Objetivo de utilizador: cumprir a data de conclusão do projeto

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Cumprir a data de conclusão do projeto

Fez alterações à agenda do projeto e a data de conclusão atrasou-se demasiado.

Para corrigir a data de conclusão do projeto, ajuste as tarefas que mais a afetam. Estas tarefas situam-se no caminho crítico do projeto.

Para consultar mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações Gerais do Project.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar

Ao efetuar alterações à sua agenda, existem três fatores que precisa de ter em conta: custos do projeto, âmbito dos materiais a entregar e tempo, que são frequentemente representados num triângulo. Não é possível alterar um lado do triângulo sem afetar os outros.

Triângulo do projeto

Eis alguns exemplos de como isto se reflete na data de conclusão do seu projeto.

  • Se cumprir a data de conclusão agendada do projeto, poderá conclui-lo com custos aumentados e âmbito diminuído.

  • Se não planeia alterar os custos do projeto, poderá obter uma agenda mais prolongada e um âmbito diminuído.

  • Se aumentar o âmbito ou a quantidade de material a entregar, o projeto poderá demorar mais tempo e custar mais dinheiro com recursos ou trabalhadores extra.

Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos    Independentemente de como planear um projeto, as coisas irão correr mal. Comece já a procurar problemas em vez de deixar para depois, quando as coisas poderão correr pior.

Eis algumas maneiras de começar a monitorizar e corrigir o seu projeto.

  • Analise as tarefas mais importantes primeiro    Algumas tarefas são mais importantes do que outras para resolver problemas com o seu projeto. As tarefas que mais afetam a agenda são as tarefas críticas, às quais deve prestar mais atenção.

  • Escolha a vista adequada para o seu projeto    O Project inclui várias vistas e relatórios que o ajudam a perceber os problemas do seu projeto. Nos projetos simples, mantenha-se atento à data de conclusão do projeto através do gráfico Gantt. Para projetos complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho.

  • Receba relatórios de estado semanais    Não é fácil para os colaboradores enviarem relatórios de estado. Se quiser uma forma simples de se informar acerca do estado do projeto, organize reuniões semanais de equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.

Se for um gestor de projetos experiente    É gestor de projetos há muito tempo, mas agora tem um projeto que precisa de análise cuidada para cumprir o orçamento.

Para além disso, a sua patrocinadora exige relatórios executivos mensais.

Eis algumas sugestões para começar a monitorizar, corrigir e elaborar relatórios do seu projeto.

  • Criar uma linha base para o seu projeto    Após criar a sua agenda, guarde uma versão de linha base. Uma linha base é uma versão original do seu projeto que pode usar para comparar com o progresso das suas tarefas.

  • Escolher a vista adequada para o seu projeto    O Project inclui várias vistas e relatórios que o ajudam a perceber os problemas do seu projeto. Quando os projetos se tornam mais complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho para descobrir os problemas.

  • Receber relatórios de estado semanais    Quando os projetos se tornarem mais complexos, pode usar métodos mais avançados para recolher relatórios de estado semanais. Os membros da equipa podem introduzir informações sobre o estado numa lista de tarefas do SharePoint, que pode depois ser sincronizada com o Microsoft Project. Se estiver a utilizar o Project Professional, poderá também utilizar o Project Web App para recolher relatórios de estado da sua equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.

  • Compreender a análise do valor ganho    A análise do valor ganho poderá ajudá-lo a determinar se o seu projeto está bem encaminhado.

Monitorizar o seu projeto

Controlar o progresso da sua agenda

Veja atualizações de tarefas de membros da equipa para perceber onde os problemas estão. Pode controlar o progresso rapidamente através do gráfico Gantt ou pode utilizar uma análise avançada de valor ganho.

Isto ajuda-o a perceber se o seu projeto está a avançar conforme esperado.

Mostrar o caminho crítico de um projeto

Mostre as tarefas que têm o maior impacto na data de conclusão do projeto. Analise estas tarefas primeiro para corrigir problemas na sua agenda.

Escolher a vista correta da agenda de projeto

Utilize as vistas e relatórios do Project para detetar problemas e para ajudar a efetuar alterações na agenda.

Definir e guardar uma linha base

Para retomar o controlo, comece uma nova linha base para comparar com progresso futuro.

Ver um relatório de potenciais problemas

Crie e personalize relatórios gráficos do progresso do projeto. Veja estes relatórios no Project ou exporte-os para outras aplicações como o PowerPoint, Word ou Excel.

Detetar problemas através da análise do valor ganho

O valor ganho ajuda-o a responder a perguntas do tipo "Tendo em conta o trabalho realizado neste projeto até agora, quanto dinheiro já gastámos?" ou "Terminaremos dentro do prazo?"

Monitorizar o seu projeto com o Project Web App

Se estiver a utilizar o Microsoft Project Professional, utilize o Project Web App para recolher informações de estado e monitorizar o progresso da sua agenda.

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Corrigir os problemas

Alterar a duração de uma tarefa

Reduza a duração de tarefas para cumprir a data de conclusão. Certifique-se de que está a reduzir a duração das tarefas críticas, que têm um maior impacto na data de conclusão do projeto.

Reatribuir trabalho numa tarefa

Quando as pessoas estiverem a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, deixe que o Project distribua tarefas mais uniformemente ao redistribuir as atribuições de recursos.

Adicionar mais pessoas ao projeto

Adicione pessoas para trabalhar em tarefas que estão a adiar a data de conclusão.

Remover pessoas da equipa

Remover pessoas de tarefas é outra forma de cumprir a data de conclusão do projeto. Incluir demasiadas pessoas ou as pessoas erradas numa tarefa pode gerar problemas de comunicação que poderão aumentar a duração da tarefa.

Alterar os dias úteis no calendário do projeto

Pode cumprir a data de conclusão do projeto alterando o calendário dos trabalhadores. Pode adicionar mais dias úteis às agendas das pessoas ou atribuir horas extra.

Fazer uma pergunta no fórum do Project

Exponha as suas perguntas relativas ao Project a especialistas. O fórum do Project em Answers.com possui utilizadores avançados e consultores do Project, sempre prontos a dar respostas.

Comunicar informações do Project

Após alterar a agenda de um utilizador, informe-o sobre essas alterações para que não se percam informações.

Conversar via MI com membros da equipa do projeto através do Lync

Quando surgirem perguntas sobre uma tarefa, paire sobre o nome de uma pessoa e clique em Enviar uma MI para iniciar uma sessão de mensagem instantânea no Lync.

Compreender as concessões ao gerir um projeto

Todos os projetos consomem tempo, dinheiro ou âmbitos. Estes são os fatores com que joga todos os dias para controlar o seu plano do Project. Saiba como trabalhar com estes limites.

Como é que o Project agenda tarefas

À medida que o Project ajusta a sua agenda, é possível que as tarefas se movam inesperadamente. Compreenda como funciona o motor de agendamento avançado do Project.

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