Localizar os registos com os valores superiores ou inferiores num grupo ou campo

Escolher entre uma consulta dos valores mais altos e um filtro

Para determinar se deve criar uma consulta dos valores mais altos ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

• Se quiser devolver os registos que contêm os valores mais altos ou mais baixos num campo e não souber os valores exatos do campo superior ou inferior (ou não são importantes), crie uma consulta de valores mais altos.

• Se quiser devolver todos os registos em que o valor num campo corresponde ou for menor ou maior do que um valor no qual está interessado, aplique um filtro. Por exemplo, para ver os produtos com preços entre 50 $ e 100 $, aplique um filtro. Esta figura ilustra um filtro de exemplo na vista estrutura da consulta e os resultados que esse filtro pode produzir:

  

  Para obter mais informações sobre como criar e utilizar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access.

Regras para criar e utilizar consultas dos valores mais altos

À medida que avança, lembre-se de que, independentemente do tipo de consulta (uma consulta selecionar ou uma consulta de totais), tem de utilizar campos que contenham dados descritivos, como nomes de funcionários ou produtos, e um campo que contenha os valores superiores ou inferiores que pretende localizar, como um preço ou um campo de data. Pode utilizar mais do que um campo de dados e, se utilizar uma consulta de totais, os campos de dados devem incluir normalmente informações de categoria, como um campo de cidade ou país/região. Só pode omitir dados de categoria quando cria uma consulta de totais que é executada em todos os registos, como "mostrar-me os cinco por cento das encomendas mais caras". Além disso, pode utilizar uma consulta selecionar ou um total para localizar os valores mais altos e mais baixos num grupo de registos ou registos que se enquadram em categorias. Para obter mais informações sobre como fazê-lo, consulte a secção Localizar os valores superiores ou inferiores dos registos em categorias ou grupos, mais adiante neste artigo.

Criar uma consulta básica dos valores mais altos

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique na tabela que pretende utilizar na consulta, clique em Adicionar para colocar a tabela na grelha de estrutura e, em seguida, clique em Fechar.
   -ou faça
   duplo clique na tabela.
   Se estiver a utilizar os dados de exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que pretende utilizar na sua consulta na grelha de estrutura. Pode fazer duplo clique em cada campo ou arrastar e largar cada campo numa célula em branco na linha Campo.
   Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Apelido e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os seus valores mais altos ou mais baixos (o campo Data de Nascimento, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenar e selecione Ascendente ou Descendente.
   Se o campo de valores contiver números, como preços ou valores de vendas, a sequência de ordenação Ascendente devolve os valores mais baixos e a sequência de ordenação Descendente devolve os valores mais altos. Se o campo de valores contiver datas, a sequência de ordenação Descendente devolve a data mais recente, enquanto Ascendente devolve a data mais antiga.
   

   Importante: Tem de definir a linha Ordenar como Ascendente ou Descendente apenas para os campos que contêm os valores superiores ou inferiores. Se especificar uma sequência de ordenação para um campo diferente do campo que contém os valores mais altos ou mais baixos ( por exemplo, ProductName em vez de Preço ), a consulta não devolverá os resultados pretendidos.

5. No separador Estrutura , no grupo Configuração da Consulta , clique na seta para baixo junto a Devolver (a lista Valores Principais ) e introduza o número ou percentagem de registos que pretende ver ou selecione uma opção na lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista Folha de Dados.

7. Guarde a consulta e mantenha-a aberta para utilizar nos passos seguintes.

Pode ver que este tipo de consulta dos valores mais altos pode responder a questões básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. Os passos seguintes explicam como utilizar expressões e outros critérios para dar poder e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados no passo seguinte devolvem os três aniversários de funcionários seguintes.

Adicionar critérios à consulta

1. Abra, na vista Estrutura, a consulta que criou nos passos anteriores.

2. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna à direita da coluna Data de Nascimento, copie e cole ou escreva a expressão Expr1: DatePart("m",[Data de Nascimento]). A função DatePart extrai a parte do mês do valor no campo Data de Nascimento.

3. À direita da coluna que contém a sua expressão, copie e cole ou escreva a expressão Expr2: DatePart("d",[Data de Nascimento]). Neste caso, a função DatePart extrai a parte diária do valor no campo Data de Nascimento.

4. Desmarque as caixas de verificação na linha Mostrar para cada expressão e, em seguida, clique na célula Ordenar para cada expressão e selecione Ascendente.

5. Opcionalmente, pode especificar um critério para limitar o âmbito da consulta. Quando especifica critérios, a consulta ordena apenas os registos que respeitam os critérios e identifica os valores do campo superior ou inferior da lista ordenada.
   Para continuar com os dados de exemplo, na linha Critérios do campo Data de Nascimento, escreva ou copie e cole esta expressão:

   Mês([Data de Nascimento]) > Mês(Data()) Ou Mês([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data())

   Esta expressão faz o seguinte: a parte Month([BirthDate]) > Month(Date()) verifica a data de nascimento de cada funcionário para ver se se enquadra num mês futuro e, se for verdadeira, inclui esses registos na consulta. A parte Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) da expressão verifica as datas de nascimento que ocorrem no mês atual para ver se a data de nascimento se baseia ou após a data atual. Se essa condição for verdadeira, a função inclui esses registos nos resultados da consulta. Para resumir, esta expressão ignora todos os registos em que a data de nascimento se situa entre 1 de janeiro e a data em que executa a consulta.

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

6. No separador Estrutura , no grupo Configuração da Consulta , clique na seta para baixo junto a Devolver (a lista Valores Principais ) e introduza o número ou percentagem de registos que pretende ver ou selecione uma opção na lista.

7. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista Folha de Dados.

Criar a consulta de totais

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Selecione as tabelas com as quais pretende trabalhar, clique em Adicionar e, em seguida, clique em Fechar depois de terminar de adicionar as tabelas.
   -ou faça
   duplo clique nas tabelas que pretende utilizar e, em seguida, clique em Fechar. Cada tabela é apresentada na grelha de estrutura. Se utilizar as tabelas de exemplo listadas acima, adicione as tabelas Categorias e Produtos.

3. Faça duplo clique nos campos das tabelas que pretende utilizar na sua consulta.
   Neste momento, certifique-se de que adiciona apenas os campos de grupo e o campo de valor à consulta. Se utilizar os dados de exemplo listados na tabela anterior, adicione o campo Nome da Categoria da tabela Categorias e o campo Preço da tabela Produtos.

4. Opcionalmente, pode especificar um critério para limitar o âmbito da consulta.
   Apenas os registos que cumpram os critérios serão ordenados e os valores dos campos superior e inferior serão identificados nesta lista ordenada. Por exemplo, para excluir produtos na categoria Desporto, adicione esta expressão à linha Critérios do campo Nome da Categoria: <>"Desporto".
   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, veja o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. Converta a consulta numa consulta de totais.

   1. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

      A linha Total é apresentada na grelha de estrutura.

6. Certifique-se de que a célula Total de cada campo de grupo está definida como Agrupar Por e, em seguida, defina a célula Total do campo de valor (o campo que contém os valores superiores ou inferiores) como Máx . ou Min.
   Selecionar Máx . devolve o maior valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais recente num campo Data/Hora. Selecionar Min devolve o menor valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais antigo num campo Data/Hora. Se utilizar os dados de exemplo, defina a célula Total do campo Nome da Categoria como Agrupar Por e a célula Total do campo Preço como Máximo ou Mínimo.

7. No separador Estrutura , no grupo Ferramentas , certifique-se de que a lista Devolver está definida como Tudo e, em seguida, clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista Folha de Dados.
   

   Nota: Consoante a função que escolheu no passo 7, o Access altera o nome do campo de valor na consulta para MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Se utilizar as tabelas de exemplo, o Access muda o nome do campo MaxOfPrice ou MinOfPrice.

8. Guarde a consulta e continue a seguir os passos.

A consulta não devolve nomes de produtos nem quaisquer outras informações sobre os produtos. Para ver esses dados adicionais, tem de criar uma segunda consulta que incorpore a consulta que acabou de criar. Os passos seguintes explicam como criar esta segunda consulta.

Criar uma segunda consulta para ver mais dados

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique no separador Consultas e, em seguida, faça duplo clique na consulta de totais que criou na secção anterior.

3. Clique no separador Tabelas e adicione as tabelas que utilizou na consulta de totais e as tabelas que contêm os outros dados relacionados que pretende ver.
   Se utilizar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicione as tabelas Categorias, Produtos e Fornecedores à nova consulta.

4. Faça corresponder os campos na consulta de totais aos respetivos campos nas tabelas principais. Para fazê-lo, arraste cada campo na consulta de totais para o campo correspondente na tabela.

   Se utilizar os dados de exemplo, arraste o campo Nome da Categoria na consulta de totais para o campo Nome da Categoria na tabela Categorias. Em seguida, arraste o campo MaxOfPrice na consulta de totais para o campo Preço na tabela Produtos. As associações permitem que a nova consulta selecionar reúna os dados na consulta de totais e os dados nas outras tabelas.

5. Na janela da consulta de totais, faça duplo clique no asterisco para adicionar toda a consulta à grelha de estrutura e, em seguida, arraste os campos adicionais das outras tabelas na consulta.

   Se utilizar as tabelas de exemplo, faça duplo clique na consulta de totais que criou na secção anterior e, em seguida, adicione os campos Nome do Produto e Fornecedor da tabela Produtos e Fornecedores, respetivamente.

6. Opcionalmente, especifique uma sequência de ordenação para uma ou mais colunas.
   Por exemplo, para listar as categorias por ordem alfabética, defina a célula Ordenar da coluna Nome da Categoria como Ascendente.

7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

   Esta ação executa a consulta e apresenta os resultados na vista Folha de Dados.

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Criar a consulta Criar Tabela

1. Na sua consulta dos valores mais altos aberta na vista Estrutura:

   No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar Tabela.
   É apresentada a caixa de diálogo Criar Tabela .

2. Na caixa Nome da Tabela, escreva um nome para a tabela que irá armazenar os registos mais altos e mais baixos. Por exemplo, escreva Registos Mais Altos e Mais Baixos e, em seguida, clique em OK.
   Cada vez que executar a consulta, em vez de os resultados serem mostrados na vista de Folha de Dados, a consulta cria uma tabela e substitui o valor mais alto pelos dados atuais.

3. Guarde e feche a consulta.

Criar uma consulta acrescentar

1. Abra a consulta de valor inferior na vista Estrutura.

2. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar.

3. Na caixa de diálogo Acrescentar , escreva o mesmo nome que escreveu na caixa de diálogo Criar Tabela .
   Por exemplo, escreva Registos Superiores e Inferiores e, em seguida, clique em OK. Cada vez que executar a consulta, em vez de os resultados serem mostrados na vista de Folha de Dados, a consulta acrescentará os registos à tabela Registos Mais Altos e Mais Baixos.

4. Guarde e feche a consulta.

Executar as consultas

Está pronto para executar as duas consultas.

• No Painel de Navegação, faça duplo clique na consulta de valor superior e clique em Sim nas mensagens.

• Faça duplo clique na consulta Valor Inferior e clique em Sim nas mensagens.

• Abra a tabela de registos superior e inferior na vista Folha de Dados.

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