Ordenar registos com base em valores parciais num campo

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Poderão existir momentos quando pretende ordenar registos no Access baseadas apenas na parte do mês de valores de data e ignorar o dia e o ano. Em alternativa, poderá pretender ordenar registos com base apenas os primeiros carateres num campo de texto. Este tópico mostra-lhe como efetuar estas pesquisas através da criação de expressões simples.

O que pretende fazer?

Ordenar valores de data parcial

Ordenar valores de texto parcial

Ordenar valores de data parcial

Quando ordena registos através de um dos comandos de ordenação , a data inteira valor — dia, mês e ano — é utilizada para determinar a posição de cada registo. Mas, imaginemos que pretende ordenar aniversários baseados apenas nos meses que ocorrem e ignorar a parte do dia e ano dos valores.

Ordenar apenas uma parte dos valores de data requer a escrever uma expressão. Pode ordenar os dados numa tabela ou os resultados de uma consulta — mas primeiro tem de estar na vista Folha de dados. Escreva a expressão na região consulta do separador filtro . A expressão que cria extrai apenas os dados que pretende e, em seguida, utiliza-a como base para a ordenação.

Apresentar o separador Filtro

  1. Mude a tabela ou consulta para a vista de folha de dados.

    Se estiver a trabalhar com uma consulta, execute a consulta para apresentar os resultados na vista de folha de dados.

  2. No separador base , no grupo Ordenar & filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

    O Access apresenta um novo separador do objeto com o filtro no nome.

Criar a expressão

  1. No separador base , no grupo Ordenar & filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  2. Escreva uma expressão na linha campo na primeira coluna. Por exemplo, para ordenar por mês, independentemente do ano, escreva a expressão Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) na linha campo na primeira coluna.

  3. Para ordenar registos por dias dentro de cada mês, escreva Expr2: DatePart("d",[BirthDate]) na linha campo na segunda coluna.

    A função PartData na primeira coluna ordena os registos por mês e a função PartData na segunda coluna ordena os registos por dias dentro de cada mês.

  4. Na linha Ordenar , selecione ascendente ou descendente para cada uma das expressões.

    Uma ordenação ascendente na primeira coluna apresenta Janeiro no topo e Dezembro na parte inferior. Uma ordenação ascendente na segunda coluna apresenta 1 na parte superior e 31 na parte inferior. Uma sequência de ordenação descendente é o oposto.

  5. No separador base , no grupo Ordenar & filtro , clique em Ativar/desativar filtro.

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Ordenar valores de texto parcial

Ordenar valores de texto parcial é muito semelhante a ordenação em valores de data parcial. Tem de escrever uma expressão na janela Filtro/ordenação avançados para extrair os carateres que formam a base para a ordenação.

Partem do princípio de que o campo Cidade contém valores como Seattle Norte, Sul Seattle, Tacoma Norteou Tacoma Sul. Imaginemos que pretende ignorar na primeira palavra e ordenar os registos na segunda palavra sozinho.

  1. No separador base , no grupo Ordenar & filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  2. Escreva uma expressão na linha campo na primeira coluna. Por exemplo, escreva = seg. texto ([Localidade], 7) ignorar os seis primeiros carateres no campo Cidade.

    O função seg. texto devolve uma subcadeia contida numa cadeia especificada ou campo. Neste caso, cada um deles, a função devolve o valor a partir do caráter sétimo (ou seja, após o espaço) no campo Cidade.

  3. Na célula Ordenar , selecione ascendente ou descendente.

  4. No separador base , no grupo Ordenar & filtro , clique em Ativar/desativar filtro.

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