Localizar registos que têm as datas a maior parte dos ou menos recentes

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Este artigo explica como utilizar consultas de valores superiores e consultas de totais para localizar as datas mais recentes ou mais próxima num conjunto de registos. Isto pode ajudar a responder a uma variedade de perguntas de negócios, tal como quando um cliente colocada última uma ordem ou que trimestres cinco ter sido sua melhor vendas, por cidade.

Neste artigo

Descrição Geral

Preparar os dados de exemplo para seguir juntamente com os exemplos

Encontrar a data mais ou menos recente

Localizar as datas a maior parte dos ou menos recentes para grupos de registos

Descrição Geral

Pode classificar dados e rever os itens com mais altos classificação utilizando uma consulta de valores superiores. Uma consulta de valor superior é uma consulta selecionar que devolve um número especificado ou uma percentagem de valores a partir da parte superior dos resultados, por exemplo, as cinco mais populares páginas num web site. Pode utilizar uma consulta de valores superiores contra qualquer tipo de valores – não têm de ser números.

Se pretende agrupar ou resumam os seus dados antes de classificação do mesmo, não terá de utilizar uma consulta de valores superiores. Por exemplo, imaginemos que precisa de encontrar os números de vendas para uma determinada data para cada cidade em que funciona a sua empresa. Em que casos, as cidades tornam-se categorias (ter para localizar os dados por cidade), por isso, utilize uma consulta de totais.

Quando utiliza uma consulta de valores superiores para localizar registos que contêm as datas mais recentes ou mais antiga numa tabela ou grupo de registos, pode responder uma variedade de perguntas de negócios, como as seguintes:

  • Quem tenha sido se tornou a maioria das vendas ultimamente?

  • Quando um cliente última colocar uma ordem?

  • Qual é os seguinte três aniversários da equipa?

Para tornar uma consulta de valor superior, comece por criar uma consulta selecionar. Em seguida, ordene os dados de acordo com a sua pergunta – se está a procurar na parte superior ou inferior. Se precisar de grupo ou resumir dados, transformar a consulta selecionar uma consulta de totais. Em seguida, pode utilizar uma função de agregação, como máximo ou mínimo para devolver o valor mais alto ou mais baixo, ou primeiro ou último para devolver a data mais antiga ou mais recente.

Este artigo assume que os valores de data que utilizar têm os dados de data/hora tipo. Se os valores de data forem num campo de texto.

Considere utilizar um filtro em vez de uma consulta de valores superiores

Um filtro é normalmente melhor se tiver uma data específica deve ter em conta. Para determinar se deve criar uma consulta de valores superiores ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

  • Se pretender que seja devolvido todos os registos que corresponde a data, é anteriores ao ou mais tarde do que uma data específica, utilize um filtro. Por exemplo, para ver as datas de vendas entre Abril e Julho, aplicar um filtro.

  • Se pretender que seja devolvido uma quantidade específica de registos que tenham as datas mais recentes ou mais recentes num campo, e não souber os valores de data exata ou não a importância, pode criar uma consulta de valores superiores. Por exemplo, para ver os trimestres vendas melhor cinco, utilize uma consulta de valores superiores.

Para mais informações sobre como criar e utilizar filtros, consulte o artigo aplicar um filtro para ver selecionar registos numa base de dados do Access.

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Preparar os dados de exemplo para seguir juntamente com os exemplos

Os passos neste artigo utilizam os dados nas seguintes tabelas de exemplo.

A tabela colaboradores   

Apelido

Primeira Nome

Endereço

Cidade

CountryOrR egion

Nascimento Data

Contratar Data

Barroso

Joaquim

Rua Principal 1

Lisboa

Portugal

05-Fev-1968

10-Jun-1994

Santos

Sofia

Rua de Cima 52

Braga

Portugal

22-Mai-1957

22/11/1996

Paz

Guilherme

Avenida do Brasil 322

Santarém

Portugal

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Bonifácio

João Filipe

Praça 25 de Abril 1

Coimbra

Portugal

22-Mar-1964

22-Jun-1998

Preço

Júlia

Rua do Cais 2

Mortágua

Portugal

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Isidoro

Cristina

Rua de Baixo 122, 5º

Santarém

Portugal

23-Jan-1970

23-Abr-1999

Rodrigues

Sílvio

Rua de Fora 67

Tavira

Portugal

14-Abr-1964

14-Out-2004

Braz

Diana

Travessa da Saudade 2

Portalegre

Portugal

29-Out-1959

29-Mar-1997

A tabela EventType   

IDTipo

Evento Tipo

1

Lançamento de Produto

2

Função Empresarial

3

Função Privada

4

Angariação de Fundos

5

Feira Para Profissionais

6

Palestra

7

Concerto

8

Exposição

9

Feira de Rua

A tabela Clientes    

IDCliente

Empresa

Contacto

1

Contoso, Lda.

Joaquim Pires

2

Brinquedos Rodopio

Helena Adão

3

Fabricam

Carolina Pontes

4

Brinquedos Girbal

Lúcio Eanes

5

Galeria Datum

Maria Santos

6

Aventura Lavor

Bruno Borges

7

Instituto de Design

Jacinta Santos

8

Escola de Artes

Margarida Damasceno

A tabela Eventos    

IDAcontecimento

Evento Tipo

Cliente

Evento Data

Preço

1

Lançamento de Produto

Contoso, Lda.

14/4/2011

€10.000

2

Função Empresarial

Brinquedos Rodopio

21/4/2011

€8.000

3

Feira Para Profissionais

Brinquedos Rodopio

1/5/11

€25.000

4

Exposição

Instituto de Design Gráfico

13/5/2011

€4.500

5

Feira Para Profissionais

Contoso, Lda.

14/5/2011

€55.000

6

Concerto

Escola de Artes

23/5/2011

€12.000

7

Lançamento de Produto

Galeria Datum

1/6/2011

€15.000

8

Lançamento de Produto

Brinquedos Girbal

18/6/2011

€21.000

9

Angariação de Fundos

Aventura Lavor

22/6/2011

€1.300

10

Palestra

Instituto de Design Gráfico

25/6/2011

€2.450

11

Palestra

Contoso, Lda.

04/07/2011

€3.800

12

Feira de Rua

Instituto de Design Gráfico

04/07/2011

€5.500

Nota: Os passos nesta secção assumem que as tabelas Clientes e Tipo de Acontecimento se situam no lado "um" de relações um-para-muitos com a tabela Acontecimentos. Neste caso, a tabela Acontecimentos partilha os campos IDCliente e IDTipo. As consultas de totais descritas nas secções seguintes não irão funcionar sem essas relações.

Cole os dados de exemplo em folhas de cálculo do Excel:

  1. Inicie o Excel. Abre-se um livro vazio.

  2. Prima as teclas SHIFT+F11 para inserir uma folha de cálculo (serão necessárias quatro).

  3. Copie os dados de cada tabela de exemplo para uma folha de cálculo vazia. Inclua os cabeçalhos das colunas (a primeira linha).

Crie tabelas de base de dados a partir das folhas de cálculos:

  1. Selecione os dados da primeira folha de cálculo, incluindo os cabeçalhos das colunas.

  2. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Colar.

  3. Clique em Sim para confirmar que a primeira linha contém os cabeçalhos das colunas.

  4. Repita os passos 1 a 3 para cada uma das folhas de cálculo restantes.

Encontrar a data mais ou menos recente

Os passos nesta secção utilizam os dados de exemplo para ilustrar o processo de criação de uma consulta de valores superiores.

Criar uma consulta básica de primeiros valores

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

    É apresentada a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  2. Faça duplo clique na tabela Empregados e, em seguida, clique em Fechar.

    Se utilizar os dados de exemplo, adicione a tabela Empregados à consulta.

  3. Adicione os campos que pretende utilizar na consulta à grelha de estrutura. Poderá fazer duplo clique em cada campo, ou arrastar e largar cada campo numa célula em branco na linha Campo.

    Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome Próprio, Apelido e Data de Nascimento.

  4. No campo que contém os primeiros ou últimos valores (o campo Data de Nascimento, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenação e seleccione Ascendente ou Descendente.

    A sequência de ordenação Descendente devolve a data mais recente, e a sequência de ordenação Ascendente devolve a data mais antiga.

    Importante: Só é necessário definir um valor na lista Ordenação para campos que contenham as datas. Se especificar uma sequência de ordenação, a consulta não irá devolver os resultados pretendidos.

  5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo junto a Tudo (a lista Primeiros Valores) e escreva o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção da lista.

  6. Clique em Executar Imagem de botão para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

  7. Guarde a consulta como NextBirthDays.

Já constatou que este tipo de consulta de primeiros valores consegue responder a questões básicas, tais como quem é a pessoa mais antiga ou recente na empresa. Os próximos passos explicam como utilizar expressões e outros critérios para melhorar e flexibilizar a consulta. Os critérios apresentados no passo seguinte devolvem as próximas três datas de aniversário dos empregados.

Adicionar critérios à consulta

Estes passos que utilizam a consulta criada no procedimento anterior. Pode seguir juntamente com uma consulta de diferentes valores superiores desde que contém dados de data/hora reais, não os valores de texto.

Sugestão: Se pretender compreender melhor como funciona esta consulta, altere entre a vista de estrutura e vista de folha de dados em cada passo. Se pretender ver o código de consulta real, mude para vista SQL. Para alternar entre vistas, com o botão direito no separador na parte superior da consulta e, em seguida, clique na vista que pretende.

  1. No painel de navegação, botão direito do rato na consulta NextBirthDays e, em seguida, clique em Vista de estrutura.

  2. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna à direita da data de nascimento, introduza o seguinte:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Esta expressão extrai o mês da data de nascimento utilizando a função PartData .

  3. Na coluna da grelha de estrutura de consulta seguinte, introduza o seguinte:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    esta expressão extrai o dia do mês da data de nascimento utilizando a função PartData .

  4. Desmarque as caixas de verificação na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que introduziu.

  5. Clique na linha Ordenar de cada expressão e, em seguida, selecione ascendente.

  6. Na linha critérios da coluna Data de nascimento, escreva a seguinte expressão:
    mês ([data de nascimento]) > Month(Date()) ou Month([Birth Date]) = Month(Date()) e Day([Birth Date]) > DataDeNascimento
    Isto expressão faz o seguinte:

    • Mês ( [data de nascimento]) > Month(Date()) Especifica que inclui a data de nascimento de cada funcionário num mês futuro.

    • O mês ([data de nascimento]) = Month(Date()) e Day([Birth Date]) > DataDeNascimento Especifica que, se a data de nascimento ocorrer no mês atual, o aniversário determinado ou depois do dia atual.

      Resumindo, esta expressão exclui quaisquer registos onde o aniversário ocorre entre Janeiro 1 e a data atual.

      Sugestão: Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  7. No separador estrutura, no grupo Configuração da consulta, escreva 3 na caixa devolver.

  8. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar Imagem de botão .

Nota: Na sua própria consulta utilizando os seus próprios dados, por vezes, poderá ver registos mais do que o especificado. Se os seus dados contêm vários registos que partilham um valor que está entre os valores superiores, a consulta irá devolver todos os registos tais mesmo se significa devolver mais registos do pretendidos.

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Localizar as datas a maior parte dos ou menos recentes para grupos de registos

Utilize uma consulta de totais para localizar as datas mais antiga ou mais recentes para os registos que se inserem em grupos, tal como eventos agrupados por cidade. Uma consulta de totais é uma consulta selecionar que utiliza funções de agregação (tal como Agrupar por, Mno, máximo, contagem, primeiroe último) para calcular valores para cada campo de saída.

Inclua o campo que pretende utilizar para categorias – para agrupar por – e o campo com valores que pretende para resumir. Se incluir outros campos de saída – apresentamos, os nomes dos clientes quando estiver a agrupar por tipo de evento – a consulta irá também utilizar esses campos para tornar a grupos, alterar os resultados para que não respondem a sua pergunta original. Para rotular as linhas com outros campos, criar uma consulta adicional que utiliza a consulta de totais como uma origem e adicione os campos adicionais para essa consulta.

Sugestão: Criar consultas nos passos é uma estratégia muito eficaz para responder a questões mais avançadas. Se estiver a ter problemas numa consulta complicada para trabalhar, considere se pode dividi-lo para baixo por uma série de consultas simples.

Criar uma consulta de totais

Este procedimento utiliza os eventos de exemplo tabela e da tabela de exemplo EventType para responder a esta pergunta:

Quando foi o evento de cada tipo de evento, excluindo concertos mais recente?

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, faça duplo clique em eventos e EventType tabelas.
    Cada tabela é apresentada na secção superior do estruturador de consulta.

  3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Faça duplo clique sobre o campo EventType da tabela EventType e o campo EventDate na tabela eventos para adicionar os campos à grelha de estrutura da consulta.

  5. Na grelha de estrutura da consulta, na linha critérios do campo EventType, introduza < > conjunto.

    Sugestão: Para obter mais exemplos de expressões de critérios, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  6. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

  7. Na grelha de estrutura da consulta, clique na linha Total do campo EventDate e, em seguida, clique em máximo.

  8. No separador Estrutura, no grupo resultados, clique em Ver e, em seguida, clique em Vista de SQL.

  9. Na janela de SQL, no final da cláusula SELECT, imediatamente após a palavra-chave como, substitua MaxOfEventDateMostRecent.

  10. Guarde a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Este procedimento utiliza a consulta MostRecentEventByType a partir do procedimento anterior para responder a esta pergunta:

Quem era o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, no separador consultas, faça duplo clique na consulta MostRecentEventByType.

  3. No separador tabelas da caixa de diálogo, faça duplo clique na tabela eventos e a tabela clientes.

  4. No estruturador de consulta, faça duplo clique os seguintes campos:

    1. Na tabela eventos, faça duplo clique EventType.

    2. Na consulta MostRecentEventByType, faça duplo clique MostRecent.

    3. Na tabela Fregueses, faça duplo clique da empresa.

  5. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Ordenar da coluna EventType, selecione ascendente.

  6. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

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