O que o Outlook não faz

Já aconteceu a todos: de repente o computador não lhe permite fazer algo que é (sempre) crítico para a sua tarefa. Pensa numa explicação durante alguns segundos e depois olha para o monitor com ar carrancudo e pergunta em tom acusador "Porque é que não posso fazer isso?"

Na maioria das vezes, a origem do problema é um engano nos procedimentos. No entanto, por vezes, não pode fazer o que precisa porque, simplesmente, não há volta a dar.

O Outlook pode fazer bastantes coisas. Há pessoas que regem as suas vidas com o Outlook, utilizando as suas capacidades de comunicação e agendamento em quase todos os aspetos das suas vidas. Mas há algumas coisas que o Outlook não consegue fazer. Por vezes, é intencional. Outras vezes, é algo que os programadores e planeadores geralmente empenhados do Outlook não anteciparam. Não há muitas situações deste tipo mas vamos ver algumas.

Reuniões

Porque o Outlook se foca na estrutura e organização, espera determinados comportamentos por parte dos participantes e organizadores de reuniões.

  • O papel de organizador não é transferível.

    Quando alguém organiza uma reunião periódica, essa pessoa é a organizadora até todas as instâncias da reunião periódica terem terminado. Ninguém pode ficar com o papel de organizador da reunião se o organizador original não poder participar na mesma. A única solução é eliminar a reunião original e pedir ao novo organizador da reunião que envie convites.

  • A reunião permanece no calendário do organizador.

    Não é possível eliminar a reunião do calendário do organizador, mesmo que este não possa participar na mesma, já que é o único que pode fazer alterações às informações da reunião (por exemplo: localização, hora de início, participantes obrigatórios e opcionais, etc.).

  • As reuniões que recusa deixam de existir.

    Ao recusar uma reunião, esta desaparece do seu calendário. Caso não planeie participar numa reunião mas ainda a quiser ver no seu calendário, clique em Tentativa para manter a reunião no seu calendário sem marcar o horário como Ocupado.

Vistas e Pastas

Pode personalizar muitas partes do Outlook, mas há algumas áreas em que não pode mexer.

  • As vistas de calendário no painel de itens pendentes e na vista de pré-visualização mostram itens do calendário apenas para o dia selecionado.

    Clique noutro dia para ver os itens desse dia. Para ver mais do que um dia de cada vez use a vista de Calendário completo.

  • Cada pasta tem a sua própria vista.

    Pode alterar a vista de cada pasta: a sua pasta A receber pode ser diferente da pasta Itens Enviados ou de pastas pessoais. No entanto, apenas pode alterar a vista de uma pasta de cada vez - não pode aplicar alterações a várias pastas ao mesmo tempo.

  • O tipo de letra do Painel de Pastas é fixo.

    O estilo, tamanho e cor da Lista de Pastas no Painel de Pastas não pode ser alterado.

Grupos de contactos e e-mail

O forte do Outlook é o e-mail mas há sempre hipótese de melhorar.

  • Os grupos de contactos originam nos Contactos.

    Seria útil adicionar um remetente de e-mail diretamente a um grupo de contactos como, por exemplo, alguém que responda a uma oferta de uma newsletter por e-mail. Contudo, o Outlook cria grupos de contactos apenas a partir de contactos existentes, pelo que primeiro precisa de adicionar o remetente aos seus contactos. Se preferir não misturar contactos, crie uma pasta na sua pasta Contactos apenas para os remetentes que pretende adicionar aos Grupos de Contactos.

  • Os Contactos são individuais.

    Seria útil poder adicionar remetentes em grupo aos Contactos, mas tal não é possível. Só é possível adicionar os remetentes de e-mail aos Contactos um de cada vez.

  • Cada mensagem é enviada apenas uma vez.

    Poderá querer configurar uma mensagem periódica automática: por exemplo, para enviar um lembrete mensal sobre o prazo de um relatório. O Outlook não o pode fazer.

Compreendemos a sua frustração

Compreendemos a frustração que estas situações poderão causar e agradecemos e valorizamos as suas opiniões (e queixas). Ao partilhá-las connosco, permite-nos avaliá-las e possivelmente aplicá-las em versões futuras do Outlook. Entretanto, esperamos que este artigo o ajude a evitar frustração futura.

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