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O Serviços do Excel é uma tecnologia do Microsoft Office SharePoint que simplifica a utilização, partilha, segurança e gestão dos livros do Microsoft Office Excel 2007 (.xslx, xslb) como relatórios interactivos de uma forma consistente em toda a empresa.
Neste artigo
O que é o Excel Services?
Existem três componentes básicos para o Excel Services que interagem entre si e que formam em conjunto a estrutura global do Excel Services.
1. Excel Calculation Services (ECS) é o "motor" do Excel Services que carrega o livro, efectua o cálculo sempre em conjunto com o Microsoft Office Excel 2007, actualiza os dados externos e mantém sessões.
2. Excel Web Access (EWA) é uma Peça Web que apresenta e permite a interacção com o livro do Microsoft Office Excel num browser utilizando DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) e JavaScript sem necessidade de transferir controlos ActiveX para o computador cliente e que pode ser ligada a outras Peças Web em dashboards e a outras Páginas de Peças Web.
3. Excel Web Services (EWS) é um serviço Web alojado no Microsoft Office SharePoint Services que fornece vários métodos que podem ser utilizados por um programador como uma interface de programação de aplicações (API, application programming interface) para criar aplicações personalizadas com base no livro do Excel.
Como o Excel Services é um componente do Microsoft Office SharePoint Server 2007, também pode tirar partido de muitas funcionalidades tecnológicas do SharePoint tais como, o controlo, segurança e gestão do acesso a folhas de cálculo, desempenho baseado no servidor e a capacidade de um dimensionamento correcto quando são adicionados utilizadores.
O que é Microsoft Office Excel Web Access ?
O Excel Web Access é uma Peça Web que apresenta dados e gráficos a partir de um livro do Excel, tem um aspecto e funcionamento semelhantes ao Microsoft Office Excel, tais como separadores de folhas, botões de delineado e setas de lista pendente, para além de fornecer variadas formas de personalizar a Peça Web.
1. A secção superior contém o título e uma barra de ferramentas com diversos menus, comandos e uma lista pendente.
2. A janela principal apresenta uma ou mais folhas de cálculo na vista de Folha de Cálculo, um item com nome, tal como um gráfico ou uma tabela do Excel na vista Item com Nome e, opcionalmente, uma área de destaque.
3. O Painel de Tarefas Parâmetros tem rótulos de parâmetros, caixas de texto para introdução de dados e descrições opcionais que fornecem mais informações sobre cada parâmetro.
4. A secção inferior apresenta mensagens de dados de actualização.
De que modo o Excel Services e o Office Excel 2007 funcionam em conjunto?
Primeiro, tem de criar um livro do Excel utilizando o Office Excel 2007 e, em seguida, guardar o livro no Excel Services. Basicamente, o Office Excel 2007 é a ferramenta de criação de conteúdos e o Excel Services é a ferramenta de geração de relatórios.
1. Um autor de livro, normalmente um analista comercial, utiliza o Office Excel 2007 para criar o livro do Excel, pode, se pretender, especificar itens com nomes para a visualização, bem como definir parâmetros.
2. O autor do livro guarda o livro numa biblioteca de documentos (ou numa pasta de rede ou pasta Web) no Excel Services, onde é gerido e protegido por um administrador do SharePoint.
3. O autor do livro e outros utilizadores podem criar relatórios, Páginas de Peças Web e dashboards de Business Intelligence que utilizam o livro.
4. Muitos utilizadores de empresas podem aceder ao livro visualizando-o num browser e inclusivamente actualizar os dados se o livro estiver ligado a uma origem de dados externa.
5. Com a permissão adequada, os utilizadores de empresas podem copiar o estado actual do livro e quaisquer interacções ocorridas durante a sessão actual, tais como a ordenação e filtragem num computador cliente para análise mais aprofundada, quer como um livro do Excel quer como um instantâneo.
Interagir com um livro do Excel no Excel Services
Apesar de não poder editar as células no livro do Excel no Excel Services, pode interagir com os dados de várias formas. Para responder a questões específicas e imprevistas que possam vir a surgir sobre os dados, poderá localizar e visualizar informações utilizando as seguintes funcionalidades interactivas:
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Ver os resultados mais recentes de fórmulas recalculando os dados no livro.
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Actualizar dados dinâmicos de uma origem de dados externa, como, por exemplo, uma base de dados ou um cubo OLAP (Online Analytical Processing).
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Navegar para outras folhas de cálculo, partes de folhas de cálculo ou itens com nome seleccionados no livro, como, por exemplo, um gráfico ou uma tabela do Excel.
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Ordenar e filtrar dados.
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Expandir e fechar níveis de dados e utilizar um filtro de relatório num relatório de Tabela Dinâmica.
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Alterar temporariamente os valores de células introduzindo parâmetros para actualizar os resultados de uma fórmula ou realizar uma análise de hipóteses simples.
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Obter diferentes resultados ou vistas seleccionando dados de outra Peça Web ligada, tal como uma Peça Web de Filtro ou Peça Web de Lista, num dashboard ou outra Página de Peças Web.
Nota: Também pode copiar o livro do Excel, abri-lo no Excel 2007 no computador e, em seguida, utilizar todas as funcionalidades do Excel, incluindo a análise de hipóteses e a impressão correctamente formatada.
Cenários do Excel Services
Naturalmente, existem inúmeras formas de utilizar o Excel Services, mas a seguir é apresentada uma lista representativa de cenários e exemplos que podem ajudar a compreender melhor de que forma o Excel Services pode ser utilizado.
Dashboards de Business intelligence Um comité executivo tem acesso a vários dashboards de empresa que funcionam como um quadro de resultados financeiros actualizado para a empresa. Para avaliar o desempenho da empresa continuamente, o dashboard principal resume os Indicadores Chave de Desempenho (KPI, Key Performance Indicator), tais como objectivos de vendas, receitas alvo e margens de lucro, numa base mensal. Dashboards adicionais resumem notícias do mercado que ajudam a analisar o risco financeiro tanto de projectos actuais como novos, e para apresentar gráficos de dados financeiros importantes que ajudam a avaliar diferentes carteiras de investimentos.
Sistema de informações para análise de marketing Um departamento de marketing numa empresa que vende roupa e equipamento desportivos mantém uma página de portal de informações que resume dados demográficos chave, tais como o sexo, idade, região, nível de rendimentos e actividade de tempos livres preferida. A maior parte dos funcionários no departamento de marketing pode, se pretender, abrir livros do Excel nos respectivos computadores e realizar análises de hipóteses de todos os dados ou imprimir relatórios correctamente formatados. Com o tempo, os utilizadores também podem adicionar facilmente relatórios para poderem ser partilhados por outros.
Estatísticas de desportistas profissionais Uma das maiores organizações desportivas partilha e apresenta estatísticas sobre o desempenho e salário de todos os jogadores. Estes dados são utilizados para fazer transacções e negociar contratos salariais. Novos relatórios e análises são criados, revistos e partilhados por proprietários, especialmente durante a pré-época.
Ferramenta de tomada de decisões de loja Uma cadeia de vendas resume dados de pontos de vendas numa base semanal e partilha-a com fornecedores, analistas financeiros e gestores regionais. Os relatórios incluem artigos actuais abaixo do stock, os 20 artigos mais vendidos por categorias de vendas, dados sazonais importantes e número de transacções por loja.
Sistema de relatórios da gestão de contas de vendas Um grupo de vendas acede a um conjunto de relatórios de informações diários que capturam dados importantes, tais como os melhores vendedores, o progresso dos objectivos de venda mensais, programas de vendas de sucesso e canais de distribuição de baixo desempenho. Relatórios adicionais resumem as vendas por variáveis importantes, tais como região, linha de produtos e mês, chamadas de vendas por semana e o número de chamadas fechadas. Quando os vendedores individuais apresentam estes relatórios, podem ver automaticamente os respectivos números de vendas porque o sistema identifica-os com base nos respectivos nomes de utilizadores.
Resumo diário de projectos de engenharia Um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Peças Web que resume dados importantes de agenda do projecto, tais como o número de erros, estado de especificações, diagramas de progresso, tendências de funcionalidades e prioridades, e hiperligações para recursos e contactos chave. Os dados são extraídos de várias origens de dados externas, tais como bases de dados de projectos e listas de especificações.
Modelo de cálculo de análise financeira particular Uma grande instituição financeira investigou e desenvolveu um modelo de definição de preços que é propriedade intelectual privada. Os resultados da fórmula precisam de ser partilhados com alguns gestores financeiros mas a fórmula que é utilizada para calcular o modelo de definição de preços tem de estar protegida e não pode ser divulgada ao público. Este modelo de definição de preços é extremamente complexo e demora muito tempo a calcular. Todas as noites, o relatório do modelo de definição de preços é calculado e criado num servidor rápido, guardado num local seguro e apresentado numa Página de Peças Web, mas apenas para quem possui a permissão adequada.
Criar "uma versão da verdade"
Na maior parte das empresas, é necessário criar livros relevantes numa determinada altura, muitas vezes, numa base regular. Por exemplo, pode criar um livro seguro numa data e hora acordadas a cada trimestre fiscal para comparar vendas, inventários, receitas e lucros entre trimestres fiscais de forma confidencial. Não quer preocupar-se se as informações no livro foram alteradas por outro utilizador e se existem diferenças imprevistas nos cálculos e resultados que dificultem a tomada de decisões. A isto chama-se, normalmente, criar "uma versão da verdade", o que significa que, quando o mesmo relatório de livro é comparado com outros utilizadores, é possível confiar num momento único (a data e hora em que o livro foi criado) para confirmar uma visão consistente dos dados.
1. Um livro mestre contém dados financeiros cumulativos que são regularmente actualizados.
2. Um livro é publicado no final de cada trimestre fiscal.
3. "Uma versão da verdade" simplifica a tomada de decisões e as comparações entre trimestres fiscais.
Ligar a dados de uma forma segura
Para alguns livros do Excel guardados no Excel Services, todos os dados são armazenados no livro. Para actualizar os dados no Excel Services, o livro do Excel tem de ser guardado novamente. Para outros livros, existe uma ou mais ligações a origens de dados externas, tais como uma base de dados ou cubo OLAP. Estas ligações contêm informações sobre como localizar, iniciar sessão, consultar e aceder à origem de dados externas. Apesar de estas informações de ligação poderem ser armazenadas no livro, são normalmente armazenadas num ficheiro de Ligação de dados do Office (.odc), especialmente quando os dados são partilhados por muitos utilizadores e as informações precisam de ser actualizadas. O autor do livro ou um administrador pode criar as informações de ligação utilizando o Excel 2007 para atribuir a autoria da ligação e, em seguida, exportar as informações da ligação para um ficheiro .odc.
Uma Biblioteca de Ligações de Dados (DCL, Data Connection Library) é uma biblioteca de documentos do SharePoint especial que pode ser definida como uma localização fidedigna e que simplifica o armazenamento, segurança, partilha e gestão de ficheiros .odc. Por exemplo, um administrador pode precisar de mover uma base de dados de um servidor de teste para um servidor de produção ou actualizar uma consulta com acesso a dados. Ao utilizar um ficheiro .odc guardado numa DCL, a administração destas informações de ligação torna-se mais simples e o acesso do utilizador aos dados torna-se mais conveniente porque todos os livros utilizam o mesmo ficheiro de ligação e uma operação de actualização, quer no cliente quer no computador servidor, obtém alterações actualizadas a esse ficheiro de ligação. Pode inclusivamente configurar o Office SharePoint Server e um computador cliente do utilizador para detectar automaticamente alterações ao ficheiro de ligação e utilizar a versão mais actual desse ficheiro de ligação.
Para mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 e o sistema de Ajuda da Administração Central do Office SharePoint Server.
Excel Services e Gestão de Direitos de Informação
A Gestão de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management) é uma forma de fornecer protecção de privacidade a um documento do Microsoft Office e de assegurar que informações importantes só são visualizadas pelas pessoas adequadas. Por exemplo, pode pretender reportar dados financeiros trimestrais apenas para seleccionar membros de um comité executivo m mês antes de os dados serem disponibilizados ao público numa demonstração financeira, para dar-lhes tempo para prepararem as respostas ao público e tomar decisões empresariais adequadas.
O Windows SharePoint Services Versão 3.0 ou posterior suporta IRM numa biblioteca de documentos e todos os documentos nessa biblioteca (sejam esses documentos individuais activados ou não para IRM). Assim que o documento é carregado numa biblioteca de documentos activada para IRM, o documento torna-se, efectivamente, activado para IRM.
O Excel Services não suporta o carregamento de livros do Excel que tenham sido activados para IRM e não carrega um livro do Excel se este for activado para IRM ou resultar de uma biblioteca de documentos activada para IRM. No entanto, se pretender tirar partido de IRM, pode carregar um livro do Excel sem IRM no Excel Services, abrir o livro como um instantâneo e, em seguida, guardar o instantâneo numa biblioteca de documentos que seja activada para IRM.
Para mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 e o sistema de Ajuda da Administração Central do Office SharePoint Server.
Utilizar o Excel Services com outras funcionalidades de Business Intelligence
O Excel Services faz parte de uma colecção de funcionalidades do Office SharePoint Server designadas em conjunto por Business Intelligence e que podem ser utilizadas por um indivíduo, uma equipa ou uma empresa inteira. Estas funcionalidades foram concebidas para funcionar em conjunto e suportar o desenvolvimento rápido e sólido de ferramentas de tomada de decisão personalizadas que podem aceder a uma variedade de origens de dados, muitas vezes, sem a utilização de código.
O Centro de Relatórios
O Centro de Relatórios fornece uma localização central para vários dados e objectos de Business Intelligence e contém bibliotecas de documentos especiais para o armazenamento de relatórios, listas, Peças Web, modelos da Página de Peças Web e ficheiros .odc. No Centro de Relatórios, os utilizadores também podem procurar itens utilizando categorias, ver um calendário de relatórios futuros e subscrever relatórios que considerem relevantes.
Por predefinição, um livro do Excel publicado e guardado numa biblioteca de documentos no Centro de Relatórios é activado apenas com um clique para abrir o livro na vista do browser, tratando-se de uma forma cómoda de ver o livro sem ter de o adicionar a uma Página de Peças Web.
A Peça Web Lista de KPIs
A Peça Web Lista de KPIs obtém dados de listas do SharePoint, livros do Excel, Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services ou introdução de dados manual e, em seguida, apresenta um Indicador Chave de Desempenho (KPI, Key Performance Indicator), que consiste numa ajuda visual que comunica o progresso efectuado relativamente a um objectivo mensurável. Ao utilizar KPIs, pode visualizar facilmente respostas para as seguintes questões:
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Em que é que estou adiantado ou atrasado?
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A que distância estou?
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Qual foi o mínimo que atingi?
Os utilizadores podem inclusivamente pesquisar os itens de KPI para ver o detalhe por detrás da visualização. Por exemplo, se o estado de um KPI estiver a vermelho (indicando um problema), clicar nesse KPI transportará automaticamente o utilizador para uma página de relatório que mostra a tendência do KPI ao longo do tempo, quais são os limiares e os dados que foram utilizados para determinar o estado actual do KPI.
Cada área de uma empresa pode optar por controlar diferentes tipos de KPIs, dependendo dos objectivos empresariais que tentam alcançar. Por exemplo, para aumentar a satisfação do cliente, um centro de atendimento telefónico pode estabelecer um objectivo para responder a um número específico de chamadas num curto período de tempo. Ou o departamento de vendas pode utilizar KPIs para estabelecer objectivos de desempenho, tais como o número de novas vendas efectuadas por mês.
Peças Web de Filtro e Botão Aplicar Filtro
Pode utilizar as Peças Web de Filtro para apresentar apenas o subconjunto de dados que está interessado em ver noutras Peças Web e, opcionalmente, o Botão Aplicar Filtro para executar a operação de filtragem. Por exemplo, uma origem de dados pode conter um histórico de cinco anos de vários produtos para todo o país/região. Ao utilizar Peças Web de Filtro e o Botão Aplicar Filtro, pode visualizar simultaneamente dados pertinentes de apenas uma região de vendas, um produto ou do ano actual em várias Peças Web do Excel Web Access.
O Office SharePoint Services tem diversas Peças Web de Filtro que lhe permitem introduzir ou escolher um ou mais valores para alterar o conteúdo de uma ou mais Peças Web numa página para apresentar exactamente as informações de que precisa.
Para mais informações, consulte Ligar Peças Web de Filtro ao Excel Web Access.
Dashboards dos Serviços Partilhados do Office
Microsoft Office SharePoint Server 2007 Dashboards são ferramentas utilizadas para comunicar o estado, observar tendências, antecipar problemas e oportunidades, tomar decisões e gerar acções, muitas vezes, com recurso a gráficos e diagramas. Um Dashboard é uma Peça Web que apresenta informações, tais como relatórios, gráficos, métricas e Indicadores Chave de Desempenho (KPIs), de diversas origens de dados.
Pode criar o seu próprio dashboard utilizando um modelo de Dashboard para ligar rapidamente Peças Web existentes, adicionar ou remover Peças Web e personalizar o aspecto da página.
As Peças Web que se seguem podem ser incluídas no modelo de Dashboard.
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Peça Web |
Utilizar para |
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Excel Web Access |
Apresentar um livro do Excel, folhas de cálculo seleccionadas ou um item com nome, tal como um intervalo ou um gráfico com nome. |
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Lista de KPIs |
Apresentar um gráfico de KPI e os dados por trás do mesmo. |
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Filtro (e botão Aplicar Filtros) |
Especificar como filtrar dados e executar uma operação de filtragem. |
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Informações Relacionadas |
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Resumo |
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