Localizar os registos com os primeiros ou últimos valores num grupo ou campo

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Este artigo explica como utilizar uma consulta de valor superior para encontrar os valores mais altos ou mais baixos de um conjunto de registos. Utilizar consultas de valor superior para responder uma variedade de perguntas de negócios, tais como quais os produtos que vendem bem e que não o fizer.

O que pretende fazer?

Noções sobre consultas de valor superior

Localize os registos que contêm valores superiores ou inferiores

Localize os valores superiores ou inferiores para registos categorias ou grupos

Localize os registos que contêm valores superiores e inferiores

Noções sobre consultas de valor superior

Utilize uma consulta de valor superior quando precisar de localizar registos que contêm os valores superiores ou inferiores num campo de tabela. Pode utilizar uma consulta de valor superior para atender os seguintes tipos de perguntas.

  • Qual é o produto mais ou menos dispendioso?

  • Quais dos três empregados tem os seguintes aniversários?

  • Quais divisões geraram maior ou menos vendas durante o ano atual?

  • Quais os produtos ocupam na parte superior ou inferior cinco por cento das vendas?

  • Quais os produtos em cada uma das categorias de produtos ocupam na parte superior ou inferior cinco por cento das vendas?

Resumidamente colocar, uma consulta de valores superiores ordena e, em seguida, filtra os seus dados para devolver os valores superiores ou inferiores num campo. Pode utilizar consultas de valores superiores para procurar numérico (incluindo a moeda) e valores de data.

O processo de criação de uma consulta de valores superiores segue estes passos abrangentes:

  • Crie uma consulta selecionar ou uma consulta de totais.

    Utilize uma consulta selecionar para localizar valores superiores ou inferiores numa tabela. Utilize uma consulta de totais para encontrar os valores superiores ou inferiores de uma ou mais categorias. Por exemplo, se pretender responder a uma pergunta como "o que é mais ou menos dispendioso produto", comece por criar uma consulta selecionar. Para responder a uma pergunta como "quais os produtos em cada uma das nossas product categories ocupam na parte superior ou inferior cinco por cento das vendas," Utilize uma consulta de totais. Além disso, pode utilizar qualquer um dos tipos de consulta para encontrar os valores superiores e inferiores de um grupo de registos ou os registos que estão divididos em categorias.

  • Aplica uma sequência de ordenação à consulta.

  • Aplica outros critérios à consulta.

  • Especifique o número de registos que pretende que a consulta para devolver. Pode especificar uma percentagem, tal como a percentagem de 5 superior de valores num campo, ou pode especificar um número fixo, como os primeiros 10 valores num campo.

Escolher entre uma consulta dos valores mais altos e um filtro

Para determinar se deve criar uma consulta de valores superiores ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

  • Se pretender que seja devolvido os registos que contêm os valores mais altos ou mais baixos num campo, e não souber exata parte superior ou valores de campos da parte inferior (ou não importa), pode criar uma consulta de valores superiores.

  • Se pretender que seja devolvido todos os registos que o valor de um campo corresponde, ou é menor ou maior que um valor no qual se estiver interessado, aplicar um filtro. Por exemplo, para ver os produtos com os preços entre $50 e €100, aplicar um filtro. Esta ilustração mostra um filtro de exemplo na vista de estrutura de consulta e os resultados que pode produzir um filtro como:

    Produtos que custam entre €50 e €100

    Para obter mais informações sobre como criar e utilizar filtros, consulte o artigo filtro: limitar o número de registos numa vista.

Regras para criar e utilizar consultas dos valores mais altos

Antes de continuar, lembre-se de que, independentemente do tipo de consulta (uma consulta selecionar ou uma consulta de totais), tem de utilizar campos que contêm dados descritivos, como funcionário ou nomes de produtos e um campo que contém os valores superiores ou inferiores que pretende localizar, tal como um preço ou um the campo te. Pode utilizar mais do que um campo de dados e, se utilizar uma consulta de totais, os campos de dados, normalmente, deverão incluir informações de categoria, como um campo Localidade ou país/região. Pode omitir dados de categoria apenas quando cria uma consulta de totais que é executada contra todos os registos, tal como "Mostrar-me a percentagem de cinco principal das encomendas mais dispendiosas." Além disso, pode utilizar um seleccione ou uma consulta de totais para encontrar os valores superiores e inferiores num grupo de registos ou registos que estão divididos em categorias. Para mais informações sobre como fazê-lo, consulte a secção localizar os valores superiores ou inferiores para registos categorias ou grupos, mais adiante.

Localize os registos que contêm valores superiores ou inferiores

Os passos nesta secção explicam como criar uma consulta de base valores superiores e uma consulta mais avançada. Os primeiros passos demonstram as partes básicas de uma consulta de valores superiores, enquanto a segunda secção explica como localizar os próximo aniversários dos empregados alguns. Os passos utilizam a tabela de exemplo seguinte:

Apelido

Nome Próprio

Endereço

Localidade

País/Região

Data de Nascimento

Data de Contratação

Sarmento

Guilherme

Rua das Margaridas n.º 1

Lisboa

Portugal

05-fev-1968

10-jun-1994

Mota

Adriana

Rua das Túlipas n.º52

Braga

Portugal

22-mai-1957

22-nov-1996

Grilo

Carlos

Avenida do Brasil 322

Setúbal

Portugal

11-nov-1960

11-mar-2000

Cunha

Diogo

Rua das Papoilas n.º45

Coimbra

Portugal

22-mar-1964

22-jun-1998

Martins

Duarte

Rua dos Limoeiros n.º 22

Mortágua

Portugal

05-jun-1972

05-jan-2002

Barbosa

Isabel

Rua dos Carvalhos n.º 12

Setúbal

Portugal

23-jan-1970

23-abr-1999

Sousa

Francisco

Rua das Rosas n.º 67

Évora

Portugal

14-abr-1964

14-out-2004

Macedo

Estrela

Rua das Estrelícias n.º 78

Portalegre

Portugal

29-out-1959

29-mar-1997

Cunha

Diogo

Rua das Papoilas n.º45

Coimbra

Portugal

22-mar-1964

20-jun-1998

Se pretender, pode introduzir os dados nesta tabela de exemplo manualmente ou pode copie esta tabela para um programa de folha de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 e, em seguida, Importar folha de cálculo resultante para uma tabela no Microsoft Office Access 2007.

Mostre-me como

Introduzir os dados de exemplo manualmente

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Office Access 2007 adiciona uma nova tabela em branco à sua base de dados.

Nota: Não tem de seguir este passo se abrir uma nova base de dados em branco, mas terá de segui-lo sempre que precisar de adicionar uma tabela à base de dados.

  1. Faça duplo clique na primeira célula na linha de cabeçalho e escreva o nome do campo na tabela de exemplo.
    Por predefinição, o Access indica campos em branco na linha de cabeçalho com o texto de Adicionar um novo campo, assim:
    Novo campo numa folha de dados

  2. Utilize as teclas de seta para ir para a próxima célula de cabeçalho em branco e, em seguida, escreva o segundo nome do campo (também pode premir TAB ou faça duplo clique na nova célula). Repita este passo até que introduza todos os nomes de campo.

  3. Introduza os dados na tabela de exemplo.
    à medida que introduz os dados, o Access infere um tipo de dados para cada campo. Se estiver familiarizado com bases de dados relacionais, defina um tipo de dados específicos, como número, texto ou data/hora, para cada um dos campos nas suas tabelas. Definir tipos de dados ajuda a garantir a introdução de dados correctos e ajuda a impedir erros, tal como utilizar um número de telefone num cálculo. Para estes tabelas de exemplo, deve informar inferir o tipo de dados do Access.

  4. Quando terminar de introduzir os dados, clique em Guardar
    atalho de teclado prima CTRL + S.
    é apresentada a caixa de diálogo Guardar como.

  5. Na caixa Nome da tabela, introduza o nome da tabela de exemplo e, em seguida, clique em OK.
    Utilize o nome de cada tabela de exemplo, uma vez que as consultas nas secções sobre como utilizar utilizam os nomes.

  6. Repita estes passos até ter criado cada uma das tabelas de exemplo indicadas no início desta secção.

Copie a tabela a um programa de folha de cálculo

  1. Inicie o seu programa de folha de cálculo e crie um novo ficheiro em branco. Se utilizar o Excel, será criado um novo livro em branco por predefinição.

  2. Copie a tabela de exemplo fornecida na secção anterior e cole-a na primeira folha de cálculo, começando na primeira célula.

  3. Utilizar a técnica fornecida pelo seu programa de folha de cálculo, o nome da folha de cálculo Empregados.

  4. Guarde o ficheiro da folha de cálculo numa localização conveniente e continue os passos.

Importar a tabela para o Access

  1. Numa base de dados nova ou existente:
    no separador Dados externos, no grupo Importar, clique em Excel.
    - ou -
    clique em mais e, em seguida, selecione um programa de folha de cálculo a partir da lista.
    é apresentada a caixa de diálogo Obter dados externos - folha de cálculo do nome do programa.

  2. Clique em Procurar, abra o ficheiro de folha de cálculo que criou nos passos anteriores e, em seguida, clique em OK.
    é iniciado o Assistente de importação de folha de cálculo.

  3. Por predefinição, o seleciona assistente primeira folha de cálculo no livro (empregados, se seguiu os passos na secção anterior) e dados da folha de cálculo aparece na secção inferior da página do assistente. Clique em seguinte.

  4. Na página seguinte do assistente, clique em primeira linha contiver cabeçalhos de coluna e, em seguida, clique em seguinte.

  5. Opcionalmente, na página seguinte do assistente, utilize as caixas de texto e listas em Opções de campos para alterar os nomes dos campos e tipos de dados ou para omita os campos a operação de importação. Caso contrário, clique em seguinte.

  6. Deixe a opção Deixar o Access adicionar uma chave primária selecionada e clique em Seguinte.

  7. Por predefinição, o Access aplica o nome da folha de cálculo à sua nova tabela. Aceite o nome ou introduza outro nome e, em seguida, clique em Concluir.

Nota: Se não tiver um programa de folha de cálculo, pode copiar os dados de exemplo para um editor de texto, como o Bloco de Notas. Para obter mais informações sobre como importar dados de texto, consulte o artigo Importar ou ligar a dados num ficheiro de texto.

Criar uma consulta básica dos valores mais altos

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, clique na tabela que pretende utilizar na consulta, clique em Adicionar para colocar a tabela na grelha de estrutura e, em seguida, clique em Fechar.
    - ou -
    faça duplo clique na tabela.
    Se utilizar os dados de exemplo, adicione a tabela colaboradores à consulta.

  3. Adicione os campos que pretende utilizar na sua consulta à grelha de estrutura. Faça duplo clique em cada campo, ou arraste e largue cada campo uma célula na linha campo em branco.
    Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos nome próprio, apelido e data de nascimento.

  4. No campo que contém os valores superiores ou inferiores (o data de nascimento campo, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenar e selecione ascendente ou descendente.
    Se o campo de valores contiver números, como preços ou valores de vendas, a sequência de ordenação ascendente devolve os valores mais baixos e a sequência de ordenação descendente devolve os valores mais altos. Se o seu campo de valores contém datas, a sequência de ordenação descendente devolve a data mais recente, enquanto ascendente devolve a data mais antiga.

    Importante: Tem de definir linha Ordenar para ascendente ou descendente apenas para os campos que contêm os valores superiores ou inferiores. Se especificar uma sequência de ordenação de um campo do campo que contém os valores superiores ou inferiores — por exemplo, ProductName em vez do preço — a consulta não irá devolver os resultados que pretende.

  5. No separador estrutura, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo junto a todos os (a lista de Valores de início ) e quer introduzir o número ou percentagem de registos que pretende ver ou selecione uma opção a partir da lista.

  6. Clique em Executar Imagem do botão para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

  7. Guarde a consulta e mantenha-a aberta para utilizar nos passos seguintes.

Pode ver que este tipo de consulta dos valores mais altos pode responder a questões básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. Os passos seguintes explicam como utilizar expressões e outros critérios para dar poder e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados no passo seguinte devolvem os três aniversários de funcionários seguintes.

Adicionar critérios à consulta

Nota: Estes passos assumem que utilizará a consulta descrita na secção anterior.

  1. Abra, na vista de estrutura, a consulta que criou nos passos anteriores.

  2. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna à direita da coluna Data de nascimento, copiar e colar ou escreva a expressão Expr1: DatePart("m", [data de nascimento]). A função PartData extrai a parte do mês correspondente ao valor no campo Data de nascimento de.

  3. À direita da coluna que contém a expressão, copiar e colar ou escreva a expressão Expr2: DatePart("d", [data de nascimento]). Neste caso, a função PartData extrai a parte do dia correspondente ao valor no campo Data de nascimento de.

  4. Desmarque as caixas de verificação na linha Mostrar para cada expressão e, em seguida, clique na célula Ordenar para cada expressão e selecione ascendente.

  5. Opcionalmente, pode especificar um critério de limitar o âmbito da consulta. Quando especificar critérios, a consulta ordena apenas os registos que correspondam os critérios e que identifica os valores superiores ou inferiores campo a partir de dentro da lista ordenada.
    Para continuar com os dados de exemplo, na linha critérios do campo Data de nascimento, escreva ou copie e cole esta expressão:

    Mês ([data de nascimento]) > Month(Date()) ou mês ([data de nascimento]) = Month(Date()) e dia ([data de nascimento]) > DataDeNascimento

    Esta expressão faz o seguinte: O mês ([data de nascimento]) > Month(Date()) parte verifica a data de nascimento de cada empregado para ver se-determinado num mês futuro e, se for VERDADEIRO, inclui esses registos na consulta. O mês ([data de nascimento]) = Month(Date()) e Day([BirthDate]) > DataDeNascimento parte da expressão verifica as datas de nascimento ocorrerem no mês atual para ver se inclui a data de nascimento ou depois a data atual. Se essa condição for verdadeira, a função inclui esses mesmos registos nos resultados da consulta. Resumindo, esta expressão ignora quaisquer registos onde a data de nascimento determinado entre Janeiro 1 e a data em que está a executar a consulta.

    Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

  6. No separador estrutura, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo junto a todos os (a lista de Valores de início ) e quer introduzir o número ou percentagem de registos que pretende ver ou selecione uma opção a partir da lista.

  7. Clique em Executar Imagem do botão para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

Se a sua consulta devolve registos mais do que o esperado

Se os seus dados contêm registos que partilham um valor de data, a sua consulta de valores superiores poderá devolver dados mais do que o esperado. Por exemplo, pode estruturar uma consulta de valores superiores para obter os três registos do funcionário, mas realmente vir quatro porque "Wilson" e "Edwards" partilham um aniversário. Este tipo de consulta devolve todos os valores superiores, independentemente de como vários registos têm esses valores. Para excluir valores duplicados, pode definir uma propriedade denominada Valores exclusivos como Sim. Para obter informações sobre como utilizar essa propriedade, consulte a secção Se vir registos duplicados, mais adiante neste artigo.

Apelido

DataNascimento

Botas

26/9/1968

Barbosa

2/10/1970

Azevedo

15/10/1965

Vaz

15/10/1969

Se a sua consulta devolve registos menos do que o esperado

Imaginemos que estruturar uma consulta para devolver a parte superior ou inferior cinco registos num campo, mas se veja apenas três dos registos. Como uma regra, resolver esse tipo de problema ao abrir a consulta na vista de estrutura e rever a linha de critérios na grelha de estrutura no critério que são mais restritivas que pretendia. Para mais informações acerca dos critérios, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

Se existirem registos duplicados

Se uma consulta de valores superior devolver duplicados, as tabelas subjacentes contêm registos duplicados ou registos são apresentados ser duplicados porque a consulta não inclui os campos que podem distinguir entre os registos. Por exemplo, eis uma consulta que mostra as cinco encomendas que foram enviados mais recentemente, juntamente com o nome do vendedor quem lida com a operação.

DataDeEnvio

Vendedor

12/11/2004

Rodrigues

12/11/2004

Moreno

12/10/2004

Osada

12/10/2004

Osada

12/10/2004

Rodrigues

Os registos do terceiros e quarto parecem estar duplicados, mas possivelmente dado que vendedor Osada processados duas contas diferentes encomendas que enviou o mesmo dia.

Dependendo do seu requisitos, pode efetuar um dos dois procedimentos para evitar a devolver registos duplicados. Pode alterar a estrutura da consulta para adicionar os campos que o ajudarão a distinguir os registos, tais como os campos CódigoDaEncomenda e IDCliente. Em alternativa, se for suficiente ver apenas um dos registos duplicados, pode mostrar apenas os registos distintos definindo a propriedade da consulta Valores exclusivos como Sim. Para definir esta propriedade, na vista de estrutura da consulta, prima F4 para apresentar a folha de propriedades para a consulta, localize a propriedade de Valores exclusivos e defina-o para Sim.

Para obter mais informações sobre como lidar com registos duplicados, consulte o artigo Localizar, ocultar ou eliminar dados duplicados.

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Localize os valores superiores ou inferiores para registos categorias ou grupos

Localize os valores superiores ou inferiores registos que abrange grupos através da criação de uma consulta de totais. Antes de continuar, lembre-se de que, por predefinição, uma consulta de totais pode incluir apenas o campo ou campos que contêm os dados de grupo, tal como um campo "categorias" e, no campo que tem os valores superiores ou inferiores, tal como um campo "preço". Consultas de totais não podem incluir outros campos que descrevem os itens numa categoria. No entanto, pode criar uma segunda consulta que inclui os campos da sua consulta de totais, bem como os campos a partir de outras tabelas que contêm dados descritivos.

Por exemplo, imaginemos que tem uma tabela de produtos e pode atribuir a cada produto a uma categoria, como jogos de área, de palavras e assim sucessivamente. Se criar uma consulta de totais para identificar o produto mais dispendioso em cada categoria, a consulta só pode incluir o campo ou campos que contêm os dados de categoria e o campo que contém os dados de preços. Neste exemplo, partem do pressuposto de um campo denominado nome da categoria e um campo denominado preço. Quando executa este tipo de consulta, o Access acrescenta "MaxOf" ou "MinOf" (consoante a função que escolher) para o início do campo Preço, desta forma:

Nome da categoria

PreçoMáximo

Área de jogos

$55,00

Palavras

$43.90

Jogos de computador

$263.50

Bonecas

$81.00

...

...

Os totais de consulta não pode incluir outros campos que iria ajudar a descrever o produto (e, por conseguinte, tornar mais fácil de compreender os dados), tal como nomes de produtos ou os nomes dos fornecedores, desta forma:

Nome da categoria

PreçoMáximo

Nome do produto

Nome do fornecedor

Área de jogos

$55.000

Diversão com C++

Proseware, Inc.

Palavras

$43.90

Diagrama de base de dados relacional

Publicação de luzerna

Jogos de computador

$263.50

Computador Geeks e criaturas Mythical

Litmar, S.A.

Bonecas

$81.00

Figura da ação de programador

Contoso, Ltd.

...

...

...

...

Se pretender ver esses dados descritivos, pode criar uma consulta em segundo lugar selecionar que combina os campos na sua consulta de totais com os campos de dados adicionais.

Os passos nesta secção explicam como criar a consulta de totais e selecione consulta conforme necessária para identificar os produtos mais dispendiosos em cada um conjunto de categorias. Os passos partem do pressuposto a utilização de tabelas de exemplo que se seguem:

A tabela de categorias

CódigoDaCategoria

Nome da categoria

Descrição

1

Área de jogos

Todas as idades e níveis de competências

2

Palavras

Jigsaw, word de palavras, puzzle brinquedos

3

Jogos de computador

Todos os consolas e níveis de competências

4

Bonecas

Valores de ação, bonecas moda

5

Desportos equipamento

Bolas, vestuário, redes

6

Modelos de/objectivo

Planos, carros, comboios

A tabela de fornecedores

CódigoDoFornecedor

Nome do fornecedor

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Distribuidores Adamastor

4

Adventure Works

5

Publicação de luzerna

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd.

8

Largura mundial

9

Wingtip Toys

10

Largura mundial

11

Litmar, S.A.

12

Vídeo de Southridge

A tabela de produtos

Nome do produto

CódigoDoFornecedor

CódigoDaCategoria

Preço

Figura da ação de programador

7

4

$12,95

Diversão com C++

6

1

$15.85

Diagrama de base de dados relacional

5

2

$22.50

A nenhum significado especial quadrado de computador

3

2

$32.65

Acesso! O jogo!

1

1

$22.95

Computador Geeks e criaturas Mythical

11

3

$78.50

Exercício para computador Geeks! O DVD!

4

5

$14.88

Ultimate voar Pizza

2

5

$36.75

Externo disquete de 5,25 polegadas unidade (1/4 escala)

8

6

$65.00

Figura de que não sejam ação Gestor

9

4

$78.88

Gloom

12

3

$53.33

Construir a sua própria teclado

1

6

$77.95

Nota: Os passos também partem do pressuposto de uma relação um-para-muitos entre as tabelas de categorias e produtos e o mesmo entre as tabelas de produtos e fornecedores. Neste caso, as tabelas de partilhar os campos CódigoDoFornecedor e CódigoDaCategoria. A consulta de totais descrita nas secções seguintes não irá funcionar sem as relações.

Criar a consulta de totais

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, selecione as tabelas que pretende trabalhar com, clique em Adicionar e, em seguida, clique em Fechar quando tiver terminado de adicionar as tabelas.
    - ou -
    faça duplo clique nas tabelas que pretende utilizar e, em seguida, clique em Fechar. Cada tabela é apresentada na grelha de estrutura. Se utilizar tabelas de exemplo listadas acima, é adicionar as tabelas de categorias e produtos.

  3. Faça duplo clique os campos de tabela que pretende utilizar na sua consulta.
    Neste momento, certifique-se de que adicione os campos de grupo e o campo de valor à consulta. Se utilizar os dados de exemplo indicados na tabela anterior, adicione o campo nome da categoria a partir da tabela de categorias e o campo Preço a partir da tabela de produtos.

  4. Opcionalmente, pode especificar um critério de limitar o âmbito da consulta.
    Apenas registos que correspondam aos critérios serão ordenados e valores de campo superior e inferior serão identificados nesta lista ordenada. Por exemplo, para excluir produtos da categoria de desportos, adicionar esta expressão à linha critérios do campo nome da categoria: <> "Desportos".
    Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  5. Converta a consulta de uma consulta de totais.

    1. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

      Linha Total é apresentada na grelha de estrutura.

  6. Certifique-se de que a célula Total de cada campo Grupo está definida para Agrupar por e, em seguida, defina a célula Total do campo de valor (o campo que contém os valores da parte superior ou inferior) para máximo ou mínimo.
    Seleccionar máximo devolve o maior valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais recente num campo Data/hora. Selecionar mínimo devolve o menor valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais antigo num campo Data/hora. Se utilizar os dados de exemplo, defina a célula Total do campo nome da categoria para Agrupar por e, na célula Total do campo Preço ao máximo ou mínimo.

  7. No separador estrutura, no grupo Ferramentas, certifique-se de que a lista de Valores de início está definida para todos os e, em seguida, clique em Executar Imagem do botão para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de folha de dados.

    Nota: Consoante a função escolhidos no passo 7, Access muda o nome do campo de valor na consulta para MaxOf FieldName ou MinOf FieldName. Se utilizar tabelas de exemplo, Access muda o nome do campo PreçoMáximo ou MinOfPrice.

  8. Guarde a consulta e continue a seguir os passos.

A consulta não devolver os nomes de produto ou outras informações sobre os produtos. Para ver esses dados adicionais, precisa de criar uma segunda consulta incorpora a consulta que acabou de criar. Os passos seguintes explicam como criar esta segunda consulta.

Criar uma segunda consulta para ver mais dados

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique no separador Consultas e, em seguida, faça duplo clique na consulta de totais que criou na secção anterior.

  3. Clique no separador tabelas e adicione as tabelas que utilizou na sua consulta de totais plus todas as tabelas que contêm os dados relacionados que pretende ver.
    Se utilizar tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicione as tabelas de categorias de produtos e fornecedores a sua nova consulta.

  4. Faça corresponder os campos na consulta de totais aos respetivos campos nas tabelas principais. Para fazê-lo, arraste cada campo na consulta de totais para o campo correspondente na tabela.

    Se utilizar os dados de exemplo, arraste o campo nome da categoria na consulta de totais para o campo nome da categoria na tabela categorias. Em seguida, arraste o campo PreçoMáximo na consulta de totais para o campo Preço na tabela produtos. Associações ativar a sua nova consulta selecionar para reúnem os dados na consulta de totais e os dados de outras tabelas.

  5. Na janela para a consulta de totais, faça duplo clique no asterisco para adicionar a consulta inteira à grelha de estrutura e, em seguida, arraste os campos adicionais das tabelas na consulta.

    Se utilizar tabelas de exemplo, faça duplo clique sobre a consulta de totais que criou na secção anterior e, em seguida, adicione os campos de nome do produto e fornecedor na tabela produtos e fornecedores, respetivamente.

  6. Opcionalmente, especifique uma sequência de ordenação por uma ou mais das colunas.
    Por exemplo, para listar as categorias por ordem alfabética, defina a célula em Ordenar da coluna Nome da categoria para ascendente.

  7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Esta é executada a consulta e apresenta os resultados na vista de folha de dados.

Sugestão:    Se não quiser que o cabeçalho da coluna Preço para que surja como PreçoMáximo ou MinOfPrice, abra a consulta na vista de estrutura e, na coluna Preço na grelha de, escreva Preço: PreçoMáximo ou Preço: MinOfPrice. Fazê-lo torna preço aparecem como no cabeçalho da coluna na vista de folha de dados.

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Localize os registos que contêm valores superiores e inferiores

As consultas que criou anteriormente neste artigo podem devolver os valores mais altos ou mais baixos, mas não ambos. Se quiser ver ambos os conjuntos de valores numa única vista, terá de criar duas consultas (uma que devolve os valores mais altos e outra que devolve os mais baixos) e, em seguida, unir e armazenar os resultados numa única tabela.

O processo de localizar os valores mais altos e mais baixos e apresentar esses dados numa tabela segue os seguintes passos gerais:

  • Criar uma consulta de valores superiores e uma consulta de valores da parte inferior ou, se precisar de agrupar os seus dados, criar consultas de totais que utilizam as funções mínimo e máximo .

  • Converter o início valores de consulta (ou a sua consulta de totais máximo) para uma marca consulta de tabela e executar esta consulta para criar uma nova tabela.

  • Converter a sua consulta de valores da parte inferior (ou a sua consulta de totais mínimo) numa consulta de acréscimo e executar esta consulta para acrescentar os registos à sua tabela de valores superiores.

    Os passos nas seguintes secções explicam como criar a consulta.

    Nota: A menos que a base de dados está assinado digitalmente ou está inserido numa localização fidedigna, Access impede que a executar consultas de ação descritas aqui. Siga o primeiro conjunto de passos para ativar qualquer conteúdo bloqueado antes de tentar criar a marca da tabela e acrescentar consultas descritas aqui.

    Ativar o conteúdo numa base de dados

    • Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

      É apresentada a caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office.

    • Selecione Ativar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

    • Execute novamente a consulta.

      Se não vir a barra de mensagens

    • No separador Ferramentas da base de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Barra de mensagens.

      Para obter mais informações sobre o modo Desactivado e sobre a segurança do Access, consulte o artigo Proteger uma base de dados do Access 2007.

      Criar as consultas

  • Crie as consultas dos valores mais altos e mais baixos.

    Para obter os passos necessários para criar uma consulta de valores superiores ou inferiores, consulte a secção localizar os registos com valores superiores ou inferiores, neste artigo. Se precisar de agrupar os seus registos por categoria, consulte a secção localizar os valores superiores ou inferiores para registos categorias ou grupos, neste artigo.

  • Guardar cada consulta e deixe aberta para utilizar nos próximos passos.

Criar a consulta Criar Tabela

  1. Na sua consulta dos valores mais altos aberta na vista Estrutura:

    No separador estrutura, no grupo Tipo de consulta, clique em Criar tabela.
    é apresentada a caixa de diálogo Criar tabela.

  2. Na caixa Nome da tabela, escreva um nome para a tabela que irá guardar os registos de superior e inferior. Por exemplo, escreva registos superiores e inferiorese, em seguida, clique em OK.
    Sempre que executar a consulta, em vez de a mostrar os resultados na vista de folha de dados, a consulta cria uma tabela e substitui o valor superior com os dados atuais.

  3. Guarde e feche a consulta.

Criar uma consulta acrescentar

  1. Abra a sua consulta de valor inferior na vista de estrutura.

  2. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar.

  3. Na caixa de diálogo Acrescentar, escreva o mesmo nome que escreveu na caixa de diálogo Criar tabela.
    Por exemplo, escreva registos superiores e inferiores e, em seguida, clique em OK. Sempre que executar a consulta, em vez de a mostrar os resultados na vista de folha de dados, a consulta acrescenta os registos para a tabela registos superiores e inferiores.

  4. Guarde e feche a consulta.

Executar as consultas

Agora está pronto para executar as duas consultas.

  • Na janela da base de dados, faça duplo clique na consulta valor superior e clique em Sim nas mensagens.

  • Faça duplo clique sobre a consulta valor inferior e clique em Sim nas mensagens.

  • Abra a tabela de registos superior e inferior na vista de folha de dados.

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