Objectivo: Definir fases e tarefas

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Depois de compreender o trabalho envolvido no seu projeto, está pronto para criar uma lista de tarefas no Microsoft Office Project 2007. A lista de tarefas é o coração de um projeto — uma lista de tarefas incompletas ou mal planeada seriamente pode dificultar o progresso do seu projeto. Organizar tarefas em marcos e fases oferece-estrutura ao projeto e torna mais fácil para avaliar o progresso.

A organização da sua lista de tarefas é fundamental para o sucesso do projeto, se o projeto tiver milhares de passos que abrangem anos e utilizar métodos de gestão do projeto padrão ou alguns passos que abrangem um mês e utilizar gestão de projetos ágil métodos.

Sugestão: Este artigo faz parte de uma série de artigos dentro O mapa de projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gestão do projeto. Chamamos estas actividades "objetivos" uma vez que estes sites estão organizados em torno o ciclo de vida de gestão de projetos: criar um plano, controlar e gerir um projeto e fechar um projecto.

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Trabalhador da construção civil sentado numa viga

número 1 Definir tarefas do projecto     Na sua essência, um projeto é um conjunto de tarefas. Cada tarefa representa uma parte do trabalho que têm de ser efetuado para completar o projeto. 

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Uma tarefa corretamente definida é um valor que tem um início limpar e final, para que o Gestor de projetos pode facilmente determinar quando a tarefa está concluída.

Tenha em atenção o seguinte quando executar as tarefas:

  • Para fins práticos, as tarefas devem ter pelo menos um dia de tempo. Em projetos a longo prazo, as tarefas são que possam ter mais longa durações. Em projetos curto prazo, eles tendem para ter mais curtas.

  • Em geral, é uma boa ideia para introduzir tarefas pela ordem em que o que esperar trabalho para começar a nos mesmos. No entanto, alguns projectos precisem de agrupar tarefas semelhantes em conjunto ou agrupar tarefas por tipo de recurso que irá trabalhar nos mesmos. Desta forma, criar fases para o seu projeto.

    Se a sua organização vistas tradicionais trabalho em determinadas categorias, pode agrupar o trabalho nestas categorias. Tenha em atenção que se agrupar tarefas, não será possível destacá-las mais tarde, porque o agrupamento de tarefas constitui outro tipo de destaques.

  • A estrutura da sua lista de tarefas determina o nível de detalhe para o seu plano de projeto. Se listar apenas as fases do projeto e cada fase abranger um período de tempo grande, o seu plano será uma vista de alto nível do projeto. Se listar mesmo os menor partes do trabalho, o seu plano será extremamente detalhado. A maior parte das vezes, pretende obter um equilíbrio entre estes dois extremos.

    Uma forma para ajudar a decidir o nível de detalhe para a lista de tarefas é a ter em consideração refletir como pretende controlar o projeto:

    • Se listar cada parte do trabalho que têm de ser efetuado, no entanto secundárias, precisa de controlar cada uma das seguintes tarefas e introduzir o progresso nos mesmos, provavelmente, pelo menos, uma vez por cada dia. Em seguida, souber quando o mesmo o menor item de trabalho é um pouco atrasado.

      Se a sua organização preferir interromper trabalho à volta de uma série de longa mês de tarefas, está a ter mais detalhados tarefas poderá fazer sentido. Por vezes, uma endereço mais curta série de tarefas, tais como com a abordagem ágil ao projeto gestão, pode disponibilizar um projeto mais responder às alterações âmbito ou recursos.

    • Se a lista e controlar apenas as fases do seu projeto, não é necessário atualizar o projeto muito frequentemente. Em seguida, saberá quando trabalho está em execução atrasada até a fase está acima.

  • Considere como crítico o projeto, com que frequência pode passíveis de serem obtenha e introduza actualizações de tarefas e o nível de tarefas que precisa para controlar para manter um projeto a partir do bom progresso.

Número 3 Introduzir uma tarefa num projeto     Adicione tarefas periódicas e tarefas que ocorrem apenas uma vez. 

Número 4 Criar fases e subfases num projeto    Organize o seu projeto ao agrupar tarefas relacionadas que execute os passos principais num projeto. 

Número 5 Criar um marco     Os marcos permitem-lhe criar pontos de referência que marcam os principais eventos num projeto. Os marcos são utilizados para monitorizar o progresso do projeto. 

Número 2 Importar tarefas para um projeto     Importar tarefas se já tiver as informações da lista de tarefas armazenadas na outra localização. 

Clique em todas as ações seguintes aplicáveis:

  • Ligar ou incorporar dados do Excel no Project como uma forma simples de adicionar tarefas ao projeto que estão ligadas dinamicamente para o Microsoft Office Excel.

  • Importar dados a partir de outro formato de ficheiro para o seu projeto. Pode importar dados de tarefas a partir de uma folha de cálculo do Excel, uma base de dados ou um ficheiro de texto e, em seguida, mapear os dados para campos correspondentes no Project 2007. Também pode importar ficheiros de formato de texto delimitado por tabulações e separados por vírgulas valores no seu ficheiro de projeto.

  • Importar uma lista de tarefas do Outlook para o Project se manter uma lista de tarefas no Microsoft Office Outlook e que pretende copiar a lista para o plano de projecto.

Número 6 Adicionar informação de suporte sobre uma tarefa     Adicione mais informações em forma de notas, documentos e ligações para páginas Web. 

Clique em todas as ações seguintes aplicáveis:

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