Introdução a dados externos

Porquê usar dados externos?

Ao utilizar os produtos SharePoint para ajudar a agilizar as suas atividades comerciais, poderá ter de incorporar dados externos, tais como bases de dados, aplicações line-of-business e serviços Web. Mas estes dados externos são muitas vezes como uma ilha isolada que é restrita a pessoas privilegiadas, ou simplesmente difícil de chegar. Existe uma forma de obter estes dados externos sem problemas nos produtos SharePoint, bem como nos produtos office, para que possa alavancar uma interface familiar e melhorar ainda mais o seu negócio?

É disso que se trata a Conectividade empresarial. Permite o acesso seguro, eficiente, de leitura/escrita a uma grande variedade de dados externos. Isto é feito através de um quadro abrangente que fornece interfaces padrão de utilizador e programação. Além disso, pode criar uma vasta gama de soluções de negócio, tanto sem código, como soluções SharePoint Composite para atividades simples e intermédias e soluções baseadas em código para necessidades avançadas. Por exemplo, pode:

• Crie uma lista externa do SharePoint de dados de pessoal dos empregados armazenados numa base de dados back-end que os utilizadores podem ler e escrever, semelhantes a uma lista nativa do SharePoint.

• Conecte dados atualizados dos clientes no sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) da sua organização como um conjunto de contactos outlook e até mesmo fornecer acesso offline.

• Crie uma solução de planeamento de eventos que se ligue a uma aplicação controlada da Linha de Negócios, mas utilize um calendário SharePoint para todos verem.

• Crie uma aplicação Microsoft Silverlight com uma interface de utilizador visual legal que funciona com dados externos da Web.

Em suma, os Serviços de Conectividade Empresarial permitem ligar-se, interagir e desbloquear o valor dos dados externos.

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Três cenários essenciais

Quer ouvir mais? Aqui estão três exemplos de soluções essenciais que se baseiam em Serviços de Conectividade Empresarial.

Mesa de ajuda    Uma grande empresa tem um balcão de ajuda, que fornece suporte técnico interno. Os pedidos de suporte e a base de conhecimentos de suporte técnico são armazenados numa base de dados externa, mas estão totalmente integrados num site do SharePoint utilizando listas externas e as Peças Web de Dados Empresariais. Os trabalhadores da informação também podem ver os seus pedidos atuais em Microsoft Outlook 2013 online. Os especialistas em suporte tecnológico podem ver os pedidos que lhes são atribuídos em Outlook 2013 acesso online e offline. Os fluxos de trabalho gerem automaticamente as questões de suporte em cada fase: Aberto, Atribuído, Escalado, Resolvido e Fechado. Os gestores da equipa de suporte técnico, com a permissão adequada, podem ver os dashboards que exibem relatórios de mesa de ajuda indicando o número de problemas de suporte atribuídos a cada especialista de suporte, as questões mais atuais ou críticas, e o número de incidentes de suporte que são tratados por cada especialista de suporte durante um determinado período de tempo. Os gestores também podem exportar os dados para Microsoft Excel 2013 para uma análise mais detalhada utilizando formatação condicional e gráficos.

Rastreador de artista    Uma agência de talentos integra a sua base de dados de artistas no seu site interno de equipas SharePoint, que inclui uma lista completa de artistas, as suas informações de contacto e horários de desempenho. Os contratos de gravação sob a forma de modelos de documentos do Word são gerados e preenchidos automaticamente com as informações mais recentes do artista. Um fluxo de trabalho orienta cada contrato através das suas várias fases. Os agentes podem adicionar novos artistas a uma lista externa usando um formulário InfoPath. Ao utilizar esta solução, os agentes de talento têm sempre a informação de que precisam nas proximidades, e podem executar muitas tarefas-chave utilizando produtos familiares do Office.

Dashboard de vendas    Uma aplicação de painel de vendas ajuda os associados de vendas a encontrar rapidamente encomendas de vendas e informações de clientes geridas num sistema de Gestão de Relações com o Cliente (CRM). Dependendo das suas funções e respetivas permissões, os membros da equipa podem ver informações de análise de vendas, dados de desempenho de vendas de membros da equipa individual, leads de vendas e informações e encomendas de contacto de um cliente. Os profissionais de vendas podem ver os seus calendários diários, ver tarefas que lhes são atribuídas pelos seus gestores, colaborar com os membros da equipa e ler notícias da indústria. Um diagrama visio de territórios de vendas mapeia as vendas por cada mês e contém dados ao vivo da base de dados back-end que é facilmente atualizado. Ao utilizar um documento Word, os gestores podem rapidamente autoriar relatórios mensais de estado que incluem automaticamente dados dos sistemas externos.

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Chegar lá é metade da diversão

Os Serviços de Conectividade Empresarial são como um grande guarda-chuva que engloba muitas funcionalidades do SharePoint e do Office. Mas não funciona "fora da caixa" porque cada fonte de dados externa é única e cada organização tem necessidades específicas. Uma vez que você coloca as bases, no local ou na nuvem, você pode emergir os dados externos dentro dos produtos e produtos do Office SharePoint. Ao trabalhar com dados externos, normalmente passa por três fases distintas:

A fase de base    Durante esta fase, planeia, prepara e configura como aceder aos dados externos. Isto geralmente significa trabalhar de perto com um administrador e, por vezes, um desenvolvedor para entender o que precisa acontecer. Objetivos importantes são identificar requisitos técnicos e empresariais, preparar a fonte de dados externos, garantir o acesso seguro aos dados através do Serviço de Loja Segura e analisar a solução global. Um objetivo fundamental é criar um tipo de conteúdo externo, que é um pacote detalhado de ligações, metadados e outras informações usadas para recuperar os dados externos.

A fase SharePoint    Uma vez que o trabalho de base foi estabelecido, você pode agora emergir os dados externos em produtos SharePoint de várias maneiras, incluindo listas externas, colunas de dados externos, Peças Web de Dados empresariais, fluxos de trabalho, resultados de pesquisa, páginas de perfil, ações, Apps for SharePoint, e componentes ou soluções sharePoint baseadas em código.

A fase do Escritório    Uma vez criado o acesso aos dados externos nos produtos SharePoint, pode agora apresentar os dados numa variedade de produtos office (incluindo Excel, Word, Outlook, Visio, Access e InfoPath), Apps for Office e componentes de Office baseados em código, add-ins ou soluções.

Você encontrará mais detalhes sobre cada uma destas funcionalidades mais tarde neste artigo.

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Que chapéu usas?

Desenvolver uma solução baseada em dados externos é geralmente um esforço de equipa e a forma como trabalha depende do seu papel. O diagrama que se segue mostra uma visão de alto nível das funções e soluções que estão envolvidas num ciclo de vida de desenvolvimento global.

Utilizadores    Os utilizadores montam soluções simples utilizando as capacidades básicas dos produtos SharePoint e produtos office. Os exemplos incluem:

• Criar uma lista externa, diferentes visões da lista, e adicionar vários filtros e tipos.

• A exportação da lista externa para Excel 2013 para uma análise de dados mais aprofundada.

• Ligar uma lista externa a Outlook 2013 trabalhar com os dados externos online e offline.

Utilizadores de Energia    Os utilizadores de energia criam soluções de negócio simples a intermédias e sem código e muitas vezes exigem competências de analistas de negócios para entender os sistemas de base de dados e os processos de negócio globais na organização. Também comunicam os requisitos a administradores e desenvolvedores, bem como gestores de negócios e talvez designers de sites. Os exemplos incluem:

• Criar um tipo de conteúdo externo utilizando Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Criar colunas de dados externas nas bibliotecas e ligar as colunas aos controlos de conteúdo num modelo personalizado do Word, como um contrato ou fatura.

• Personalizar formulários InfoPath para substituir os formulários de lista padrão do SharePoint.

• Conceber uma página Web que ligue as Peças Web de Dados empresariais de uma forma útil para criar um espaço de trabalho de informação.

• Criar uma solução baseada no Outlook que fornece formas personalizadas, vistas, comandos de fita, ações e painéis de tarefas.

• Criar um fluxo de trabalho que utiliza dados de listas externas.

Administradores    Os administradores gerem permissões e segurança do utilizador para vários componentes sharePoint diferentes, incluindo o tipo de conteúdo externo e a base de dados externa. Uma atividade crítica envolve a criação de aplicações-alvo do Serviço de Loja Segura, o mapeamento de credenciais e a determinação dos melhores métodos de autenticação. Outros exemplos de operações incluem:

• Gerir e configurar o acesso externo de dados, permissões e consultas.

• Importar e exportar tipos de conteúdo externo da loja de metadados de conectividade de dados empresariais.

• Configurar páginas de perfil personalizadas, ações e resultados de pesquisa.

Programadores    Os desenvolvedores criam uma variedade de soluções personalizadas que vão desde componentes direcionados e reutilizáveis a soluções avançadas baseadas em códigos. Os exemplos incluem:

• Tipos avançados de conteúdo externo desenvolvidos no Microsoft Visual Studio, tais como tipos de campo personalizados que utilizam dados hierárquicos complexos.

• Dados agregados de vários serviços apresentados como um único modelo BDC.

• Componentes reutilizáveis, peças web personalizadas, atividades de fluxo de trabalho personalizadas e formulários InfoPath por desutilizáveis.

• Peças de dados externas personalizadas para soluções Outlook.

• Aplicações Microsoft Silverlight e add-ins do Office.

• Alertas personalizados utilizando o Quadro de Eventos.

• Ligações personalizadas ou soluções utilizando código gerido.

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Conheça o seu ambiente SharePoint

Quando utiliza ou cria uma solução de dados externa, existem diferenças de funcionalidades e funcionalidades que deve estar ciente com base no seu ambiente SharePoint:

• No local    Se criar uma solução na qual os seus utilizadores e a sua solução estejam totalmente no local (atrás da firewall), todas as funcionalidades de Serviços de Conectividade Empresarial são suportadas.

• Nuvem    Se estiver a utilizar o SharePoint (Plano 2, E3 e E4) em Microsoft 365, então está disponível um subconjunto de funcionalidades. Por exemplo, listas externas, Peças Web de Dados empresariais e o quadro do Evento são suportados, mas páginas de perfil, ações e o quadro do Conector não são. Além disso, só é possível ligar-se a estas fontes de dados: WCF Web Services, OData e SQL Server Azure.

• Híbrido    A sua organização pode já ter investimentos significativos em fontes de dados no local, como aplicações line-of-business e sistemas ERP. Mas a sua organização também pode estar num ambiente híbrido sharePoint, no qual alguns funcionários estão no local e alguns estão na nuvem. Num ambiente Híbrido, também é possível criar uma solução de dados externos híbrida para que os utilizadores na nuvem possam aceder a uma fonte de dados no local. Por exemplo, um utilizador pode completar um relatório de despesas durante uma viagem de negócios utilizando o SharePoint, e os encargos podem ser imediatamente reconciliados com um sistema SAP no local. Pode ligar-se a qualquer fonte de dados suportada no local, mas tem de utilizar os Serviços OData e poderá ser necessário um desenvolvimento e configuração extensivos.

Obtenha o software certo

As funcionalidades dos Serviços de Conectividade Empresarial (BCS) são distribuídas por diferentes edições do SharePoint. Use a seguinte tabela para ajudá-lo a fazer a escolha certa.

* Inclui controlos de formulários para exibir dados e layouts externos para exibir dados num painel de tarefas do Outlook e formar região. Disponível apenas no Microsoft Office Professional Plus 2013.

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Configurar corretamente o software

Depois de ter instalado o software certo, certifique-se de que o configura corretamente. Em particular:

Preparar a fonte de dados externa    Um administrador pode precisar de criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam em mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador pode também querer criar tabelas específicas, pontos de vista, consultas, e assim por diante, limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configure serviços SharePoint    Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais, Serviço de Loja Segura e Serviços Visio.

Configure o serviço Loja Segura    Um administrador deve determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar uma aplicação-alvo e definir as credenciais para a aplicação-alvo.

Configure serviços de conectividade de dados empresariais    Um administrador deve certificar-se de que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para a loja de metadados de conectividade de dados empresariais (BDC) e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo em que a lista externa se baseia.

Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos para serem usados    Para sincronizar dados externos com os produtos Office, tem de ter o Windows 7 ou mais tarde e os seguintes produtos de software gratuito, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, é automaticamente solicitado a descarregar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office, serviços de conectividade comercial está ativado (este é o padrão). Esta opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime que faz o seguinte: caches e sincroniza com dados externos, mapeia dados de negócios para tipos de conteúdo externos, exibe o picker de item externo nos produtos office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos office.

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Escolha os seus dados externos com sabedoria

Pode trabalhar com uma grande variedade de fontes de dados externas, incluindo bases de dados, sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP), OData e conectores avançados.

Bases de dados    Organizações e empresas de todas as formas e tamanhos dependem de bases de dados para as suas operações diárias. As bases de dados contêm uma grande variedade de tipos de dados, incluindo texto, números, imagens e documentos, e têm muitos propósitos, incluindo sites de empresas financeiras, de fabrico, seguros e baseados em dados. Bases de dados suportadas comuns incluem: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 e qualquer base de dados que cumpra os padrões de interface ODBC ou OLE DB.

Sistemas ERP    Os sistemas ERP integram dados e processos da Linha de Negócios em toda uma organização e realizam muitas das atividades fundamentais para qualquer negócio, incluindo:

Os sistemas ERP suportados comum incluem SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel e JD Edwards.

OData    O protocolo De Dados Abertos (OData) fornece uma norma baseada em REST para Criar (Post), Ler (Obter), Atualizar (Colocar) e Eliminar (Eliminar) operações que acedem aos Serviços Web. Pense no OData como o equivalente baseado na web de ODBC e OLE DB. Os dados são devolvidos no formato XML ou JavaScript Object Notation (JSON). As fontes comuns de OData incluem web sites familiares (como Amazon, E-bay, Azure Data Market e Netflix), bases de dados e até mesmo outros sites sharePoint.

Conectores avançados    Para outras fontes de dados, um desenvolvedor pode fornecer acesso avançado de dados externos através de:

• A utilização de ADO.NET, que permite o acesso a qualquer fonte de dados com um fornecedor ADO.NET.

• Utilizando serviços WCF e Web, que permite o acesso a serviços Web e Windows Communication Foundation (WCF).

• Utilização de Conjuntos de Conectividade .NET, que permite o acesso a fontes de dados quando um ADO.NET ou serviço Web não está disponível.

• Conversão de tipos de dados proprietários não suportados para tipos de dados suportados .NET.

• Criar soluções personalizadas para fontes de dados de maior escala com estruturas de dados em mudança frequente que requerem ligações de dados personalizadas, métodos de transferência e instalação do conector.

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Considere o desempenho

Qualquer solução comercial deve ter em conta o desempenho, e os dados externos não são exceção. Felizmente, os Serviços de Conectividade Empresarial foram concebidos para aliviar muitos estrangulamentos e preocupações de desempenho. Em geral, a recolha de dados, a visualização, a filtragem e a triagem são descarregadas para a fonte de dados externa para ajudar a reduzir a memória e os recursos de processamento necessários pelos produtos SharePoint.

Além disso, os Serviços de Conectividade Empresarial dispõem de caches incorporados tanto no servidor (cache dos Serviços de Conectividade Empresarial) como nos computadores clientes (The Business Connectivity Services Client Runtime cache) e podem não exibir os valores mais recentes do sistema de dados externos de imediato. No entanto, pode ajustar os intervalos de atualização com base nas necessidades dos seus utilizadores e nas soluções que cria. Nem todos os utilizadores precisam de ver os dados atualizados imediatamente, mas se o fizerem, podem, por exemplo, atualizar a pasta de contactos da lista externa ou do Outlook.

A capacidade de trabalhar offline num computador cliente também significa que os utilizadores podem fazer um trabalho alargado sem estarem ligados aos dados externos, mas saibam que quando voltam a estar online, os dados são atualizados e reconciliados corretamente.

No geral, estas funcionalidades de desempenho ajudam a acelerar as operações de exibição, atualização e dados dos dados externos numa página Web do SharePoint e num produto do Office.

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Pratique a segurança em primeiro lugar

É especialmente vital que uma solução de dados externos seja segura porque os dados são muitas vezes críticos para uma empresa e não devem ser vistos ou alterados pelos utilizadores errados. Além disso, existem muitas formas de proteger os dados e quer que a sua solução seja simples e segura. Felizmente, existem formas de minimizar a complexidade, principalmente utilizando o Serviço de Loja Segura.

Em resumo, a segurança dos seus dados externos requer resposta a duas questões básicas:

Quem és?    Isto também é chamado de autenticação e é o processo de verificação da sua identidade obtendo as suas credenciais (o seu nome de utilizador e senha).

O que pode fazer?    Isto chama-se autorização e é o processo de determinação das tarefas que pode fazer em que itens de dados, obtendo a lista de permissões que lhe foram concedidas.

Em primeiro lugar, um administrador ajuda a determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa. Note-se que é muito comum que as soluções empresariais autentiquem o acesso a dados externos para os quais o utilizador atual tenha uma conta diferente. Mas fazer login sob diferentes credenciais pode ser complicado e complicado. O Serviço de Lojas Seguras vem ao resgate fornecendo armazenamento e mapeamento de credenciais. Isto facilita a utilização de uma fonte de dados externa iniciando sessão apenas uma vez.

Por exemplo, se estiver registado no seu site SharePoint com um conjunto de credenciais, mas quiser aceder a uma lista externa baseada numa aplicação Siebel que utilize outro conjunto de credenciais, um administrador pode configurar o Serviço de Loja Segura para mapear automaticamente os dois conjuntos de credenciais para que não tenha de iniciar sessão novamente.

O Serviço de Lojas Seguras também ajuda a gerir o infame problema do "double hop", onde cada autenticação requer um "salto" entre dois computadores, que pode ser comprometido, a menos que sejam tomadas medidas para o impedir.

Em seguida, um administrador cria várias camadas de segurança com base em permissões, à semelhança de várias linhas de defesa em torno de um forte, para garantir a devida autorização e acesso a:

• Os dados na base de dados ou sistema externos.

• O tipo de conteúdo externo na loja de metadados de conectividade de dados empresariais.

• A lista externa ou coluna de dados externos.

Finalmente, um administrador pode adicionar uma camada extra de proteção através da encriptação. se a sua solução de dados externos também utilizar aplicações do Office, um administrador pode proteger a cache de tempo de execução do cliente dos Serviços de Conectividade empresarial utilizando o Sistema de Ficheiros encriptadores do Windows. Algumas fontes de dados externas também fornecem formas de encriptar os dados.

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Definir a pedra angular: tipos de conteúdo externos

Os tipos de conteúdo externo estão no centro de qualquer solução de dados externos. São como um corretor entre si e a fonte de dados externa. Um tipo típico de conteúdo externo é um pacote organizado de informações que contém o seguinte:

• Informações de ligação à fonte de dados, tais como a localização, nome e modos de autenticação.

• Uma definição da tabela, campos, chaves primárias e estrangeiras, validações e tipos de dados (também chamados metadados).

• As operações de dados que pode fazer, tais como Criar, Ler, Atualizar, Eliminar e Consultar (também chamado CRUDQ).

• Outras informações e comportamentos, tais como tipos de dados do Office mapeados ou a ativação da sincronização offline.

• Vários filtros, que consultam os dados e ajudam a isolar os resultados, e limites para melhorar o desempenho.

• O campo de identidade e as colunas de exibição de um selecionador de conteúdo externo utilizado para recuperar dados externos em toda a interface do utilizador.

• Uma associação baseada em chaves primárias e estrangeiras entre duas tabelas relacionadas, como Encomendas e Clientes.

Um utilizador robusto define o tipo de conteúdo externo e, portanto, protege outros utilizadores da complexidade inerente de trabalhar com dados externos. Além disso, todas estas informações são guardadas num ficheiro BDCM especial (.bdcm), em formato XML, e armazenadas na loja de metadados de conectividade de dados empresariais. Esta abordagem facilita a manutenção, atualização, segurança e reutilização de tipos de conteúdo externos em diferentes sites. Por exemplo, pode facilmente exportar e importar o ficheiro para implantá-lo de um ambiente de desenvolvimento para um ambiente de produção, ou partilhar com outras coleções de sites.

A propósito, o seu utilizador robusto não precisa de ser um perito em XML. Para ajudar a criar um tipo de conteúdo externo, existem duas ferramentas de escolha:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Pode definir e atualizar o tipo de conteúdo externo de forma declarativa e depois publicá-lo na loja de metadados de conectividade de dados empresariais.

• Microsoft Visual Studio 2012    Se os seus dados externos forem complexos ou não forem suportados por SharePoint Designer 2013, pode utilizar o Editor XML no Estúdio Visual (que fornece o Intellisense) para criar o seu modelo XML, ou utilizar o Visual Studio External Content Type Designer para criar um Conjunto de Conectividade .NET que fornece uma lógica de integração traseira personalizada através do Quadro .NET.

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Ler e escrever dados em listas externas

Uma lista externa é um bloco de construção chave para soluções SharePoint com base em dados externos. Pode ler e escrever dados externos com a experiência familiar de utilizar uma lista sharePoint. Uma lista externa parece e comporta-se muito como uma lista nativa, mas há algumas diferenças de comportamento. Por exemplo, pode criar visualizações e utilizar valores calculados com fórmulas, mas não anexar ficheiros ou versões de faixa.

Também pode criar uma lista externa utilizando SharePoint Designer 2013.

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Adicionar colunas de dados externas a listas e bibliotecas

Pode combinar colunas de dados externas com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Como uma coluna de dados externa é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todas as listas relacionadas ou funcionalidades da biblioteca funcionam, incluindo versões, aprovações, check-in e check-out, e anexos de ficheiros.

Digamos que criou uma biblioteca de imagens que contém fotos dos produtos que a sua organização vende. Pode adicionar uma coluna de dados externa à biblioteca que acede ao nome do produto, código do produto e preço atual a partir de uma base de dados externa. Uma vez que as regras e processos da sua empresa requerem que quaisquer alterações à informação do produto sejam feitas apenas através do sistema de base de dados, especifica que os dados externos só são lidos quando cria o tipo de conteúdo externo. Mas agora mais pessoas na sua organização podem facilmente ver toda a informação comum do produto juntos numa vista de biblioteca.

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Criar soluções com peças web de dados empresariais

As Business Data Web Parts são projetadas para trabalhar com dados de uma lista externa e você pode combinar estas Peças Web de forma útil para criar um espaço de trabalho do site ou painel de instrumentos. Por exemplo, pode ligar a Lista e o Item Peças Web para que, quando selecionar um item de relatório de despesas na Lista De Página Web, como os encargos de quinta-feira, os detalhes do item sejam apresentados na Parte Web do Item, como o hotel, as despesas de viagem e refeição.

A tabela seguinte resume brevemente cada Parte Web de Dados Empresariais.

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Utilize dados externos numa página de perfil, ação ou pesquisa

As páginas de perfil, as ações e a pesquisa são funcionalidades intimamente relacionadas.

Páginas de perfil

Por padrão, os Serviços de Conectividade Empresarial criam automaticamente uma página de perfil com base no tipo de conteúdo externo. Uma página de perfil é uma página Web que exibe informações de uma única linha de dados externos, com base num campo de ID, como todos os campos individuais sobre um cliente específico.

A página de perfil padrão é na verdade uma página Web que contém o Construtor de Artigos de Dados empresariais e um Item de Negócios Artigos De Negócios Partes Web conectadas entre si. A Parte Web do Construtor de Item analisa o parâmetro de cadeia de consulta de URL da página de perfil, por exemplo, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, e passa o valor CustID para a Parte Web do Item de Dados, que depois exibe todos os campos de clientes correspondentes.

Pode criar a sua própria página de perfil para mostrar informações personalizadas, ou um administrador pode personalizar a página de perfil para si.

Ações

Pode até realizar uma ação com base na página de perfil para fazer algo útil. Por exemplo, pode criar uma ação que combine informações de endereço sobre o cliente com mapas Bing para visualizar a localização do cliente ou obter direções. Pode criar uma ação com base no parâmetro de cadeia de consulta de URL da página de perfil ou através de código personalizado. Ou, um desenvolvedor pode escrever código personalizado que lhe permite atualizar informações dos colaboradores numa base de dados back-end.

Por predefinição, utiliza uma ação quando clica no comando de ação do Perfil de Visualização numa Ações de Dados Empresariais ou na Página Web da Lista de Dados Empresariais. Ao utilizar uma coluna de dados externa, também pode executar a ação a partir de um comando de menu.

Pesquisa

Finalmente, se quiser, um administrador pode ativar a pesquisa de dados externos. Os dados externos podem ser rastreados e indexados tal como os dados internos do SharePoint, mas com aparas de segurança para garantir que apenas os utilizadores apropriados podem clicar e ver os resultados da pesquisa, exibidos através de uma página de perfil.

Ao integrar a pesquisa do SharePoint em sistemas de dados externos, os utilizadores podem encontrar dados que de outra forma não seriam capazes de localizar. Por exemplo, se conhece a empresa para a qual um cliente trabalha, mas se esqueceu do seu nome, pode pesquisar pelo nome da empresa para ajudá-lo a encontrar a página de perfil do cliente.

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Utilizar dados externos em fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho fornecem uma ferramenta poderosa para modelar e automatizar processos de negócio com base numa lista de SharePoint, biblioteca ou site. Estes processos de negócio podem ser tão simples como um processo de aprovação de documentos com um único aprovador, ou tão complexo como qualquer processo de negócio estruturado. Embora não possa associar diretamente um fluxo de trabalho a uma lista externa, pode criar o seguinte:

Fluxos de trabalho de listas nativas    Um fluxo de trabalho associado a uma lista nativa que lê ou atualiza dados de uma lista externa utilizando as ações de 'Criar' Item, 'Actualizar' e Eliminar Itens de Lista. Por exemplo, pode atualizar um item de lista externa sempre que uma lista nativa ou um item da biblioteca mudam. Pode utilizar outras ações com listas externas, como a Variável de Fluxo de Trabalho Definido para modificar um campo de lista externa. Também pode utilizar um item de lista externa como destino para um processo de tarefa, mas o link para a tarefa não apresenta um título para o item da lista externa.

Fluxos de trabalho do site    Os fluxos de trabalho do site não requerem um gatilho do evento para iniciar e podem ser iniciados manualmente. Para impedir o acesso não autorizado, os fluxos de trabalho que acedem às listas externas são sempre executados numa conta de serviço, mesmo com um modo de autenticação que utiliza a personificação.

Eventos    Um desenvolvedor pode criar eventos que desencadeiem na fonte de dados externos e os utilizadores podem criar alertas que respondam a estes eventos. Por exemplo, pode utilizar um fluxo de trabalho SharePoint para enviar uma mensagem de correio eletrónico a um empregado quando uma conta de cliente é atribuída a esse empregado na fonte de dados externos.

Por razões de desempenho, é uma boa prática apenas ler um pequeno número de colunas na lista externa, ou criar, atualizar ou apagar um pequeno número de itens na lista externa.

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Analisar dados externos no Excel

Pode exportar dados de uma lista externa para Excel 2013 e manter os dados sincronizados. Por exemplo, pode querer manter um inventário de produto numa lista externa para que seja fácil de partilhar e atualizar, mas também fazer análises periódicas de inventário em Excel 2013. Os dados externos exportados para Excel 2013 são determinados pela visão da lista externa atual, pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e na lista externa, e pelas definições de idioma para o site SharePoint.h

Quando exporta uma lista externa, cria-se uma Tabela Excel com uma ligação de dados à lista externa com base num ficheiro de consulta Web. Para ver mais alterações feitas na lista SharePoint na Tabela Excel, pode atualizar os dados. Note que não é possível escoar alterações na origem dos dados externos e que uma operação de atualização do Excel substituiria quaisquer alterações que tenha feito na Tabela Excel.

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Adicionar dados externos a documentos do Word

Ao adicionar colunas de dados externas e um modelo word com controlos de conteúdo a uma biblioteca de documentos, também pode tornar fácil e eficiente a introdução de dados precisos e atualizados num documento Microsoft Word 2013 estruturado.

Digamos que tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de clientes. No entanto, toda a informação do seu cliente é mantida numa aplicação Line-of-Business, como a SAP. Pode acompanhar os contratos do cliente na biblioteca de documentos, mas certifique-se de que a informação relacionada com o cliente está atualizada e não duplicada desnecessariamente. Faça o seguinte:

• Em primeiro lugar, adicione colunas de dados externas à biblioteca para associar o nome adequado do cliente, nome da empresa e número de telefone a cada contrato armazenado na biblioteca Contract.

• Em seguida, crie um modelo word que contenha o texto da caldeira do contrato do cliente e os controlos de conteúdo para introduzir o nome do cliente, nome da empresa e número de telefone. Word 2013 utilizará o selecionador de artigos externos para o ajudar a introduzir ou atualizar as informações corretas, exibindo e recuperando automaticamente as informações corretas do cliente.

• Finalmente, cada vez que cria um contrato, introduz os dados do cliente e guarda o contrato de volta para a biblioteca, os valores de dados do cliente são promovidos às correspondentes colunas de dados externos.

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Sincronizar dados externos no Outlook

Se uma lista externa contiver clientes, tarefas, nomeações ou posts, pode ligar a lista com Outlook 2013. Uma vez ligado, pode visualizar, editar e imprimir os dados utilizando a interface de utilizador do Outlook familiar. Se os dados forem informações de contacto, como clientes, pode até ligar-lhes, enviar-lhes mensagens de correio eletrónico e fazer pedidos de reunião.

A sincronização dos dados é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas na Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externa. As alterações introduzidas na fonte de dados externas são sincronizadas com os itens em Outlook 2013, embora possa ser necessária uma operação de atualização.

Por padrão, os dados atualizam-se automaticamente a cada seis horas, mas este valor pode ser alterado. Para se certificar de que está a ver os dados atuais a partir da fonte de dados externos, clique com o botão direito na pasta e, em seguida, clique em Sync DB alterações.

Quando cria o tipo de conteúdo externo, faz o seguinte:

• Se pretender ter acesso offline, ative a opção de suporte offline Sync.

• Desa estade o tipo de item do office para um dos seguintes: Contacto, Nomeação, Tarefa ou Posto.

• Mapeie os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como o Nome do Cliente, Apelido do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone ao Cliente, para os respetivos campos do Tipo de Item Outlook, como o Primeiro Nome de Um Contacto, Último Nome, BusinessAddress e BusinessPhone.

Além disso, com algum código escrito por um desenvolvedor, pode criar uma solução Outlook que faz o seguinte:

• Mostrar peças de dados nativas ou personalizadas em painéis de tarefa personalizados para apresentar dados externos aos utilizadores.

• Inclua comandos de fita personalizados para executar ações personalizadas.

• Crie uma definição de visualização personalizada para exibir colunas específicas de dados externos.

• Desenhe regiões de formulário personalizado para apresentar dados externos.

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Melhorar o acesso de dados externos com formulários InfoPath

Há uma série de razões pelas quais Microsoft InfoPath 2013 é útil para usar com dados externos:

Trabalhar com tipos de dados complexos    Se um campo de dados externos é hierárquico, como um campo de endereços que contém Street, City e código postal como subcampo, então não pode trabalhar com este campo no formulário SharePoint para uma lista externa, e na verdade nem sequer é criado. No entanto, pode converter o formulário SharePoint num formulário InfoPath para criar e atualizar os campos utilizando InfoPath 2013.

Incorporação de um controlo externo de picker de item    Pode arrastar e largar o controlo external item picker num formulário InfoPath, ligá-lo à lista externa como fonte de dados secundária e facilitar a seleção de um item baseado num campo único, como um Nome de Cliente ou ID de Produto.

Além disso, se configurar uma associação para tipos de conteúdo externos, como clientes e encomendas, e o formulário InfoPath para a lista externa contiver uma chave estrangeira, como o ID do cliente, o controlo external item picker é mesmo automaticamente adicionado ao formulário. Isto permite que os utilizadores encontrem facilmente o cliente que querem quando trabalham com as encomendas.

Criando múltiplas vistas de um formulário    Por vezes, pode querer que os formulários tenham múltiplas visualizações dos seus dados externos, especialmente se existirem muitos campos e uma lista externa ou formulário SharePoint não for eficaz. Várias visões também são úteis em cenários de escrita em tempo de escrita onde o sistema externo não permite atualizar um campo após a sua criação. Nesses casos, pode criar duas visões, uma para a operação de criação e outra para a operação de atualização.

Adicionar regras ou códigos para os formulários    Pode adicionar regras declarativas ou formulários de código para executar lógicas de negócio adicionais, tais como validação e cálculos. Por exemplo, pode garantir que um código país/região é válido usando uma regra, ou o código postal dos EUA é válido através de um Serviço Web.

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Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Utilizando o Microsoft Visio 2013, pode ligar dados de uma lista externa a um diagrama e as suas formas. Em seguida, pode publicar o diagrama numa biblioteca de documentos SharePoint como um desenho Web interativo para que os utilizadores possam exibir o diagrama e ver os dados externos associados. Existem três formas para ligar linhas de dados às formas do seu desenho. Pode ligar as linhas às formas existentes uma de cada vez, de forma automática ou ainda criar formas a partir dos dados.

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Importar e atualizar dados externos no Acesso

O Microsoft Access 2013 é um ponto de chegada para todos os tipos de dados e os dados externos não são exceção. Pode importar uma lista externa para a sua base de dados De acesso no seu computador cliente e atualizar periodicamente os dados. Os dados são apenas de leitura.

Os passos básicos a seguir são:

1. Exporte o tipo de conteúdo externo a partir de SharePoint Designer 2013 ou diretamente da loja de metadados de conectividade de dados empresariais como um ficheiro BDCM.

2. Em Access 2013, crie uma ligação de dados do Serviço Web utilizando o ficheiro BDCM.

3. Em Access 2013, crie uma tabela ligada com base na ligação de dados do Serviço Web.

Note que, neste caso, a cache de tempo de execução do cliente dos Serviços de Conectividade empresarial não é utilizada para sincronizar com a lista externa quando atualiza os dados.

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