Normalizar os dados utilizando a Análise de Tabelas

Normalizar os dados utilizando a Análise de Tabelas

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Quando importa dados, por vezes os dados de origem não estão corretamente divididos em tabelas relacionadas. Para tirar o máximo partido do Access, os dados têm de ser normalizados – separados em diferentes tabelas, cada uma com um tema, relacionadas entre si por elementos chave de informação. A Análise de Tabelas pode ajudá-lo nesta tarefa crucial: no friso, clique em Ferramentas de Base de Dados e, em seguida, no grupo Analisar, clique em Analisar Tabela. Abre-se então um assistente, que o guiará ao longo do processo.

Nota: As informações neste tópico aplica-se apenas a um Microsoft Access ambiente de trabalho base de dados (. mdb ou. accdb).

Duas tabelas criadas a partir de uma tabela e a consulta que relaciona os dados

1. tabela original

2. tabelas criadas pela análise de tabelas

3. consulta criada pela análise de tabelas

4. lista de pesquisa

Se a Base de dados do Microsoft Access contém uma tabela com informação repetida num ou mais campos, utilize a Análise de Tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas, para que possa armazenar os dados de forma mais eficiente e segura. Este processo chama-se normalização.

A Análise de Tabelas divide uma tabela que contém informações repetidas em tabelas separadas, em que cada tipo de informação é armazenado apenas uma vez. Isto torna a base de dados mais eficiente e fácil de atualizar e reduz o seu tamanho. Depois de o assistente dividir os dados, pode continuar a ver e trabalhar com os dados num só local, criando uma consulta através do assistente.

Pode utilizar a consulta para atualizar os dados de mais do que uma tabela ao mesmo tempo. A consulta também apresenta funções que poupam tempo para aumentar a precisão dos seus dados.

  • Se alterar um campo que se repete na consulta, todos os registos com esse valor são automaticamente atualizados, uma vez que, na realidade, está a atualizar apenas um campo na tabela subjacente da consulta.

  • A consulta herda campos de Pesquisa das novas tabelas, que lhe permitem alterar os valores dos campos selecionando valores numa lista, em vez de ter de escrever corretamente o valor. A lista de Pesquisa procura valores na tabela subjacente. Quando o mesmo valor se aplica a mais do que um registo, pode assegurar precisão e consistência selecionando sempre esse valor da lista.

  • Formulários e relatórios que estavam anteriormente baseados na tabela original serão automaticamente baseados na consulta agora, porque o assistente atribui-lhe o nome original da tabela para a consulta e muda o nome da tabela.

  • Os formulários e relatórios existentes baseados na consulta herdam as atualizações automáticas dos campos. Os novos formulários e relatórios também herdam as listas de Pesquisa.

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