Partilhar informações com pastas públicas

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Esta funcionalidade necessita da utilização de uma conta Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. A maioria das contas de casa e pessoais não utiliza o Microsoft Exchange. Para obter mais informações acerca de contas do Microsoft Exchange e como determinar a que versão do Exchange é que a sua conta se liga, consulte as ligações na secção Consulte Também.

Pastas públicas é uma funcionalidade do Microsoft Exchange, que fornece uma forma de recolher, organizar e partilhar informações com outras pessoas numa organização. Normalmente, pastas públicas são utilizadas por equipas de projeto ou grupos de utilizadores para partilhar informações sobre uma área comum de interesse. Quando estiver ligado ao servidor a executar o Exchange, pastas denominadas "Pastas públicas" aparecem no Microsoft Outlook  Lista de Pastas na Painel de Navegação. Pode gerir estas pastas a partir do Outlook. Pastas públicas podem conter qualquer tipo de pasta de item do Outlook como mensagens, compromissos, contactos, tarefas, entradas de diário, notas, formulários, ficheiros e os registos. Também pode adicionar um atalho para qualquer pasta pública para a pasta Favoritos em Pastas públicas.

As acções que pode executar com as pastas públicas incluem:

Publicar informações numa BBS electrónica

  • Uma BBS permite participar em discussões online. Cada tópico pode ser guardado na sua pasta com as próprias permissões de acesso.

  • Uma BBS pode ser "não moderada", tornando-a semelhante a um newsgroup no qual todos têm permissão para ler e publicar informações.

  • Uma BBS também pode ser moderada por uma pessoa com a responsabilidade de receber os itens dos utilizadores e decidir os que serão publicados.

  • Pode trabalhar com informações publicadas dos seguintes modos:

    • Assim que a discussão online começar, pode publicar uma resposta na pasta pública para o grupo ler.

    • Se não quiser que o grupo inteiro leia a resposta, pode responder directamente à pessoa que publicou a informação ou reencaminhar informação publicada apenas aos destinatários que seleccionar.

    • Para utilizar uma pasta pública como BBS, a pasta tem de poder guardar mensagens de correio electrónico.

Partilhar itens do Outlook num calendário, lista de contactos ou lista de tarefas

  • Partilhe um calendário para controlar reuniões, eventos, feriados, períodos de férias e prazos de projectos que afectem o grupo.

  • Partilhe uma lista de contactos para publicar nomes, cargos, endereços e números de telefone disponíveis para o grupo.

  • Partilhe uma lista de tarefas para controlar o progresso de cada membro num projecto em que o grupo está a trabalhar.

Partilhar ficheiros

  • Abra um ficheiro numa pasta pública para ler ou actualizar o ficheiro ou percorrer rapidamente um conjunto de ficheiros.

  • Utilize o Explorador do Windows para copiar um ficheiro de outro programa para uma pasta pública sem ter de abrir o programa do ficheiro.

  • Publique um ficheiro numa pasta pública sem sair do programa utilizado para criar o ficheiro. Por exemplo, pode pretender publicar um relatório de vendas trimestrais que acaba de actualizar num livro do Microsoft Excel para que o grupo possa ver rapidamente as últimas informações.

Se pretender partilhar ficheiros frequentemente lidos ou actualizados por outras pessoas, tem de ter configurado no computador o programa em que o ficheiro foi guardado. Quando copia um ficheiro do Explorador do Windows ou publica um ficheiro de outro programa do Microsoft Office que seja aberto a uma pasta pública, o ficheiro original mantém-se no local onde está armazenado. As alterações ao ficheiro copiado ou publicado na pasta pública não afectam o ficheiro original.

Determinar o acesso à pasta através de permissões

  • As permissões de pastas públicas são habitualmente determinadas por um administrador ou alguém da empresa que possui uma pasta para um projecto ou assunto específico.

  • No caso das pastas para as quais tem permissão de acesso, normalmente, pode ler itens e adicionar itens à pasta, mas não pode eliminar itens além dos que adicionou.

  • Se tem permissão, pode configurar as suas próprias pastas públicas e dar permissão a terceiros para as utilizarem.

  • Se for o proprietário de uma pasta pública, pode aplicar as suas próprias vistas personalizadas, campos personalizados e regras às pastas públicas. Pode pretender especificar uma determinada vista que apareça quando os outros utilizadores abrirem a pasta pela primeira vez.

  • Ainda que não tenha permissão para efectuar alterações na pasta, pode guardar uma vista pessoal de uma pasta pública que vá de encontro às suas necessidades. Quando guardar uma vista pessoal de uma pasta pública, essa vista está sempre disponível.

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