Monitorizar oportunidades de venda potenciais no Business Contact Manager

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Um Registo de oportunidade armazena informações sobre potenciais encomendas de venda e pode ajudá-lo a manter a par das sua relação de vendas crescente com atual ou potenciais cliente.

Este artigo descreve como pode utilizar os registos de oportunidade para registar informações detalhadas sobre os produtos ou serviços que lhe interessam seu cliente e interações do cliente.

O que pretende fazer?

Criar um registo de oportunidade

Abrir um formulário de oportunidade

Preencha o formulário de oportunidade

Personalizar listas no formulário de oportunidade

Personalizar fases de vendas e actividades de vendas

Eliminar fases de vendas e actividades de vendas

Editar um registo de oportunidade

Alterar a conta ou contacto profissional que está associado a um registo de oportunidade

Associe itens do histórico de comunicações a um registo de oportunidade

Atribuir uma oportunidade a um colega de trabalho

Marcar uma oportunidade como fechadas

Controlar as tarefas que são necessários para fechar ou ganhar uma oportunidade

Criar um registo de oportunidade

Para cada registo de oportunidade que criar, tem de ligá-lo para um Conta ou um registo Contacto Profissional. Pode adicionar itens do histórico de comunicações, como notas de negócio, tarefas, compromissos, registos de chamadas e ficheiros, para um registo de oportunidade para controlar as suas interações do cliente. Estes itens do histórico também são adicionados ao histórico da conta ou contacto profissional associado.

Se quiser personalizar incluídas fases de vendas e atividades, consulte o artigo Personalizar fases de vendas e actividades de vendas. Se quiser personalizar o formulário de oportunidade ao adicionar ou remover campos, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

Início da página

Abrir um formulário de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. Para abrir um formulário de oportunidade novo em branco, no Friso, clique em Nova oportunidade.

  3. Para abrir um registo de oportunidade existente, no separador oportunidades, faça duplo clique no registo de oportunidade que pretende abrir.

Início da página

Preencha o formulário de oportunidade

  1. Escreva ou selecione as informações que pretende gravar no formulário de oportunidade.

    O formulário inclui as seguintes páginas:

    Geral. Esta página contém informações gerais sobre a oportunidade, bem como Estado, origem e termos financeiros.

    Informações de oportunidade.

    • Título de oportunidade (obrigatório). Escreva um nome para a oportunidade.

    • Atribuído a. Clique no nome da pessoa que vai controlar e fechar a oportunidade.

      A lista atribuído a contém apenas os nomes dos empregados com quem tem partilhada ou se concedido acesso à sua base de dados do Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre como adicionar nomes e partilhar a sua base de dados, consulte partilhar dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

    • Tipo. Clique no tipo de encomenda de vendas potencial do registo.

    Ligadas conta ou contacto profissional

    • Ligação para (obrigatório). Clique no botão de ligação para selecionar um Conta ou Contacto Profissional para associar a este oportunidade. Para mais informações sobre como concluir a caixa de diálogo, consulte o artigo selecionar um registo do Business Contact Manager para associar.

      Nota: Uma oportunidade pode ser associado a apenas um registo de conta ou tipo de contacto de negócio.

    Informações de vendas.

    • Probabilidade. Escreva uma percentagem que representa a probabilidade da oportunidade irá desenvolver para uma venda. A percentagem de probabilidade é utilizada para calcular a Receita esperado com base em total dos produtos e serviços listados na secção de produtos e serviços.

    • Receita do esperado. A receita prevista é calculada automaticamente, utilizando a percentagem de probabilidade e o total de produtos e serviços listados na secção de produtos e serviços.

    • Data de fecho. Clique na data pelo qual o que esperar uma venda.

    • Termos de pagamento. Clique no método que o cliente irá utilizar para pagar a produtos ou serviços.

    • Data de expiração. Clique na data que a oferta expira.

    • Data de entrega. Clique na data de entrega proposta para o cliente.

    Produtos e serviços.

    Adicione itens de produto e serviço que o cliente do seu interesse.

    Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Adicionar . Para adicionar um novo produto ou item de serviço, clique em Adicionar.

      Na caixa de diálogo Adicionar produto ou serviço, caixa de diálogo, escreva ou selecione as informações que pretende. Para mais informações sobre como concluir o formulário de adicionar o produto ou serviço, consulte o artigo Gerir o seu produto e serviços no Business Contact Manager.

    • Editar. Para alterar um item, clique no item e, em seguida, clique em Editar.

    • Remover. Para eliminar um item a partir da lista, clique na mesma e, em seguida, clique em Remover.

    Informações de origem.

    • Origem. Clique na fonte da oportunidade, como o tipo de atividade de marketing produzidos o nome do cliente ou a oportunidade.

    • Iniciado por. Clique para selecionar o nome da conta, contacto profissional ou uma atividade de marketing produzidos esta oportunidade.

      O nome da atividade de marketing é utilizado para controlar o número de oportunidades que resultou a partir de uma actividade específica. Quando clica no nome da atividade de marketing neste campo, Business Contact Manager para Outlook adiciona a oportunidade à página de controlar na atividade de marketing.

    • Concorrentes. Escreva os nomes de qualquer concorrentes a lembrá-lo para verificar o seus preços de modo a que pode oferecer um preço melhor ou serviço melhor.

    Fase de venda e atividades

    • Fase de venda. Selecione a fase de venda da oportunidade para que pode controlar o progresso.

      Pode personalizar esta lista para incluir informações de fase de venda que seja exclusivas à sua empresa. Clique em Editar esta lista e indique as fases de vendas de personalizar e actividades de vendas.

      Selecionar a fase de venda de fechada Com êxito ou Fechada perdeu bloqueios o registo como um ficheiro como só de leitura. Fechado ganharam define a probabilidade para 100%; Fechado perdeu define a probabilidade para 0%.

    • Lembrete. Selecione a caixa de verificação lembrete para receber os lembretes do Outlook sobre esta oportunidade. Clique na data e hora que pretende ser lembrado.

    Detalhes. Esta página contém comentários ou notas sobre a oportunidade

    Pode colar comentários de outros ficheiros ou adicionar comentários diretamente para o registo. Para registar a data e hora que adicionou um comentário, clique em Adicionar carimbo de data / hora.

    Histórico. A página Histórico lista todos os itens do histórico de comunicações que estão ligados ao registo de oportunidade.

    Pode criar um histórico mais detalhado sobre a oportunidade ao clicar no botão Novo e, em seguida, ligar um item como um nota de negócio, registo telefónico, compromisso ou tarefa para o registo.

  2. Quando terminar de preencher o formulário, clique em Guardar e fechar.

  3. Introduza as informações que pretende gravar no formulário de oportunidade.

  4. Quando terminar de introduzir informações no formulário, clique em Guardar e fechar.

    Se estiver a criar um número de registos de oportunidade, clique em Guardar e novo para guardar as alterações e abrir um novo formulário de oportunidade.

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Personalizar listas no formulário de oportunidade

Business Contact Manager para Outlook utiliza muitos termos empresas padrão, mas também pode criar a sua própria termos vendas, as taxas de pagamento e os outros itens com as informações específicas sua empresa necessita.

Cada lista personalizável inclui uma opção Editar esta lista. Selecione esta opção para abrir uma caixa de diálogo na qual pode adicionar ou editar o seu terminologia de empresas. No formulário de oportunidade, pode personalizar listas para os seguintes campos: listas tipo, termos de pagamento, origem e Fase de venda.

Para obter informações detalhadas sobre como personalizar listas, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

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Personalizar fases de vendas e actividades de vendas

No Business Contact Manager para Outlook, pode controlar todas as tarefas que precisa de concluir se pretender converter uma oportunidade potencial um cliente real. Um conjunto predefinido de fases de vendas e as atividades é fornecido no formulário de oportunidade potencial, e pode personalizar estes dados para corresponder às suas necessidades de negócio.

Nota: Apenas o proprietário da base de dados pode personalizar fases de vendas e actividades de vendas.

Como proprietário da base de dados, pode alterar o nome e a ordem dos qualquer fase de venda e atualizar o nome, a ordem ou a duração das atividades vendas em qualquer fase de venda. Também pode definir lembretes para actividades de vendas.

  1. Abra a caixa de diálogo modificar fases de vendas e as atividades de vendas ao efetuar um dos seguintes procedimentos:

  2. No Friso, no separador base, no grupo Personalizar, clique em Fase de venda.

  3. Clique no separador ficheiro. No separador Business Contact Manager, clique em Personalizar e, em seguida, clique em modificar fases de vendas e as atividades de vendas.

  4. Para adicionar uma nova fase para o processo de, clique em Adicionar uma fase de venda, escreva um nome para a nova fase de venda e, em seguida, clique em OK. Utilize os botões de seta para mover a fase de venda para cima ou para baixo na lista.

  5. Para adicionar um passo para uma fase de venda, clique em Adicionar uma atividade de vendas, escreva um nome para a atividade e, em seguida, clique no período de tempo que o levam a atividade. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Adicionar uma atividade de vendas e, em seguida, utilize os botões de seta para mover a atividade para cima ou para baixo na lista.

    Edit Sales Activity dialog box with the Modify Sales Stages and Sales Activities dialog box behind it

  6. Para modificar uma fase de venda ou uma atividade de vendas na lista, clique no item na lista e, em seguida, clique em Editar. Atualize as informações na caixa de diálogo que é aberta e, em seguida, clique em OK.

Não pode editar as fases de vendas Fechado ganhos e Fechado perdidos.

  1. Para reordenar a lista, clique numa fase de venda ou atividade de vendas, em seguida, utilize os botões de seta para mover para cima ou para baixo na lista. Se mover uma fase de venda, todas as respectivas actividades de vendas associadas irão mover-se com o mesmo.

  2. Uma marca de verificação indica qual fase de venda é a fase de venda predefinida para todos os novos registos de oportunidade. Para definir uma fase de venda predefinida diferente, clique no efeito que pretende utilizar e, em seguida, clique em Predefinir. Para remover a definição de predefinida, clique na fase de venda e, em seguida, clique em Limpar predefinido.

  3. Selecione a caixa de verificação para criar lembretes para cada atividade de vendas que tem uma duração especificada. Os lembretes aparecerá no formulário de oportunidade.

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Eliminar fases de vendas e actividades de vendas

Remover uma fase de venda ou atividade de vendas do Business Contact Manager para Outlook pode afetar as informações nos registos de oportunidade atuais.

Eliminar uma atividade de vendas removerá a atividade a partir da lista e a partir dos registos que incluído essa actividade. Qualquer registo de oportunidade incluído a atividade eliminada já não aparecerá-lo, mesmo se a atividade foi marcada como concluída no registo.

Eliminar uma fase de venda remover o palco da lista e criar uma entrada em branco em todos os registos que utilizado-lo. Por exemplo, um registo de oportunidade que estava na fase de venda eliminado irá apresentar um campo em branco da Fase de venda quando o registo é aberto novamente. Quando elimina uma fase de vendas, pode optar por substituí-lo com outro fase de venda ou com um campo em branco. Se substituí-lo com outro fase de venda, pode adicionar as atividades a partir dessa fase para a fase de substituição. Caso contrário, as atividades serão eliminadas com a fase de venda.

  1. Abra a caixa de diálogo modificar fases de vendas e as atividades de vendas ao efetuar um dos seguintes procedimentos:

  2. No Friso, no separador base, no grupoPersonalizar, clique em Fase de venda.

  3. Clique no separador ficheiro. No separador Business Contact Manager, clique em Personalizar e, em seguida, clique em modificar fases de vendas e as atividades de vendas.

  4. Para eliminar uma atividade de vendas, selecione a atividade a partir da lista e, em seguida, clique em Eliminar.

  5. Para eliminar uma fase de vendas, selecione a fase a partir da lista e, em seguida, clique em Eliminar. Na caixa de diálogo Eliminar Item, selecione outra fase de venda para substituir a eliminado ou deixe o campo Substituir por em branco.

  6. Se selecionar uma fase de venda de substituição, em seguida, pode selecionar a caixa de verificação para mover todas as atividades de vendas da fase de venda eliminada para a fase de venda de substituição. As atividades serão adicionadas à parte superior da lista de atividades existentes e pode utilizar os botões de seta para reordená-los.

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Editar um registo de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. Na área de trabalho, no separador oportunidades, faça duplo clique no registo que pretende abrir.

    Pode ver informações de um registo sem abri-lo ao utilizar as vendas área de trabalho. A partir de qualquer separador, clique no registo que lhe interessa. São apresentados os detalhes sobre esse registo no painel de leitura. Para mais informações sobre como utilizar a área de trabalho de vendas, consulte o artigo dominar as áreas de trabalho do Business Contact Manager.

  3. Pode efetuar qualquer um dos seguintes procedimentos num registo aberto:

    • Edite as informações. Introduza as novas informações e efetue as alterações, conforme necessário. Quando terminar de efetuar alterações, clique em Guardar e fechar.

    • Imprima o registo.

      Onde está o comando Imprimir?

      Clique no separador ficheiro clique no separador Imprimir e, em seguida, clique nas opções que pretende.

    • Envie uma mensagem de e-mail para a conta ou contacto profissional associado. No grupo comunicar, clique em E-mail.

    • Configure um compromisso com a conta ou contacto profissional. No grupo comunicar, clique em Pedido de reunião.

    • Categorizar o registo. No grupo etiquetas, clique em categorizar e, em seguida, clique na categoria à qual pretende adicionar este registo. Para obter informações sobre a categorização de registos, consulte o artigo utilizar os registos no Business Contact Manager.

    • Elimine o registo. Clique em Eliminar.

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Alterar a conta ou contacto profissional que está associado a um registo de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. No separador oportunidades, faça duplo clique no registo de oportunidade que pretende alterar.

  3. Em conta ligada ou empresas de contacto, clique em Associar a.

  4. Na caixa de diálogo ligação para uma conta ou de um contacto profissional, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registo, como contas ou Todos os tipos de contacto de negócio.

  5. Na lista, clique no registo que pretende ligar. Em alternativa, para procurar um registo, escreva um nome na caixa de pesquisa.

    Para adicionar um novo registo, clique no botão Novo e, em seguida, preencha o formulário.

  6. Clique em Associar a para adicionar a conta ou contacto profissional e, em seguida, clique em OK para regressar ao registo de oportunidade.

  7. Clique em Guardar e Fechar.

Nota: Uma oportunidade pode ser associada a apenas uma conta ou contacto profissional com base no tipo de registo.

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Associe itens do histórico de comunicações a um registo de oportunidade

Qualquer tipo de comunicação que está relacionada com a uma oportunidade facilmente pode ser ligado ao registo de para permitem-lhe controlar todos os contactos do cliente. Se ligar para a conta ou contacto profissional que está associado ao registo de oportunidade, crie um registo de chamadas. Se veio a partir de uma reunião, escreva o os minutos numa nota de negócio ou no pedido de reunião original do Outlook. Configurar uma reunião com o seu cliente e, em seguida, ligue o compromisso para o registo de oportunidade.

Quaisquer itens do histórico de comunicações que cria a partir de um registo de oportunidade aberto automaticamente estão ligadas para o registo.

Para criar um item do histórico de comunicação que esteja automaticamente associado a um registo de oportunidade, execute o seguinte procedimento.

  1. Abrir um formulário de oportunidade.

  2. No Friso, no separador base, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

  3. Clique no botão Novo e, em seguida, clique dos seguintes itens:

    • Nota de negócio

    • Registo de chamadas

    • Tarefa

    • Mensagem de correio eletrónico

    • Compromisso

    • File

    Não é possível criar um novo ficheiro, mas pode selecionar um ficheiro no seu computador para ligar para o registo de oportunidade.

  4. Preencha o formulário para o novo item e, em seguida, clique em Guardar e fechar ou Enviar, conforme aplicável.

Para ligar uma mensagem de correio eletrónico existente ou compromisso a um registo de oportunidade, abra a mensagem de correio electrónico ou compromisso e, em seguida, no Friso, clique em associar a registo. Na lista Tipo de Item, clique em oportunidades e, em seguida, clique na oportunidade em que pretende associar a mensagem de correio electrónico ou compromisso.

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Atribuir uma oportunidade a um colega de trabalho

Business Contact Manager para Outlook armazena os dados de negócio numa base de dados. Pode atribuir um registo de oportunidade a qualquer pessoa com quem partilhou a base de dados.

  1. Abrir o registo de oportunidade ao qual pretende atribuir. Também pode selecionar vários registos.

Como é que seleciono mais do que um registo?

Para selecionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registo do grupo que pretende adicionar. Para selecionar registos que não estejam adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

  1. No Friso, no grupo ações, clique em Atribuir a e, em seguida, clique no nome da pessoa a quem pretende atribuir a oportunidade.

  • Os nomes na lista atribuído a são os empregados com quem partilhou a sua base de dados do Business Contact Manager. Para mais informações sobre a partilha, consulte o artigo partilhar os dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

  • As pessoas ou apenas os funcionários não são notificados quando lhes estão atribuídos registos.

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Marcar uma oportunidade como fechadas

  1. Abrir o registo de oportunidade que pretende marcar como fechado.

  2. No separador oportunidades, faça duplo clique no registo de oportunidade que pretende fechar.

  3. Em actividade de vendas, na lista de Fase de venda, clique em Fechado ganharam parafechar uma oportunidade que resultou numa venda, ou fechada sem Êxito para fechar uma oportunidade que não resultar numa venda.

  4. Opcionalmente, na caixa data de fecho, clique em data de fecho real da oportunidade.

  5. Clique em Guardar e Fechar.

    Para obter informações sobre como várias oportunidades de lista em simultâneo como fechadas, consulte o artigo Editar simultaneamente registos do Business Contact Manager.

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Controlar as tarefas que são necessários para fechar ou ganhar uma oportunidade

Para além de criar tarefas que concluir uma venda, pode criar Projeto de Negócio que contém as tarefas distintas para os produtos ou serviços que irá fornecer uma vez ganhou a oportunidade. Pode atribuir o projeto de negócio geral a um colega de trabalho e atribuir tarefas individuais dentro do projecto a colegas de trabalho diferentes. O registo de projecto de negócio deve ser ligado a uma conta ou contacto profissional.

Para criar um projeto de negócio a partir de um registo de oportunidade, execute o seguinte procedimento.

  1. Abrir o registo de oportunidade que pretende utilizar.

  2. No Friso, no grupo tipo de Projecto de negócio, clique em Criar projeto.

  3. Abre a caixa de diálogo Criar projeto de negócio. Na lista, clique no modelo que pretende utilizar, ou, caso contrário, clique em não utilizar um modelo.

  4. Na caixa Nome do projeto, utilize o nome predefinido, que é o nome da oportunidade selecionado, ou escreva um nome diferente para o projeto de negócio.

  5. A caixa de ligação para apresenta a conta ou contacto profissional que está ligado à oportunidade selecionado. Para selecionar um registo de conta ou contacto profissional diferente, clique em hiperligação para.

  6. Opcionalmente, introduza uma data de início do projeto e, em seguida, clique em OK.

  7. Na janela de registo de projecto de negócio que se abre, escreva qualquer informação que pretende adicionar:

    • Para adicionar contas e contactos profissionais ao projeto, na secção de contas e contactos profissionais relacionados, clique em Adicionar.

    • Para adicionar tarefas, na secção informações de tarefas do projeto, clique em Novo.

Para mais informações sobre como concluir o projeto de negócio e formulários de tarefas do projeto, consulte o artigo Utilizar tarefas de projecto no Business Contact Manager.

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