Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint

Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint

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Os fluxos de trabalho permitem às pessoas colaborar em documentos e gerir tarefas de projeto através da implementação de processos de negócio em documentos e itens num site SharePoint. Os fluxos de trabalho permitem às organizações seguir processos de negócio consistentes e, além disso, também podem melhorar a produtividade e eficiência organizacional através da gestão das tarefas e dos passos envolvidos em processos de negócio. Tal permite que as pessoas que efetuam essas tarefas se concentrem no seu trabalho em vez de centrarem os seus esforços na gestão do fluxo de trabalho.

Neste artigo

O que são fluxos de trabalho?

As duas plataformas de fluxo de trabalho do SharePoint

Fluxos de trabalho incorporados

Suporte para fluxos de trabalho personalizados

Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

O que são fluxos de trabalho?

Um fluxo de trabalho é, por vezes, descrito como uma série de tarefas que produzem um resultado. No contexto dos Produtos e Tecnologias SharePoint, o fluxo de trabalho é definido de forma mais estrita como o movimento automatizado de documentos ou itens através de uma sequência de ações ou tarefas que estão relacionadas com um processo de negócio. Os fluxos de trabalho podem ser utilizados para gerir, de forma consistente, processos de negócio comuns dentro de uma organização, permitindo à organização adicionar uma lógica de negócio a documentos ou itens numa biblioteca ou lista do SharePoint. Uma lógica de negócio é, basicamente, um conjunto de instruções que especifica e controla as ações que ocorrem num documento ou item.

Os fluxos de trabalho podem simplificar os custos e tempo necessários para coordenar processos de negócio comuns, como a aprovação de projetos ou a revisão de documentos, ao gerir e controlar as tarefas humanas envolvidas nestes processos. Por exemplo, num site SharePoint, pode adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos que encaminha um documento para um grupo de pessoas para aprovação. Quando o autor do documento inicia este fluxo de trabalho num documento nessa biblioteca, o fluxo de trabalho cria tarefas de aprovação de documentos, atribui essas tarefas aos participantes do fluxo de trabalho e, em seguida, envia alertas de e-mail aos participantes com as instruções da tarefa e uma ligação para o documento a ser aprovado. Enquanto o fluxo de trabalho estiver em curso, o proprietário do fluxo de trabalho (neste caso, o autor do documento) ou os participantes do mesmo podem consultar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver os participantes que concluíram as respetivas tarefas de fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluírem as respetivas tarefas de fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho termina e o proprietário do mesmo é automaticamente notificado de que o fluxo de trabalho foi concluído.

As ações no fluxo de trabalho Aprovação no exemplo anterior seguem o processo apresentado na seguinte ilustração.

Fluxograma de um fluxo de trabalho de Aprovação

Os fluxos de trabalho suportam processos de trabalho humano existentes mas também expandem a forma como as pessoas podem colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os utilizadores do site podem iniciar e participar em fluxos de trabalho ao utilizar formulários personalizáveis que estão acessíveis a partir do documento ou item numa biblioteca ou lista do SharePoint. Além disso, a funcionalidade de fluxo de trabalho nos Produtos SharePoint está completamente integrada no Microsoft Office2013 para que seja possível efetuar as seguintes tarefas de fluxo de trabalho em ambos os produtos:

  • Ver a lista de fluxos de trabalho disponíveis para um documento ou item.

  • Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item.

  • Ver, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho.

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As duas plataformas de Fluxo de Trabalho do SharePoint

A plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2010 foi transportada para o Office 365 e para o SharePoint Server 2013, por isso todos os fluxos de trabalho criados nesta plataforma continuam a funcionar. Esta plataforma baseia-se no Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). A plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2013 baseia-se no Windows Workflow Foundation 4 (WF) e está consideravelmente reestruturada. Possivelmente, a funcionalidade mais evidente desta nova plataforma de fluxo de trabalho é a utilização do Microsoft Azure como sistema anfitrião de execução de fluxos de trabalho. O motor de execução de fluxos de trabalho está agora no Office 365 e no SharePoint Server 2013, no Microsoft Azure.

O resultado final é que existem dois tipos de plataformas à escolha no momento em que cria um fluxo de trabalho no SharePoint: Fluxo de Trabalho do SharePoint 2010 e Fluxo de Trabalho do SharePoint 2013.

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Fluxos de trabalho incorporados

Um site SharePoint inclui vários fluxos de trabalho incorporados que abordam cenários de negócio comuns:

  • Aprovação     Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas para aprovação. Por predefinição, o fluxo de trabalho Aprovação está associado ao tipo de conteúdo Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

  • Recolher Comentários     Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas para obter comentários. Os revisores podem fornecer comentários que são então compilados e enviados para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. Por predefinição, o fluxo de trabalho Recolher Comentários está associado ao tipo de conteúdo Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

  • Recolher Assinaturas    Este fluxo de trabalho encaminha um documento do Microsoft Office para um grupo de pessoas para recolher as respetivas assinaturas digitais. Este fluxo de trabalho pode ser iniciado num programa do Office 2013. Os participantes têm de concluir as tarefas de assinatura ao adicionar a respetiva assinatura digital ao documento no programa do Office em questão. Por predefinição, o fluxo de trabalho Recolher Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho Recolher Assinaturas só é apresentado num documento na biblioteca de documentos se este contiver uma ou mais Linhas de Assinatura do Microsoft Office.

  • Aprovação de Publicação     Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho Aprovação na medida em que automatiza o encaminhamento do conteúdo para especialistas e intervenientes para revisão e aprovação. O que torna o fluxo de trabalho aprovação de publicação exclusivo é o facto de ter sido concebido especialmente para sites de publicação, nos quais a publicação de páginas Web novas e atualizadas é estritamente controlada.

  • Três Estados     Este fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerir processos de negócio que exijam que as organizações controlem um grande volume de problemas ou itens, como problemas de suporte de clientes, oportunidades potenciais ou tarefas de projeto.

Cada um dos fluxos de trabalho apresentados acima pode ser personalizado para a sua organização de várias formas. Por exemplo, ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de forma a disponibilizá-lo para utilização em documentos ou itens, pode personalizar as listas de tarefas e listas do histórico onde as informações sobre o fluxo de trabalho estão armazenadas.

Quando um utilizador iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item, poderá ter a opção de personalizar ainda mais o fluxo de trabalho ao especificar a lista de participantes, uma data para conclusão e instruções da tarefa.

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Suporte para fluxos de trabalho personalizados

Embora os fluxos de trabalho incorporados possam ser personalizados de forma a corresponder a necessidades diferentes, a sua organização deverá optar por estruturar e desenvolver fluxos de trabalho exclusivos para os processos de negócio na organização. Os fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos dependendo das exigências dos processos de negócio. Os programadores podem criar fluxos de trabalho que são iniciados por pessoas que utilizam um determinado site ou podem criar fluxos de trabalho que se iniciam automaticamente com base num evento, como quando um item de lista é criado ou alterado. Se a sua organização desenvolveu e implementou fluxos de trabalho personalizados, estes deverão estar disponíveis para além ou em vez dos fluxos de trabalho incorporados, já descritos.

Existem duas formas de criar fluxos de trabalho personalizados:

  • Os utilizadores avançados podem estruturar fluxos de trabalho sem código para utilização numa lista ou biblioteca específicas, ao utilizar o Microsoft SharePoint Designer 2013 e o Office Visio 2013      Os fluxos de trabalho do SharePoint Designer 2013 são criados a partir de uma lista de atividades de fluxo de trabalho disponíveis e a pessoa que criar o fluxo de trabalho pode implementar fluxos de trabalho diretamente na lista ou biblioteca em que serão utilizados. O SharePoint Designer 2013 também funciona em conjunto com o Visio 2013 de forma a fornecer uma experiência de desenvolvimento de um fluxo de trabalho visual para criar diagramas ao utilizar formas e conexões. Também pode importar fluxos de trabalho a partir do Visio 2013 para o SharePoint Designer 2013 e vice-versa.

  • Os programadores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho ao utilizar o Visual Studio 2012 ou mais recente     Estes fluxos de trabalho contêm códigos personalizados e atividades de fluxo de trabalho. Depois de um programador profissional criar fluxos de trabalho personalizados, um administrador de servidor pode implementá-los em vários sites.

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Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

Existem vários passos envolvidos na utilização de um fluxo de trabalho num documento ou item de lista. Cada passo pode ser concluído por utilizadores individuais em funções diferentes. Por exemplo, um administrador do site pode disponibilizar um fluxo de trabalho para utilização numa biblioteca de documentos, um criador de conteúdo pode iniciar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em curso e uma terceira pessoa (por exemplo, um revisor de documentos ou um aprovador) pode concluir a tarefa de fluxo de trabalho.

Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho poder ser utilizado tem de ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para estar disponível para documentos ou itens numa determinada localização. Tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores ou utilizadores do site que gerem listas ou bibliotecas específicas efetuam esta tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde é adicionado:

  • Se adicionar um fluxo de trabalho diretamente a uma lista ou biblioteca, este fica disponível apenas para os itens nessa lista ou biblioteca.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionado a uma determinada lista ou biblioteca), este fica disponível apenas para os itens desse tipo de conteúdo numa lista ou biblioteca específica com a qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho fica disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas às quais uma instância desse tipo de conteúdo de site tenha sido adicionada.

  • Se pretende que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível nas listas ou bibliotecas num site, pode criar um fluxo de trabalho de site.

Ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, pode personalizar o fluxo de trabalho para a sua respetiva localização ao especificar várias opções:

  • O nome desta instância do fluxo de trabalho

  • A lista de tarefas onde as tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho estão armazenadas

  • A lista do histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho

  • Como pretende que o fluxo de trabalho seja iniciado

  • Outras opções que sejam específicas ao fluxo de trabalho em questão, por exemplo, a forma como as tarefas são encaminhadas para os participantes, que circunstâncias concluem o fluxo de trabalho e que ações ocorrem depois de o fluxo de trabalho estar concluído.

Ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, está a disponibilizá-lo para documentos ou itens numa determinada localização; não está a iniciar o fluxo de trabalho real.

Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item

Depois de adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo e de, portanto, disponibilizá-lo para utilização, pode iniciar o fluxo de trabalho num documento ou item (se o fluxo de trabalho estiver configurado para permitir que seja iniciado manualmente). Para iniciar um fluxo de trabalho, selecione o fluxo de trabalho pretendido a partir do documento ou item. Se necessário, poderá ter de preencher um formulário com as informações que o fluxo de trabalho exigir. Dependendo da forma como o fluxo de trabalho foi estruturado e configurado, quando iniciar o fluxo de trabalho num documento ou item, poderá ter a opção de o personalizar ainda mais, ao personalizar opções como os participantes, a data para conclusão e as instruções da tarefa.

Modificar um fluxo de trabalho em curso

Depois iniciar um fluxo de trabalho num item, poderá ter de efetuar alterações na forma como o fluxo de trabalho se comporta. Por exemplo, depois do fluxo de trabalho iniciar, a pessoa que o iniciou poderá ter de adicionar outros participantes. Em alternativa, o participante de um fluxo de trabalho poderá ter de reatribuir a sua tarefa a outra pessoa ou de pedir uma alteração ao documento ou item em foco do fluxo de trabalho. Pode modificar alguns fluxos de trabalho incorporados enquanto o fluxo de trabalho estiver em curso. Se a sua organização tiver desenvolvido e implementado fluxos de trabalho personalizados, é possível que as alterações aos fluxos de trabalho em curso sejam permitidas.

Concluir tarefas de fluxo de trabalho

Os eventos de fluxo de trabalho que necessitam de interação humana são representados por uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho atribui uma tarefa a um participante do fluxo de trabalho, o destinatário da tarefa pode concluir a tarefa ou pedir alterações ao fluxo de trabalho em si, ao editar o formulário de tarefa de fluxo de trabalho. Os participantes do fluxo de trabalho podem concluir tarefas de fluxo de trabalho no site SharePoint ou diretamente num programa do Office 2013. Quando um participante do fluxo de trabalho conclui uma tarefa de fluxo de trabalho ou pede uma alteração ao fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho move para o próximo passo relevante.

Controlar o estado dos fluxos de trabalho

Os proprietários e participantes dos fluxos de trabalho podem acompanhar o progresso de um fluxo de trabalho ao consultar a página de estado associado ao fluxo de trabalho. A página de estado inclui informações de estado sobre as tarefas de fluxo de trabalho pendentes. Também inclui informações de histórico relevantes para o fluxo de trabalho.

As ferramentas de relatório podem fornecer uma análise global do histórico do fluxo de trabalho. As organizações podem utilizar esta análise para localizar congestionamentos em processos ou para determinar se um grupo está a cumprir com os alvos de desempenho de um determinado processo de negócio. É possível utilizar vários relatórios predefinidos do Microsoft Office Excel nos fluxos de trabalho. Além disso, as informações de histórico do fluxo de trabalho estão disponíveis em forma de origem de dados de uma lista do SharePoint, que pode ser utilizada e analisada noutros programas ou soluções de monitorização de processos de negócio personalizadas.

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Consulte Também

Descrição geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

Fluxos de trabalho no SharePoint 2013

Desenvolvimento de fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2013 e no Visio 2013

Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint Server 2013

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