Pode ligar uma lista externa que contenha clientes, tarefas, marcações ou posts com Microsoft Outlook 2013. Uma vez ligado, pode ver, editar e imprimir os dados utilizando a interface familiar do utilizador do Outlook como se fosse informação nativa do Outlook.
Se os dados que está a atualizar forem informações de contacto, tais como relacionadas com os seus clientes, pode ligar-lhes, enviar-lhes mensagens de correio eletrónico e fazer pedidos de reunião. A sincronização dos dados é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas na Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externa. As alterações introduzidas na fonte de dados externas são sincronizadas com os itens em Outlook 2013, embora possa ser necessária uma operação de atualização.
Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.
O que pretende fazer?
Antes de começar
Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:
Tarefas pré-requisitos comuns
Preparar a fonte de dados externa Um administrador pode precisar de criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam em mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador pode também querer criar tabelas específicas, pontos de vista, consultas, e assim por diante, limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.
Configurar serviços e contas sharePoint Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais e Serviços de Loja Segura.
Configure serviços de loja segura Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar uma aplicação-alvo e definir as credenciais para a aplicação-alvo.
Configure serviços de conectividade de dados empresariais Um administrador deve garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para a loja de metadados de conectividade de dados empresariais e que os utilizadores apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo em que a lista externa se baseia.
Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre ligações, acesso, métodos de funcionamento, colunas, filtros e outros metadados utilizados para recuperar os dados da fonte de dados externos.
Criar uma lista externa Um utilizador deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e uma ou mais visualizações da lista externa, se necessário.
Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos para serem utilizados Para sincronizar dados externos com os produtos Office, tem de ter o Windows 7 ou mais tarde e os seguintes produtos de software gratuito, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, é automaticamente solicitado a descarregar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office, serviços de conectividade comercial está ativado (este é o padrão). Esta opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime que faz o seguinte: caches e sincroniza com dados externos, mapeia dados de negócios para tipos de conteúdo externos, exibe o picker de item externo nos produtos office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos office.
Tarefas pré-requisitos específicas das perspetivas
Ativar a funcionalidade de Sincronização Offline para Listas Externas A funcionalidade de exploração e local, Sincronização Offline para Listas Externas,também deve estar ativa. Esta funcionalidade está ativa por padrão ao nível da exploração, mas não está ativa por padrão ao nível do site.
Criar um tipo de conteúdo externo apoiado pelo Outlook Quando criar um tipo de conteúdo externo, um utilizador deve ativar a opção de suporte offline Sync e definir o campo Tipo de Produto do Office para um dos seguintes: Contacto, Nomeação,Tarefaou Posto.
Mapear campos correspondentes Um utilizador deve mapear um ou mais dos campos de tipo de conteúdo externo para os respetivos campos Outlook.
Quando mapear um tipo de conteúdo externo, como um Cliente,para um Tipo de Item Outlook, como um Contacto,deve mapear explicitamente os campos individuais do tipo de conteúdo externo, tais como o Nome do Cliente,Apelido do Cliente,Endereço do Clientee Telefone do Cliente,para os respetivos campos outlook item type, como o Primeiro Nomede um contacto, Último Nome,BusinessAddresse BusinessPhone.
Não é necessário mapear todos os campos correspondentes, mas os seguintes campos devem ser mapeados.
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Tipo de item outlook |
Campo de item outlook |
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Contacto |
Apelido |
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Tarefa |
Assunto |
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Compromisso |
Início, Fim e Assunto |
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Publicar |
Assunto |
Os campos não mapeados, dependendo do número, são apresentados como propriedades estendidas da seguinte forma:
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Adjacente Anexado à região de formulários na parte inferior da página padrão de um formulário Outlook (2 a 5 campos).
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Separados Adicionado como uma nova página a um formulário Outlook (6 ou mais campos).
Se o tipo de conteúdo externo não mapear diretamente para qualquer Tipo de Item Outlook, pode mapear os campos para um Tipo de Item do Outlook Post Outlook, que é o tipo de item mais genérico.
Ligue uma lista externa ao Outlook 2013
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Navegue para o site SharePoint que contém a lista externa.
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Clique em Lista > Ligar ao Outlook.
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Se necessário, Outlook 2013 abre e cria um novo Ficheiro de Dados do Outlook (BCSStorage.pst), chamado SharePoint Listas Externas no Painel de Navegação, e, em seguida, cria uma pasta com o nome <Site> - <Lista Externa>.
Sugestão: Por padrão, os dados atualizam-se automaticamente a cada seis horas, mas este valor pode ser alterado. Para se certificar de que está a ver os dados atuais a partir da fonte de dados externos, clique com o botão direito na pasta e, em seguida, clique em Sync Now.
Nota: Por padrão, Outlook 2013 apenas exibe campos que foram explicitamente mapeados para os respetivos campos outlook pelo autor do tipo de conteúdo externo. Em alternativa, para ver todos os campos da lista externa, seja mapeado ou não mapeado, pode fazer o seguinte:
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Abra um único item num formulário (No separador Contacto, no grupo 'Mostrar', clique< nome> Detalhes.)
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Crie uma vista personalizada do Outlook e inclua todos os campos da lista externa.
Encontre mais informações sobre a exibição de campos e crie vistas personalizadas no sistema De ajuda ao Outlook.
