A ordenação de dados pode desempenhar um papel importante para tornar um relatório ou formulário eficaz e fácil de utilizar. Por exemplo, um catálogo de produtos que lista os produtos por ordem alfabética ou com base no preço unitário é muito mais fácil de utilizar do que aquele que lista os itens por ordem aleatória.
Este tópico explica como ordenar registos ao ver e estruturar uma tabela, consulta, formulário ou relatório.
Neste artigo
Introdução
Pode ordenar os registos numa tabela, consulta, formulário ou relatório num ou mais campos. Com um trabalho de estrutura mínimo, o utilizador e os utilizadores do seu formulário ou relatório podem escolher a forma como os registos são ordenados.
Por exemplo, ao estruturar o relatório do catálogo de produtos, poderá optar por listar os produtos por ordem alfabética. A ordem que escolher ao estruturar um objeto torna-se a sequência de ordenação predefinida do objeto. No entanto, ao ver a consulta ou relatório, cada um dos seus utilizadores pode ordenar os registos da forma que quiser, como por preço ou por fornecedor.
Nota: Uma vista pode ser ordenada em qualquer campo que seja apresentado na vista, exceto em campos que contenham anexos ou objetos OLE.
Pode ajustar os seus resultados ao ordenar registos em mais do que um campo. Ao ordenar em múltiplos campos, é importante identificar o que são conhecidos como os campos de ordenação mais externos e mais internos. Designar os campos adequados como campos de ordenação internos e externos é necessário para obter os resultados pretendidos. Por exemplo, suponha que pretende ordenar a tabela Contactos nos campos NomePróprio e Apelido. Se pretender que os primeiros nomes sejam ordenados de A a Z (ou Z a A) em cada apelido, FirstName é o campo mais interno. Por outro lado, se quiser ordenar os apelidos em cada nome próprio, Apelido é o campo mais interno. Dito de outra forma, os registos são ordenados primeiro (mais exterior) no campo LastName e, em seguida, seguinte (mais interior) no campo NomePróprio.
1. LastName é o campo mais exterior e FirstName é o campo mais interno
2. FirstName é o campo mais exterior e LastName é o campo mais interno
Uma coisa a ter em atenção ao aplicar sequências de ordenação é que os números, o texto e os carateres especiais são ordenados de acordo com o idioma selecionado e as definições regionais do seu computador. Se o idioma e as definições regionais especificadas na caixa de diálogo Opções do Access não corresponderem às especificadas no Painel de Controlo, as sequências de ordenação resultantes poderão não corresponder às suas expetativas.
Rever ou alterar o idioma ou região predefinido
Para rever as definições de idioma no Access, clique em Opções de > de Ficheiros. No separador Geral , em Criar bases de dados, reveja ou altere o valor na caixa de listagem Nova sequência de ordenação da base de dados . Defina a opção para Geral se quiser utilizar um destes idiomas : Afrikaans, Albanês, Árabe, Basco (Basco), Búlgaro, Bielorrusso, Catalão, Neerlandês, Inglês, Faeroese, Farsi, Alemão-Standard, Grego, Hebraico, Hindi, Indonésio, Italiano, Malaio, Português, Russo, Sérvio, Swahili e Urdu. Tenha em atenção que esta definição afeta apenas as novas bases de dados. Para aplicar esta definição a uma base de dados existente, compacte primeiro a base de dados.
Para compactar a base de dados:
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Clique em Ferramentas de Base de Dados > Compactar e Reparar a Base de Dados.
Para rever as definições regionais do seu computador, consulte Alterar as definições regionais do Windows para modificar o aspeto de alguns tipos de dados.
Ordenar os registos numa vista
Nota: No Access, ordenar um relatório é ligeiramente diferente da ordenação de uma tabela, consulta ou formulário.
Ordenar uma tabela, consulta ou formulário
Ordenar um relatório
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Abra um relatório na vista Esquema ou na vista Estrutura.
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Se o painel Grupo, Ordenação e Total não estiver aberto, no grupo Agrupamento & Totais (no separador Formatar na vista Esquema ou no separador Estrutura na vista Estrutura), clique em Agrupar & Ordenar.
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Execute um dos seguintes passos:
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Se o relatório não estiver agrupado nem ordenado, clique em Adicionar um grupo no painel Grupo, Ordenação e Total e, em seguida, selecione o campo de ordenação mais exterior. Clique na segunda seta pendente e escolha como os valores devem ser ordenados. Clique em Mais e, em seguida, clique na seta à direita de com uma secção de cabeçalho e selecione sem uma secção de cabeçalho. Repita estes passos para cada campo de ordenação, com o campo de ordenação mais interno a aparecer na parte inferior.
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Se o relatório já estiver agrupado ou ordenado, reveja os níveis existentes e faça alterações cuidadosamente. Para alterar um campo, utilize a primeira seta pendente. Para alterar a ordem, clique na segunda seta pendente. Para alterar um nível de agrupamento para apenas um nível de ordenação, altere com uma secção de cabeçalho para sem uma secção de cabeçalho.
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Sugestão: Para ordenar um relatório num único campo, abra o relatório na vista Esquema, clique com o botão direito do rato no campo e selecione o comando de ordenação que pretende. Por exemplo, se selecionar o campo Idade, clique em Ordenar do Menor para o Maior ou Ordenar do Maior para o Menor. No entanto, se o relatório estiver agrupado ou se quiser ordenar em vários campos, tem de utilizar o painel Grupo, Ordenação e Total .
Ordenar uma tabela, consulta ou formulário
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Identifique os campos nos quais pretende ordenar. Para ordenar em dois ou mais campos, identifique os campos que irão atuar como os campos de ordenação mais internos e externos.
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Clique com o botão direito do rato em qualquer parte da coluna ou controlo correspondente ao campo mais interno e clique num dos comandos de ordenação. Os comandos variam consoante o tipo de dados que se encontra no campo selecionado.
Nota: Ao ordenar dados de um campo do tipo de dados Sim/Não, um valor de "Sim", "Verdadeiro" ou "Ativado" é considerado "Selecionado" e um valor de "Não", "Falso" ou "Desativado" é considerado "Limpo". A apresentação predefinida para este tipo de campo é uma caixa de verificação, mas pode defini-la para ser apresentada como uma caixa de texto ou uma caixa de combinação. Se alterar o ecrã deste tipo de campo para caixa de texto ou caixa de combinação, este ainda ordena como "Selecionado" ou "Limpo".
1. Número, Moeda, Numeração Automática
2. Texto Curto (texto), Texto Longo (Memorando), Hiperligação
3. Sim/Não
4. Data/Hora
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Repita o passo anterior para cada campo de ordenação, terminando com o campo de ordenação mais exterior.
Os registos são reorganizados para corresponderem à sequência de ordenação.
Nota: Se um campo de texto contiver cadeias de comprimento nulo e zero, quando ordenados por ordem ascendente, os registos com valores nulos são listados primeiro, depois os registos com cadeias de comprimento zero e, em seguida, os registos com valores não em branco.
Saiba como os carateres especiais, os espaços à esquerda e os valores negativos são processados durante a ordenação
Se um valor num campo começar com um caráter especial , como um hífen, parêntese ou outro símbolo, observará o seguinte comportamento ao ordenar por ordem ascendente:
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Os valores que começam com um caráter de espaço serão apresentados antes dos valores alfanuméricos.
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Os valores entre aspas seguem valores que começam com um espaço, mas precedem valores alfanuméricos.
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Os valores que começam com o sinal de subtração (-) precedem os valores que começam com o sinal de adição (+).
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Para todos os outros símbolos, a ordem é determinada ao observar os códigos de carateres ASCII dos carateres. Por exemplo, o código para o símbolo de dólar ($) é 36 e o código para o sinal de igual (=) é 61, pelo que os valores que começam por $ serão apresentados antes dos valores que começam por =.
Para substituir esta ordem, pode optar por ignorar o primeiro caráter de todos os valores no campo. Esta técnica funciona se os valores no campo começarem sempre com um único caráter especial, como um sinal de subtração ou com o mesmo número de carateres especiais, desta forma, sabe quantos carateres deve ignorar. Para obter informações passo a passo sobre como ordenar valores parciais, consulte o artigo Ordenar registos com base em valores parciais num campo. Se o número de carateres a ignorar variar, pode especificar uma sequência de ordenação personalizada. Para obter informações passo a passo, consulte o artigo Ordenar registos por ordem personalizada.
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Lembre-se de que não pode remover uma sequência de ordenação de apenas um único campo. Para remover a ordenação de todos os campos de ordenação, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Limpar Todos os Tipos e, em seguida, aplique as sequências de ordenação pretendidas.
Cenários de ordenação adicionais
Quando utiliza os comandos de ordenação, o tipo de dados do campo e os valores completos de cada campo são utilizados para determinar a ordem dos registos. Mas e se quiser valores de texto, como segunda, terça-feira e assim por diante, ordenados por ordem personalizada e não por ordem alfabética? Em alternativa, pretende ordenar um campo de texto que contenha endereços IP? Veja os seguintes tópicos se as suas necessidades de ordenação não forem satisfeitas pelos comandos de ordenação:
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Ordenar registos com base em valores parciais num campo Quer ordenar registos com base nos primeiros ou últimos carateres num campo? Se estiver à vontade para escrever expressões simples, veja este tópico que explica como utilizar expressões para extrair valores parciais.
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Ordenar registos por maiúsculas e minúsculas O Access ignora as maiúsculas e minúsculas dos valores de texto. Por exemplo, os valores smith e Smith serão tratados exatamente da mesma forma e não pode controlar qual deles será apresentado primeiro. Veja este tópico se pretender efetuar a ordenação sensível às maiúsculas e minúsculas.
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Ordenar registos em valores numéricos armazenados num campo de texto Vê registos ordenados nos dígitos individuais e não no valor numérico? Se, por exemplo, os registos com os valores 11 e 121 aparecerem antes dos registos com os valores 2 ou 25, consulte este artigo.
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Ordenar registos segundo uma ordenação personalizada Se quiser ordenar determinados valores, como os nomes dos dias (segunda-feira, terça-feira, etc.) ou os títulos dos colaboradores (Gestor, Diretor) por uma ordem que seja relevante para si, consulte este artigo.
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Ordenar endereços IP Um campo que armazena endereços IP contém vários números e períodos (.), pelo que um texto simples ou uma ordenação numérica não funcionará para endereços IP. Veja este tópico para saber como ordenar endereços IP.
Remover uma sequência de ordenação
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Para remover uma sequência de ordenação de uma tabela, consulta ou formulário, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Limpar Todos os Tipos.
Esta ação irá remover a sequência de ordenação de todos os campos na vista.
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Para remover uma sequência de ordenação de um relatório, abra o painel Grupo, Ordenação e Total ao clicar em Agrupar & Ordenar no grupo Agrupamento & Totais (no separador Formatar na vista Esquema, no separador Estrutura na vista Estrutura). Em seguida, clique no nível de ordenação que pretende remover e clique em Eliminar. Uma entrada correspondente a um campo de ordenação começará com as palavras Ordenar por. Evite eliminar entradas que comecem por Agrupar por, porque isso irá alterar a estrutura do relatório.
Guardar uma sequência de ordenação com um objeto
A sequência de ordenação aplicada pela última vez é guardada automaticamente com a tabela, consulta, formulário ou relatório. Se quiser que seja aplicado automaticamente da próxima vez que abrir o objeto, certifique-se de que a propriedade OrderByOnLoad do objeto está definida como Sim.
Uma vez que a sequência de ordenação aplicada pela última vez mudará de vez em quando, poderá definir uma sequência de ordenação permanente (ou predefinida). Pode especificar uma sequência de ordenação predefinida para uma consulta ou relatório. Um aspeto importante a ter em conta é que, embora a sequência de ordenação predefinida não seja substituída pela sequência de ordenação atual ou guardada pela última vez, só entra em vigor quando a sequência de ordenação atual ou guardada pela última vez é removida da vista.
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Para definir uma sequência de ordenação predefinida para uma consulta, abra-a na vista Estrutura. Adicione os campos de ordenação à grelha de estrutura e, na linha Ordenar , especifique a ordem pretendida.
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Para definir uma sequência de ordenação predefinida para o relatório, utilize o painel Grupo, Ordenação e Total na vista Esquema ou Estrutura. Para obter informações passo a passo, consulte a secção Ordenar um relatório.
Para ver os registos ordenados por ordem de ordenação predefinida, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Limpar Todos os Tipos. Esta ação remove o filtro atual ou guardado pela última vez da vista e permite-lhe ver os registos por ordem predefinida.
