Mover dados do Excel para o Access

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Este artigo mostra-lhe como mover os seus dados a partir do Excel para o Access e converter os seus dados relacionais tabelas para que possa utilizar o Microsoft Excel e acesso em conjunto. Para resumir, é melhor para capturar, armazenar, consultar e partilhar dados do Access e o Excel é melhor para calcular, analisar e visualizar dados.

Debater dois artigos, utilizar o Access ou o Excel para gerir os seus dados e os primeiros 10 razões para utilizar o Access com o Excel, o programa que é mais adequado para uma tarefa específica e como utilizar o Excel e o Access em conjunto para criar uma solução prática.

Quando mover dados do Excel para o Access, existem três passos básicos para o processo.

três passos básicos

Nota: Para obter informações sobre as relações no Access e modelação de dados, consulte o artigo princípios básicos da estrutura de base de dados.

Passo 1: Importar dados a partir do Excel para o Access

A importação de dados é uma operação que pode decorrer muitas se pode demorar algum tempo para preparar e limpar os seus dados. A importação de dados é como mover para um novo local. Se limpar e organizar o seu possessões antes das mover, liquidação para o seu novo local é mais fácil.

Limpar os seus dados antes de importar

Antes de importar dados para o Access, no Excel é uma boa ideia:

  • Converta células que contêm dados que não sejam Atómica (ou seja, vários valores numa célula) várias colunas. Por exemplo, uma célula numa coluna "Aptidões" que contém vários valores de competências, tal como "C# programação," "Programação de VBA" e "Design para a Web" devem ser divididos para separar colunas que contenha cada valor de competências apenas uma.

  • Utilize o comando Compactar para remover espaços à esquerda, à direita e vários espaços incorporados.

  • Remova os carateres não imprimíveis.

  • Localizar e corrigir erros de ortografia e a pontuação.

  • Remova linhas duplicadas ou campos duplicados.

  • Certifique-se de que as colunas de dados não contêm mistos formatos, especialmente os números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos de ajuda do Excel:

Nota: Se os dados limpeza necessidades são complexos, ou não tiver o tempo ou recursos para automatizar o processo sozinho, poderá considerar a utilização de um fornecedor de terceiros. Para obter mais informações, procure "software de limpeza de dados" ou "qualidade dos dados" ao seu motor de busca favorito no seu browser.

Escolher o melhor tipo de dados ao importar

Durante a operação de importação no Access, que pretende fazer escolhas boas para que possa receber alguns (se existir) erros de conversão que irão necessitar intervenção manual. A tabela seguinte resume como formatos de número do Excel e tipos de dados do Access são convertidas em ao importar dados a partir do Excel para o Access e fornece algumas sugestões sobre os tipos de dados melhor a selecionar no Assistente de importação de folha de cálculo.

Formato de número do Excel

Tipo de dados do Access

Comentários

Melhores práticas

Texto

Texto, Memo

O tipo de dados do Access texto armazena dados alfanuméricos, até 255 carateres. O tipo de dados memorando Access armazena dados alfanuméricos, até 65.535 carateres.

Selecione Memorando para evitar truncar quaisquer dados.

Número, percentagem, fração, científica

Número

Access tem um tipo de dados número varia com base numa propriedade de tamanho de campo (Byte, o número inteiro, o número inteiro longo, única, duplo, Decimal).

Selecione duplo para evitar erros de conversão de dados.

Data

Data

Access e o Excel ambos utilizam o mesmo número de série de data para armazenar datas. No Access, o intervalo de datas é maior: de -657.434 (1 de Janeiro de 100 D.C.) a 2.958.465 (31 de Dezembro de 9999 D.C.).

Porque o Access não reconhece o sistema de datas 1904 (utilizado no Excel para Macintosh), tem de converter as datas no Excel ou do Access para evitar a ambiguidade.

Para mais informações, consulte alterar o sistema de datas, formato ou interpretação ano de dois dígitos e Importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Escolha data.

Hora

Hora

Access e o Excel ambos armazenam valores de hora utilizando o mesmo tipo de dados.

Selecione a hora, que é normalmente, a predefinição.

Moeda, contabilidade

Moeda

No Access, o tipo de dados de moeda armazena os dados como números de 8 bytes com precisão quatro casas decimais e é utilizado para armazenar dados financeiros e impedir que arredondamento de valores.

Selecione moeda, que é normalmente, a predefinição.

Booleano

Sim/Não

Aceder a utilizações -1 para todos os valores de Sim e 0 para sem valores, Considerando que o Excel utiliza 1 para valores todos os TRUE e 0 para todos os valores FALSE.

Selecione Sim/não, que converte automaticamente valores subjacentes.

Hiperligação

Hiperligação

Uma hiperligação no Excel e o Access contém um endereço de URL ou Web que pode clicar e seguir.

Selecione a hiperligação, caso contrário acesso poderá utilizar o tipo de dados de texto por predefinição.

Assim que estiverem os dados no Access, pode eliminar os dados do Excel. Não se esqueça de livro do Excel original pela primeira vez eliminá-la antes de cópia de segurança.

Para obter mais informações, consulte o tópico de ajuda do Access Importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Acrescentar automaticamente dados a forma mais fácil

Tem um comuns utilizadores do Excel problema é acrescentar dados com as mesmas colunas para uma folha de cálculo grande. Por exemplo, poderá ter um solução que começou no Excel, mas agora cresceu para incluir ficheiros a partir de vários grupos de trabalho e departamentos de controlo de ativos. Estes dados podem ser diferentes folhas de cálculo e livros ou em ficheiros de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não existe nenhuma comando de interface de utilizador ou de uma forma fácil de acrescentar dados semelhantes no Excel.

É a melhor solução utilizar o Access, onde pode facilmente importar e acrescentar dados numa tabela utilizando o Assistente de importação de folha de cálculo. Além disso, pode acrescentar muitos dados numa tabela. Pode guardar as operações de importação, adicioná-los como tarefas agendadas do Microsoft Outlook e até mesmo utilizar macros para automatizar o processo.

Passo 2: Normalizar os dados utilizando o Assistente de análise de tabela

Primeira vista, percorrendo o processo de normalização os seus dados parecer uma tarefa complicada. Felizmente, normalizar tabelas no Access é um processo que é muito mais fácil, obrigado para o Assistente de análise de tabela.

o assistente de análise de tabelas

1. Arraste colunas selecionadas para uma nova tabela e automaticamente criar relações

2. utilizar comandos de botão para mudar o nome de uma tabela, adicione uma chave primária, efetuar uma chave primária de uma coluna existente e anular a última ação

Pode utilizar este assistente para fazer o seguinte:

  • Converter uma tabela num conjunto de tabelas mais pequenos e criar automaticamente uma relação chave primárias e externas entre as tabelas.

  • Adicionar uma chave primária a um campo existente que contém valores exclusivos ou crie um novo campo ID que utiliza o tipo de dados Numeração automática.

  • Crie automaticamente relações para impor integridade referencial com as atualizações em cascata. Eliminações em cascata não são automaticamente adicionadas para impedir que acidentalmente eliminação de dados, mas pode adicionar facilmente eliminações em cascata mais tarde.

  • Procurar novas tabelas para os dados redundantes ou duplicados (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferente) e actualizar esta conforme pretender.

  • Criar uma cópia de segurança a tabela original e mude o nome para por acrescentá "_OLD" ao respetivo nome. Em seguida, criar uma consulta que Reconstrói a tabela original com o nome da tabela original para que qualquer formulários ou relatórios com base na tabela original existentes funcionam com a nova estrutura da tabela.

Para mais informações, consulte o artigo normalizar os dados utilizando a análise de tabelas.

Passo 3: Ligar aos dados do Access a partir do Excel

Depois de tem sido normalizar os dados no Access e uma consulta ou tabela foi criada que Reconstrói os dados originais, é tão simples como ligar a dados do Access a partir do Excel. Os seus dados estão agora disponível no Access como origem de dados externa e para que podem ser ligados ao livro através de uma ligação de dados, que é um contentor de informações que são utilizados para localizar, inicie sessão no e aceder à origem de dados externos. Informações de ligação são armazenadas no livro e também podem ser armazenadas num ficheiro de ligação, tal como um ficheiro de ligação de dados do Office (ODC) (extensão de nome de ficheiro. odc) ou um ficheiro do nome da origem de dados (extensão. DSN). Depois de se ligar a dados externos, pode também automaticamente atualizar (ou atualizar) livro do Excel a partir do Access sempre que os dados são atualizados no Access.

Para mais informações, consulte o artigo Descrição geral da ligação (importação) de dados.

Preparar os dados para o Access

Esta secção explica as seguintes fases do normalizar os seus dados: força valores nas colunas representante de vendas e endereço para os respetivos mais atómica peças, separar relacionados com assuntos para os seus próprios tabelas, copiar e colar nessas tabelas a partir do Excel para Access, criar relações de chave entre o recentemente criado tabelas do Access, criar e executar uma consulta simple no Access para devolver informações.

Dados de exemplo no formulário que não sejam normalizar

Folha de cálculo seguinte contém valores que não sejam Atómica na coluna Vendedor e a coluna de endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Esta folha de cálculo também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e encomendas. Esta informação também deve ser dividida além disso, por assunto, em tabelas separadas.

Vendedor

ID da Encomenda

Data da encomenda

ID do Produto

Qtd do

Preço

Nome do cliente

Endereço

Telefone

Lista horizontal, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Café Quatro

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Lista horizontal, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Café Quatro

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Henriques, Jaime

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard guardar Belavista, WA 98227

425-555-0222

Henriques, Jaime

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Henriques, Jaime

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Café Quatro

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Café Quatro

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informações em partes da mesma menor: atómico dados

Trabalhar com os dados neste exemplo, pode utilizar o comando texto para a coluna no Excel para separar as partes de uma célula (como rua, Localidade, distrito e código postal) "atómica" em colunas descontínuos.

A tabela seguinte mostra as novas colunas na mesma folha de cálculo depois de ter sido divididas para tornar todos os valores atómica. Tenha em atenção que as informações na coluna Vendedor foi divididas em apelido e as colunas de nome próprio e que as informações na coluna endereço foi divididas em colunas rua, Localidade, distrito e código postal. Estes dados são na "primeira forma normal".

Apelido

Nome Próprio

 

Rua

Cidade

Distrito

Código postal

Lista horizontal

Yale

2302 Harvard guardar

Belavista

Setúbal

98227

Mena

Ellen

1025 britânica círculo

Kirkland

Setúbal

98234

Ribeiro

Tiago

2302 Harvard guardar

Belavista

Setúbal

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

Setúbal

98199

Força dados de organizado por assuntos no Excel

Várias tabelas de dados de exemplo que se seguem mostram as mesmas informações da folha de cálculo do Excel depois de foi dividido em tabelas para vendedores, produtos, clientes e encomendas. A estrutura da tabela não está final, mas é na pista de à direita.

A tabela vendedores contém apenas as informações sobre pessoal de vendas. Note que cada registo tem um ID exclusivo (vendedor ID). O valor de ID do vendedor será utilizado na tabela Encomendas para ligar as encomendas a vendedores.

Vendedores

ID de representante de vendas

Apelido

Nome Próprio

101

Lista horizontal

Yale

103

Mena

Ellen

105

Ribeiro

Tiago

107

Koch

Reed

A tabela Produtos contém apenas as informações sobre produtos. Note que cada registo tem um ID exclusivo (ID do produto). O valor de ID do produto será utilizado para ligar informações do produto à tabela Detalhes da encomenda.

Produtos

ID do Produto

Preço

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

A tabela compradores contém apenas as informações acerca de clientes. Note que cada registo tem um ID exclusivo (ID de cliente). O valor de ID de cliente será utilizado para ligar informações sobre o cliente à tabela Encomendas.

Cliente

Código do Cliente

Nome

Rua

Cidade

Distrito

Código postal

Telefone

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard guardar

Belavista

Setúbal

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 britânica círculo

Kirkland

Setúbal

98234

425-555-0185

1005

Café Quatro

7007 Cornell St

Redmond

Setúbal

98199

425-555-0201

Na tabela Encomendas contém informações sobre produtos, clientes, vendedores e encomendas. Note que cada registo tem um ID exclusivo (ID da encomenda). Algumas das informações nesta tabela tem de ser dividida numa tabela adicional que contém os detalhes da encomenda para que a tabela de encomendas contém apenas quatro colunas — o ID exclusivo da encomenda, a data da encomenda, o ID do representante de vendas e o ID de cliente. A tabela é mostrada aqui não foi dividida na tabela Detalhes da encomenda.

Encomendas

ID da Encomenda

Data da encomenda

ID de representante de vendas

ID do Cliente

ID do Produto

Qtd do

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detalhes da encomenda, tal como o ID do produto e a quantidade são movidos fora da tabela Encomendas e armazenados numa tabela denominada Detalhes da encomenda. Tenha em atenção que não existem 9 encomendas, para que o faz sentido que não existem 9 registos nesta tabela. Note que a tabela Encomendas tem um ID exclusivo (ID da encomenda), que irá referidos a partir da tabela Detalhes da encomenda.

A estrutura da tabela Encomendas final deve ter o seguinte aspeto:

Encomendas

ID da Encomenda

Data da encomenda

ID de representante de vendas

ID do Cliente

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabela Detalhes da encomenda não contém colunas que requerem valores exclusivos (ou seja, não existe nenhuma chave primária), para que fique importa para uma ou todas as colunas que contenha dados "redundantes". No entanto, sem dois registos nesta tabela devem ser completamente idênticos (esta regra aplica-se a uma tabela numa base de dados). Nesta tabela, deverá haver 17 registos — cada correspondente a um produto por ordem individuais. Por exemplo, por ordem 2349, três produtos C-789 incluem uma de duas partes a encomenda completa.

Tabela Detalhes da encomenda deve, por conseguinte, aspeto o seguinte procedimento:

Detalhes da encomenda

ID da Encomenda

ID do Produto

Qtd do

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copiar e colar dados a partir do Excel para o Access

Agora que as informações sobre vendedores, clientes, produtos, encomendas e detalhes da encomenda tem sido divididas por assuntos em separado no Excel, pode copiar os dados diretamente para o Access, onde-irão tornar-se tabelas.

Criar relações entre tabelas do Access e executar uma consulta

Depois de ter passado os seus dados para o Access, pode criar relações entre tabelas e, em seguida, criar consultas para devolver informações sobre os assuntos vários. Por exemplo, pode criar uma consulta que devolve a ID da encomenda e os nomes dos vendedores para ordens de introduzido entre 3/05/09 e 08/3/09.

Além disso, pode criar formulários e relatórios para facilitar a introdução de dados e análise de vendas.

Precisa de mais ajuda?

Pode sempre perguntar a um especialista na Comunidade Tecnológica do Excel, obter suporte na Comunidade de Respostas ou sugerir uma nova funcionalidade ou melhoria no User Voice do Excel.

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