Modificar, editar ou alterar um relatório

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Este tópico descreve as técnicas que pode utilizar para modificar um relatório do Access existente. Access fornece duas vistas que pode utilizar para efetuar alterações ao seu relatório: vista de esquema e vista de estrutura. A escolha de que vista para utilizar depende da tarefa específica à que está a tentar efetuar. Poderá conclui utilizar ambas as vistas para tornar as suas alterações.

O que pretende fazer?

Compreender a vista de esquema

Compreender a vista de estrutura

Alternar entre vistas

Modificar o relatório na vista de esquema

Modificar o relatório na vista de estrutura

Compreender a vista de esquema

Vista de esquema é a vista mais intuitiva para utilizar para modificação de relatório e pode ser utilizada para quase todas as alterações que pretende fazer com que a um relatório na Access. Na vista de esquema, o relatório é realmente em execução, para que possa ver os seus dados tanto quanto irá aparecer quando impressa. No entanto, também pode efetuar alterações à estrutura do relatório nesta vista. Uma vez que pode ver os dados enquanto está a modificar o relatório, o que é uma vista muito útil para definir a largura da coluna, adicionar níveis de agrupamento ou executar quase todas as tarefas que afeta o aspeto e a legibilidade do relatório. A ilustração seguinte mostra um relatório de lista telefónica de clientes na vista de esquema.

Relatório na vista de esquema

O que vê na vista de esquema de relatório não exatamente não apresentar o mesmo aspeto como o relatório impresso. Por exemplo, existem sem quebras de página na vista de esquema. Além disso, se tiver utilizado configuração da página para formatar o relatório com colunas, as colunas não são apresentadas na vista de esquema. No entanto, vista de esquema dá-lhe uma boa aproximação do relatório impresso. Se pretender ver o relatório aspeto quando for impresso, utilize a pré-visualização.

Determinadas tarefas não podem ser executadas na vista de esquema e necessitam que mude para a vista de estrutura. Em determinadas situações, o Access apresenta uma mensagem a informar que tem de mudar para a vista de estrutura para efetuar uma alteração específica.

Compreender a vista de estrutura

Vista de estrutura dá-lhe uma vista da estrutura do seu relatório mais detalhada. Pode ver as faixas de cabeçalho e rodapé do relatório, página e grupos. O relatório não está realmente em execução na vista de estrutura, para que não é possível ver os dados subjacentes enquanto está a trabalhar; No entanto, existem algumas tarefas que pode efetuar mais facilmente na vista de estrutura que na vista de esquema. Pode:

  • Adicione uma maior variedade de controlos ao seu relatório, tal como etiquetas, imagens, linhas e retângulos.

  • Editar as origens de controlo das caixas de texto nas próprias caixas de texto sem utilizar a folha de propriedades.

  • Altere determinadas propriedades que não estão disponíveis na vista de esquema.

A ilustração seguinte mostra um relatório de lista telefónica de clientes na vista de estrutura.

Relatório na vista de estrutura

Alternar entre vistas

O Access fornece uma variedade de métodos para alternar entre vistas. Se o relatório ainda estiver aberto, pode mudar para outra vista ao efetuar um dos seguintes procedimentos:

  • O relatório no painel de navegação com o botão direito e, em seguida, clique na vista que pretende no menu de atalho.

  • Com o botão direito separador de documento do relatório ou barra de título e, em seguida, clique na vista que pretende no menu de atalho.

  • No separador base, no grupo vista, clique no botão de vista para alternar entre vistas disponíveis. Em alternativa, pode clique na seta em vista e, em seguida, selecione uma das vistas disponíveis a partir do menu.

  • Botão direito do rato numa área em branco do relatório propriamente dito e, em seguida, clique na vista que pretende. Se o relatório estiver aberto na vista de estrutura, tem de contexto fora da grelha de estrutura.

  • Clique dos ícones pequenos vista na barra de estado de acesso.

Se o relatório não estiver aberto, faça duplo clique sobre o relatório no painel de navegação para o abrir na vista de relatório. Para abrir o relatório na vista de outra, o relatório no painel de navegação com o botão direito e, em seguida, clique na vista que pretende no menu de atalho.

Nota: Se estiver a modificar um relatório na qual que tiver utilizado configuração da página para criar múltiplas colunas (por exemplo, um relatório de etiqueta correio), só podem ver as colunas na pré-visualização. Quando visualiza o relatório na vista de relatório ou vista de esquema, o Access apresenta os dados numa única coluna.

Modificar o relatório na vista de esquema

Esta secção descreve alguns das modificações de relatório comuns que pode fazer na vista de esquema.

Alterar a largura da coluna ou campo na vista de esquema

  1. Clique num item na coluna que pretende ajustar.

    É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está seleccionado.

  2. Arraste a extremidade direita ou esquerda do limite até que a coluna tenha a largura que pretende.

Alterar a altura de linha ou campo na vista de esquema

  1. Clique num item na linha que pretende ajustar.

    É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está seleccionado.

  2. Arraste o limite superior ou inferior do limite até que a linha tenha a altura que pretende.

Adicionar um campo na vista de esquema

  • No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

    É apresentada a lista de campos disponíveis. Se houver campos disponíveis noutras tabelas, estes serão apresentados em campos disponíveis noutras tabelas:.

  • Arraste um campo a partir da Lista de campos para o relatório. Como mover o campo, uma área realçada irá indicar onde o campo ser colocado quando libertar o botão do rato.

    Nota: Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, mantenha premida a tecla CTRL e clique em cada campo na Lista de campos que pretende. Em seguida, liberte a tecla CTRL e arraste os campos para o relatório. Os campos serão colocados adjacentes umas às outras.

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Compreender os esquemas de controlo

Esquemas de controlo são guias alinhar os controlos na horizontal e vertical para dar um aspeto uniforme ao seu relatório. Poderá pensar um esquema de controlo como uma tabela, onde cada célula da tabela contém um controlo. Os seguintes procedimentos mostram como adicionar, remover ou reordenar controlos nos esquemas de controlo.

Esquemas de controlo de surgir em duas variedades: empilhadas e tabela.

  • Nos esquemas de controlo de tabela, os controlos são dispostos em linhas e colunas como uma folha de cálculo, com etiquetas na parte superior. Esquemas de controlo de tabela abrangem sempre duas secções de um relatório; independentemente secção os controlos estão numa, as etiquetas são na secção acima-los. A ilustração seguinte mostra um esquema de controlo de tabela básico.

    Esquema de controlo de tabela básico

  • Nos esquemas de gráficos, controlos estão dispostos verticalmente como poderá ver num formulário de papel, com uma etiqueta para a esquerda de cada controlo. Esquemas empilhadas sempre estão contidas dentro de uma secção único relatório. A ilustração seguinte mostra um esquema de controlo empilhado básico.

    Esquema de controlo empilhado básico

Pode ter vários esquemas de controlo de qualquer tipo num relatório. Por exemplo, poderá ter um esquema de tabela para criar uma linha de dados de cada registo e, em seguida, um ou mais esquemas empilhadas abaixo, que contém mais dados a partir do registo mesmo.

Criar um novo esquema de controlo

O Access cria automaticamente esquemas de controlo em colunas nas seguintes circunstâncias:

  • Criar um novo relatório ao clicar em relatório Imagem de botão no grupo relatórios no separador Criar.

  • Criar um novo relatório clicando em imagem de botão do Relatório em branco no grupo relatórios no separador Criar e, em seguida, arrastar um campo a partir do painel Lista de campos ao relatório.

Num relatório existente, pode criar um novo esquema de controlo ao efetuar o seguinte:

  1. Selecione um controlo ao qual pretende adicionar ao esquema.

  2. Se pretender adicionar outros controlos para o mesmo esquema, mantenha premida a tecla SHIFT e também selecionar esses controlos.

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • No separador Dispor, no grupo tabela, clique em tabela ou empilhadas.

    • O controlo selecionado ou controlos de contexto, aponte para esquema e, em seguida, clique em tabela ou empilhadas.

O Access cria o esquema de controlo e adiciona os controlos selecionados à mesma.

Alternar um esquema de controlo de tabela para empilhadas ou de empilhadas para tabela

Para alternar um esquema na totalidade de um tipo de esquema para a outra:

  • Selecione o esquema de controlo ao clicar no Seletor de esquema de cor de laranja no canto superior esquerdo do esquema.

    Todas as células no esquema são selecionadas.

  • Siga um dos seguintes procedimentos:

    • No separador Dispor, no grupo tabela, clique no tipo de esquema que pretende (tabela ou empilhadas ).

    • Com o botão direito no esquema de controlo, aponte para esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema que pretende.

Acesso Redispõe os controlos para o tipo de esquema que selecionou.

Dividir um esquema de controlo em dois esquemas

Pode dividir um esquema de controlo em dois esquemas utilizando o seguinte procedimento:

  1. Mantenha premida a tecla SHIFT e clique nos controlos que pretende mover para o novo esquema de controlo.

  2. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • No separador Dispor, no grupo tabela, clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema (tabela ou empilhadas ).

    • Os controlos seleccionados de contexto, aponte para esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema.

O Access cria um novo esquema de controlo e adiciona os controlos selecionados à mesma.

Reorganizar os controlos num esquema de controlo

  • Pode mover um controlo de dentro de um esquema de controlo ao arrastá-lo para a localização que pretende. À medida que arrasta o campo, uma barra vertical ou horizontal indica onde irá colocado quando libertar o botão do rato.

  • Pode mover um controlo a partir de um esquema de controlo para outro esquema de controlo do mesmo tipo. Por exemplo, pode arrastar um controlo a partir de um esquema empilhado para outra esquema empilhado, mas não para um esquema de tabela.

Adicionar controlos a um esquema de controlo

Para adicionar um novo campo a partir do painel Lista de campos para um esquema de controlo existente   

  • Basta arraste o campo a partir do painel Lista de campos para o esquema. Uma barra vertical ou horizontal indica onde o campo ser colocado quando libertar o botão do rato.

Para adicionar controlos existentes para um esquema de controlo existente   

  1. Selecione o primeiro controlo ao qual pretende adicionar ao esquema de controlo.

  2. Se pretender adicionar outros controlos para o mesmo esquema, mantenha premida a tecla SHIFT e também selecionar esses controlos. Pode selecionar controlos nos outros esquemas de controlo.

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Se o relatório estiver aberto na vista de estrutura, arraste os campos selecionados para o esquema. Uma barra vertical ou horizontal indica onde os campos serão colocados quando libertar o botão do rato.

    • Se o relatório estiver aberto na vista de esquema:

      1. No separador Dispor, no grupo tabela, clique no tipo de esquema que está a adicionar. Se estiver a adicionar a um esquema de tabela, clique emtabela. Se estiver a adicionar a um esquema empilhado, clique emempilhadas.

        O Access cria um novo esquema e adiciona os controlos selecionados à mesma.

      2. Arraste o novo esquema para o esquema existente. Uma barra vertical ou horizontal indica onde os campos serão colocados quando libertar o botão do rato.

Remover controlos de um esquema de controlo

Remover um controlo de um esquema de controlo permite-lhe colocá-la em qualquer lugar no relatório sem afetar o posicionamento de quaisquer outros controlos.

  1. Selecione o controlo que pretende remover do esquema. Para selecionar vários controlos, mantenha premida a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos controlos que pretende remover. Para selecionar todos os controlos no esquema, clique na caixa do selector de esquema no canto superior esquerdo do esquema.

  2. Botão direito do rato dos controlos seleccionados, aponte para esquema e, em seguida, clique em Remover esquema.

    A partir do esquema, o Access remove os controlos seleccionados.

Sugestão: Para impedir que um controlo que está a ser inserido num esquema de controlo, tal como a movê-lo, prima e mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, arraste o controlo para onde pretende.

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Eliminar um campo ou coluna

  1. Clique no campo ou coluna a ser eliminada ou clique em sua etiqueta ou cabeçalho de coluna.

    Acesso desenha um limite à volta do item para indicar que está selecionada.

  2. Prima Delete.

Alterar configuração da página

Utilize os grupos de Tamanho da página e o Esquema de página no separador Configuração da página para alterar o tamanho, margens, orientação e assim sucessivamente.

  1. Clique no separador Configurar página.

  2. No grupo Tamanho da página, clique em tamanho para selecionar um tamanho de papel diferente.

  3. No grupo Tamanho da página, clique em margens para fazer ajustes às margens do relatório.

  4. No grupo Esquema de página, clique em vertical ou horizontal para alterar a orientação do papel.

Alterar a formatação de um campo

  1. Selecione o campo que pretende formatar.

  2. No separador Formatar, utilize as ferramentas no grupo tipo de letra para aplicar a formatação que pretende.

Vincular uma caixa de texto para um campo diferente (Alterar origem do controlo de um controlo)

  1. Clique dentro da coluna ou campo para a qual pretende alterar a origem do controlo.

    É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está seleccionado.

  2. Se a folha de propriedades não estiver atualmente apresentada, prima F4 para apresentá-lo.

  3. No separador dados da folha de propriedades, defina a propriedade OrigemDoControlo para o novo campo. Ou pode selecionar um campo a partir da lista pendente ou pode escrever uma expressão na caixa.

Alterar a origem de registo do relatório

  1. Se a folha de propriedades não estiver visível, prima F4 para apresentá-lo.

  2. Na lista pendente na parte superior da folha de propriedades, clique em relatório.

  3. Na folha de propriedades, clique no separador Dados.

  4. Na lista pendente Origem dos registos, selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar para uma origem de registos ou clique em Botão do Construtor para apresentar o construtor de consultas.

    Nota: Se o relatório atualmente é baseado numa tabela, o Access lhe perguntar se pretende criar uma consulta baseada na tabela. Clique em Sim para apresentar o construtor de consultas e criar a consulta ou clique em não para cancelar a operação. Se optar por criar uma consulta, a nova consulta irão tornar-se a origem do registo do relatório. Será criado como uma consulta "incorporada" — ou seja, uma consulta que está armazenada na propriedade OrigemDosRegistos do relatório e não como um objeto de consulta em separado.

Moldar texto num campo

  1. Se a folha de propriedades não estiver visível, o botão direito do rato no campo no qual pretende moldar o texto e clique em Propriedades. Caso contrário, basta clicar no campo para o selecionar.

  2. No separador formato da folha de propriedades, defina a propriedade Ampliável comoSim.

Adicionar linhas de grelha

Se os controlos estiverem contidos num esquema de controlo, pode adicionar linhas de grelha para fornecer mais separação visual entre os controlos.

  1. Clique em qualquer campo num esquema de controlo.

    Desenhado um limite à volta de campo para indicar que está selecionada.

  2. No separador Dispor, no grupo tabela, clique em linhas de grelha.

  3. Selecione o estilo das linhas de grelha que pretende a partir da lista pendente.

Nota: Também pode adicionar linhas de grelha ao clicar qualquer campo num esquema de controlo, apontar para o esquema, apontar para as linhas de grelha e, em seguida, selecionando o tipo de linhas de grelha que pretende.

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Adicionar ou modificar um logótipo ou outra imagem

Os seguintes procedimentos mostram-lhe como adicionar um logótipo a um relatório utilizando a ferramenta de logótipo e como redimensionar um controlo de imagem ou uma imagem no interior de um controlo de imagem.

Adicionar um logótipo

  • No separador estrutura, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em logótipo.

    É apresentada a caixa de diálogo Inserir imagem.

  • Navegue para a pasta onde o ficheiro de logótipo está armazenado e faça duplo clique no ficheiro.

    O Access adiciona o logótipo para o canto superior esquerdo do relatório.

Redimensionar um controlo que contém um logótipo ou outra imagem

  1. Clique no controlo que contém a imagem.

    É desenhado um limite à volta do controlo para indicar que está selecionada.

  2. Coloque o ponteiro no limite. Quando o ponteiro se transformar numa seta de duplo sentido, pode arrastá-lo em direções indicadas por nas setas para tornar o controlo de imagem maior ou menor.

Tenha em atenção que o valor predefinido para a propriedade do Modo de tamanho de uma imagem é o Clip, que significa que a imagem será manter-se do mesmo tamanho, independentemente de como grande ou pequena efetuar o controlo de imagem. Se pretender que a imagem para obter maior ou menor à medida que redimensiona o controlo, faça o seguinte:

Redimensionar o logótipo ou imagem no interior do controlo

  1. Selecione a imagem.

  2. Se a folha de propriedades ainda não estiver visível, prima F4 para a visualizar.

  3. No separador formato da folha de propriedades, defina a propriedade do Modo de tamanho para a opção que pretende:

Definição

Descrição

Recortar

A imagem fica do mesmo tamanho, independentemente de como grande ou pequena efetuar o controlo de imagem. Se efetuar o controlo de imagem mais pequeno do que a imagem, a imagem está cortada.

Esticar

A imagem é for esticada na vertical e horizontal para corresponder ao tamanho do controlo da imagem. Não é preservada a proporção original da imagem, para que esta definição pode resultar numa imagem distorcida, a menos que defina com precisão a altura e largura do controlo da imagem.

Zoom

Como o controlo de imagem é redimensionado, a imagem é ajustado para ser o maior possível sem afetar a proporção original da imagem.

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Adicionar ou editar um título do relatório

Os seguintes procedimentos mostram-lhe como adicionar ou editar uma etiqueta que contém o título do relatório.

Adicionar um título a um relatório

  • No separador estrutura, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em título.

    É adicionada uma nova etiqueta para o cabeçalho do relatório e o nome do relatório for introduzido para si, como o título do relatório.

  • Quando é criada a etiqueta, o texto na etiqueta está selecionado para si, para que se pretender alterar o texto, basta começar a escrever o título que pretende.

  • Quando terminar, prima ENTER.

Editar o título do relatório

  1. Faça duplo clique na etiqueta que contém o título do relatório para colocar o cursor na etiqueta.

  2. Escreva o texto que pretende utilizar como o título do relatório e prima ENTER quando tiver terminado.

Adicionar números de página, a data atual ou a hora atual

Os seguintes procedimentos mostram-lhe como adicionar números de página a um relatório e como adicionar a data atual ou a hora atual.

Adicionar números de página

  • No separador estrutura, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em Números de página.

    É apresentada a caixa de diálogo Números de página.

  • Selecione o formato, a posição e o alinhamento que pretende para os números de página.

  • Se não pretender que um número na primeira página, desmarque a caixa de verificação Mostrar número da primeira página.

  • Clique em OK.

    Os números de página são adicionados ao relatório. Mudar para a pré-visualização para ver o aspeto os números quando imprimir o relatório.

Adicionar a data ou hora

  • No separador estrutura, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em data e hora.

    É apresentada a caixa de diálogo data e hora.

  • Se não quiser incluir a data, anule a seleção da caixa de verificação Incluir Data.

  • Se pretender incluir a data, clique no formato de data que pretende.

  • Se não quiser incluir a hora, anule a seleção da caixa de verificação Incluir Hora.

  • Se pretender incluir a hora, clique no formato de hora que pretende.

    Um exemplo da data e hora, nos formatos que escolheu, é apresentada na área de exemplo da caixa de diálogo.

  • Clique em OK.

Modificar o relatório na vista de estrutura

Em alguns casos, não é possível executar determinadas modificações ao seu relatório na vista de esquema e, em vez disso, tem de utilizar a vista de estrutura.

Adicionar números de linha

  1. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.

  2. Clique numa área abrir da secção onde pretende que os números de linha apareça. Na maioria dos casos, este será a secção de detalhes. Irá mover a caixa de texto para a sua localização final mais tarde.

    Quando clica no relatório, o Access cria uma caixa de texto novo, não vinculado.

  3. Clique na etiqueta (apenas para a esquerda da caixa de texto novo) e prima DELETE.

  4. Clique uma vez na nova caixa de texto para selecioná-la e, em seguida, clique novamente para posicionar o cursor na caixa de texto.

  5. Escreva = 1 e, em seguida, prima ENTER.

  6. Se a folha de propriedades ainda não estiver visível, prima F4 para a visualizar.

  7. No separador dados da folha de propriedades, defina a propriedade de Soma parcial para Sobre tudo.

    Nota: Se este é um relatório agrupado e pretende que a numeração iniciem em 1 para cada grupo, defina a propriedade como Por grupo.

  8. Redimensione a caixa de texto com uma largura mais pequena posicionando o ponteiro sobre a alça de redimensionamento no limite direito da caixa de texto e arrastando-a para a esquerda. Deixe espaço suficiente para o maior número de linha que esperava ver este relatório.

  9. Se for necessário, certifique sala da caixa de texto no limite extremidade esquerda da secção detalhe, arrastando os controlos existentes nessa secção para a direita, ou redimensionar o controlo mais à esquerda nessa secção.

  10. Arraste a nova caixa de texto para a localização que pretende no relatório.

  11. Mudar para a vista de relatório, pré-visualização ou vista de esquema para ver os números de linha.

Tornar um cabeçalho de grupo seja apresentado na parte superior de cada página

Para grupos que aparecem em várias páginas, é conveniente ter o cabeçalho do grupo aparecem na parte superior de cada página para que pode facilmente ver os dados são no qual o grupo. Pode selecionar um cabeçalho de grupo na vista de esquema, mas é mais fácil para o fazer na vista de estrutura.

  1. Faça duplo clique no Seletor de secção de cabeçalho de grupo (barra horizontal acima da secção de cabeçalho do grupo).

  2. No separador formato da folha de propriedades, defina a propriedade de Repetir secção como Sim.

Abrir um subrelatório na sua própria janela da vista de estrutura

Quando abre um relatório na vista de estrutura, quaisquer sub-relatórios contidos no relatório também são abertos na vista de estrutura. No entanto, cada subrelatório é apresentado no interior do controlo respetivo subrelatório, não como numa janela separada. Uma vez que o controlo do subrelatório com frequência for demasiado pequeno para trabalhar no facilmente, é normalmente mais conveniente abrir o subrelatório na sua própria janela e, em seguida, editá-lo. Para abrir um subrelatório numa nova janela, efetue um dos seguintes procedimentos:

  • Selecione o subrelatório e, em seguida, no separador estrutura, no grupo Ferramentas, clique em subrelatório numa nova janela.

  • Clique uma vez fora do controlo do subrelatório para se certificar de que não é selecionado e, em seguida, faça duplo clique no interior do controlo de subrelatório e, em seguida, clique em subrelatório numa nova janela.

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