Ordenar e filtrar os dados de uma impressão em série no Word 2016 para Mac

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Em alguns casos, não poderá querer utilizar todas as informações na sua lista de destinatários da impressão em série. Tem a opção para selecionar apenas algumas das pessoas na lista e também ordenar e filtrar os dados, para incluir apenas o que pretende a impressão em série.

Ordenar e filtrar a lista de impressão em série

  1. Abra o documento de impressão em série, caso ainda não o tenha feito.

  2. Clique em Mailings > Editar destinatários.

    Clicar para editar a lista de destinatários

    Se Editar Destinatários estiver a cinzento, clique em Selecionar Destinatários e ligue o documento à lista de correio que pretende usar.

  3. Em Editar entradas da lista, para adicionar ou remover pessoas na lista, clique no sinal de adição (+) para adicionar uma pessoa ou de subtração (-) início de sessão para remover uma pessoa a partir da lista.

    Clique no sinal mais ou no sinal menos para adicionar ou remover pessoas da lista.

  4. Quando tiver terminado de selecionar as pessoas que pretende ter na sua lista, clique em OK.

Ordenar a lista para encontrar grupos

Pode ordenar a lista de destinatários para agrupar as suas informações de determinadas formas. Por exemplo, se pretender enviar e-mail apenas para as pessoas que se encontram-se na cidades específicas, ordene por cidade, para que todas as pessoas em cada cidade estão agrupadas em conjunto. Que irá facilitar para os selecionar quando iniciar a impressão em série.

  1. Clique em Mailings >Filtrar destinatários.

  2. Clique em Ordenar registos > Ordenar por e selecione o nome do campo que pretende ordenar por.

    Clicar em Ordenar Registos para ordenar itens na impressão em série

    Para ordenar por vários campos — por exemplo, por distrito e, em seguida, por cidade, clique em Depois por e, em seguida, selecione os campos adicionais que pretende ordenar por.

    Clicar para ordenar por vários campos

  3. Quando todos os campos são classificados como pretende, clique em OK.

Filtrar a lista para ver apenas as linhas que pretende incluir

Pode filtrar a lista para que apareçam apenas as pessoas ou itens que pretende incluir na impressão em série — por exemplo, apenas as pessoas numa cidade ou inventário itens específicos a um preço específico.

  1. Clique em Mailings >Filtrar destinatários.

    Clicar para filtrar a lista de impressão em série

  2. Nos Registos de filtro, clique na seta junto à caixa campo e, em seguida, clique na coluna que pretende filtrar por, por exemplo, título ou Apelido.

    Clicar no campo pelo qual pretende filtrar

  3. Clique em comparação e, em seguida, clique no tipo de comparação que pretende fazer.

    Clique nas opções de Comparação que pretende definir

  4. Na caixa Comparar com, escreva o valor para o filtro. Por exemplo, se selecionar cidade na lista de campos, escreva o nome da cidade.

  5. Clique em E ou Ou e adicione outra condição ao filtro. Por exemplo, se quiser os resultados de duas cidades, clique em Ou, clique em Cidade na lista Campo, clique em Igual a e, em seguida, escreva o nome da segunda cidade.

  6. Clique em OK.

Agora está pronto para inserir campos de impressão em série no documento que está a utilizar para impressão em série ou etiquetas. Para mais informações, consulte o artigo Inserir campos de impressão em série.

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