Melhores práticas para Reuniões do Lync

Configurar uma reunião Lync reunião

Utilize Outlook Web Scheduler para agendar uma reunião Lync Web e siga estas melhores práticas.

Nota: Para obter detalhes sobre como agendar uma reunião Lync, consulte Configurar uma Reunião do Lync.

Agendar a reunião

Relativamente a reuniões pequenas e informais com pessoas da empresa, utilize as opções predefinidas para reuniões em vez de alterar as definições. Tenha em atenção que as opções predefinidas permitem que todas as pessoas possam apresentar e participar diretamente na reunião.
Se tiver requisitos de reunião específicos, como, por exemplo, uma audiência maior, dados protegidos ou clientes externos, certifique-se de que modifica as opções de reunião para corresponderem a esses requisitos. Para obter mais informações, consulte o artigo Alterar as configurações dos participantes nas Reuniões do Lync.

Nota: O número máximo de participantes na reunião é 250.

Se tiver pessoas em pessoa e online e estiver a utilizar o Outlook, pode executar a Lync Reunião numa sala de conferências. Clique em Localizador de Salas no pedido de reunião do Outlook para localizar e adicionar uma sala de conferências no edifício pretendido. Alternativamente, reserve a sala em separado e adicione as informações da sala na caixa Localização do pedido de reunião.

Designar um apresentador alternativo

Escolha um apresentador alternativo, caso não possa participar ou esteja atrasado. Um apresentador alternativo também pode iniciar a gravação, ajudar e gerir a audiência ou monitorizar as questões apresentadas na reunião, para que possa focar-se na apresentação. Esta opção é especialmente importante se tiver uma reunião ou evento com muitas pessoas.

Incluir um documento ou ligação de formação no pedido de reunião

Se convidar participantes que não estão familiarizados com o Lync, inclua um documento de formação de como o fazer ou uma ligação para a formação do Lync no pedido de reunião para os ajudar a saber mais sobre as funcionalidades de reunião antes de participarem na reunião.

Adicionar notas ao pedido de reunião

Ao agendar a reunião, se utilizar o OneNote, pode adicionar notas privadas ou partilhadas. Os convidados podem, depois, ver e editar as notas partilhadas antes da reunião, caso tenham a permissão adequada. Basta clicar em Notas de Reunião, no friso do convite, e adicionar notas partilhadas aos pedidos de reunião ou, inclusivamente, notas pessoais (não visíveis para as outras pessoas). Para mais informações, consulte o artigo Utilizar notas partilhadas e privadas numa Reunião do Lync.

Participar numa Reunião Lync Reunião

Para obter detalhes sobre como participar numa reunião do Lync, consulte Participar numa Reunião do Lync. Siga estas melhores práticas:

Inicie sessão na reunião cerca de 10 a 15 minutos antes para proceder às configurações necessárias e, se necessário, ter tempo para resolver problemas.
Antes da reunião, decida se pretende utilizar o áudio do computador (áudio e vídeo integrados doLync ) ou um telefone (se o seu pedido de reunião incluir detalhes de chamada), paraLync parte de áudio da reunião.
Se estiver a utilizar o áudio do computador, configure os seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Pode utilizar o microfone e os altifalantes do computador ou ligar um auricular. Para mais informações, consulte Configurar e testar problemas de áudio do Lync e Configurar e resolver problemas de vídeo do Lync.
Se estiver a utilizar um telefone para o áudio da reunião e estiver ativado para conferências por marcação (contacte a assistência técnica do seu local de trabalho para obter detalhes), tire partido da funcionalidade LyncLigar-me . Na janela Participar no áudio da reunião, selecione Ligar-me para e introduza o número de telefone para o qual pretende que lhe liguem. Quando utiliza esta funcionalidade, não necessita de introduzir o ID da reunião ou um PIN.
Se possível, utilize um auricular, em vez do microfone e altifalantes do computador, para obter uma melhor qualidade de áudio.
A qualidade do áudio está altamente dependente das condições da rede. Utilize um ligação de rede por cabo e desligue a rede sem fios no seu computador.
Quando já estiver na reunião, senão precisar de falar, desative o som do seu microfone.

Saber o seu PIN

Regra geral, não precisa de um número de identificação pessoal (PIN) para entrar na reunião através de um telefone. A ligação é feita diretamente e o seu número aparece na lista de participantes. Porém, se quiser estabelecer a chamada telefónica na qualidade de líder ou autor de chamada autenticado, ser-lhe-á pedido o seu PIN e/ou número ou extensão do local de trabalho.

Nota: Efetuar o acesso telefónico como autor de chamada autenticado significa, muito simplesmente, que a reunião está protegida, pelo que é preciso averiguar a sua identidade antes de poder participar na reunião.

É aconselhável manter o PIN acessível, caso seja necessário. Se não se lembrar do PIN, clique em Esqueceu-se do PIN de Acesso Telefónico? no pedido de reunião e siga as instruções na página para o repor.

Importante: Em reuniões configuradas por utilizadores cujas contas estão configuradas para conferências de acesso telefónico, são incluídos detalhes de chamada. Para obter detalhes, contacte o apoio técnico do seu local de trabalho.

Apresentar numa Reunião Lync Reunião

Para saber como configurar uma sessão de partilha, consulte Partilhar o seu ambiente de trabalho ou um programa. Ao partilhar, recomendamos que faça o seguinte:

Peça a um colega para iniciar sessão na reunião juntamente consigo para verificar a qualidade visual e de áudio da reunião.
Verifique as opções de reunião para garantir que selecionou as funcionalidades de audiência que pretende, como, por exemplo, as permissões dos participantes, a visualização de conteúdo ou as permissões de anotações.
Reserve tempo suficiente para as questões e informe a audiência de que pode deixar questões ou escrever comentários na secção de mensagens instantâneas (MI) da reunião.
Desbloquee-se quando não estiver a falar e certifique-se de que sabe ativar ou desbloquear os participantes se necessário, utilizando um comando de tom de telefone e de Lync, se estiver a utilizar um telefone (prima *1 no teclado de marcação do telemóvel para ouvir os comandos).
Relembre os participantes no início da reunião sobre como podem ativar ou desativar o próprio som.

Se estiver a utilizar o PowerPoint:

Mantenha o conjunto de diapositivos com cerca de 15 diapositivos ou menos, utilize tamanhos de tipo de letra maiores (acima de 30 pontos) e um fundo simples para evitar distrações.
Carregue a apresentação antecipadamente e familiarize-se com os controlos para mover os diapositivos ou fazer anotações. Por exemplo, pode realçar pontos importantes com o ponteiro de laser ou com os carimbos.
Utilize as notas do apresentador para o ajudar a memorizar os pontos de debate. Consulte o artigo Apresentar diapositivos do PowerPoint numa Reunião do Lync para obter mais informações.

Se estiver a partilhar o ambiente de trabalho ou um programa:

Tenha em atenção que, ao partilhar um programa, apenas os programas e os ficheiros que decide partilhar ficam visíveis para os participantes. Se aceder a outros programas, estes não ficam visíveis na reunião.
Se precisar de alternar entre programas, utilize a partilha do ambiente de trabalho.
Clique em Pré-visualizar na janela da reunião para ver aquilo que os participantes podem ver quando partilha o ambiente de trabalho ou um programa.
Informe a audiência de que é possível aumentar a área de visualização, mudando para o modo Completo. Para mais informações, consulte o artigo Partilhar o seu ambiente de trabalho ou um programa.

Realizar a reunião numa sala de conferências

É boa ideia ter tempo para preparar a sala antes de a reunião começar, para se certificar de que o Lync está configurado para trabalhar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.

Ligue o portátil ao projetor e ao telefone da sala de conferências, se necessário.
Se houver eco, desative o som do microfone e altifalantes do seu computador. Peça também às outras pessoas na sala para descontinuarem o som do microfone e altifalantes se estiverem com Lync.
Pode ligar o telefone da sala ao seu computador ou utilizar o telefone para aceder ao áudio da reunião, se o pedido de reunião incluir detalhes de chamada.
Se estiver a utilizar o projetor da sala, ligue o cabo ao seu computador e selecione a apresentação adequada. No teclado, prima a tecla Windows + P para trazer o ecrã para a frente e, em seguida, clique em Duplicado para mostrar o seu ambiente de trabalho tanto no seu monitor como no projetor da sala, Expandir, para expandir o seu ambiente de trabalho do monitor do seu computador e do projetor da sala ou Apenas o projetor para mostrar o seu ambiente de trabalho apenas no projetor da sala.

Sugestão: Recomendamos que selecione Duplicar para que possa ver a reunião no monitor do computador e no ecrã da sala.

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