Ir para além do Excel para a gestão de projetos

Nota: Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Pode admitir: está a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel para gerir os seus projetos e não vê muito um bom motivo para alterar. Não está sozinho.

É tentador iniciar um plano de projeto no Excel porque o ajuda a listar rapidamente todos os seus projetos, a organizá-los como pretende e, até mesmo, criar algo semelhante a uma vista de Gráfico Gantt. No entanto, uma folha de cálculo torna-se breve quando é para calcular as alterações feitas ao seu projeto.

Quando se encontra a manipular vários projetos, agendamentos interrompidos e recursos partilhados, manter uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa muito difícil. Com o seu motor de agendamento dinâmico, as ferramentas de gestão de recursos e o suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Office Project 2007 pode ajudá-lo a manter-se em dia.

O que pretende fazer?

Tire partido da gestão de recursos em toda a empresa

Permitir que o Project Calcule o efeito das alterações de data

Utilizar métodos de relatórios flexíveis

Integrar com o Excel

Tire partido da gestão de recursos em toda a empresa

Quando utiliza folhas de cálculo para controlar projetos, o que acontece quando um único recurso é atribuído a vários projetos? Tem de gerir recursos fora do plano do projeto, seja manualmente ou com um programa de terceiros. Em geral, os recursos terminam de forma desatribuída acidentalmente e pode dedicar muito tempo a tentar reagendar o trabalho.

Com o Microsoft Office Project Professional 2007, todos os projetos na sua organização podem desenhar a partir de uma agrupamento de recursos central de toda a empresa. Isto permite que os gestores de projeto vejam rapidamente o disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.

Saiba mais sobre a gestão de recursos

Início da Página

Permitir que o Project Calcule o efeito das alterações de data

Suponhamos que está a controlar um projeto numa folha de cálculo. Este projeto tem uma tarefa que não pode ser iniciada até que um projeto diferente produza uma material a entregar específica. Esse material de entrega está agendado para ser efectuado a 18 de junho. É agora 25 de junho e ainda está a aguardar para o mesmo. Quanto tempo irá levar a actualizar a sua folha de cálculo com uma nova data para a tarefa que depende do material a entregar? Talvez não seja longo se a tarefa estiver perto do fim do projeto, mas e se estiver perto do início? E se o seu projeto tiver muito mais do que 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?

o Project 2007 pode ajudá-lo a ajustar rapidamente a agenda do projeto e as atribuições de recursos com o motor de agendamento dinâmico. O mesmo processa uma alteração de data e os seus efeitos de forma totalmente integrada, contando com todas as dependências, materiais de entrega e atribuições de recursos. Não apenas recalcula automaticamente a agenda, mas o Project 2007 também realça as datas que foram alteradas, para que possa ver rapidamente o efeito de cada turno de agenda.

Saiba mais sobre o agendamento

Início da Página

Utilizar métodos de relatórios flexíveis

Tem uma reunião improvisada com o seu gestor em dez minutos para passar sobre o estado do seu projeto. Pretender elaborar um relatório sobre o progresso do projeto, mas, a partir desse pequeno aviso, o melhor que pode fazer é imprimir a sua folha de cálculo e esperar que todos os dados sejam precisos. Gostaria de fornecer ao seu gestor um relatório mais robusto sobre o seu projeto, mas não é possível fazê-lo apenas quando estiver a utilizar uma folha de cálculo.

Com o Project 2007, pode gerar rapidamente um relatório Visual utilizando um modelo que exporta os dados para uma tabela dinâmica no Excel ou um diagrama dinâmico no Microsoft Office Visio Professional 2007. Pode escolher os campos que pretende realçar no relatório, incluindo os campos personalizados que configurou para o seu projeto e apresentar um relatório fino e conciso para a sua reunião com a gestão.

Saiba mais sobre relatórios

Início da Página

Integrar com o Excel

Ao exportar os dados do projeto para o Excel, pode continuar a utilizar a sua poderosa funcionalidade de folha de cálculo ao tirar partido do Project 2007 para controlar a agenda e os recursos do projeto. Também pode importar ou incorporar dados do Excel no seu plano de projeto.

Saiba mais sobre como integrar o Project e o Excel

Início da Página

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×