Lync Web Scheduler

O Microsoft Lync Web Scheduler é um programa baseado na Web que pode utilizar para criar Reuniões do Lync se não possuir o Microsoft Outlook ou num sistema operativo que não seja baseado no Windows. Com o Web Scheduler, pode criar novas reuniões, modificar reuniões existentes e enviar convites utilizando o seu programa de e-mail preferido.

A equipa de suporte da sua empresa irá fornecer-lhe um nome de utilizador e palavra-passe para iniciar sessão no Web Scheduler.

Neste artigo

Criar uma reunião do Lync

Enviar convites para os participantes da reunião

Enviar convites através do seu programa de correio eletrónico

Enviar convites através do iCalendar

Acesso e apresentadores

Quem ignora a sala de espera

Quem é apresentador

Participar numa reunião

Ver ou editar reuniões existentes

Eliminar ou cancelar uma reunião

Criar uma Reunião do Lync

As Reuniões do Lync suportam reuniões online e chamadas de conferência. Os participantes podem aderir utilizando um computador para ver a apresentação ou efetuando uma chamada para a reunião para ouvir apenas o áudio.

  1. Visite https://sched.lync.com e inicie sessão no Web Scheduler com o seu nome de utilizador e palavra-passe.

  2. Clique Criar Nova Reunião.

  3. Na caixa Assunto escreva um assunto para a reunião.

  4. Pode deixar a localização como Reunião Online ou adicionar uma localização como, por exemplo, uma sala de conferências, se também tiver participantes em pessoa.

  5. Escreva uma mensagem curta ou a agenda da reunião na caixa Mensagem (opcional).

  6. Selecione o fuso horário da reunião através do menu pendente.

  7. Selecione a data/hora de Início e de Fim da reunião.

  8. Por predefinição, todas as pessoas, incluindo aquelas que não pertencem à sua empresa, podem ignorar a sala de espera - uma área virtual de espera que lhe permite admitir pessoas ou negar-lhes o acesso. Para obter informações sobre como modificar as opções, consulte a secção Acesso e Apresentadores neste artigo.

  9. Por predefinição, todos os convidados da sua organização têm permissões de apresentador. Para obter informações sobre como modificar as opções, consulte a secção Acesso e Apresentadores neste artigo.

  10. Em Participantes e Áudio, adicione os nomes dos participantes na caixa disponível, separados por ponto e vírgula (;).

  11. Clique em Verificar nomes para confirmar que tem os nomes corretos. Para convidados externos à sua empresa, escreva o endereço de e-mail completo, como, por exemplo, mailto:contoso@contoso.com.

Nota: O Web Scheduler não verifica a disponibilidade de participantes ou salas de conferência.

  1. Se a sua conta está configurada com um Fornecedor de Conferências de Áudio, o convite para reunião incluirá um número gratuito, um número de serviço pago e o código de participante. Os participantes da reunião podem interagir através do áudio do computador ou de uma chamada telefónica, conforme preferirem.

  2. Clique em Guardar.

Enviar convites para os participantes da reunião

Para enviar o convite para reunião, escolha um dos seguintes métodos:

Enviar convites através do seu programa de correio eletrónico

Com este método, copia os detalhes da reunião do Web Scheduler e cola-os num convite para reunião que criou com um programa de correio eletrónico.

Sugestão: Pode aceder também à informação da reunião ao clicar em Ver Informação de Adesão à Reunião na página de detalhes da reunião do Web Scheduler.

  1. Quando acabar de criar a reunião, clique em Guardar.

  2. Abre-se uma janela com a informação da reunião.

  3. Realce os detalhes da reunião, incluindo o URL, o número da conferência de áudio e o ID da conferência.

  4. Clique no texto com o botão direito e depois clique em Copiar.

  5. Abra o programa de correio eletrónico e crie um pedido de reunião normal.

  6. Cole os detalhes da reunião online do Lync (copiados do passo 4) no convite.

  7. Adicione os participantes, verifique a data/hora da reunião, escreva a agenda da reunião e envie o convite.

Enviar convites através do iCalendar

O iCalendar permite aos utilizadores de sistemas diferentes de correio eletrónico trocar informações de calendário. Os destinatários do convite do iCalendar devem ter software que suporte o acesso e a resposta ao convite para reunião.

  1. Na secção As Minhas Reuniões, selecione a reunião pelo respetivo assunto e, em seguida, clique em Exportar como iCalendar.

  2. Clique em Abrir quando lhe for pedido pelo programa de e-mail.

    Nota: O iCalendar inclui toda a informação que adicionou enquanto agendava a reunião, tal como a mensagem, participantes, localização, data e hora.

  3. Quando for aberta a entrada de calendário, reencaminhe-a para as pessoas que adicionou como participantes durante o agendamento da reunião.

  4. Os convidados poderão então abrir o ficheiro do iCalendar com o programa de e-mail preferido, como o Outlook, o Notes, o iCal, entre outros.

Acesso e Apresentadores

As opções de Acesso e Apresentadores predefinidas estão otimizadas para reuniões típicas de equipa. Pode personalizar as suas opções de reunião para que se ajustem melhor às suas necessidades, tipo de reunião ou aos participantes.

Na secção Acesso e Apresentadores da página de detalhes da reunião, selecione quem pode ignorar a sala de espera e quem pode participar na reunião como apresentador.

Quem ignora a sala de espera

Opções de Acesso

O que acontece

Recomendado quando...

Apenas o organizador (bloqueado)

Só o organizador ignora a sala de espera. Os restantes terão de esperar na sala de espera até serem admitidos.

Não pretende que as pessoas vejam o conteúdo antes da reunião, ou encontra-se a discutir informação confidencial.

Pessoas que convido da minha empresa

As pessoas que não possuem conta na sua rede e as pessoas que não foram convidadas terão de esperar na sala de espera até serem admitidas.

Está a discutir informação confidencial e só pretende admitir pessoas específicas da sua empresa para participar.

Pessoas da minha empresa

As pessoas que não possuem conta na sua rede terão de esperar na sala de espera até serem admitidas.

Todos os participantes possuem conta na rede da sua empresa e encontra-se a discutir informação confidencial.

Todos, incluindo pessoas exteriores à minha empresa

Ninguém espera na sala de espera.

Está a convidar participantes exteriores e não vai discutir informação confidencial.

Importante: Mesmo que a sala de espera da reunião esteja ativada, os participantes que efetuarem uma chamada telefónica ignoram a sala de espera automaticamente.

Quem é apresentador

Opções de Apresentador

Quem é apresentador

Recomendado quando...

Apenas organizador

Apenas a pessoa que agenda as reuniões.

Apresentações nas quais os participantes não têm de interagir com o conteúdo da reunião. Pode designar apresentadores adicionais durante a reunião.

Pessoas da minha empresa

Todos os que convida que têm conta na sua rede.

Sessões internas de trabalho em grupo, nas quais todos os participantes podem partilhar e alterar conteúdos da reunião.

Todos, incluindo pessoas exteriores à minha empresa (não existem restrições)

Todas as pessoas que convida.

Sessões de trabalho em grupo com pessoas que não têm conta na sua rede.

Pessoas escolhidas por mim

O utilizador e os participantes que escolhe.

Apresentações com mais de um apresentador específico.

Nota: Os participantes externos ou listas de distribuição não podem ser convidados como apresentadores com a opção Pessoas escolhidas por mim. Pode atribuir acesso de apresentador individualmente dentro da sala de reunião.

Participar numa reunião

Pode utilizar a ligação da reunião presente no convite para iniciar sessão na sua reunião, ou clique no separador Participar em Reunião no Web Scheduler para iniciar a reunião.

  1. Em As Minhas Reuniões, clique na sua reunião.

  2. Na página detalhes da reunião, clique no separador Participar em Reunião.

  3. O Lync é aberto e permite-lhe iniciar sessão na reunião.

Ver ou editar reuniões existentes

Pode ver todas as reuniões que organizou no separador As Minhas Reuniõesdo Web Scheduler. Não se esqueça que o Web Scheduler lista apenas as reuniões que organizou e não aquelas para as quais foi convidado.

  1. Clique numa reunião para abrir a página de detalhes, que contém um breve resumo da reunião, um conjunto de separadores acionáveis e informação sobre a mesma.

  2. Clique em Editar.

  3. Faça as alterações necessárias e depois clique em Guardar.

  4. Clique em OK no alerta de êxito, e verifique a informação alterada.

Importante: Após atualizar uma reunião terá de enviar manualmente a informação atualizada aos seus convidados. O Web Scheduler não atualiza o seu calendário automaticamente.

  • Se utilizou o iCalendar para enviar os convites, clique em Exportar como iCalendar novamente para abrir o convite, e envie uma atualização.

  • Se copiou os detalhes da reunião do Lync para um convite de reunião normal, abra o convite, atualize-o com os novos detalhes de reunião e volte a enviá-lo aos participantes.

Eliminar ou cancelar uma reunião

As suas reuniões expiram 14 dias após a hora de fim agendada, mas pode eliminar uma reunião se pretender limpar o Web Scheduler, ou pode cancelar a sua reunião.

  1. No separador As Minhas Reuniões, clique na reunião que deseja eliminar.

  2. Na página de detalhes da reunião, clique no separadorEliminar Reunião.

  3. Clique em Sim na caixa de confirmação.

    Importante: Terá de enviar um aviso de cancelamento aos seus participantes, pois o Web Scheduler não atualiza o seu calendário automaticamente.

  4. Se utilizou o iCalendar para enviar os convites, abra o convite e clique em Cancelar. Será enviada uma nota de cancelamento aos recipientes.

  5. Se copiou os detalhes da reunião do Lync num convite de reunião normal, abra o convite e, em seguida, clique em Cancelar para enviar uma nota de cancelamento aos convidados.

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