intranet que vem de um site de comunicaçãocorporativa, um site de comunicação do departamento e um site de equipade departamento.

A página inicial do site do hub exibe todas as notícias aprovadas para qualquer site associado ao hub. Isto significa que os utilizadores vêem todos os posts de notícias criados no site Corporate News, todos os posts de notícias criados em sites de comunicação departamentais e notícias apenas para o site da equipa do seu departamento.

Exemplo de notícias num site de intranet.

Número 1 Notícias de um site de comunicação corporativa "oficial" que faz parte do site do hub

Número 2 Notícias de um site de comunicação do departamento que faz parte do site do hub

Número 3 Notícias de um site de equipa de departamento que faz parte do site do hub

O conteúdo é apresentado da seguinte forma nos sites do centro:

  • Cada site de comunicação do departamento exibe posts de notícias para apenas aquele departamento.

  • Cada site da equipa departamental exibe publicações de notícias criadas nesse site da equipa, bem como publicações criadas no site Corporate News.

É assim que funciona o fluxo de notícias:

  • Todos os colaboradores têm permissão para criar notícias nos seus sites de equipa. Os posts podem ser marcados como sendo um "marco" ou simplesmente "departamental".

  • Cada departamento tem um ou mais funcionários encarregados da tarefa de criar publicações de notícias no site de comunicação do seu departamento.

  • Todas as notícias criadas em sites de comunicação departamentais passam por um fluxo de aprovação de página no qual uma pessoa designada do departamento de Comunicações Corporativas aprova posts.

  • Os posts oficiais do departamento de Comunicações Corporativas são criados num site especial chamado Corporate News, que não está associado ao site do hub. Este site é designado como notícia "oficial".

  • Mensalmente, um boletim informativo que contém notícias selecionadas da Corporate Communications é enviado por e-mail a todos os colaboradores.

A estrutura do site do hub

Todos os sites de equipa e comunicação, com exceção do site de comunicação corporativo, estão associados a um único site de hub.

Cada departamento tem um site de comunicação para partilhar informações com o resto da organização, e um site de equipa para comunicação interna entre funcionários do departamento.

Exemplo da estrutura do site do hub.

Implementação da estratégia

Nesta secção, você vai percorrer o processo de configuração do seu ambiente SharePoint para satisfazer os requisitos desta estratégia de notícias. Isto envolve a criação da parte da Web do News e a criação de um processo de aprovação de página numa biblioteca de Páginas, criando categorias para notícias, e designando um site como "notícias oficiais".

Neste exemplo, o pressuposto é que cada um dos sites de comunicação e equipa já está associado a um site de hub (com exceção das Comunicações Corporativas) e já existem várias publicações noticiosas no site de Comunicações Corporativas. Se precisar de saber configurar este tipo de sites, consulte Configurar o seu site do sharePoint,criar um site de comunicação no SharePoint Onlinee criar um site de equipa no SharePoint.

Configurar o seu site de comunicações corporativas para notícias da organização "oficial"

A criação do seu site de comunicação corporativa para notícias "oficiais" da organização permite que as notícias das Comunicações Corporativas apareçam com ênfase para que os seus utilizadores saibam imediatamente que se trata de notícias oficiais da empresa, como neste exemplo:

Exemplo de notícias corporativas num site

Para ativar esta funcionalidade e especificar o site para notícias da organização, um administrador SharePoint deve utilizar os comandos SharePoint Online Powershell:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurar novidades num site da equipa de departamento

No site da sua equipa de departamento, irá adicionar a parte da web do News à página três vezes. Cada peça web apresentará diferentes informações de notícias baseadas em fontes e categorias de notícias. Para criar as categorias, adicione uma coluna à biblioteca Pages para permitir que os autores marquem as suas páginas com a categoria adequada.

Criar colunas para categorias

  1. No site da sua equipa de departamento, clique no link Pages na navegação do site para ir à biblioteca pages.

  2. Selecione + Adicione coluna ou + à direita do último nome da coluna na parte superior das Páginas.

    Exemplo de criação de uma coluna para categorias de notícias

  3. No campo Nome, introduza o nome Post Type.

  4. No menu suspenso, escolha Choice como o tipo de coluna.

  5. Forneça duas opções: "Department News" e "Milestone".

  6. Clique em Guardar.

    Em seguida, adicionaremos peças da web de notícias à página inicial do site da equipa do departamento para mostrar notícias do departamento, notícias importantes e novidades do site corporativo.

Adicionar notícias do Departamento

  1. Adicione uma secção direita de um terço à página inicial.

  2. Na primeira coluna, adicione a parte da web do News, e titleitá-la "Department News".

  3. Clique em Editar Botão de edição de peça web na barra de ferramentas da parte web.

  4. Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: História de topo

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome de propriedade: Post Type Equals Department News

  5. Clique Em Aplicar para guardar as suas alterações.

Adicionar notícias Milestone

  1. Na mesma coluna, por baixo da parte web que acabaste de adicionar, adiciona a parte da web do News outra vez, e diz-lhe "Marcos".

  2. Clique em Editar Botão de edição de peça web na barra de ferramentas da parte web.

  3. Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: Lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: Post Type Equals Milestones

  4. Clique Em Aplicar para guardar as suas alterações.

Adicionar notícias corporativas

  1. Na segunda coluna (à direita), adicione novamente a parte da Web do News, e titleá-la "Notícias Corporativas".

  2. Clique em Editar Botão de edição de peça web na barra de ferramentas da parte web.

  3. Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Escolha sites Selecionadose, em seguida, selecione o seu site de notícias corporativa.

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: Lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: Post Type Equals Milestones

  4. Clique Em Aplicar para guardar as suas alterações.

Para testar o que fez até agora, crie vários posts de notícias no site do departamento. Delineie as propriedades da página nas suas páginas de notícias para que em alguns o Post Type seja definido para O Departamento de Notícias, e em outros, delineie o Post Type para Milestone. Para um atualização sobre a definição de propriedades para páginas, consulte Ver, editar e adicionar detalhes da página.

Isto é o que a página inicial do departamento parece depois de estar completa:

Exemplo de notícias num site do departamento

Configurar o site de comunicação do seu departamento

Neste exemplo, os posts de notícias criados no site de comunicação devem ser aprovados. Pode configurar a aprovaçãoda página utilizando o Microsoft Flow . Dê ao Flow um nome que inclua o nome do site, como "Aprovação de Página de Recursos Humanos" e delineie o aprovador a um funcionário do departamento de Comunicações Corporativas.

Painel de opção de aprovação de página

Em seguida, configurar a página inicial do site para exibir notícias deste site.

  1. Na página inicial do site de comunicação do seu departamento, adicione uma peça da Web do News.

  2. Selecione Editar Botão de edição de peça web na barra de ferramentas da peça web.

  3. Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Layout: História de topo

  4. Crie uma publicação de notícias que gostaria de exibir na sua página inicial. Quando terminar, submeta a página para aprovação selecionando Submeter para aprovação no direito superior da página.

O empregado designado como aprovador quando configurar o Flow receberá um e-mail que a página aguarda aprovação. Assim que aprovarem a página, aparecerá na página do News no site de comunicação do seu departamento.

Vá em frente e crie vários posts de notícias neste site. Certifique-se de que cada página é submetida para aprovação e, em seguida, aprovada.

Neste exemplo, pode ver o tipo de notícias exibidas no site de comunicação departamental para o departamento de Recursos Humanos:

Exemplo de um site de comunicação do departamento

Configurar a página inicial do site do hub intranet

  • Adicione uma secção de duas colunas à página inicial do seu site do hub.

  • Na coluna esquerda, adicione a parte da web do News.

    Selecione Editar Botão de edição de peça web na barra de ferramentas da peça web.

  • Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Escolha sites Selecionadose, em seguida, escolha o site de Comunicações Corporativas.

    • Layout: História de topo

  • Na coluna certa, adicione novamente a parte da web do News.

  • Desdefinir as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Todos os sites no centro

    • Layout: Notícias do hub

Quando terminar, deve ver apenas as publicações de notícias da Corporate Communications no lado esquerdo da página, e publicações de todos os sites associados ao hub na parte web da direita.

Exemplo de notícias enroladas num site de hub

Desenvolvendo a sua própria estratégia noticiosa

Agora que viste como pôr uma estratégia específica a funcionar, podes pensar na tua própria estratégia. Aqui estão algumas perguntas para se fazer a si mesmo, e à sua organização, para ajudá-lo a preparar:

  • Como é que as notícias são comunicadas atualmente? Como pode usar as mesmas pessoas ou processos que já tem quando utilizar a nova abordagem?

  • Que tipo de conteúdo noticioso quer partilhar?

  • Quem será o autor de conteúdos?

  • As notícias têm de ser aprovadas? Em caso afirmativo, qual deve ser o processo de aprovação?

  • Como é que as notícias são comunicadas atualmente?

Comunicações em toda a organização e departamento

Em muitas organizações, já existe um meio formal de comunicação de informação aos colaboradores em toda a organização. Além disso, em muitos casos, os funcionários dentro de um departamento comunicam uns com os outros de uma forma menos formal. É importante pensar através destes processos porque, em alguns casos, pode continuar a utilizar as mesmas pessoas ou processos dentro SharePoint.

Ao pensar em toda a organização de comunicação, pergunte a si mesmo os seguintes tipos de perguntas:

  • Alguém da sua organização cria e envia newsletters?

  • Estão enviados por e-mail? Em caso afirmativo, qual é o processo atual para que aquela pessoa saiba quais as notícias que devem ser incluídas? Com que frequência são enviados os boletins?

  • Qual é o processo para determinar quais as notícias que são incluídas e quais não? Quem toma esta decisão?

  • Qual é o processo de edição do conteúdo?

  • Qual é o processo para decidir quais as imagens que são incluídas nas histórias?

Ao nível do departamento, pergunte a si mesmo este tipo de perguntas:

  • Há alguém cuja responsabilidade no trabalho inclui partilhar informações com o resto do departamento?

  • Os colaboradores partilham informações informalmente uns com os outros usando ferramentas como e-mail ou mensagens entre si?

  • Que conteúdo está a ser partilhado?

Tipos de conteúdo e sua relevância

O próximo passo na construção da sua estratégia noticiosa é avaliar o tipo de conteúdo noticioso produzido pela sua organização. Tipos de notícias podem incluir:

  • "Nas notícias" histórias que notificam os funcionários de que a sua empresa ou organização obteve imprensa pública, como aparecer numa publicação comercial ou num programa de notícias

  • Anúncios ou marcos da empresa, tais como a libertação de um novo produto ou o início de uma nova iniciativa

  • Marcos dos empregados, como quando um empregado se casa, tem um filho, ou se aposenta

  • Informações que exigem que os colaboradores tomem medidas, tais como a inscrição para benefícios ou a formação

Ao pensar neste conteúdo, é importante pensar sobre relevância e importância para vários grupos dentro da sua organização. Por exemplo:

  • Todos na sua organização precisam saber quando podem se inscrever para benefícios. Isto é importante e relevante para todos.

  • As pessoas no departamento de Finanças precisam de saber sobre novas leis relacionadas com as suas práticas contabilísticas. Isto é relevante e importante para eles. No entanto, não é relevante nem importante para ninguém na organização.

  • O Departamento de Vendas vai ter uma competição de culinária na sala de descanso na sexta-feira. Isto pode ser relevante para aqueles do departamento de Vendas, mas não é qualificado como importante, e ninguém mais na organização o consideraria relevante ou importante.

O objetivo de pensar através do seu conteúdo é tomar nota de que conteúdo precisa de ser surgido de uma forma mais predominante, secundária, ou de forma alguma. A forma como responde a esta pergunta pode depender de fatores como o tamanho da sua empresa. Se for uma pequena empresa, poderá decidir que os marcos dos empregados devem ser exibidos em toda a empresa, enquanto uma empresa maior só pode mostrar isso aos colaboradores de um determinado departamento.

Quem está a fazer o quê

Quem é o autor de notícias?

Em algumas organizações, os conteúdos noticiosos são criados e geridos por uma pessoa central ou grupo de pessoas, como o departamento de Comunicações Corporativas. Esta abordagem centralizada cria uma abordagem simples para a autoria e gestão de conteúdos noticiosos, garantindo que apenas conteúdos importantes e relevantes são publicados para os colaboradores em toda a empresa. No entanto, esta abordagem reduz a quantidade de conteúdo sonoro normalmente gerado porque requer o tempo intensivo de um indivíduo ou de um grupo de pessoas. Ao abrir o processo de publicação a outros da sua organização, está a capacitar outros para autores de conteúdos noticiosos. Os conteúdos noticiosos criados pelos utilizadores nos seus próprios departamentos serão mais recentes e mais focados nas suas atividades de departamento, aumentando a relevância do conteúdo.

Quem está a aprovar o conteúdo das notícias?

Uma vez que você permite que outros criem conteúdo sonoro, é possível que seja criado conteúdo que não se adapte aos seus critérios para conteúdos de qualidade. Isso pode incluir conteúdo que tenha erros ortográficos e gramaticais, que utilize linguagem imprópria, ou simplesmente é irrelevante. Pode decidir implementar um processo de aprovação para garantir que o conteúdo satisfaz os critérios necessários para a publicação.

Como é que os utilizadores vão consumir notícias usando SharePoint ?

Tradicionalmente, os sites intranet foram construídos com o pressuposto de que os utilizadores iriam navegar para a página inicial da intranet e consumir notícias lá. Neste cenário, notícias importantes da empresa seriam apresentadas na página inicial, com um feed de notícias adicional de histórias que foram agregadas a partir de sites departamentais. Trata-se de um cenário de "puxar", em que o conteúdo "oficial" (muitas vezes importante e relevante para todos os colaboradores) é exibido e o conteúdo agregado é "retirado" de outros sites departamentais. Em muitos casos, no entanto, os utilizadores já não navegam para a página inicial da intranet. Os utilizadores podem simplesmente navegar diretamente para a sua página inicial do site departamental, uma vez que esse site contém a maioria das informações que consideram relevantes. Em alguns casos, as organizações podem optar por implementar um cenário de "push", onde a informação oficial é "empurrada" para o seu site departamental e é exibida ao lado de notícias que foram criadas apenas no seu departamento.

Se a sua organização estiver a usar sites de hub, pode agregar conteúdos noticiosos ao nível do hub. Se a sua organização implementou vários centros, é importante pensar em como estes jogam na sua estratégia de notícias em geral. É prática comum criar um site interno e externo do departamento. O site interno do departamento é tipicamente um site de equipe de SharePoint ligado ao grupo. Aquele site destina-se apenas a membros daquele departamento. No entanto, existe também um site de comunicação SharePoint público, que é usado para comunicar informações desse departamento para fora de toda a organização.

Utilizando este modelo, todos os utilizadores verão todas as publicações de notícias criadas em sites de comunicação departamentais, mas os utilizadores só verão publicações de notícias criadas nesses sites de equipas a que pertencem.

Também é importante pensar nos outros locais onde os utilizadores podem gostar de notícias. Os utilizadores podem ler notícias usando a aplicação SharePoint no seu dispositivo móvel e na página SharePoint no Office 365. Além disso, é possível que um proprietário do site crie uma newsletter de notícias recentes que podem ser enviadas aos utilizadores, ou para que os utilizadores publiquem notícias de um site de SharePoint ligado ao grupo para um canal da Microsoft Teams.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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