Objetivo do utilizador: Otimizar o plano do projeto para cumprir a data de conclusão

Sugestões de gestão de projetos antes de começar

Quando efetua alterações à sua agenda, existem três fatores que tem de analisar: o custo do projeto, o âmbito dos materiais a entregar e o tempo. Estas são frequentemente mostradas como um triângulo. Não pode alterar um ponto do triângulo sem afetar os outros.

Eis alguns exemplos de como isto se reflete na data de conclusão do seu projeto.

• Se cumprir a data de conclusão agendada do projeto, poderá conclui-lo com custos aumentados e âmbito diminuído.

• Se não planeia alterar os custos do projeto, poderá obter uma agenda mais prolongada e um âmbito diminuído.

• Se aumentar o âmbito ou a quantidade de material a entregar, o projeto poderá demorar mais tempo e custar mais dinheiro com recursos ou trabalhadores extra.

Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos    Independentemente de como planear um projeto, as coisas irão correr mal. Comece já a procurar problemas em vez de deixar para depois, quando as coisas poderão correr pior.

Eis algumas maneiras de começar a monitorizar e corrigir o seu projeto.

• Analise as tarefas mais importantes primeiro    Algumas tarefas são mais importantes do que outras para resolver problemas com o seu projeto. As tarefas que mais afetam a agenda são as tarefas críticas, às quais deve prestar mais atenção.

• Escolha a vista adequada para o seu projeto    O Project inclui várias vistas e relatórios que o ajudam a perceber os problemas do seu projeto. Nos projetos simples, mantenha-se atento à data de conclusão do projeto através do gráfico Gantt. Para projetos complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho.

• Receba relatórios de estado semanais    Não é fácil para os colaboradores enviarem relatórios de estado. Se quiser uma forma simples de se informar acerca do estado do projeto, organize reuniões semanais de equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.

Se for um gestor de projetos experiente    É gestor de projetos há muito tempo, mas agora tem um projeto que precisa de análise cuidada para cumprir o orçamento.

Para além disso, a sua patrocinadora exige relatórios executivos mensais.

Eis algumas sugestões para começar a monitorizar, corrigir e elaborar relatórios do seu projeto.

• Criar uma linha base para o seu projeto    Após criar a sua agenda, guarde uma versão de linha base. Uma linha base é uma versão original do seu projeto que pode usar para comparar com o progresso das suas tarefas.

• Escolher a vista adequada para o seu projeto    O Project inclui várias vistas e relatórios que o ajudam a perceber os problemas do seu projeto. Quando os projetos se tornam mais complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho para descobrir os problemas.

• Receber relatórios de estado semanais    Quando os projetos se tornarem mais complexos, pode usar métodos mais avançados para recolher relatórios de estado semanais. Os membros da equipa podem introduzir informações sobre o estado numa lista de tarefas do SharePoint, que pode depois ser sincronizada com o Microsoft Project. Se estiver a utilizar o Project Professional, poderá também utilizar o Project Web App para recolher relatórios de estado da sua equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.

• Compreender a análise do valor ganho    A análise do valor ganho poderá ajudá-lo a determinar se o seu projeto está bem encaminhado.