Objetivo do utilizador: Planear o seu projeto

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Planeie o seu objetivo de utilizador de projeto

É boa ideia começar o planeamento antes de abrir o Microsoft Project.

Para recolher as suas ideias iniciais acerca dos objetivos do projeto, utilize uma aplicação como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook.

Depois de todos terem aceite as suas ideias, pode começar a planear a sua agenda com o Project.

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Sugestões de gestão de projetos antes de começar...

  • Certifique-se de que tem um projeto    Certifique-se de que aquilo em que está a pensar é, de facto, um projeto. Um projeto tem três características.

  • É temporário e único    Estruturar um carro a fábrica de produção é um projeto, porque é uma única atividade. Produção de carros na unidade de é uma série repetida de atividades e, consequentemente, não é um projeto.

  • Tem materiais a entregar claramente definidos    Os materiais a entregar proporcionam ao projeto atenção específica e um propósito. Os intervenientes não irão sentir que os seus investimentos no projeto são úteis se os materiais a entregar não forem discriminados de forma clara.

  • Tem um início e um fim    Sem um fim de projeto, os intervenientes e investidores não irão usufruir do resultado do projeto nem dos benefícios que o seu investimento proporcionou.

    Aqui estão alguns exemplos para ajudá-lo a decidir se tem um projeto.

Atividades que não são projetos

Projetos definidos de forma clara

Produção de carros

  • Projeto para atualizar uma fábrica de produção para aumentar a eficiência.

  • Projeto para localizar a fábrica de manutenção mais perto das instalações de produção.

Reduzir o risco de concorrência

  • Projeto para substituir o software de segurança.

  • Projeto para recrutar especialistas de risco de uma indústria relacionada.

  • Identificar restrições do projeto   . As restrições são fatores que limitar as opções do Gestor de projetos no criar e gerir um projeto. A maior parte dos projetos tem três restrições.

  • Intervalo de tempo limitado    As datas de fim para os materiais a entregar principais normalmente marcam a duração geral do projeto.

  • Pessoas e outros recursos limitados    Os gestores de projeto normalmente têm um número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.

  • Âmbito reduzido    Um projeto é normalmente restrito pela quantidade de objetivos que a equipa consegue cumprir. Se o projeto tem demasiadas funcionalidades ou materiais a entregar, poderá não haver tempo suficiente na agenda para acabá-los a todos.

Uma alteração numa restrição normalmente afeta as outras duas e pode afetar a qualidade geral. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gestor de projeto tome decisões sobre o número de trabalhadores necessários para concluir os materiais a entregar do projeto. Se não houver trabalhadores suficientes, então encurtar o projeto pode ter outras consequências como reduzir o âmbito do projeto.

  • Identificar os intervenientes numa fase inicial    Não há nada que afete mais um projeto do que a impossibilidade de identificar os intervenientes vitais e a melhor forma de comunicar com eles. Se não conseguir identificar um interveniente vital depois do início de um projeto, o projeto pode parar ou ultrapassar o orçamento à medida que novos objetivos e métodos são propostos.

Passo 1: Recolher as suas ideias iniciais

Capturar as suas ideias iniciais no OneNote

Escreva as suas notas com o OneNote enquanto pensa sobre o seu projeto e sobre o que pretende alcançar. As suas notas podem conter e-mails, ligações para Web sites, vídeos ou especificações iniciais.

Importar dados do Excel para o Project

Por vezes, os projetos começam como simples listas no Excel. Mas, à medida que crescem, importe-as para o Project onde pode organizar e agendar tarefas de forma mais eficaz.

Utilizar o Office 365 em qualquer PC para capturar notas em qualquer lugar do project

Trabalhe com as especificações iniciais do projeto utilizando o Office 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar.

Utilizar o Office Online num browser

Trabalhe com o Office Online sem o Office 365. Desde que tenha uma Conta Microsoft, pode utilizar as versões Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para capturar ideias para o projeto numa fase inicial.

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Passo 2: Contacte os intervenientes

Elaborar relatórios sobre o progresso inicial

Independentemente de onde estiver em termos de planeamento de projeto, um relatório bem apresentado ajuda a ganhar a aceitação dos materiais a entregar do projeto, por parte dos intervenientes.

Participar numa reunião online

Caso os intervenientes não possam estar presentes, utilize reuniões online para se ligar a eles. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos de projeto iniciais. As pessoas podem participar em reuniões online no respetivo escritório, em viagem ou nos seus dispositivos móveis.

Conversar por MI com um membro da equipa do projeto

Caso surjam questões enquanto está a trabalhar numa agenda de projeto, passe o rato sobre o nome de alguém e partilhe uma MI utilizando o Lync.

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Passo 3: Começar um projeto

Copiar e colar do Word, Outlook ou PowerPoint para o Project

Copie uma lista de tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e colá-lo para o Project para iniciar rapidamente uma agenda. Projeto irão manter o destaque estrutura e formatação.

Criar um novo projeto a partir de um outro projeto ou modelo

Crie um novo projeto baseado num modelo preenchido previamente com tarefas de projetos semelhantes ao seu. Peritos da indústria criaram muitos destes projetos para ajudá-lo a começar rapidamente.

Importar dados do Excel para o Project

Mova uma lista de tarefas que tenha sido iniciada no Excel para o Project. O Project manterá a formatação e estrutura de destaque.

Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial

Os projetos, por vezes, começam com listas de tarefas no SharePoint para partilhar com outras pessoas sem o Microsoft Project. Quando a lista de tarefas crescer até um determinado tamanho, mova-a para o Project para continuar a trabalhar nela a partir daí.

Objetivo de gestão de projetos: Criar uma nova agenda de projeto

Após ter guardado o seu projeto no Microsoft Project, pode começar a adicionar tarefas, organizá-las, ligá-las umas às outras, adicionar pessoas, entre outros.

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