Objetivo de gestão de projetos: Criar uma nova agenda de projeto

Objetivo de gestão de projetos: Criar uma nova agenda de projeto

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Imagem que ilustra duas vistas de um plano de projeto

Após ter completado a reflexão inicial sobre os objetivos do projeto, é hora de criar uma agenda.

Ao começar uma nova agenda, adiciona tarefas e organiza-as de forma eficaz para que a data de conclusão do projeto ocorra o mais rápido possível.

Para consultar mais artigos nesta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações Gerais do Project.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar...

  • Certifique-se de que está a iniciar no local certo.   Se estiver no início do processo de planeamento, poderá não pretender utilizar o Project. Talvez tenha uma lista simples num site do SharePoint, no Excel ou num guardanapo. Partilhe essas ideias com outras pessoas antes de iniciar o Project e colocar uma agenda em conjunto. Saiba mais sobre os estágios iniciais do planejamento do projeto.

  • Certifique-se de que sabe o que é um projeto e o que não é o que se encontra.   Nas primeiras fases da criação de projetos, o seu projeto pode não ter qualquer nitidez ou estar definido de forma demasiado ampla. Eis alguns exemplos para o ajudar a limitar os objetivos do seu projeto.

    Projetos definidos de forma demasiado vaga

    Projetos definidos com maior clareza

    Reduzir custos gerais

    • Projeto para atualizar a fábrica de produção para aumentar a eficiência.

    • Projeto para localizar a fábrica de manutenção mais perto das instalações de produção.

    Reduzir o risco de concorrência

    • Projeto para substituir o software de segurança.

    • Projeto para recrutar especialistas de risco de uma indústria relacionada.

  • Bem, já captou o interesse de todos para a sua grande ideia. E agora?    Inicie o Microsoft Project e comece. Adicione tarefas, organize-as hierarquicamente e configure um calendário de projetos de modo a saber quais são as suas horas de trabalho. Pode também começar a adicionar pessoas, mas normalmente isso é feito mais tarde. Saiba mais sobre adicionar pessoas ao seu projeto.

Passo 1: criar um novo projeto

Criar um novo projeto a partir de um modelo

Baseie um novo projeto num modelo pré-preenchido com tarefas de projetos semelhantes ao seu. Muitos destes modelos foram criados por peritos da indústria para o ajudar a começar.

Criar um novo projeto do zero

Comece com uma folha em branco e, em seguida, preencha-a com tarefas, pessoas e outras informações de agenda.

Abrir um projeto existente

Abra um projeto que já tenha configurado e baseie o seu projeto atual nele.

Abrir um projeto a partir de uma versão anterior

Abra um projeto que criou numa versão anterior do Project.

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Passo 2: adicionar tarefas

Adicionar novas tarefas

Adicione tarefas a uma agenda para segmentar o trabalho em partes possíveis de gerir.

Definir a duração da tarefa

Configure o intervalo de tempo (ou tempo de calendário) que uma tarefa deverá durar. Pode introduzir um número ou simplesmente introduzir um marcador de posição de duração como "TBD" ou "Falar com a Luciana primeiro".

Definir a quantidade de trabalho que as pessoas desempenham nas tarefas

Defina a quantidade de tempo (ou pessoa-horas) para a tarefa ser concluída. Esta é a quantidade de tempo independentemente do número de pessoas a trabalhar na tarefa.

Importar dados do Excel para o Project

Se as suas tarefas já estiverem no Excel, pode copiá-las do Excel para o Project. O Project manterá a formatação e a estrutura organizacional da lista de tarefas.

Adicionar um marco

Marque o fim de porções ou fases principais do seu projeto com marcos para mostrar o progresso em direção a outros materiais a entregar principais.

Desativar uma tarefa em vez de a eliminar

Pode cancelar uma tarefa mas manter um registo da mesma no plano de projeto. Esta é uma maneira útil de testar a forma como alterações pode afetar o seu projeto.

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Passo 3: organizar tarefas

Ligar tarefas num projeto

Ligue duas das tarefas num projeto para mostrar a respetiva relação (também chamada dependência de tarefa). As tarefas ligadas refletem os factos do projeto. Quando uma tarefa é alterada, a outra também o é.

Dividir tarefas em subtarefas e tarefas de resumo

Mostre uma hierarquia de tarefas ao criar um destaque com os botões de Avanço e Diminuir o Avanço.

Dividir uma tarefa

Quando existem interrupções numa tarefa, pode dividi-la em secções para mostrar quando para e começa.

Criar códigos WBS

Utilize código de Estrutura Hierárquica do Trabalho (ou WBS) para destacar tarefas numericamente de modo a que o trabalho corresponda às práticas de contabilidade do seu negócio.

Planeamento descendente

Defina as fases principais e, depois, divide-as em tarefas individuais.

Como são agendadas as tarefas no Project: nos bastidores

Saiba mais sobre a forma como o Project lida com tarefas e as respetivas relações para ajudar a calcular a agenda.

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Passo 4: configurar calendários de projeto

Definir dias úteis para todas as pessoas no projeto

Defina os dias de trabalho padrão para todos no projeto, como de segunda a sexta, das 8:00 às 17:00.

Adicionar feriados e dias de férias

Alterar as agendas de trabalho das pessoas ao adicionar feriados e férias

Criar um calendário para uma só tarefa

Identifique o tempo de trabalho e de descanso como, por exemplo, um processo de computador que é executado autonomamente durante um ciclo de 24 horas com um dia para manutenção.

Como é que o Project utiliza os calendários: nos bastidores

Saiba mais sobre como os calendários de recursos e do projeto funcionam em conjunto para ajudar o Project a calcular a agenda.

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Passo 5: gravar e publicar a agenda

Guardar um projeto

Guarde uma cópia local do seu projeto como um ficheiro MPP.

Guardar e publicar um projeto no Project Web App

Disponibilize o trabalho do seu projeto na Internet para outros utilizadores através do Project Web App

Guardar um ficheiro de projeto como PDF

Guarde um projeto no formato PDF que pode ser visualizado com um leitor de PDF ou numa página Web.

Regressar às Informações Gerais do Project

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