Modificar a sua nova base de dados criada a partir de um modelo

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Cada modelo incluído no Access é uma aplicação de controlo completa que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidos. Estes modelos foram concebidos para serem facilmente úteis para si, para que possa criar uma base de dados nova baseada num modelo e começar a trabalhar rapidamente. No enTanto, pode haver ocasiões em que pretende modificar a sua nova base de dados, por exemplo, para adicionar ou mudar o nome de um campo ou alterar um relatório.

Este artigo explica como efetuar as modificações mais comuns que poderá querer aplicar a uma base de dados criada a partir de um modelo. Consulte as hiperligações para artigos para obter informações mais detalhadas sobre áreas específicas.

O que pretende fazer?

Obter noções básicas de tabelas e campos

Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela

Eliminar um campo de uma tabela

Mudar o nome de um campo ou tabela

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Adicionar um campo que armazena documentos, ficheiros ou imagens

Alterar a forma como um campo é apresentado

Obter noções básicas de tabelas e campos

Quando cria uma base de dados, armazena os seus dados em tabelas — listas com base em assuntos de linhas e colunas. Guarde os itens de informações que pretende controlar nos campos (também denominados colunas). Por exemplo, numa tabela de contactos, pode criar campos para o apelido, nome, número de telefone e endereço. Para uma tabela produtos, pode criar campos para o nome do produto, ID do produto e preço.

É importante que selecione os campos com atenção. Por exemplo, normalmente é uma boa ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maior parte dos casos, pode fazer com que o Access Calcule o valor quando for necessário. Ao selecionar campos, experimente armazenar as informações nas suas menores partes úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo num único campo, considere armazenar o nome próprio e o apelido separadamente. Em geral, se precisar de comunicar, ordenar, procurar ou efetuar um cálculo num item de informação, coloque-o num campo sozinho.

Para obter mais informações sobre a criação de uma base de dados e a escolha de campos, consulte Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Um campo tem determinadas características de definição. Por exemplo, todos os campos têm um nome que identifica exclusivamente o campo dentro de uma tabela. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido para corresponder as informações a armazenar. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser efetuadas nesses valores, bem como quanto espaço de armazenamento reservar para cada valor. Cada campo também tem um grupo associado de definições denominadas propriedades que definem as características de aparência ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade formato define o esquema de apresentação de um campo, ou seja, a forma como deverá ser apresentada quando for apresentada.

Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela

Pode adicionar facilmente um campo a uma tabela na vista de folha de dados. No enTanto, também pode adicionar um campo a uma tabela na vista de estrutura. Na vista de folha de dados, adicione o campo ao escrever alguns dados na célula abaixo do cabeçalho da coluna clique para adicionar . Também pode adicionar um campo à tabela na vista de estrutura.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela na vista de folha de dados, consulte o artigo Adicionar ou eliminar uma coluna numa folhade dados.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela na vista de estrutura, consulte o artigo criar uma tabela e adicionar campos.

Nota: Quando adiciona um novo campo a uma tabela, o campo não é automaticamente adicionado aos seus formulários e relatórios existentes. Tem de adicionar manualmente o campo aos formulários e relatórios para que o mesmo seja apresentado nos mesmos.

Eliminar um campo de uma tabela

Se possível, deve evitar eliminar um campo de uma base de dados que foi gerada a partir de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo seja empregado noutros objetos de base de dados, tais como formulários e relatórios. Desta forma, a eliminação do campo irá criar conseqüências quando tentar utilizar os outros objetos de base de dados que utilizam o campo, os objetos da base de dados não funcionarão conforme esperado. Terá de remover todas as referências ao campo de todos os objetos que a empregam para que os outros objetos funcionem corretamente.

Quando decide que tem de eliminar um campo de uma base de dados que foi criada a partir de um modelo, pode fazê-lo na vista de folha de dados ou vista de estrutura. Lembre-se de que, se outros objetos de base de dados referenciarem o campo eliminado, tem de modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controlo associado ao campo eliminado e o utilizador executar o relatório, é apresentada uma mensagem de erro, uma vez que o Access não consegue encontrar os dados do campo.

Quando elimina um campo, elimina permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por esse motivo, deve ter cautela ao eliminar campos e deve criar uma cópia de segurança da sua base de dados antes de eliminar o campo.

Antes de poder eliminar um campo, tem de se certificar de que não participa em relações de tabelas. Se tentar eliminar um campo para o qual existam relações, o Access irá avisá-lo de que tem de eliminar primeiro as relações.

Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar uma relação de tabela, consulte o artigo criar, editar ou eliminar uma relação.

Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar campos de tabelas, consulte o artigo eliminar um campo.

Mudar o nome de um campo ou tabela

Se possível, deve evitar mudar o nome de um campo ou tabela numa base de dados que foi gerada a partir de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo ou tabela seja empregado noutros objetos de base de dados, tais como formulários e relatórios. Por isso, mudar o nome do campo ou tabela pode criar conseqüências quando tentar utilizar os outros objetos de base de dados que empregam o campo ou tabela. Os outros objetos poderão não funcionar como esperado se continuarem a consultar o nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo tem de ser alterado para o novo nome. Se a caixa de verificação executar correção automática de nome estiver selecionada na categoria base de dados atual da caixa de diálogo Opções do Access , muito deste trabalho será efetuado automaticamente.

Pode pretender alterar o texto que aparece num cabeçalho de coluna na vista de folha de dados. Pode fazê-lo sem ter de mudar o nome do campo. Se pretender alterar apenas o texto no cabeçalho da coluna e não quiser mudar o nome do campo, consulte a secção alterar o texto que aparece num cabeçalho de coluna.

Quando for necessário, pode mudar o nome de uma tabela no painel de navegação ou mudar o nome de um campo na vista de folha de dados ou vista de estrutura. Antes de o fazer, deve considerar ativar a opção de correção automática de nome , caso ainda não esteja ativada.

Ativar a opção correção automática de nome

Ao mudar o nome de um objeto de base de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, normalmente pretende que a alteração do nome seja propagada na base de dados. Caso contrário, os objetos que fazem referência ao nome antigo não funcionarão conforme esperado. o Access fornece a funcionalidade correção automática de nome, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por predefinição, a correção automática do nome está ativada para todas as novas bases de dados no Access. No enTanto, se estiver desativada, pode fazer o seguinte para ativá-la.

Ativar a opção correção automática de nome

  1. Clique em Ficheiro > Opções

  2. Na caixa de diálogo Opções do Access , no painel esquerdo, clique em base de dados atual.

  3. Em Opções de correção automática de nomes, selecione a caixa de verificação registar informações de correção automática de nome e, em seguida, selecione a caixa de verificação executar correção automática de nome .

  4. Se quiser manter uma tabela que regista todas as alterações efetuadas pela correção automática de nome, selecione a caixa de verificação registar alterações da correção automática de nome .

  5. Clique em OK.

  6. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Nota: A funcionalidade correção automática de nome não é igual à funcionalidade de correção automática. A funcionalidade correção automática de nome corrige referências entre objetos. A funcionalidade correção automática corrige palavras ou frases com erros ortográficos.

Mudar o nome de um campo na vista de folha de dados

  1. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende mudar o nome do campo.

    A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  2. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna do campo cujo nome pretende mudar e, em seguida, clique em mudar o nome do campo no menu de atalho.

  3. Escreva o novo nome para o campo e, em seguida, prima ENTER.

Mudar o nome de um campo na vista de estrutura

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende mudar o nome do campo e, em seguida, clique em vista de estrutura no menu de atalho.

    A tabela é aberta na vista de estrutura.

  2. Clique na célula na coluna nome do campo para o campo cujo nome pretende mudar.

    Sugestão: Para selecionar todo o nome do campo, aponte para o lado esquerdo do primeiro caráter no nome até o ponteiro se transformar numa seta e, em seguida, clique em.

  3. Edite o texto para mudar o nome do campo.

  4. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Mudar o nome de uma tabela

Pode mudar o nome de uma tabela e da maioria dos outros objetos de base de dados diretamente a partir do painel de navegação.

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende mudar o nome e, em seguida, clique em mudar o nome no menu de atalho.

    Nota: Tem de fechar todos os objetos abertos que fazem referência à tabela antes de poder mudar o nome da mesma.

  2. Escreva o novo nome e, em seguida, prima ENTER.

  3. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Alterar o texto que aparece num cabeçalho de coluna

Uma legenda é um título ou cabeçalho que pode atribuir a um campo ao definir a propriedade legenda do campo. A legenda é independente do nome do campo, sendo que cada campo tem um nome de campo e também pode ter uma legenda. Por exemplo, poderá pretender que o nome do seu campo seja uma única palavra sem espaços incorporados. Em seguida, pode utilizar a propriedade legenda para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O Access apresenta a legenda no local do nome do campo na vista de folha de dados e em etiquetas e títulos em consultas, formulários e relatórios.

Se não fornecer texto para a propriedade legenda , o nome do campo será utilizado por predefinição.

Se pretender alterar o nome que aparece no cabeçalho de uma coluna na vista de folha de dados, pode fazê-lo sem alterar o nome do campo, definindo a propriedade legenda do campo. Para alterar a propriedade legenda de um campo, faça o seguinte:

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende alterar a legenda e, em seguida, clique em vista de estrutura no menu de atalho.

    A tabela é aberta na vista de estrutura.

  2. Clique na célula na coluna nome do campo do campo cuja propriedade de legenda pretende definir.

  3. Na secção inferior, em Propriedades do campo, no separador geral , clique em legenda.

  4. Escreva uma nova legenda para o campo.

  5. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Da próxima vez que abrir a tabela na vista de folha de dados, a legenda em vez do nome do campo será apresentada no cabeçalho da coluna.

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Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Quando cria uma base de dados com base num modelo, a sua base de dados irá conter um número de formulários e relatórios incorporados e com que pode trabalhar imediatamente. Pode encontrar, no entanto, que pretende adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Quando adiciona um campo a um formulário ou relatório, cria o que é denominado controlo.

Os controlos são objetos que apresentam dados, efetuam ações e permitem-lhe ver e trabalhar com informações que melhoram a interface de utilizador, tal como etiquetas e imagens. Os controlos podem ser ligados, desvinculados e calculados.

Para obter uma lista completa dos tipos de controlos que pode utilizar em formulários e relatórios, consulte o artigo introdução aos controlos.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório na vista de esquema

Depois de criar um formulário ou relatório, pode ajustar facilmente a sua estrutura ao trabalhar na vista de esquema. Ao utilizar os dados dinâmicos reais como guia, pode ajustar a largura do campo e reorganizar os campos. Pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades do formulário ou relatório e os seus controlos.

Para mudar para a vista de esquema, no painel de navegação, clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório e, em seguida, clique em vista de esquema no menu de atalho. Em alternativa, pode clicar no botão vista de esquema na barra de estado do Access ou pode clicar com o botão direito do rato no separador do documento para o formulário ou relatório e, em seguida, clicar em vista de esquema no menu de atalho.

Abrir a folha de propriedades

  • No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

    Atalho de teclado Prima F4.

Pode utilizar o painel lista de campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente à sua estrutura. Para apresentar o painel lista de campos , no separador Formatar , no grupo controlos , clique em adicionar campos existentes. Em seguida, pode arrastar os campos diretamente a partir do painel lista de campos para a sua estrutura.

Apresentar o painel lista de campos

  • No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Adicionar um campo a partir do painel lista de campos

  • Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel lista de campos para a secção onde pretende que seja apresentado no formulário ou relatório.

  • Para adicionar vários campos em simultâneo, mantenha a tecla Ctrl premida e clique nos campos pretendidos. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.

Quando os campos são soltos numa secção, o Access cria um controlo de caixa de texto acoplado para cada campo e coloca automaticamente um controlo de etiqueta junto a cada campo.

Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicionar um campo a um formulário ou relatório, criar um formulário no Accesse criar um relatório simples.

Adicionar um campo que armazena documentos, ficheiros ou imagens

Pode utilizar o Access para adicionar um campo com o tipo de dados anexo para armazenar um ou mais documentos, ficheiros ou imagens. Pode utilizar um campo de anexo para armazenar vários ficheiros num único campo. Pode até armazenar mais do que um tipo de ficheiro nesse campo. Por exemplo, numa base de dados de candidato a emprego, pode anexar um ou mais currículos, para além de uma fotografia, ao registo de cada contacto.

Adicionar um campo de anexo a uma tabela

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato na tabela à qual pretende adicionar o campo e, em seguida, clique em vista de estrutura no menu de atalho.

    A tabela é aberta na vista de estrutura.

  2. Na coluna nome do campo , clique na primeira linha em branco e escreva um nome para o novo campo.

  3. Clique na célula adjacente na coluna tipo de dados e, em seguida, selecione anexo na lista.

  4. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

    O Access pode apresentar uma mensagem a indicar que não pode anular as suas alterações depois de guardar a tabela. Isto significa que não pode converter o campo para outro tipo de dados, mas pode eliminar o campo se considerar que fez um erro.

  5. Clique em Sim para confirmar a alteração.

Depois de adicionar o campo de anexo à tabela, pode utilizar a caixa de diálogo anexos para adicionar documentos, ficheiros ou imagens a um registo.

Adicionar um anexo a um campo

  1. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela à qual pretende adicionar o anexo.

    A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  2. Na tabela, faça duplo clique no campo de anexo.

    É apresentada a caixa de diálogo Anexos.

  3. Clique em Adicionar.

    A caixa de diálogo Escolher Ficheiro é apresentada.

  4. Utilize a lista procurar em para navegar para o ficheiro ou ficheiros que pretende anexar ao registo, selecione o ficheiro ou ficheiros e, em seguida, clique em abrir.

    Tenha em atenção que pode selecionar múltiplos ficheiros de qualquer tipo de dados suportado.

  5. Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os ficheiros à tabela.

    O Access adiciona os ficheiros ao campo e incrementa o número que indica os anexos de forma adequada.

  6. Repita estes passos conforme necessário para adicionar ficheiros ao campo atual ou a outros campos na tabela.

Para obter mais informações sobre os campos de anexo, consulte o artigo anexar ficheiros e gráficos aos registos na base de dados.

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Alterar a forma como um campo é apresentado

Pode personalizar a forma como um campo é apresentado quando é apresentado. Por exemplo, pode definir formatos de apresentação para utilizar em toda a sua base de dados, como em formulários e relatórios ou quando uma tabela é aberta na vista de folha de dados. Para definir um formato de apresentação, defina a propriedade formato de um campo. A propriedade formato do campo é, em seguida, herdada automaticamente pelos novos formulários e relatórios criados por si.

Definir o formato de apresentação na vista de folha de dados

  1. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela que contém o campo cujo formato pretende definir.
    A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  2. Clique no campo cujo formato de visualização pretende definir.

  3. No separador campos , no grupo formatação , clique na seta na lista pendente junto a Formatare, em seguida, selecione um formato.

    O campo é apresentado com o novo formato de apresentação.

Definir o formato de apresentação na vista de estrutura

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que contém o campo cujo formato de visualização pretende alterar e, em seguida, clique em Vista estrutura no menu de atalho.

    A tabela é aberta na vista de estrutura.

  2. Clique no campo cujo formato de visualização pretende definir.

  3. Em Propriedades do campo, no separador geral , clique na caixa Formatar .

  4. Clique na lista pendente e selecione um formato de apresentação.

  5. Para guardar as suas alterações, clique em guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

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