O que é um site de centro de documentos?

O que é um site de centro de documentos?

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SharePoint oferece uma experiência de rich de dimensionáveis, funcionalidade para gestão de conteúdo. Se tiver um grande volume de ficheiros para gerir, considere utilizar um modelo de site do Centro de documentos. Este modelo está optimizado para gestão de documentos em grande escala. Poupar tempo e de ajuda que pode ser mais eficiente. Conjuntos de documentos de versões, IDs de documento, a navegação de metadados, e tipos de conteúdo são incluídos com o modelo.

Um site do Centro de Documentos funciona em ambos os seguintes cenários:

  • Ambiente de criação    Num ambiente de criação do Centro de Documentos, os utilizadores criam e editam milhares de documentos ou elementos de multimédia que estão armazenados num repositório central.

  • Arquivo de conteúdos    Num arquivo de conteúdos, como, por exemplo, uma base de dados de conhecimento, os utilizadores armazenam ou visualizam documentos.

Este artigo mostra-lhe sobre as funcionalidades num modelo de site do Centro de documentos.

Para criar um centro de documentos, consulte o artigo utilizar modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint

O que há num site do Centro de Documentos?

O modelo de site do Centro de documentos contém funcionalidades que tornam mais fácil e eficiente para criar e gerir grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário do site pode adicionar cada uma destas funcionalidades em separado. O modelo de site do Centro de documentos permite automaticamente as funcionalidades de gestão de documentos recomendados. As secções seguintes descrevem brevemente estas funcionalidades.

Pode utilizar um site de centro de documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo. Num ambiente de criação de conteúdos, os utilizadores frequentemente verificar e reduzir os ficheiros e criar estruturas de pastas para os ficheiros. Controlo de versões está ativado, e versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, fluxos de trabalho podem controlar ciclos de vida do documento.

Em contrapartida, criação muito pequeno surge num arquivo de conteúdo. Os utilizadores só vista ou carregar documentos. O modelo de site do Centro de documentos suporta a criação de um tipo de arquivo de conteúdos denominado arquivos de base de dados de conhecimento. Normalmente, a bases de dados de conhecimento contêm única versões de documentos e um site pode dimensionar para milhões de ficheiros. Num cenário de típico, tal como um centro de suporte técnico para uma organização grande, milhares das pessoas podem aceder ao conteúdo, principalmente a lê-la. Apenas algumas seriam carregar novo conteúdo para o site.

Os itens seguintes descrevem algumas funcionalidades do SharePoint que pode incluir num site do Centro de documentos. Para além destas capacidades, algumas organizações personalizar o aspeto e a navegação de um centro de documentos. Algumas adicionar peças Web personalizadas.

Os metadados geridos são um sistema que atribui determinados termos a documentos do SharePoint. Em seguida, pode utilizar esses termos para classificar os documentos. Pode também utilizar os metadados para criar uma poderosa ferramenta de navegação para utilizadores, o que os pode ajudar a encontrar o que pretendem de forma rápida.

Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tiver uma base de dados de conhecimento que contém artigos ajudam as pessoas a resolução de problemas com os produtos. Poderá criar termos de metadados que permitem aos utilizadores filtrar informações por produto, por tipo de problema ou outras propriedades.

Num site do Centro de documentos, cada porção de conteúdo obtém um ID exclusivo que não está relacionado com a localização do documento, como uma ligação de URL. Isto significa que se mover ou mudar o nome do documento, o ID se mantém o mesmo. Pode utilizar o ID para criar uma ligação permanente do documento e minimizar ligações quebradas.

As versões automaticamente estão activadas num site do Centro de documentos. Isto significa que tem automaticamente um histórico de todas as versões de um ficheiro. Processo de rever um documento, por exemplo, isto significa que tem um registo de todas as atualizações que foram introduzidas durante o ciclo de revisão. Pode controlar atualizações, contacte a resposta e assim sucessivamente. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, pode revertê-lo rapidamente para a versão de condições de conhecida última.

Um tipo de conteúdo é um tipo de conteúdo juntamente com um grupo de definições para o conteúdo específico. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, recebe automaticamente todas as definições adequadas para esse tipo de conteúdo. Um centro de documentos, poderá ter uma coleção de tipos de conteúdo – diferentes tipos de documentos, vídeo, modelos e assim sucessivamente.

O organizador de conteúdo não está incluído automaticamente num site do Centro de documentos, no entanto, vários utilizadores adicioná-lo. O organizador de conteúdo é uma funcionalidade do SharePoint que permite-lhe gerir a organização global e a estrutura de itens. Ao utilizar metadados ou tipos de conteúdo, o organizador de conteúdo pode direcionar automaticamente documentos e outros itens para localizações específicas. Por exemplo, de uma base de dados de conhecimento, poderá ter o organizador de conteúdo direcionar automaticamente todas as submissões novas para uma biblioteca de especial recolhe artigos para um produto específico.

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