Objetivo da gestão de projetos: comunicar informações do projeto

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Comunique com a sua equipa

A comunicação de informações do projeto é geralmente difícil, quer envolva obter informações de estado da sua equipa ou comunicar o estado do projeto aos executivos.

Saiba como e como comunicar e denunciar informações do projeto. Caso contrário, a colaboração efetiva sofre e o sucesso do seu projeto poderá estar em risco.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações gerais da gestão de projetos.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar . . .

  • Listar os seus stakeholders    Antes de começar um projeto, descubra quem são os seus stakeholders. Uma forma segura de um projeto para o Stall é esquecer de um interessado crítico que tenha impacto sobre o seu projeto.

  • Obter um plano de comunicação a partir do início    Projete estratégias e processos de comunicação para o seu projeto antes de o projeto começar. Ainda melhor, os processos de comunicação são apresentados como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto, para que esta parte crucial da colaboração se transforme no compromisso de todos.

  • Comunicar com frequência    Recolher informações de estado da tarefa uma vez por semana é sobre o direito de ter problemas com o mesmo. Se comunicar com mais frequência do que isto, os membros da equipa poderão deixar de enviar atualizações devido ao tempo adicional em que as preparar.

  • Procurar problemas    Se parece que tudo parece estar em bom lugar porque não ouviu nada de negativo, é provável que esteja a deparar-se com problemas. Mesmo os projetos de melhor execução têm problemas. A sua tarefa é encontrá-las antes de serem aumentadas em problemas maiores.

  • Utilizar a tecnologia adequada    Compreenda o seu membro de equipa e as necessidades de comunicação dos stakeholders. Por exemplo, os membros da equipa que reportam o estado da tarefa podem querer utilizar o e-mail ou o Project online, enquanto um executivo pode preferir um gráfico bem apresentado ou uma tabela dinâmica. Segue-se uma lista de programas que pode utilizar para ajudar na comunicação.

Aplicação

Vantagens

Desvantagens

Project

  • Tem ferramentas de apresentação incorporadas para todos os níveis de stakeholders.

  • Entendeu facilmente as vistas de linha cronológica e do Planner do teams.

  • Exporta dados para o Excel e para o Visio para comunicação de dados complexos.

  • A sua empresa poderá não utilizar o Project.

  • Os projetos em que a sua empresa trabalha pode ser demasiado pequeno para usufruir de um software de agendamento potente.

Project Online

  • O melhor para comunicação avançada e informações do projeto em toda a organização.

  • Pode comparar o estado de múltiplos projetos ou de um portfólio de projetos.

  • As empresas mais pequenas poderão necessitar da ajuda dos consultores para instalar e utilizar o Project online.

Excel

  • O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como a análise de valores ANOVA e ganho.

  • Ideal para o planejamento inicial de projetos ou para materiais a entregar de alto nível que possam ser adicionados ao Project mais tarde.

  • O Excel não dispõe de funcionalidades de agendamento automatizadas para projetos mais complexos.

Word

  • É ideal durante a fase de iniciação quando precisa de partilhar documentos de planeamento como orçamentos e materiais a entregar.

  • Não é ideal para apresentações visuais para stakeholders executivos. Em alternativa, utilize a funcionalidade de relatório do Excel, Visio, PowerPoint ou Project.

SharePoint

  • Oferece funcionalidades de sincronização sem o Project Server. Uma alteração numa lista de tarefas será refletida no outro.

PowerPoint

  • Ideal para apresentações de impacto para os stakeholders executivos.

  • Os anAlistas e engenheiros poderão querer gráficos mais detalhados para uma análise orçamental complexa.

Visio

  • Poderá apresentar muitas informações para um público executivo. Em alternativa, utilize as funcionalidades de elaboração de relatórios do projeto.

Microsoft Teams

  • Ideal para o Teams em diferentes localizações. Pode partilhar informações do projeto com mensagens instantâneas, voz, vídeo ou durante reuniões online.

  • Poderá necessitar de um departamento de ti para implementar.

Comunicar informações do projeto

Verificar as atualizações de estado do Project online

Se a sua equipa utilizar o Project online, transfira as atualizações de estado da tarefa a partir do servidor antes de comunicar com a sua equipa sobre o progresso do projeto.

Controlar o progresso da sua agenda, de uma forma simples a uma mais complexa

Existem formas simples de controlar o progresso e existem formas mais complexas. Descubra como funciona melhor para o seu projeto e para a sua equipa.

Comunicar informações de valor ganho

Capturar as informações do valor ganho é um passo mais avançado, mas muito potente, para descobrir o desempenho do projeto e bom e ruim. Os fatos de alto nível que adquire a partir desta é o que os seus stakeholders querem ver.

Criar um relatório de projeto

Com o Project, pode criar e personalizar relatórios gráficos surpreendentes dos dados de projeto que pretende, sem utilizar qualquer outro software. À medida que trabalha no projeto, os relatórios são alterados de forma a refletir as informações mais recentes, não são necessárias atualizações manuais!

Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint

Os membros da equipa podem ver a agenda e atualizar o trabalho no SharePoint e verá as alterações no Project. E vice-versa.

Utilizar o Office 365

Comunicar informações do projeto através do Office 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar.

Publicar alterações de tarefas no servidor

Ao efetuar alterações às tarefas, publique essas alterações no Project online para que todos tenham as informações corretas para continuar o seu trabalho.

Comunicar com o Microsoft Teams

Se as pessoas não conseguirem vir para uma reunião, utilize o Teams para partilhar informações do projeto. Partilhe diapositivos do PowerPoint, folhas do Excel ou um bloco de notas do OneNote para partilhar planos de projeto. As pessoas podem participar em reuniões online no escritório, em casa ou através do seu dispositivo móvel.

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