Organizar itens numa lista

A forma como organiza as listas depende das necessidades do grupo e como prefere armazenar e procurar a informação.

Neste artigo

Formas para organizar listas

Adicionar uma coluna a uma lista

Criar uma vista

Seleccionar outra vista

Adicionar uma pasta a uma lista

Formas para organizar listas

Seguem-se algumas formas para organizar listas e itens de lista:

  • Adicionar colunas    Para ajudar o grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à lista. Também pode adicionar mais colunas se quiser reunir informação adicional para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de qualquer colaborador.

    Se tiver múltiplos itens numa lista, pode considerar indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao visualizar vários itens ou ao alternar vistas. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens estão organizados, mas pode permitir às organizações armazenar mais facilmente um elevado número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Para obter mais informações, consulte o administrador.

  • Criar vistas    Se as pessoas no grupo tiverem necessidade de ver dados de uma determina forma frequentemente, pode utilizar vistas. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode seleccionar quantos itens são apresentados de uma vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar numa lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da ligação.

    As vistas permitem a flexibilidade para armazenar um elevado número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjuntos que pretende num dado momento, como por exemplo apenas os problemas colocados este ano, ou apenas os eventos actuais num calendário. Pode criar vistas pessoais disponíveis apenas para quem as criou, e se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas disponíveis para todas as pessoas.

  • Criar pastas    Pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário de lista permitiu a criação de pastas. É particularmente útil, se os itens de lista puderem ser divididos de uma determinada forma, como por projecto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a rastrear e gerir mais facilmente os itens de lista. O Windows SharePoint Services 3.0 fornece uma vista em árvore que permite às pessoas navegar nos sites e pastas de forma semelhante à que trabalham com as pastas no disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta.

    Utilizar listas consistentemente através de sites    Se o grupo trabalhar com vários tipos de listas, pode adicionar consistência através de várias listas com tipo de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura da lista de um modo eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de assistência a clientes que especifique determinadas colunas (tal como o contacto do cliente) e processos comerciais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que contenha uma lista pendente de departamentos. Poderá utilizar a coluna em várias listas para se certificar de que os nomes são sempre apresentados do mesmo modo em cada lista.

    Pode obter hiperligações para mais informações sobre tipos de conteúdo, colunas de site e modelos de listas na secção Consulte Também.

Apesar de poder utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e número de listas que tem e das necessidades da organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Pode pretender uma lista grande para servir diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um elevado número de problemas técnicos para registar na organização e os problemas podem aplicar-se a múltiplos projectos e grupos.

Utilize uma lista única quando:

  • O grupo precisar ver informação de resumo sobre os itens de lista ou diferentes vistas do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um director pode querer ver o progresso em todos os problemas técnicos para uma organização ou ver todos os problemas que foram preenchidos no mesmo período de tempo.

  • As pessoas quiserem procurar ficheiros na mesma localização num site.

  • Pretender aplicar as mesmas definições aos itens de lista, como controlo de versões de registo ou aprovação necessária.

  • Os grupos que estiverem a trabalhar numa lista partilharem características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão única pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, tenha em conta a utilização de múltiplas listas.

  • Quiser analisar informação sobre a lista ou receber actualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações de uma lista utilizando a tecnologia RSS. Feeds RSS permite aos membros do grupo de trabalho ver uma lista de informação consolidada que foi alterada.

Criar múltiplas listas

Pode querer múltiplas listas quando existem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com essas listas.

Utilize múltiplas listas quando:

  • Não achar que as pessoas necessitem de resumos dos itens em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com a informação forem distintas e tiverem diferentes níveis de permissão.

  • Tiver de aplicar diferentes definições, como controlo de versão ou aprovação, a múltiplos conjuntos de itens.

  • Não for necessário analisar os itens em conjunto ou receber actualizações consolidadas sobre a lista

Início da Página

Adicionar uma coluna a uma lista

A informação nas listas é armazenada em colunas, como Título, Apelido ou Empresa. Se precisar armazenar informação adicional sobre itens de lista, pode adicionar colunas para ajudar a ordenar, agrupar e criar múltiplas vistas da lista. Por exemplo, pode ordenar uma lista por prazo ou agrupar os itens por nome de departamento.

Tem várias opções para o tipo de coluna a criar, incluindo uma única linha de texto, uma lista pendente com opções, um número calculado a partir de outras colunas ou até mesmo a imagem de uma pessoa na sua localização.

Nota: O seguinte procedimento começa a partir da página de lista da lista à qual pretende adicionar a coluna. Se a lista ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida. Se o nome da lista não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, no nome da lista.

  1. No menu Definições Settings menu , clique em Criar Coluna.

  2. Na secção Nome e Tipo, escreva o nome pretendido na caixa Nome da coluna.

  3. Em Tipo de informações desta coluna, seleccione o tipo de informações que pretende que seja apresentado na coluna.

  4. Na secção Definições Adicionais da Coluna, introduza uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a compreenderem a finalidade da coluna e os dados que esta deve conter. Esta descrição é opcional.

  5. Dependendo do tipo de coluna seleccionada, podem aparecer mais opções na secção Definições Adicionais da Coluna. Seleccione as definições adicionais pretendidas.

  6. Para adicionar a coluna à vista predefinida ou pública, que as pessoas vêem automaticamente no site quando abrem uma lista ou biblioteca pela primeira vez, clique em Adicionar à vista predefinida.

  7. Clique em OK.

Início da Página

Criar uma vista

Pode utilizar vistas para ver os itens numa lista mais importantes para si ou que melhor se adequam a um propósito. Por exemplo, pode criar vistas dos itens criados mais recentemente, dos itens que se aplicam a um determinado departamento ou dos itens criados pela mesma pessoa.

Vistas no menu Ver

Quando visualiza a maioria das listas, pode ordenar ou filtrar temporariamente os itens apontando para o nome de uma coluna e clicando na seta junto ao nome da coluna. É útil se precisar ver os itens de lista de uma determinada forma ocasionalmente, mas tem de repetir os passos da próxima vez que visualiza a lista.

Ordenar itens na lista ou na biblioteca

Se pretende ver a lista de uma determinada forma frequentemente, pode criar uma vista. Pode utilizar esta vista sempre que pretende trabalhar com a lista. Quando cria uma vista, esta é adicionada ao menu Ver menu Ver de uma lista.

As listas podem ter vistas pessoais ou vistas públicas. Qualquer pessoa pode criar uma vista pessoal para ver as listas de uma determinada forma ou para filtrar apenas os itens de lista que pretendem ver. Se tiver permissão para estruturar um site, pode criar uma vista pública que qualquer pessoa pode utilizar ao visualizar a lista. Também pode tornar a vista pública na vista predefinida, para que as pessoas visualizem automaticamente essa vista da lista.

Adicionalmente, quando estrutura um site, pode ligar diferentes vistas ou estruturar páginas com Peça Web que utilizam diferentes vistas. Por exemplo, uma equipa pode querer ligar a uma vista de uma lista que só mostra os documentos criados pelos membros da equipa.

Se os membros do grupo forem ver as listas num dispositivo móvel, pode criar vistas móveis que fornecem limites, como o número de itens apresentados na vista, que são excelentes para a largura de banda e limitações dos dispositivos. Pode encontrar mais ligações sobre como criar vistas na secção Consulte Também.

  1. Se a lista ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista.

  2. No menu Definições Settings menu , clique em Criar Vista.

  3. Em Escolha um formato de vista, clique no tipo de vista que pretende criar. Para muitas situações, irá pretender criar uma Vista Padrão, mas pode escolher outras vistas para situações específicas, como quando pretende criar um calendário ou uma vista de Gantt.

  4. Na caixa Nome da Vista, introduza um nome para a vista, tal como Ordenada Por Apelido.

  5. Se pretender que esta seja a vista predefinida, seleccione a caixa de verificação Especifique esta vista como a predefinição.Só pode fazer com que esta vista seja a vista predefinida se for uma vista pública e se tiver permissão para alterar a estrutura de uma lista.

  6. Na secção Audiência, em Ver Audiência, seleccione se pretende criar uma vista pessoal que só pode ser utilizada por si ou uma vista pública que pode ser utilizada por outras pessoas.

  7. Na secção Colunas, pode mostrar ou ocultar colunas seleccionando as caixas de verificação adequadas. Junto do nome da coluna, introduza o número relativo à ordem da coluna na vista.

  8. Na secção Ordenar, escolha se pretende que a os itens de lista sejam ordenados e de que forma. Pode utilizar duas colunas para a ordenação, como por exemplo primeiro por apelido e depois por pelo nome próprio.

  9. Na secção Filtrar, escolha se pretende filtrar os itens de lista e de que forma. Uma vista filtrada mostra uma selecção mais pequena da lista, como apenas os itens criados por um departamento específico ou com o estado Aprovado.

  10. Na secção Agrupar por, pode agrupar itens com o mesmo valor numa secção própria, tal como uma secção expansível para documentos elaborados por um autor específico.

  11. Na secção Totais, pode contar o número de itens de uma coluna, tal como o número total de problemas. Em alguns casos, pode resumir ou obter informações adicionais, tais como as médias.

  12. Na secção Estilo, seleccione o estilo pretendido para a vista, tal como uma lista sombreada em que as ímpares são sombreadas.

  13. Se a lista tiver pastas, pode criar uma vista que não inclua as pastas, por vezes denominada de vista plana. Para ver todos os itens de lista no mesmo nível, clique em Mostrar todos os itens sem pastas.

  14. Pode limitar o número de itens que podem ser visualizados na lista ou que podem ser visualizados na mesma página. Estas definições são particularmente importantes, se estiver a criar uma vista para um dispositivo móvel. Na secção Limite de Itens, seleccione as opções que pretende.

  15. Se planear ver a lista num dispositivo móvel, seleccione as opções que pretende na secção Móvel.

  16. Clique em OK.

Início da Página

Seleccionar outra vista

Algumas listas incluem mais do que uma vista e pode criar vistas adicionais. Se estiverem disponíveis diferentes vistas, pode alternar entre vistas utilizado o menu Ver.

  1. Se a lista ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista.

  2. No menu Ver menu Ver , clique na vista pretendida.

    Sugestão: Para efectuar alterações à vista existente, clique no menu Ver e clique em Modificar esta Vista.

Início da Página

Adicionar uma pasta a uma lista

Se tiver vários tipos de itens de lista, pode adicionar pastas para ajudar a organizar a lista.

  1. Se a lista ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista.

  2. No menu Novo Menu Novo , clique em Nova Pasta.

    O comando Nova Pasta não está disponível e a pessoa que criou a lista especificou para que as pastas não possam ser criadas na lista.

  3. Escreva um nome para a pasta e clique em OK.

Sugestão: Se tiver múltiplas listas com pastas ou se as pessoas do grupo preferirem procurar numa lista da mesma forma que fazem no disco rígido, o grupo pode preferir activar o site para utilizar a vista em árvore. Com a vista em árvore, pode expandir, minimizar e navegar facilmente nas pastas.

Início da Página

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×