Introdução aos Conjuntos de Documentos

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Um conjunto de documentos é um grupo de documentos relacionados que pode gerir como uma única entidade. Pode criar um conjunto de documentos num único passo e, em seguida, defina as respectivas características e metadados.

O que são Conjuntos de Documentos

Para muitos tipos de projetos, as pessoas frequentemente produzem um todo o conjunto de documentos relacionados. Em alguns casos, este conjunto de documentos poderá ser o resultado de um projeto ou o "material a entregar." Por exemplo, uma empresa de serviços profissionais poderá produzir um padrão de "livro timbre" quando estes respondem a um pedido de proposta de um cliente possível. O livro de tamanho sempre pode conter estas peças, com cada porção personalizado de acordo com os requisitos específicos de um determinado projeto:

  • Apresentação da empresa prestadora de serviços

  • Análise SWOT (de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças)

  • Plano de negócios

  • Análise comparativa de empresas

Noutros casos, os conjuntos de documentos podem simplesmente representar tipos diferentes de informações de apoio a um projeto maior e resultar na criação ou entrega de outro item. Por exemplo, uma empresa transformadora pode produzir um conjunto de documentos uniformizados relacionados com a conceção, o teste e o fabrico de cada produto que fabrica.

Estes documentos poderão ser criados ao mesmo tempo ou em fases. Os documentos poderão produzidos ou revistos por uma pessoa ou por várias pessoas. Todos os documentos poderão ser o mesmo formato (tal como documentos do Word). Em alternativa, poderá envolvem diferentes formatos de ficheiro (por exemplo, documentos do Word, blocos de notas do OneNote, apresentações do PowerPoint, diagramas do Visio, livros do excel e assim sucessivamente).

Com os Conjuntos de Documentos, as organizações podem gerir estas situações mais facilmente. Os Conjuntos de Documentos organizam vários documentos relacionados numa vista única, que permite aos utilizadores trabalhar neles e geri-los como uma entidade única. Quando criar um novo Conjunto de Documentos, cria, na verdade, um novo tipo de conteúdo. O tipo de conteúdo torna-se disponível ao nível de toda a coleção de sites e pode configurar tipos de conteúdos de Conjuntos de Documentos novos para cada produto com diversos documentos relacionados.

Quando um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos for adicionado à biblioteca, os utilizadores podem criar novas instâncias do Conjunto de Documentos da mesma forma que criam documentos individuais.

O que pode fazer com Conjuntos de Documentos?

O tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos tem várias funcionalidades específicas que permitem criar e gerir mais fácil e eficazmente produtos com diversos documentos relacionados. Quando configurar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos, pode fazer qualquer uma das seguintes ações:

  • Personalizar uma página de boas-vindas    para o conjunto de documentos que contém todas as informações que necessita de um utilizador sobre o conjunto. A página de boas-vindas é uma página de peças Web que pode ser configurado para apresentar informações do projeto ou recursos para ajudar os membros de equipa que estão a trabalhar num conjunto de documentos (por exemplo, linha cronológica de projeto, ligações para recursos e assim sucessivamente). Também é apresentada uma lista dos documentos que foram adicionados ao conjunto.

  • Conteúdo predefinido de especificar    que pretende ter criado automaticamente e incluído no cada nova instância do conjunto de documentos. Pode ter determinados documentos incluídos automaticamente e pode controlar os modelos que as pessoas utilizam. Pode ter a determinadas-se de que os documentos predefinidos são os tipos de conteúdo corretos. Por exemplo, se a sua organização tiver adicionado uma imagem corporativa modelos que utiliza para tipos específicos de comunicação, pode carregar estas quando configura um tipo de conteúdo do conjunto de documentos.

  • Indicar tipos de conteúdos permitidos    que podem ser utilizados no conjunto de documentos (por exemplo, ficheiros de documentos, imagens, áudio ou vídeo).

  • Indicar metadados partilhados    e colunas de metadados que pretende incluir em todos os documentos de um conjunto. Os metadados são fornecidos automaticamente nos documentos predefinidos quando for criado o Conjunto de Documentos e pode apresentar os metadados partilhados na página de Boas-vindas.

  • Atribuir fluxos de trabalho    que pretende utilizar para o conjunto de documentos. Pode utilizar padrão revisão ou aprovação fluxos de trabalho com conjuntos de documentos e o conjunto de documentos todo irá avançar através dos passos do fluxo de trabalho, como se fosse num único ficheiro. Para além disso, a sua organização pode desenvolver fluxos de trabalho personalizados para conjuntos de documentos.

  • Enviar Conjuntos de Documentos    para o Organizador de Conteúdo, para encaminhar para uma pasta, site ou biblioteca alvo.

Depois de adicionar a uma biblioteca um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos, os utilizadores do site podem utilizar funcionalidades de gestão de documentos familiares, bem como funcionalidades especiais dos Conjuntos de Documentos.

Os autores dos Conjuntos de Documentos podem efetuar qualquer uma das seguintes tarefas:

  • Criar produtos com vários documentos relacionados de forma rápida e fácil através do comando Novo Documento nas bibliotecas de documentos.

  • Capturar um instantâneo do histórico de versões das propriedades e documentos atuais no Conjunto de Documentos.

  • Iniciar fluxos de trabalho em todo o Conjunto de Documentos ou em itens individuais do mesmo, para gerir tarefas comuns, como, por exemplo, a revisão e a aprovação.

  • Enviar uma ligação para o Conjunto de Documentos por correio eletrónico.

  • Utilizar o comando Enviar Para para mover ou copiar o Conjunto de Documentos para outra localização (o destino tem de ser configurado na Administração Central).

  • Gerir permissões do Conjunto de Documentos.

Consulte também

Criar e configurar um novo tipo de conteúdo do conjunto de documentos

Criar e gerir conjuntos de documentos

Personalizar a página de boas-vindas para um conjunto de documentos

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