Obter informações sobre como adicionar, editar ou eliminar registos

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As informações mantidas numa base de dados são armazenadas em tabelas, as quais contêm dados sobre um assunto em particular como, por exemplo, activos ou contactos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item, tal como um determinado contacto. Um registo é composto por campos, tais como nome, endereço e número de telefone. Um registo é frequentemente apelidado de linha, e um campo é frequentemente apelidado de coluna. O Microsoft Office Access 2007 permite-lhe adicionar, editar ou eliminar registos de uma tabela directamente na vista de Folha de dados. Se tiver concebido e criado uma consulta Selecionar, poderá ver e muitas vezes editar registos directamente na folha de dados resultante da execução da consulta. Também poderá criar um formulário com base em qualquer tabela ou consulta e utilizar depois o formulário para adicionar ou editar registos.

Neste artigo

Descrição Geral

Adicionar um novo registo

Localizar um registo para editar ou eliminar

Editar um registo existente

Eliminar um registo

Quando são guardados os dados?

Como anular alterações

Descrição geral

Quando cria uma base de dados baseada num modelo, as tabelas, consultas e formulários iniciais são criados automaticamente. Este artigo explica como adicionar, editar e eliminar registos quando é utilizada uma base de dados criada a partir de um dos modelos fornecidos com o Access.

Para obter informações sobre como adicionar, editar e eliminar registos numa base de dados que não tenha sido criada a partir de um modelo incluído no Access, consulte os seguintes artigos:

Para obter informações sobre como utilizar a funcionalidade de recolher e atualização de dados através de correio electrónico, consulte o artigo Adicionar os dados recolhidos através de mensagens de correio eletrónico para a base de dados do Access.

Para obter informações sobre como importar dados para o Access, consulte os artigos:

Para obter informações sobre como adicionar um novo campo ou coluna numa tabela, consulte o artigo Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela.

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Adicionar um novo registo

Um registo é adicionado à base de dados quando é necessário registar um novo item. Por exemplo, poderá pretender adicionar um novo contacto à tabela Contactos quando tiver um novo amigo ou colega cujas informações pretenda registar. Quando adiciona um novo registo, o Office Access 2007 acrescenta o registo ao final da tabela.

Para adicionar um registo, abra primeiro a tabela ou formulário. Por vezes, é automaticamente aberto um formulário quando a base de dados é aberta. Por exemplo, quando é aberta uma base de dados criada a partir do modelo Contactos, o formulário Lista de Contactos é aberto automaticamente. O formulário Lista de Contactos é o formulário de arranque da base de dados Contactos.

Formulário Lista de Contactos

As secções abaixo explicam várias formas de como poderá adicionar um novo registo utilizando a vista de folha de dados ou a vista de formulário.

Utilizar o formulário de arranque de um modelo

Quando é criada uma nova base de dados baseada num modelo fornecido com o Access, um formulário de arranque é normalmente carregado quando essa base de dados é aberta pela primeira vez. Por exemplo, se criar uma base de dados baseada no modelo Contactos, o formulário de arranque Lista de Contactos será carregado. O formulário de arranque pretende ser um ponto de arranque para navegação e utilização da base de dados. Muitos destes modelos, mas não todos, permitem-lhe clicar num botão fornecido para adicionar novos registos no formulário de arranque. Por exemplo, o formulário Lista de Contactos tem um botão Novo Contacto, e formulário Lista de Problemas tem um botão Novo Problema.

Formulário Lista de Contactos com círculo em torno do botão Novo Contacto

Quando clica num botão desse tipo, é aberto um formulário no qual poderá introduzir as informações apropriadas. Por exemplo, quando clica no botão Novo Contacto, é aberto o formulário Detalhes de Contacto.

Adicionar um registo utilizando o botão Novo

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. Quando o formulário de arranque aparecer, clique no botão fornecido para adicionar um novo registo.

    Por exemplo, no formulário Lista de Contactos, clique em Novo Contacto. É aberto o formulário Detalhes de Contacto.

  4. Preencha o formulário. Introduza as informações em cada campo, premindo a tecla de tabulação para passar para o campo seguinte, ou premindo SHIFT+TAB para passar para o campo anterior.

    Nota: Para começar uma nova linha num campo que suporte mais do que uma linha de texto, tal como um campo Texto ou Memo, prima CTRL+ENTER. Poderá abrir a caixa Zoom se pretender mais espaço onde editar. Para abrir a caixa Zoom, clique no campo que pretende editar para que o cursor fique no campo e este seja seleccionado. Em seguida, prima SHIFT+F2.

  5. Quando acabar de introduzir registos, clique em OK para guardar as informações; ou, se pretender adicionar registos adicionais, clique em Guardar e Novo, se disponível.

Se estiver a utilizar o formulário Lista de Contactos, poderá adicionar um novo registo clicando em Adicionar a Partir do Outlook e seleccionando depois o registo a partir do Livro de Endereços do Microsoft Office Outlook 2007.

Adicionar um registo utilizando o botão Adicionar a Partir do Outlook

Alguns dos modelos incluem um botão Adicionar A Partir do Outlook que lhe permite adicionar um registo a partir do livro de endereços do Office Outlook 2007. Tenha em atenção que este botão é uma funcionalidade de determinados modelos, não estando presente por predefinição aquando da criação de um novo formulário ou tabela.

  1. Clique em Adicionar a Partir do Outlook.

  2. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil for apresentada, seleccione um nome de perfil na caixa Nome de Perfil e clique em OK.

    Nota: É possível que veja uma caixa de diálogo com a seguinte informação: Um programa está a tentar aceder aos endereços de correio electrónico armazenados no Outlook. Deseja permiti-lo? Se esta situação for inesperada, pode tratar-se de um vírus e deve escolher Não. É normal ver esta caixa de diálogo após clicar em Adicionar a Partir do Outlook, pelo que não deverá clicar em Não. Se pretender escolher mais do que um contacto, é aconselhável seleccionar a caixa de verificação Permitir acesso por e escolha um curto período de tempo, tal como 5 minutos. Tal indica ao Outlook que este deverá permitir acesso aos endereços de correio electrónico armazenados durante o período de tempo especificado. Quando concluir, clique em Sim.

  3. Na caixa de diálogo Seleccionar Nomes a Adicionar, faça duplo clique nos nomes que pretende adicionar e clique em OK.

    Os nomes serão adicionados ao formulário.

Guardar um registo de contacto no livro de endereços do Outlook

Alguns dos modelos incluem um botão Criar Contacto do Outlook que lhe permite guardar um registo como contacto no livro de endereços do Outlook. Tenha em atenção que este botão é uma funcionalidade de determinados modelos, não estando presente por predefinição aquando da criação de um novo formulário ou tabela.

  1. Clique em Criar Contacto do Outlook.

  2. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil for apresentada, seleccione um nome de perfil na caixa Nome de Perfil e clique em OK.

  3. O Outlook abre um formulário de novo contacto contendo dados do registo seleccionado. Verifique os dados no novo formulário de contacto e efectue eventuais alterações ou adições necessárias.

  4. No separador Contacto do formulário de novo contacto, no grupo Acções, clique em Guardar e Fechar.

Alguns dos modelos apresentam um comando Guardar Como Contacto do Outlook no Friso, , parte da interface de utilizador Microsoft Office Fluent, que lhe permite guardar um registo de contacto no livro de endereços do Outlook. Tenha em atenção que este comando é uma funcionalidade de determinados modelos, estando apenas disponível quando está a utilizar uma tabela que armazena endereços de correio electrónico ou quando está a utilizar uma consulta ou formulário (com base numa tabela deste tipo) numa base de dados baseada em determinados modelos.

  1. Seleccione o registo que pretende guardar como contacto do Outlook.

  2. No separador Base, no grupo Registos, clique em Mais e clique em Guardar Como Contacto do Outlook.

  3. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil for apresentada, seleccione um nome de perfil na caixa Nome de Perfil e clique em OK.

  4. O Outlook abre um formulário de novo contacto contendo dados do registo seleccionado. Verifique os dados no novo formulário de contacto e efectue eventuais alterações ou adições necessárias.

  5. No separador Contacto do formulário de novo contacto, no grupo Acções, clique em Guardar e Fechar.

Adicionar um registo ao formulário de arranque

Dependendo do modelo utilizado, poderá por vezes introduzir informações directamente no formulário de arranque. O Access apresenta frequentemente eventuais informações existentes numa folha de dados. Directamente abaixo da última linha de dados encontra-se um novo registo em branco com um asterisco (*) no selector de registo. Introduza as informações no registo, antecedidas pelo asterisco. Tenha em atenção que, se forem atribuídos valores predefinidos a campos, o novo registo irá aparecer com alguns valores predefinidos já atribuídos. Para chegar rapidamente ao novo registo no final da tabela, poderá clicar no botão de navegação Novo (em branco) registo ou clique em Novo Registo no grupo Registos no separador Base.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra a base de dados.

  3. Quando o formulário de arranque aparecer, se não existirem dados, introduza as informações no novo registo em branco que é apresentado. Se existirem informações, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • No separador base, no grupo registos, clique em Novo.

    • Clique em Novo (em branco) registo, se disponível.

    • Localize o registo com um asterisco no selector de registo e introduza aí as informações.

  4. Preencha o registo. Introduza as informações em cada campo, premindo a tecla de tabulação para passar para o campo seguinte, ou premindo SHIFT+TAB para passar para o campo anterior.

    Nota: Para começar uma nova linha num campo que suporte mais do que uma linha de texto, tal como um campo Texto ou Memo, prima CTRL+ENTER. Se pretender mais espaço onde editar, poderá abrir a caixa Zoom. Para tal, com o cursor no campo que pretende editar, prima SHIFT+F2.

  5. Depois de preencher todos os campos, prima a tecla de tabulação para passar para um novo registo em branco.

    Quando o utilizador vir outro registo ou fechar o formulário, o Access irá guardar o novo registo adicionado.

Utilizar uma tabela ou formulário a partir do Painel de Navegação

Para além de introduzir um novo registo utilizando o formulário de arranque do modelo, poderá abrir uma tabela ou formulário a partir do Painel de Navegação e introduzir depois um novo registo.

Abrir uma tabela ou formulário

  • No Painel de Navegação, faça duplo clique no item que pretende abrir (ou clique uma só vez caso tenha alterado a opção Abrir Objectos Com na caixa de diálogo Opções de Navegação).

    A tabela ou formulário é aberto na respectiva vista predefinida.

As informações eventualmente existentes serão apresentadas, na maior parte das vezes em linhas numa folha de dados. Abaixo dessas linhas, um novo registo em branco com um asterisco é apresentado no selector de registo. Introduza as novas informações nessa linha.

Adicionar um registo a uma tabela ou formulário   

Quando a folha de dados ou formulário aparecer, se não existirem dados, introduza as informações no novo registo em branco que é apresentado. Se existirem informações, efectue um dos seguintes procedimentos:

  • No separador base, no grupo registos, clique em Novo.

  • Clique em Novo (em branco) registo, se disponível.

  • Localize o registo com um asterisco no selector de registo e introduza as novas informações nessa linha.

Depois de preencher todos os campos, prima a tecla de tabulação para passar para um novo registo em branco.

Quando o utilizador vir outro registo ou fechar a tabela ou formulário, o Access irá guardar o novo registo adicionado.

Por que motivo os números de ID por vezes parecem avançar um número

Quando é criado um campo definido com o tipo de dados Numeração Automática, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registo. O valor é incrementado por predefinição, de modo que cada novo registo obtém o próximo número sequencial disponível. O objectivo do tipo de dados Numeração Automática consiste em fornecer um valor que seja adequado para utilização como chave primária.

Para mais informações sobre chaves primárias, consulte o artigo Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

Quando é eliminada uma linha de uma tabela que contém um campo definido com o tipo de dados Numeração Automática, o valor no campo Numeração Automática dessa linha não é sempre automaticamente reutilizado. Por esse motivo, o número gerado pelo Access poderá não ser o número esperado, podendo aparecer intervalos na sequência de números de ID; isto é intencional. Deverá basear-se apenas na exclusividade dos valores num campo Numeração Automática, e não na respectiva sequência.

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Localizar um registo para editar ou eliminar

Terá primeiro de localizar um registo antes de poder editá-lo ou eliminá-lo. Numa tabela que contenha apenas uma pequena quantidade de registos, poderá utilizar os botões de navegação em registos para navegar ao longo dos registos até localizar o pretendido. Contudo, numa tabela maior, deverá utilizar outras técnicas para localizar os registos pretendidos.

Utilizar os botões de navegação em registos

É possível navegar entre registos utilizando os botões de navegação em registos. Poderá clicar nestes botões de seta para navegar para o primeiro, anterior, seguinte ou último registo, ou para adicionar um novo registo.

Botões de navegação

1. Primeiro registo

2. Registo anterior

3. Registo actual

4. Registo seguinte

5. Último registo

6. Novo registo (em branco)

7. Indicador de filtro

8. Caixa Procurar

Ao clicar na caixa Registo Actual, é possível escrever um número de registo e premir depois a tecla ENTER para navegar para esse registo. O número de registo é contado sequencialmente a partir do início do formulário ou folha de dados; não corresponde a nenhum valor de campo.

O botão indicador de filtro mostra se um filtro foi aplicado ou não. Para remover o filtro, poderá clicar neste botão quando o mesmo apresentar Filtrado. Da mesma forma, quando apresentar Sem filtro, poderá clicar neste botão para aplicar o último filtro utilizado.

Quando é introduzido texto na caixa Procura, o primeiro valor correspondente será realçado em tempo real à medida que cada carácter é introduzido. Poderá utilizar esta funcionalidade para procurar rapidamente um registo com um valor que corresponda àquilo que introduzir na caixa Procurar.

Utilizar a funcionalidade Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir

É possível utilizar a funcionalidade Localizar da caixa de diálogo Localizar e Substituir para localizar um registo correspondente. Quando um registo correspondente é localizado, esse registo torna-se o registo actual, sendo depois possível editá-lo ou eliminá-lo.

Localizar um registo correspondente

  1. Clique no campo no qual pretende procurar.

  2. No separador Base, no grupo Localizar, clique em Localizar ou prima Ctrl+L.

    Atalho de teclado: prima Ctrl+L.

    É apresentada a caixa de diálogo Localizar e Substituir.

  3. Clique no separador Localizar.

  4. Na caixa Localizar, escreva o valor ao qual pretende corresponder.

  5. Opcionalmente, utilize a lista Procurar em para alterar o campo no qual pretende procurar ou para procurar em toda a tabela subjacente.

  6. Opcionalmente, na lista Coincidir, seleccione Qualquer Parte do Campo. Seleccionar esta opção fornece a procura mais abrangente possível.

  7. Na lista Procurar, seleccione Todos e clique em Localizar Seguinte.

Para obter mais informações sobre como utilizar a caixa de diálogo Localizar e substituir, consulte o artigo Utilize a caixa de diálogo Localizar e substituir para alterar dados.

Aplicar um filtro

É possível aplicar um filtro para limitar os registos apresentados àqueles que correspondam aos critérios. A aplicação de um filtro facilita a localização dos registos que pretende editar ou eliminar. Por exemplo, para limitar rapidamente os registos apresentados, clique com o botão direito do rato num campo a cujo valor pretenda fazer corresponder e clique depois em Igual a, Diferente de, Contém ou Não contém na parte inferior do menu de atalho.

Aplicar um filtro baseado numa selecção

  1. Abra uma tabela ou formulário.

  2. Para se certificar de que a tabela ou formulário ainda não está filtrado, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avançadas e clique em Desmarcar Todos os Filtros (se esse comando estiver disponível).

  3. Navegue para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e clique no campo. Para filtrar com base numa selecção parcial, seleccione apenas os caracteres pretendidos.

  4. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.

    - ou -

    Clique com o botão direito do rato no campo e clique em Igual a, Diferente de, Contém ou Não contém na parte inferior do menu de atalho.

  5. Para filtrar outros campos com base numa selecção, repita os passos 3 e 4.

Para explorar outras formas de filtragem, utilize os comandos no grupo Ordenar e Filtrar do separador Base.

Para mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte o artigo Filtro: limitar o número de registos numa vista.

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Editar um registo existente

Por vezes, poderá pretender efectuar alterações a um registo existente (por exemplo, para alterar um endereço). Para editar um registo existente, abra um formulário ou tabela, navegue para o registo que pretende alterar e efectue as alterações pretendidas.

Abrir uma tabela ou formulário

  • No Painel de Navegação, faça duplo clique no item que pretende abrir (ou clique uma só vez caso tenha alterado a opção Abrir Objectos Com na caixa de diálogo Opções de Navegação).

    A tabela ou formulário é aberto na respectiva vista predefinida.

Quando um formulário ou tabela é aberto, todas as informações eventualmente existentes são apresentadas, sendo que o primeiro campo do primeiro registo está normalmente seleccionado (realçado). Se começar a escrever enquanto estiverem seleccionados dados, os caracteres que escrever irão substituir os dados seleccionados.

Substituir o valor num campo

  1. Seleccione o conteúdo do campo que pretende substituir.

    Sugestão: Na vista de folha de dados, poderá seleccionar um campo clicando junto ao limite esquerdo do campo quando o ponteiro do rato se transformar num sinal de adição (+). Na vista de formulário, poderá clicar na etiqueta de um campo para seleccionar esse campo.

  2. Escreva ou seleccione um novo valor para o campo.

    Os caracteres que escrever ou o valor que seleccionar irão substituir o valor no campo. Quando passar para outro registo ou fechar o formulário ou tabela, as alterações serão guardadas.

Para introduzir informações num campo, clique no campo e coloque o cursor no local em que pretende introduzir as informações. Quando o cursor estiver no campo, poderá movê-lo utilizando as teclas de seta.

Nota: Poderá inserir a data actual num campo premindo CTRL+SHIFT+PONTO E VÍRGULA ;. Para inserir a hora actual, prima CTRL+SHIFT+DOIS PONTOS :.

Inserir novas informações num campo

  1. Clique no campo (ou navegue para o campo utilizando a tecla de tabulação ou teclas de seta e premindo depois F2).

  2. Coloque o cursor no local onde pretende introduzir informações.

  3. Escreva o texto que pretende inserir. Caso se engane ao escrever, prima a tecla de retrocesso.

    Quando passar para outro registo ou fechar o formulário ou tabela, o Access irá guardar as alterações.

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Eliminar um registo

Quando um registo é eliminado, as informações são permanentemente eliminadas da tabela. Por conseguinte, deverá ter a certeza de que pretende eliminar um registo antes de o eliminar. Se necessitar de eliminar apenas algumas informações, mas não o registo inteiro, seleccione apenas os dados que pretende eliminar e prima a tecla DELETE.

Eliminar um registo

  1. Seleccione o registo ou registos que pretende eliminar.

    Para seleccionar um registo, clique no selector de registo junto do registo, caso o selector de registo esteja disponível.

    Para expandir ou reduzir a selecção, arraste o selector de registo (se disponível), ou prima SHIFT+SETA PARA BAIXO ou SHIFT+SETA PARA CIMA.

  2. Prima DELETE.

    -ou-

    No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.

Para mais informações sobre como eliminar registos, consulte o artigo Eliminar um ou mais registos de uma base de dados.

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Quando são guardados os dados?

Quando edita dados num formulário ou tabela, as alterações são automaticamente guardadas quando navega para outro registo ou quando fecha o formulário ou tabela. Quando o utilizador está a editar um registo, o Access apresenta o símbolo de lápis no selector de registo no lado esquerdo do registo actual. Quando passa para outro registo, o símbolo de lápis desaparece, indicando que as alterações foram guardadas.

A tabela abaixo mostra alguns dos símbolos de selector de registo que poderão ser apresentados.

Símbolo

Significado

Indicador de registo actual

Este é o registo actual; o registo foi guardado tal como aparece. O registo actual é indicado por uma alteração de cor no selector de registo.

Indicador de registo editado

Está a editar este registo; as alterações ao registo ainda não foram guardadas.

Indicador de registo bloqueado

Este registo está bloqueado por outro utilizador; não o poderá editar.

Indicador de novo registo

Este é um novo registo, no qual poderá introduzir informações.

Indicador de chave primária

Este é o campo de chave primária e contém um valor que identifica exclusivamente o registo.

Nota: Se pretender guardar alterações a um registo sem passar para outro registo, no separador Base, no grupo Registos, clique em Guardar Registo.

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Como anular alterações

Se escrever dados de forma incorrecta, na maior parte das vezes poderá anular as alterações. Por exemplo, quando edita dados num campo, poderá clicar em Anular na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou premir a tecla ESC para anular as alterações. Para anular todas as alterações ao registo, prima novamente a tecla ESC. Mesmo após ter guardado alterações ou ter passado para outro registo, poderá ainda anular as alterações efectuadas ao registo anteriormente editado clicando em Anular na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Contudo, assim que começar a editar outro registo, aplicar ou remover um filtro, ou mudar para outra janela ou separador de documento, as alterações serão permanentes.

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