Melhores práticas do organizador e apresentador

Para uma reunião online mais bem sucedida, leia e siga as sugestões neste tópico.

O que pretende fazer?

Agendar a reunião

Preparar para a reunião

Liderar a reunião

Agendar a reunião

Ao agendar a reunião, considere as seguintes sugestões:

  • Verifique as opções de reunião antes de enviar o convite, especialmente se quiser:

  • Se estiver a convidar pessoas fora da sua organização que não tenham o Microsoft Lync Online instalado ou se estiver a convidar pessoas fora da sua organização, reveja os requisitos de funcionalidades e instalação de outros clientes suportados. Para mais detalhes, consulte Participar a partir de um computador sem o Lync 2010 instalado.

IMPORTANTE   A reunião no Lync permite que as pessoas colaborem de forma produtiva a partir de localizações diferentes. Porém, criar interatividade em reuniões online torna-se uma tarefa complexa à medida que a sua lista de convidados cresce. Para reuniões online com 1000 ou mais participantes, a Microsoft criou uma parceria com um conjunto de fornecedores de serviços especializados neste tipo de reuniões. Para obter mais detalhes, incluindo informações de contacto de cada parceiro, aceda ao Web site do Microsoft Pinpoint e pesquise em "Serviços de Evento".

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Preparar para a reunião

Quando planifica a sua reunião, considere as seguintes sugestões.

  • Se alguém fizer uma apresentação formal, organize a reunião de modo a incluir um segundo apresentador para gerir questões enquanto a reunião está a decorrer.

  • Considere utilizar vários formatos para apresentar o seu material. Uma mistura de apresentações de PowerPoint, partilha de aplicações e consultas interativas, e exercícios de quadro manterão o seu público concentrado.

  • Considere incluir vídeo por câmara Web para aumentar o empenho dos participantes.

  • Se a conferência por telefone for utilizada para a reunião, os apresentadores também têm de estar familiarizados com quaisquer comandos do teclado para desativar o som dos autores de chamadas telefónicas.

  • Planeie utilizar um auricular quando estiver a apresentar, uma vez que a qualidade de áudio é geralmente melhor do que a de altifalantes ou de um telemóvel.

  • Para a melhor qualidade de áudio, certifique-se de que o dispositivo que está a usar é otimizado para o Lync Online. Para uma lista de dispositivos otimizados, consulte Telefones e Dispositivos para o Microsoft Lync 2010.

  • Prepare um diapositivo de orientação para o início da reunião para aconselhar os participantes sobre como colocar questões e como gerir o seu áudio.

Imediatamente antes de começar a reunião:

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Liderar a reunião

Durante a reunião, efetue o seguinte:

  • Faça uma apresentação rápida de si, do seu tópico e do fluxo geral da reunião para que o público saiba o que esperar e como interagir com o apresentador.

  • Gira ou interaja com participantes individuais na reunião clicando com o botão direito do rato nos seus nomes e, em seguida, selecionando o comando que quer.

  • Para a melhor qualidade de áudio do computador, peça aos participantes para manterem as suas linhas sem som, a menos que estejam a falar. O utilizador ou outros apresentadores também podem desativar o som dos participantes.

  • Monitorize a escala da reunião para os seguintes indicadores:

    • Um dispositivo de áudio que está a causar interferência, se aplicável

    • Participantes que estejam a ter dificuldade com áudio, vídeo ou partilha de ligações

Para mais detalhes, consulte Realizar uma reunião como apresentador.

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