Manual de introdução: Utilizar mensagens instantâneas e presença

Este Manual de Introdução descreve as tarefas básicas para comunicar com o software de comunicações Microsoft® Lync™ 2010. O guia explica como utilizar o Lync 2010 para interagir e colaborar facilmente com pessoas no seu local de trabalho.

O que pretende fazer?

Iniciar sessão e começar a utilizar o Microsoft Lync 2010

Personalizar as suas informações de contacto

Alterar as suas definições de imagem

Ocultar as imagens dos seus contactos

Ocultar ou alterar a sua imagem

Construir a sua Lista de contactos

Contactar através de MI

Ver o seu histórico de conversações de MI

Iniciar sessão e começar a utilizar o Microsoft Lync Online

Se já estiver com sessão iniciada na rede da sua organização, inicie a sessão no Lync da seguinte maneira:.

  1. Na barra de tarefas do Windows®, clique em Iniciar, clique em Todos os Programas, clique em Microsoft Lync e, em seguida, em Microsoft Lync 2010. Quando a janela principal do Lync se abrir, se vir o seu nome e o seu estado de presença, isso significa que tem a sessão iniciada.

  2. Clique no menu de disponibilidade abaixo do seu nome e, em seguida, clique no seu estado de presença ou clique em Repor Estado para que o Lync o defina automaticamente, baseando-se na sua atividade no Calendário do Microsoft® Outlook®.

Estado de Presença do Lync

A seguinte tabela descreve cada um dos indicadores de estado de presença, o que significam e como são definidos.

Estado de Presença

Descrição

Como definir este estado

Estado de presença Disponível do Lync Disponível

Está online e disponível para ser contactado.

O Lync define este estado quando detetar que o utilizador está a utilizar o computador. Pode também definir este estado quando pretender que outros saibam que está no seu escritório, mesmo que o seu computador esteja inativo.

Estado de presença Ocupado do Lync Ocupado

Está ocupado e não quer ser incomodado.

O Lync define este estado quando, segundo o seu Calendário do Outlook, tiver uma reunião agendada. Pode também selecionar este estado no menu pendente.

Estado de presença Ocupado do Lync Numa chamada de conferência/reunião

Está numa chamada ou reunião do Lync e não quer ser incomodado.

O Lync define este estado quando detetar a sua participação numa chamada ou reunião online do Lync.

Estado de presença Não Incomodar do Lync Não incomodar

Não quer ser incomodado e só irá ver as notificações de conversação que forem enviadas por alguém no seu Grupo de Trabalho.

Seleciona este estado no menu pendente.

Estado de presença Ausente do Lync Volto já

Vai afastar-se do computador durante alguns minutos.

Seleciona este estado no menu pendente.

Estado de presença Ausente do Lync Inativo/Ausente

Tem a sessão iniciada, mas o computador está inativo, ou esteve ausente do computador por um período de tempo específico.

O Lync define o seu estado como "inativo" quando o computador estiver inativo por cinco minutos e o estado "ausente" quando o seu estado estiver inativo por cinco minutos. (Para alterar estes valores predefinidos, clique no botão Opções ícone Opções , clique em Estado e, em seguida, clique nas setas junto a Mostrar-me como Inativo se o meu computador estiver inativo durante estes minutos e Mostrar-me como Ausente se o meu estado estiver Inativo durante estes minutos.) Pode também selecionar este estado no menu pendente.

Estado de presença Ausente do Lync Não estou a trabalhar

Não está a trabalhar e não está disponível para ser contactado.

Seleciona este estado no menu pendente.

Lync Presence Offline Offline

Não tem sessão iniciada. Surgirá no estado Offline às pessoas que bloqueou.

O Lync define este estado quando terminar a sessão do seu computador.

Estado de presença Desconhecido do Lync Desconhecido

A sua presença é desconhecida.

Este estado pode aparecer aos contactos que não utilizam o Lync como programa de mensagens instantâneas.

Nota: Um asterisco vermelho junto ao estado de um contacto indica que o utilizador ativou a notificação de fora do escritório no Outlook.

Para mais informações sobre como definir o seu estado de presença, consulte o artigo Alterar o seu estado de presença.

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Personalizar as suas informações de contacto

Pode personalizar as suas informações de contacto, como a sua localização, números de telefone e informação de presença. Por exemplo, pode adicionar o seu número de telemóvel e disponibilizá-lo só a contactos próximos.

  1. Para adicionar uma nota pessoal que permita aos outros utilizadores saber o que está a fazer:

    • Na janela principal do Lync, clique na caixa de notas por cima do seu nome e, em seguida, escreva uma nota como "A trabalhar a partir de casa" ou "A trabalhar com prazo, contactem-me por MI em vez de aparecerem".

    • Para remover uma nota pessoal, apague a caixa de nota para que esta fique em branco (elimine o conteúdo da caixa de nota).

    • Para definir uma localização para indicar aos outros utilizadores onde está de momento, clique na seta junto a Definir a Localização ou da sua localização atual e, em seguida, no menu de localização (˅), clique em Mostrar a Minha Localização a Outros. Para mais informações sobre como definir a localização, consulte Definir a localização.

Definir a localização no Lync

  1. Para adicionar um número de telefone, clique no botão Opções ícone Opções e, em seguida, clique em Telefones.

  2. Clique no botão do número de telefone a adicionar (por exemplo, Telefone de trabalho ou Telemóvel).

  3. Na caixa de diálogo Editar Número de Telefone, insira o número e clique em OK. Para mais informações sobre como adicionar e alterar números de telefone, consulte Definir opções e números de telefone.

  4. Selecione a caixa de verificação Incluir no meu cartão de contacto e clique em OK.

  5. Para alterar as relações de privacidade para as pessoas que pretende que vejam os seus números de telefone pessoais, clique com o botão direito do rato no nome da sua lista de Contactos, clique em Alterar Relação de Privacidade e, em seguida, clique em Amigos e Família.

Personalizar as Informações de Contacto

Para mais informações sobre as relações de presença e privacidade, consulte Controlar o acesso às suas informações de presença.

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Alterar as suas definições de imagem

Pode optar por querer ver as imagens dos seus contactos. Pode também alterar a sua própria imagem ou optar por não mostrar nenhuma imagem.

Ocultar as imagens dos seus contactos

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções ícone Opções .

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Pessoal.

  3. Em Apresentar fotografia, desmarque a caixa de verificação Mostrar fotografias de contactos para ocultar imagens de outras pessoas e, em seguida, clique em OK.

Não Mostrar Fotografias

Ocultar ou alterar a sua imagem

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções ícone Opções .

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em A Minha Imagem.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para ocultar a sua imagem, clique em Não mostrar a minha imagem.

    • Para alterar a sua imagem, clique em Mostrar uma imagem a partir de um endereço Web, introduza o endereço do site de fotografia (como OneDrive ou Facebook), incluindo o nome do ficheiro, e, em seguida, clique no botão Ligar a uma Imagem.

Alterar a sua Fotografia

Nota: O ficheiro de fotografia deve ter menos de 30 KB de tamanho. Se a foto que pretender for maior do que 30 KB, consulte Preparar uma fotografia para o Lync 2010.

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Construir a sua lista de Contactos

Adicione pessoas à sua lista de Contactos se pretender contactá-las com frequência ou se apenas quiser manter-se a par das suas novidades.

  1. Na janela principal do Lync, introduza o nome do endereço de correio eletrónico da pessoa no campo de pesquisa.

  2. Nos resultados de pesquisa, clique com o botão direito do rato na pessoa.

  3. (Opcional) Se vai contactar a pessoa com frequência, clique em Afixar a Contactos Frequentes.

  4. Adicione a pessoa a um grupo clicando em Adicionar à Lista de Contactos e, em seguida, clicando no nome do grupo ou, caso ainda não tenha criado grupos, clique em Adicionar a Novo Grupo e atribua um nome ao grupo. Pode adicionar mais contactos a este grupo mais tarde.

Adicionar aos contactos

Para importar contactos e sincronizar as listas de Contactos, o Lync Server 2010 pode ter de ser configurado. Contacte a equipa de suporte e informe-se das opções disponíveis para o seu ambiente informático específico.

Para eliminar ou remover um contacto:

  • Na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato no contacto que pretende remover e, em seguida, clique em Remover da Lista de Contactos.

Para mais informações sobre a gestão dos seus contactos, consulte Gerir os seus contactos e a Lista de contactos.

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Contactar através de MI

Para iniciar uma conversação de mensagem instantânea com uma pessoa ou grupos na sua lista de Contactos, faça o seguinte:

  1. Na janela principal do Lync, na lista de Contactos, faça duplo clique no contacto a quem pretende enviar uma MI. Ao fazê-lo, a janela de conversação abre-se.

  2. No fundo da janela de conversação, introduza a sua mensagem e prima a tecla ENTER para enviar a sua mensagem.

Quando a outra pessoa receber a mensagem, responderá à mensagem. Pode ver que lhe estão a escrever porque aparece uma mensagem a indicar que a outra pessoa está a escrever.

Pode utilizar os ícones de Tipo de Letra e Ícone Expressivo no fundo da janela de conversação para alterar o tipo de letra, ênfase, cor ou outra formatação ou para adicionar um ícone expressivo à sua MI (os ícones expressivos no Lync são predefinidos e não podem ser alterados nem adicionados novos ícones). Pode também copiar texto, tabelas ou ligações a partir de outras aplicações do Microsoft Office e colá-las na sua MI. Embora não seja possível colar capturas de ecrã ou outros gráficos diretamente na janela de conversação de MI, pode partilhar os gráficos a partir da janela de conversação de MI de duas maneiras:

  • Clique em Partilhar e, em seguida, em Ambiente de Trabalho. O que estiver no seu ecrã será mostrado aos outros utilizadores na sessão de MI.

  • Clique em Partilhar, clique em Novo Quadro, clique no botão Inserir Imagem no fundo do Quadro e, em seguida, vá até à imagem e faça duplo clique na imagem que pretende mostrar.

Para mantê-lo como um método de comunicações rápido e informal, como se pretende, o Lync não executa a verificação ortográfica no texto de MI.

Para mais informações sobre como enviar uma MI, consulte Criar e enviar uma mensagem instantânea.

Para convidar outros utilizadores para uma conversação de MI:

  1. Na janela principal do Lync, arraste um nome de contacto da lista de Contactos e largue-o na janela de conversação. Para adicionar contactos fora da sua organização (a quem não pode enviar uma MI) à conversação por e-mail, na janela de conversação, clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, clique em Convidar por Correio Eletrónico.

Convidar por Correio Eletrónico

  1. Para participar, clique na ligação na mensagem de correio eletrónico (utilizadores de fora podem participar na conversação independentemente de terem ou não o Lync instalado).

Para responder a uma MI, faça duplo clique no alerta recebido, clique em qualquer parte da caixa de texto no fundo (a área que contém os ícones de tipo de letra e ícones expressivos), escreva a sua resposta e prima Enter no teclado.

Sugestões: A não ser que tenha definido que os alertas não serão apresentados enquanto estiver no modo Não Incomodar, o Lync, por predefinição, envia um alerta visual e sonoro sempre que alguém tentar contactar consigo através de MI. Pode, ocasionalmente, não reparar num dos alertas de pedido de MI. Para se certificar de que os alertas estão visíveis, experimente o seguinte:

  • Configure o seu ecrã de modo a que o Lync fique sempre em primeiro plano. Para fazê-lo, clique na seta pendente perto do botão Opções, clique em Ferramentas e, em seguida, clique em Sempre Visível.

  • Se estiver a utilizar vários monitores, mova a janela principal do Lync para o monitor no qual está a trabalhar.

  • Certifique-se de que o nível de volume é audível nos altifalantes do computador e nos outros dispositivos de áudio.

  • Certifique-se de que o Lync está configurado para enviar alertas audíveis. Para fazer isso, clique na ferramenta Opções, clique em Toques e Sons, selecione Reproduzir sons no Lync (incluindo toques para chamadas e alertas de MI recebidos) e certifique-se de que as outras caixas de verificação no painel não estão selecionadas.

  • Opte por um som de alerta mais distinto e identificável do que o predefinido. Para fazê-lo:

  • Clique no botão Opções, clique em Toques e Sons, clique no botão Definições de Sons e, em seguida, no separador Sons.

  • Arraste o controlo de deslize no painel de apresentação Eventos de Programas para as listagens do Microsoft Lync 2010.

  • Clique em Mensagem Instantânea Recebida. No ecrã Sons, na parte inferior da janela, deve aparecer COMMUNICATOR_iminvite.

  • Em seguida, clique na seta pendente ao lado e oiça alguns dos outros sons da lista.

  • Assim que encontrar um som que queira utilizar para alertas de MI recebidas, clique em Aplicar. O painel de apresentação Eventos de Programas deverá ter a mensagem Mensagem Instantânea Recebida e o painel Sons deverá indicar o nome do som ou o nome do ficheiro .wav que tenha selecionado (pode também gravar o seu próprio ficheiro .wav para este propósito e, em seguida, aceder ao mesmo e selecioná-lo como alerta de MI).

Se não conseguir ligar-se a outros contactos, consulte a sua equipa de suporte ou veja a documentação sobre resolução de problemas em Erros e resolução de problemas.

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Ver o seu histórico de conversações de MI

Por predefinição, o Lync guarda automaticamente o histórica das conversações de MI. Para ver ou continuar conversações de MI anteriores:

  1. Clique no ícone Conversações (acima da caixa de pesquisa).

O Lync mostra o seu histórico de conversações.

  1. Faça duplo clique na conversação que pretende continuar.

Para mais informações sobre conversações anteriores, consulte Encontrar conversações anteriores.

Para eliminar ou remover itens do seu histórico de conversações de MI:

  • No histórico de conversações, clique com o botão direito do rato na mensagem instantânea que pretende remover e, em seguida, clique em Eliminar Conversação.

Para desativar a gravação automática do seu histórico de conversações de MI:

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções ícone Opções .

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Pessoal.

  3. Desmarque a caixa de verificação Guardar as conversações por mensagens instantâneas na minha pasta Histórico de Conversações de e-mail.

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