Partilhar os seus dados do Business Contact Manager com outros utilizadores

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Business Contact Manager para Outlook 2010, que e os seus colegas de trabalho podem partilhar com os dados de negócio que são importantes para todos. Informações nos registos Conta, Contacto Profissional, Oportunidade ou Projeto de Negócio são armazenadas na base de dados do Business Contact Manager. O criador de blocos desta base de dados é também a proprietário da base de dados, que pode partilhar a base de dados.

Nota: Para um maior nível de segurança, todos os dados que são transmitidos entre o base de dados partilhada e o base de dados local está encriptado.

Este artigo descreve como partilhar e como parar de partilhar a sua base de dados Business Contact Manager para Outlook.

O que pretende fazer?

Gerir o acesso à sua base de dados do Business Contact Manager

Gerir o acesso à sua base de dados do Business Contact Manager

Se for o proprietário da base de dados, pode partilhar a sua base de dados e conceder acesso aos utilizadores selecionados, que já estejam utilizadores no seu computador ou que fazem parte da sua domínio. Também pode alterar os utilizadores que tem acesso à sua base de dados.

Nota: Computadores dos utilizadores podem ser membros do grupo de trabalho mesmo. Não é necessário um domínio para partilhar a sua base de dados.

Utilizadores que tem acesso à sua base de dados podem atualizar os registos, criar novos registos e mover registos para a pasta Itens eliminados. Não é possível eliminar permanentemente registos.

Sugestão: Se um utilizador não tem acesso à sua rede e precisa de aceder a ficheiros que estão listados no histórico de comunicações dos registos numa base de dados partilhada, anexe os ficheiros na secção comentários preferir ligar os ficheiros ao histórico de comunicações. Repare que o limite de tamanho da base de dados é 4 GB e ficheiros que estão anexados aumentam o tamanho da base de dados.

Como um proprietário da base de dados, pode:

  • Selecione para partilhar ou não partilhar a sua base de dados com outras pessoas.

  • Conceder ou negar acesso à sua base de dados para utilizadores individuais.

  • Altere os utilizadores que tem acesso à sua base de dados.

  • Elimine a base de dados.

  • Crie uma cópia de segurança da base de dados.

  • Restaure uma base de dados anteriormente cópia de segurança.

  • Elimine permanentemente um registo esvaziando a pasta Itens eliminados.

    Nota: Qualquer utilizador pode restaurar um registo que ainda se encontra na pasta Itens eliminados.

  • Verificar a existência de erros e reparar a base de dados.

Se for um administrador para o computador, pode:

  • Adicione novos utilizadores para o computador.

  • Aceda a qualquer base de dados partilhada nesse computador, incluindo bases de dados criadas por outras pessoas.

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Partilhar a sua base de dados

Para partilhar a base de dados, siga estes passos no Assistente para Gerir a partilha:

Importante: Para ligar à base de dados partilhada, cada computador tem de executar Business Contact Manager para Outlook 2010.

Passo 1: Escolher partilhar os seus dados

Nota: Se o computador está a executar o Microsoft Windows XP Home, não pode partilhar a sua base de dados com outros utilizadores.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Gerir Partilha.

  3. No Assistente para Gerir a partilha, na página partilhar ou parar de partilhar dados Your de negócio, clique em que pretendo partilhar os meus dados.

  4. Para partilhar a base de dados com colegas que utilizam computadores diferentes, selecione a caixa de verificação com utilizadores noutros computadores na minha rede a trabalhar.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I want to share my data with users working on other computers in my network selected.

  5. Clique em Seguinte.

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Passo 2: Decidir se pretende alterar as definições de correio electrónico associação e controlo

Existem considerações de segurança e privacidade quando está a ligar e controlo do correio electrónico mensagens de e, em seguida, decida partilhar a sua base de dados. Quando for o único utilizador e partilhar a base de dados, para que possa ligar à mesma a partir de outro computador, existem preocupações menos. Quando partilha os seus dados com vários utilizadores, partilhar todas as informações na base de dados com todas as pessoas que tiverem acesso à mesma.

Se for o único utilizador aceder a sua base de dados a partir de mais do que um computador

Quando estiver a única pessoa que utiliza a base de dados, as considerações de segurança são mínimas — tal como manter a sua palavra-passe segura. Active a qualquer endereço de correio electrónico para correio electrónico a ligação e monitorização, porque ninguém possa ver as mensagens.

Nota: Têm de partilhar a base de dados do Business Contact Manager para que possa para utilizar uma cópia da base de dados offline — tal como um computador portátil, mas que ainda apenas um utilizador da base de dados. Para mais informações sobre como trabalhar offline, consulte o artigo trabalhar offline utilizando o Business Contact Manager.

Se existirem vários utilizadores da base de dados

Quando partilha uma base de dados do Business Contact Manager com outros utilizadores, tem várias opções para gerir o correio electrónico a ligação e monitorização definições:

  • Alterar as definições de antes de partilhar a base de dados     Se já está a ligar registos na base de dados para mensagens de correio electrónico, pode alterar as definições de associação e controlo para incluir apenas as mensagens de correio que pretende que outras pessoas possam ver e, pode eliminar todas as mensagens de correio electrónico a partir de cada registo individual que não pretende que outras pessoas vejam. Cada utilizador da base de dados, irá ver todas as mensagens de correio electrónico que estão ligadas a sua base de dados.

  • Mantenha as suas definições como estão     Isto significa que se qualquer uma das suas mensagens são automaticamente ligadas, qualquer utilizador com acesso à base de dados pode ver as mensagens ligadas.

  • Desmarque todas as definições     Isto significa que não existem novas mensagens que estão ligadas, mas todas as mensagens que foram associadas antes de limpar as definições de ainda estará disponíveis para todos os utilizadores que aceder à sua base de dados.

Nota: Com uma das seguintes opções, pode remover qualquer mensagens de e-mail existente e itens do histórico de comunicações que não pretende que os seus colegas possam ver antes de partilhar a base de dados. Para mais informações sobre como eliminar itens do histórico de comunicações, consulte o artigo controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

Alterar as definições de correio electrónico associação e controlo
para alterar as definições de ligação de correio electrónico e registar, clique em Cancelar para fechar o Assistente de Gerir a partilha e, em seguida, abra a caixa de diálogo controlo de destaques. Para mais informações sobre como ligar e controlar mensagens de correio electrónico e alterar as suas definições, consulte o artigo associar e controlar mensagens de correio electrónico no Business Contact Manager.

Manter ou desmarque as definições de associação e controlo de correio electrónico

the manage sharing wizard, on the e-mail link and track settings page, with i want to keep my current e-mail link and track settings selected.

  1. No Assistente para Gerir a partilha, na página definições de registo e ligação de correio electrónico, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se não pretender efetuar alterações às suas definições antes de partilhar a sua base de dados, selecione a caixa de verificação que pretendo manter o meu correio electrónico atual definições de associação e controlo.

    • Se já não quiser mantenha as suas definições a partir deste momento reencaminhar, desmarque a caixa de verificação junto a que pretendo manter o meu correio electrónico atual definições de associação e controlo.

      Importante: Quando partilha uma base de dados, partilhar todas as informações esta base de dados com todas as pessoas que tiverem acesso à mesma. Se configurar ligação automática e o rastreio de mensagens de correio electrónico, todas as mensagens de correio eletrónico existentes e futuras e outros itens do histórico de comunicações que estão ligadas com as suas contas e contactos profissionais estão disponíveis para todos os utilizadores com acedam à base de dados. Se não pretende partilhar quaisquer mensagens de correio electrónico existente e itens do histórico de comunicações, remova estes itens antes de partilhar a base de dados. Para mais informações sobre como eliminar itens do histórico de comunicações, consulte o artigo controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

  2. Clique em Seguinte.

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Passo 3: Selecione utilizadores para a base de dados

Para partilhar a base de dados com outras pessoas, tem de escolher os utilizadores que precisam de aceder à sua base de dados. Pode conceder acesso aos utilizadores que já tem acesso ao seu computador e pode conceder acesso a novos utilizadores.

Importante: Para ligar à base de dados partilhada, cada computador tem de executar Business Contact Manager para Outlook 2010.

Adicionar utilizadores que já têm acesso ao seu computador
  • No Assistente para Gerir a partilha, na página Selecionar utilizadores, selecione a caixa de verificação junto aos nomes de utilizadores com quem pretende partilhar a sua base de dados e, em seguida, clique em seguinte.

Adicionar um utilizador que não está listado na página selecionar utilizadores

Nota: Apenas o proprietário da base de dados pode conceder acesso à base de dados.

  1. Na página Selecionar utilizadores, clique no botão Adicionar novo utilizador.

  2. Na caixa de diálogo Adicionar Utilizador, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se o seu computador faz parte de um grupo de trabalho   

      1. Na caixa palavra-passe temporária, escreva palavra-passe que tem a certeza de que o utilizador não foi utilizada anteriormente.
        Esta palavra-passe temporária pode ser utilizado apenas uma vez. A primeira vez que a base de dados do Business Contact Manager, aceda a este novo utilizador é pedido ao utilizador para escrever esta palavra-passe temporária e, em seguida, escreva a sua rede atual ou palavra-passe local. A partir desse reencaminhar de tempo, a palavra-passe de rede do utilizador concede o acesso do utilizador para ambas da rede e para a base de dados.

        Nota: É necessário escrever uma palavra-passe temporária para cada utilizador. A palavra-passe utilizada (quer seja temporária ou permanente) tem de estar em conformidade com as normas de segurança definidas na rede local. A palavra-passe não pode estar em branco.

      2. Na caixa Confirmar palavra-passe, escreva novamente a palavra-passe temporária.

      3. Selecione a caixa de verificação Também permitir que este utilizador inicie sessão neste computador, se pretender que o novo utilizador tenha permissão para iniciar e terminar sessão no computador, bem como acesso a outros ficheiros no computador, incluindo a base de dados.

    • Se o seu computador faz parte de um domínio   

      1. Escreva o nome do domínio que o utilizador é membro.

      2. Escreva o Nome de utilizador do utilizador a quem pretende conceder acesso ao seu computador. Este nome tem de ser o mesmo nome de utilizador (ou ID de início de sessão) que o utilizador escreve quando iniciar sessão na rede.
        - Ou -
        clique em Procurar para procurar um nome de utilizador e domínio.

  3. Clique em seguinte.

    Sugestão: Pode atribuir registos aos colegas que tem sido concedidas acesso à base de dados partilhada. Por exemplo, se pretender atribuir uma conta a um colaborador quem foi concedido acesso à sua base de dados, pode selecionar o nome do seu colega na lista atribuído a na página Geral do registo de conta.

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Passo 4: Certifique-se de que as definições do computador irão permitir que outras pessoas aceder à sua base de dados

Para partilhar a base de dados local com outros utilizadores, poderá ter de ajustar as definições no seu computador para permitir o acesso. Recomendamos que permitir Business Contact Manager para Outlook alterar estas definições, mas também pode limpar a caixa de verificação ao lado de qualquer definição que não pretende alterar.

Notas: 

  • Irá ver a página de Verificar computador as definições de partilha de base de dados apenas se tiver marcado com utilizadores noutros computadores na minha rede a trabalhar no primeiro passo do assistente Gerir a partilha.

  • Tem de ser um administrador e com sessão iniciada como administrador, para permitir que estas alterações para ser efetuadas ou para facilitar a próprio. Se não for um administrador, peça uma pessoa que é um administrador no computador para iniciar sessão como administrador e efetue as alterações em seu nome.

  1. No Assistente para Gerir a partilha, na página Verificar computador as definições de partilha de base de dados, selecione a caixa de verificação pretende rever as definições que vai ser alteradas para ver uma lista de todas as definições que Business Contact Manager para Outlook irá alterar.

  2. Clique em Seguinte.

  3. Em definições de que necessitam de alterações, na caixa Definições, reveja a lista de definições.

  4. Clique no nome do item para ver os detalhes adicionais ao lado da caixa de Definições. Se não pretende efectuar a alteração recomendada, desmarque a caixa de verificação junto a essa definição.

  5. Clique em seguinte quando estiver pronto para continuar.

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Passo 5: Preencha a página final do assistente e conceder acesso à sua base de dados

  1. No Assistente para Gerir a partilha, na página Conceder acesso de base de dados, em utilizadores que se seguem agora terá acesso à base de dados, reveja a lista de utilizadores que vão ter acesso a sua base de dados partilhada quando concluir este assistente.

  2. Pode efetuar qualquer um dos seguintes procedimentos:

    • Se pretender regressar e efetuar alterações, tais como adicionar ou remover utilizadores, clique em anterior.

    • Se pretende permitir que todos os utilizadores na lista para aceder à sua base de dados, clique em Concluir.

    • Se não pretende partilhar a base de dados, clique em Cancelar.

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Passo 6: Dar o nome do computador e o nome da base de dados para cada utilizador

Onde posso encontrar o nome do computador e o nome da base de dados?   

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

  3. Na secção Gerir bases de dados, junto ao nome da base de dados, o nome do computador e a base de dados de atribuir um nome a apresentar (nome do computador\nome da base de dados).

  4. Os utilizadores também serão necessário informações sobre como ligar à base de dados partilhada.

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Adicionar ou remover o acesso de um utilizador para a base de dados

Se já estiver partilhado a base de dados, pode conceder acesso a outros utilizadores a sua base de dados ou remover o seu acesso.

Sugestão: Pode atribuir registos aos colegas que tem sido concedidas acesso à base de dados partilhada. Por exemplo, se pretender atribuir uma conta a um colaborador quem foi concedido acesso à sua base de dados, pode selecionar o nome do seu colega na lista atribuído a na página Geral do registo de conta.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Gerir Partilha.

  3. No Assistente para Gerir a partilha, na página Partilhar o Business Contact Manager da base de dados, clique em seguinte.
    a caixa de utilizadores com acesso a neste computador lista todos os utilizadores que tem acesso à sua base de dados partilhada.

    Nota: Por predefinição, os administradores neste computador são apresentados nesta lista, mas os administradores do domínio não são incluídos, a menos que especificamente adicioná-los. Qualquer pessoa que é um administrador —, independentemente de se a conta de utilizador é apresentada nesta lista — pode aceder a todos os dados. Para obter informações sobre os administradores, consulte o artigo como posso saber se sou um administrador?.

  4. Faça o seguinte:

    • Selecione a caixa de verificação junto aos nomes de utilizadores com quem pretende partilhar a sua base de dados.

    • Desmarque a caixa de verificação junto aos nomes dos utilizadores cujo acesso pretende remover.

    • Para adicionar um utilizador que não está listado na página, clique no botão Adicionar novo utilizador e, em seguida, siga as instruções em Adicionar um utilizador que não estiver listado na página selecionar utilizadores neste artigo.

      Nota: Tem de ser proprietário da base de dados para adicionar um novo utilizador a esta lista.

  5. Clique em seguinte e, em seguida, conclua o assistente.

  6. Dar o nome do computador e o nome da base de dados para cada utilizador.

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Parar de partilhar a sua base de dados

Nota: Se deixar de partilhar a base de dados com colegas de trabalho estará em branco que tenham registos atribuídos aos mesmos, o campo atribuído a nesses registos.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Gerir Partilha.

  3. No Assistente para Gerir a partilha, na página Partilhar o Business Contact Manager da base de dados, clique em não quiser partilhar os meus dados.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I do not want to share my data selected.

  4. Clique em seguinte e, em seguida, conclua o assistente.

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