Objetivo da gestão de projetos: comunicar informações do projeto

Comunique com a sua equipa

Comunicar informações do projeto é muitas vezes difícil, quer envolva obter informações de estado da sua equipa ou comunicar o estado do projeto aos executivos.

Saiba quando e como comunicar e comunicar informações do projeto. Caso contrário, é sofrida uma colaboração eficaz e o sucesso do seu projeto poderá estar em risco.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações gerais da gestão de projetos.

Sugestões de gestão de projetos antes de iniciar . . .

Listar os intervenientes Antes de começar um projeto, descubra quem são os intervenientes. Uma forma segura de bloquear um projeto é esquecer um interveniente crítico que tem um impacto go/no go no seu projeto.
Começar um plano de comunicação mais cedo Crie estratégias de comunicação e processos no seu projeto antes do início do projeto. Melhor ainda, fazer com que os processos de comunicação apareçam como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que esta parte crítica da colaboração se torne o compromisso de todos.
Comunicar frequentemente A recolha de informações de estado da tarefa uma vez por semana está prestes a resolver os problemas antes de serem escaladas. Se comunicar com mais frequência do que isso, os membros da equipa poderão deixar de enviar atualizações devido ao tempo extra durante a sua preparação.
Procurar problemas Se tudo parece estar a correr bem porque não ouviste nada negativo, provavelmente estás a caminho de problemas. Até os projetos de melhor execução têm problemas. O teu trabalho é encontrá-los antes que se transformem em problemas maiores.
Utilizar a tecnologia adequada Compreenda as necessidades de comunicação dos membros da equipa e dos intervenientes. Por exemplo, os membros da equipa que reportam o estado da tarefa podem querer utilizar o e-mail ou Project Online, enquanto um executivo pode preferir um gráfico ou tabela dinâmica bem apresentado. Eis uma lista de programas que pode utilizar para ajudar na comunicação.

Aplicação	Vantagens	Desvantagens
Project	Ter ferramentas de apresentação incorporadas para todos os níveis de intervenientes. Compreendeu facilmente as vistas da linha cronológica e do planeador de equipa. Exporta dados para o Excel e o Visio para comunicação de dados complexos.	A sua empresa poderá não utilizar o Project. Os projetos em que a sua empresa trabalha podem ser demasiado pequenos para tirar partido do poderoso software de agendamento.
Project Online	Melhor para comunicação avançada e relatórios de informações de projetos em toda a organização. Pode comparar o estado de vários projetos ou de um portefólio de projetos.	As empresas mais pequenas podem precisar da ajuda de consultores para instalar e utilizar Project Online.
Excel	O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como ANOVA e análise de valores ganhos. Ideal para planeamento antecipado de projetos ou para materiais a entregar de alto nível que podem ser adicionados posteriormente ao Project.	O Excel não dispõe de funcionalidades de agendamento automatizadas para projetos mais complexos.
Word	Ideal durante a fase de iniciação quando precisar de partilhar documentos de planeamento, como orçamentos e materiais a entregar.	Não é ideal para apresentações visuais para intervenientes executivos. Em alternativa, utilize a funcionalidade de relatório do Excel, Visio, PowerPoint ou Project.
SharePoint	Oferece funcionalidades de sincronização sem o Project Server. Uma alteração numa lista de tarefas será refletida na outra.	Dispendioso para implementar em toda a empresa. Se não tiver os recursos da empresa para instalar o SharePoint, pode utilizar o Microsoft 365 com o SharePoint online.
PowerPoint	Ideal para apresentações com impacto para intervenientes executivos.	Os analistas e engenheiros podem querer gráficos mais detalhados para análises orçamentais complexas.
Visio	Ideal durante as fases iniciais de um projeto em que precisa de comunicar processos empresariais e de fabrico com gráficos de fluxo ou outros diagramas.	Pode apresentar demasiadas informações para uma audiência executiva. Em alternativa, utilize as próprias funcionalidades de relatórios do Project.
Microsoft Teams	Ideal para equipas em diferentes localizações. Pode partilhar informações do projeto com mensagens instantâneas, voz, vídeo ou durante reuniões online.	Pode exigir a implementação de um departamento de TI.

Comunicar informações do projeto

Verificar as atualizações de estado do Project Online	Se a sua equipa estiver a utilizar Project Online, transfira as atualizações do estado da tarefa a partir do servidor antes de comunicar com a sua equipa sobre o progresso do projeto.
Controlar o progresso da sua agenda, de uma forma simples a uma mais complexa	Existem formas simples de controlar o progresso e existem formas mais complexas. Descubra como funciona melhor para o seu projeto e para a sua equipa.
Comunicar informações de valor ganho	Capturar informações de valor ganho é um passo mais avançado, mas muito poderoso, para descobrir o bom e o mau desempenho do projeto. Os factos de alto nível que adquire a partir disto são o que os intervenientes querem ver.
Criar um relatório de projeto	Com o Project, pode criar e personalizar relatórios gráficos marcantes dos dados do projeto que pretender, sem utilizar qualquer outro software. À medida que trabalha no projeto, os relatórios mudam para refletir as informações mais recentes— não são necessárias atualizações manuais!
Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint	Os membros da equipa podem ver a agenda e atualizar o respetivo trabalho no SharePoint e verá as alterações no Project. E vice-versa.
Utilizar o Microsoft 365	Comunique as informações do projeto com Microsoft 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar.
Publicar alterações de tarefas no servidor	Quando efetuar alterações às tarefas, publique essas alterações no Project Online para que todas as pessoas tenham as informações certas para continuar o seu trabalho.
Comunicar com o Microsoft Teams	Se as pessoas não puderem ir a uma reunião, utilize o Teams para partilhar informações do projeto. Partilhe diapositivos do PowerPoint, folhas do Excel ou um bloco de notas do OneNote para partilhar planos de projeto. Pessoas podem participar em reuniões online no respetivo escritório, em casa ou utilizando o respetivo dispositivo móvel.

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