Microsoft Teams e e-mail, vivendo em harmonia
Um guia de produtividade repleto de sugestões e truques para utilizar o Microsoft Teams, desde as pessoas que criam e utilizam o Teams no seu trabalho, todos os dias.
O Teams altera a sua relação com o e-mail. Quando o seu grupo inteiro estiver a trabalhar no Teams, isso significa que todos irão receber menos e-mails. Também irá despender menos tempo na sua caixa de entrada, porque utilizará o Teams para mais conversações.
No entanto, continuará a utilizar o e-mail (até porque precisa) para algumas coisas. Este equilíbrio dependerá da frequência com que interage com pessoas que não estão a utilizar o Teams e das suas próprias preferências. (Temos alguns colegas que só consultam o e-mail uma vez por dia e outros que o mantêm aberto todo o dia em paralelo com o Teams.) A maioria das pessoas precisa do Teams e do e-mail para realizar as suas tarefas.
Eis algumas coisas que gostamos de fazer:
1. Utilize conversas e canais no Teams para o trabalho diário com os seus colegas mais próximos.
A troca diária de mensagens funciona melhor no Teams. As conversas e os canais existem para debater a logística dos eventos, avaliar os prós e os contras das novas funcionalidades e enviar atualizações sobre o nosso progresso.
Com estes tipos de mensagens fora das nossas caixas de entrada, o volume e os tipos de atividades de e-mail que executamos alteraram-se (consulte as secções seguintes para mais informações sobre este tópico).
Para manter um registo das conversas em curso, atribua um nome e afixe as suas conversas de grupo.
2. Decida onde pretende responder aos convites de reunião.
Alguns de nós gostam de analisar os pedidos de reunião em estilo de fila no Outlook. Outras pessoas gostam de fazê-lo a partir da área de Calendário do Teams. Qualquer uma das opções é boa - escolha a que é mais conveniente para si.
Continuará a utilizar o e-mail (até porque precisa) para algumas coisas. Este equilíbrio dependerá da frequência com que interage com pessoas que não estão a utilizar o Teams e das suas próprias preferências.
3. Fique de olho no e-mail para anúncios de caráter geral e newsletters.
Normalmente os anúncios formais para toda a empresa são enviados por e-mail - coisas como alterações numa divisão, o início da nossa campanha de beneficência, uma mensagem do Satya Nadella, uma newsletter do Suporte ao Cliente, etc. Estes são geralmente formatados de forma cuidada e destinam-se a um grande número de pessoas. Ficamos de olho nos nossos e-mails em relação a este tipo de coisas. Por vezes, os nossos colegas reencaminham estes tipos de e-mail para um dos nossos canais para terem a certeza de que chegam àquelas pessoas que raramente abrem o e-mail.
Veja este vídeo para saber como reencaminhar e-mails importantes para os canais.
4. Selecione pessoas externas para adicionar ao Teams como convidados.
Se tivermos um projeto em que estamos a trabalhar com pessoas externas à Microsoft, podemos criar uma equipa específica para o projeto no Teams e, em seguida, convidar esses colegas externos como convidados. Isto permite-nos fazer comunicações sobre o projeto da forma que mais gostamos no Teams e manter as notificações sobre o projeto diretamente no Teams. Uma vez que é aí que estamos a monitorizar todos os nossos outros projetos, é mais provável que vejamos conversas e ficheiros importantes atempadamente.
No caso dos colegas externos com os quais trabalhamos apenas ocasionalmente, o e-mail funciona bem.
Tem curiosidade em saber como adicionar alguém com convidado? Consulte Adicionar convidados a uma equipa.
Próximo: Organizar as suas notificações
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