Ordenar registos com base em valores parciais num campo

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Poderão existir casos em que pretende ordenar registos apenas com base na parte do mês dos valores de data e ignorar o dia e o ano. Ou poderá pretender ordenar registos apenas com base nos primeiros caracteres de um campo de texto. Este tópico mostra-lhe como efectuar estas procuras criando expressões simples.

O que pretende fazer?

Ordenar valores de data parcial

Ordenar valores de texto parcial

Ordenar valores de data parciais

Quando ordena registos utilizando um dos comandos Ordenar, é utilizado todo o valor de data — dia, mês e ano — para determinar a posição de cada registo. Mas, supondo que pretende ordenar aniversários apenas com base nos meses em que ocorrem e ignorar a parte do dia e do ano dos valores.

A ordenação com base em apenas uma parte dos valores de data querer a introdução de uma expressão. Pode ordenar os dados de uma tabela ou os resultados de uma consulta — mas, em primeiro lugar, tem de estar na Vista de folha de dados. A expressão é escrita na região de consulta do separador Filtro. A expressão criada extrai apenas os dados que pretende e, em seguida, utiliza-os como base da ordenação.

Apresentar o separador Filtro

  1. Mude a tabela ou consulta para a Vista de folha de dados.

    Se estiver a trabalhar com uma consulta, execute a consulta para apresentar os resultados na Vista de folha de dados.

  2. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

    O Access apresenta o separador Filtro.

Criar a expressão

  1. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  2. Escreva uma expressão na linha Campo da primeira coluna. Por exemplo, para ordenar por mês, independentemente do ano, escreva a expressão Expr1: PartData("m",[DataDeAniversário]) na linha Campo da primeira coluna.

  3. Para ordenar registos por dias de cada mês, escreva Expr2: PartData("d",[DataDeAniversário]) na linha Campo da segunda coluna.

    O função PartData na primeira coluna ordena os registos por mês e a função PartData na segunda coluna ordena os registos por dias dentro de cada mês.

  4. Na linha Ordenação, seleccione Ascendente ou Descendente para cada uma das expressões.

    Uma ordenação ascendente na primeira coluna apresenta Janeiro na parte superior e Dezembro na parte inferior. Uma ordenação ascendente na segunda coluna apresenta 1 na parte superior e 31 na parte inferior. Uma ordenação descendente tem o efeito contrário.

  5. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em Ativar/desativar filtro.

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Ordenar valores de texto parciais

A ordenação de valores de texto parciais é muito semelhante à ordenação de valores de data parciais. Tem de escrever uma expressão na janela Filtro/Ordenação Avançados para extrair os caracteres que compõem a base da ordenação.

Partindo do princípio que o campo Localidade contém valores como, por exemplo, Covilhã Norte, Covilhã Sul, Tavira Norte ou Tavira Sul. Suponha que pretende ignorar a primeira palavra e ordenar os registos apenas pela segunda palavra.

  1. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  2. Escreva uma expressão na linha Campo da primeira coluna. Por exemplo, escreva =Mid([Localidade], 7) para ignorar os primeiros seis caracteres no campo Localidade.

    O função seg. texto devolve uma subcadeia contida numa cadeia especificada ou campo. Neste caso, cada um deles, a função devolve o valor a partir do caráter sétimo (ou seja, após o espaço) no campo Cidade.

  3. Na célula Ordenação, seleccione Ascendente ou Descendente.

  4. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em Ativar/desativar filtro.

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