Introdução a dados externos

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Utilizar serviços de conectividade empresarial pode ligar dados externos ao seu site do SharePoint e utilizá-lo, tal como se estivesse nativo ao seu site. Eis aqui uma coleção de informações sobre quais os dados externos, onde obtê-lo e como utilizá-la.

Descrição geral dos dados externos

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

Neste artigo

Compreender o conceito

Porquê utilizar dados externos?

Três cenários essenciais

Preparar o seu caminho

Qual é o seu papel?

Lançar as bases

Conhecer o seu ambiente do SharePoint

Obter o software adequado

Configurar o software corretamente

Escolher bem os seus dados externos

Pensar no desempenho

A segurança em primeiro lugar

Definir a pedra angular: tipos de conteúdo externo

Trazer os dados externos nos produtos SharePoint

Ler e escrever dados em listas externas

Adicionar colunas de dados externos a listas e bibliotecas

Criar soluções com peças de Web de dados de negócio

Utilizar dados externos numa página de perfil, ação ou pesquisa

Utilizar dados externos em fluxos de trabalho

Trazer os dados externos nos produtos do Office

Analisar dados externos no Excel

Adicionar dados externos a documentos do Word

Sincronizar dados externos no Outlook

Melhorar o acesso a dados externos com formulários do InfoPath

Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Importar e atualizar dados externos no Access

Compreender o conceito

Existem muitas razões que justificam a utilização de dados externos. E uma pequena equipa pode alcançar grandes feitos quando os seus membros trabalham em conjunto para criar uma solução de negócios baseada em dados externos. Eis como essa tarefa normalmente é efetuada e os benefícios que pode trazer.

Porquê utilizar dados externos?

À medida que utiliza os produtos do SharePoint para ajudar à fluidez das atividades do seu negócio, poderá necessitar de incorporar dados externos, como bases de dados, aplicações de linha de negócio e serviços Web. Mas estes dados externos são muitas vezes como uma ilha isolada, restrita a alguns privilegiados, ou simplesmente difícil de aceder. Existe alguma maneira de colocar facilmente estes dados externos tanto em produtos do SharePoint, como em produtos do Office, para conseguir tirar partido de uma interface familiar e melhorar ainda mais o seu negócio?

É exatamente isso que os Serviços de Conetividade Empresarial fazem. Permitem o acesso de leitura/escrita seguro e eficiente a uma grande variedade de dados externos. Isto faz-se através de uma arquitetura abrangente que fornece interfaces de programação e de utilizador padrão. Para além disso, pode criar um vasto leque de soluções de negócios: soluções SharePoint Composite para atividades simples e intermédias, em que não é necessário utilizar código, ou soluções baseadas em código para necessidades avançadas. Por exemplo, o utilizador pode:

  • Criar uma lista externa do SharePoint com os dados dos funcionários, armazenada numa base de dados back-end que os utilizadores podem ler e escrever, semelhante a uma lista nativa do SharePoint.

  • Ligar dados atualizados de clientes no sistema Empresarial de Planeamento de Recursos (ERP) da sua organização como um conjunto de contactos do Outlook e até fornecer acesso offline.

  • Criar uma solução para planeamento de eventos que liga a uma aplicação de linha de negócio controlada, mas que utiliza um calendário do SharePoint para que todos o possam consultar.

  • Crie uma aplicação Microsoft Silverlight com uma interface de utilizador visual cheia de estilo que funciona com dados externos a partir da Web.

Resumindo, os Serviços de Conetividade Empresarial deixam-no ligar-se, interagir e descobrir a utilidade dos dados externos.

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Três cenários essenciais

Quer saber mais? Eis três exemplos de soluções essenciais baseadas nos Serviços de Conetividade Empresarial.

Suporte técnico    Uma grande empresa tem um suporte técnico, que fornece suporte técnico interno. Pedidos de suporte e a base de dados de conhecimento de suporte técnico são armazenados numa base de dados externo, mas totalmente integradas num site do SharePoint ao utilizar listas externas e peças Web de dados de negócio. Os técnicos de informação também podem ver os seus pedidos atuais no Microsoft Outlook 2013 online. Especialistas de suporte técnico Tech podem ver pede acesso atribuído à-los no Outlook 2013 online e offline. Fluxos de trabalho gerem automaticamente os problemas de suporte através de cada fase: aberto, atribuído, Escalated, resolvido e fechado. Os gestores de técnicas equipa, com a permissão adequada de suporte, pode ver dashboards apresentam relatórios de secretária de ajuda que indica o número de problemas do suporte atribuídos a cada especialista de apoio, os problemas mais atuais ou críticos e o número de suporte incidentes que são processados por cada especialista suporte durante um determinado período de tempo. Gestores de também podem exportar os dados para Microsoft Excel 2013 para detalhadas análise utilizando a formatação condicional e gráficos.

Controlador de artistas    Uma Agência talento integra-se a sua base de dados de artistas para o seu site interno do SharePoint da equipa, que inclui uma lista completa de artistas, as suas informações de contacto e agendas de desempenho. Contratos de gravação no formulário do Word, modelos de documento são gerados e preenchidos automaticamente com as informações de artistas mais recentes. Um fluxo de trabalho guias de introdução do cada contrato através do seus várias fases. Agentes podem adicionar novas artistas a uma lista externa utilizando um formulário do InfoPath. Ao utilizar esta solução, agentes talento tem sempre as informações que precisam próximos e poderem efetuar muitas das tarefas chaves utilizando os produtos do Office familiares.

Dashboard de vendas    Uma aplicação do dashboard de vendas ajuda-o a localizar rapidamente encomendas de venda e informações de cliente gerido num sistema de gestão de relações de clientes (CRM) associados de vendas. Consoante as suas funções e as respetivas permissões, os membros da equipa podem ver informações de análise de vendas, membros da equipa individuais dados de desempenho das vendas, oportunidades potenciais e informações de contacto de um cliente e encomendas. Profissionais de vendas podem ver os calendários diários, ver tarefas que lhes atribuídas pela suas gestores, colaborar com os membros de equipa e leia as notícias indústria. Um diagrama do Visio das regiões de vendas mapas de vendas por cada mês e contém dados dinâmicos da base de dados back-end facilmente é atualizada. Ao utilizar um documento do Word, os gestores podem rapidamente autor mensalmente relatórios de estado que incluam automaticamente os dados a partir de sistemas externos.

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Preparar o seu caminho

Os Serviços de Conectividade Empresarial englobam muitas das funcionalidades do SharePoint e do Office. No entanto, não se podem utilizar apenas com as definições de origem, porque cada origem de dados externa é única e cada organização tem necessidades específicas. Uma vez criadas as bases, no local ou na nuvem, pode trazer à superfície os dados externos dentro dos produtos do SharePoint e do Office. Ao trabalhar com dados externos, normalmente o utilizador passa por três fases distintas:

A fase bases    Nesta fase, planear, preparar e configurar como aceder aos dados externos. Normalmente, isto significa trabalhar estreitamente com um administrador e, por vezes, um programador para compreender o que precisa de ocorrer. Objectivos mais importantes são identificar empresas e requisitos técnicos, a preparar a origem de dados externa, garantindo que acesso seguro para os dados utilizando o serviço de arquivo seguro, e controlar o âmbito da solução geral. Um objetivo articulação está a criar um tipo de conteúdo externo, que é um pacote detalhado de ligações, metadados e outras informações utilizados para obter dados externos.

Fase do SharePoint    Assim que tem sido dispostas as bases, agora pode superfície dados externos nos produtos SharePoint numa variedade de formas, incluindo externos listas, colunas de dados externos, peças de Web de dados de negócio, fluxos de trabalho, os resultados da pesquisa, páginas de perfil, ações, aplicações para o SharePoint, e baseadas em código componentes do SharePoint ou soluções.

Fase do Office    Assim que tiver criado o acesso a dados externos nos produtos SharePoint, agora pode revelar os dados de uma variedade de produtos do Office (incluindo o Excel, o Word, o Outlook, o Visio, o Access e o InfoPath), aplicações para o Office e componentes do Office baseada em código, suplementos, ou soluções.

As três fases do desenvolvimento

Irá descobrir mais sobre cada uma destas funcionalidades neste artigo.

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Qual é o seu papel?

Desenvolver uma solução baseada em dados externos requer, normalmente, trabalho de equipa e a maneira como o utilizador trabalha depende do seu papel. O diagrama seguinte demonstra uma vista de nível superior dos papéis e soluções que estão envolvidas no processo geral de desenvolvimento.

Funções e tarefas do ciclo de vida do desenvolvimento

Utilizadores    Os utilizadores reunir soluções simples utilizando as funcionalidades básicas de produtos do SharePoint e os produtos do Office. Alguns exemplos incluem:

  • Criação de uma lista externa, de vistas diferentes da lista e adição de vários filtros e disposições.

  • Exportação da lista externa para o Excel 2013 para análise de dados mais aprofundada.

  • Ligar uma lista externa ao Outlook 2013 para trabalhar com dados externos online e offline.

Utilizadores avançados    Os utilizadores avançados criar simples para soluções empresariais intermédia, sem código e frequentemente exigir que competências de analista de negócio para compreender os sistemas de base de dados e os processos de negócio geral na organização. Estes também comunicam os requisitos para administradores e os programadores, bem como os gestores de negócio e talvez estruturadores de site. Alguns exemplos incluem:

  • Criar de um tipo de conteúdo externo utilizando o Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Criação de colunas de dados externos em bibliotecas e ligação das colunas a controlos de conteúdos num modelo personalizado do Word, como um contrato ou fatura.

  • Personalização de formulários do InfoPath para substituição dos formulários de lista predefinidos do SharePoint.

  • Estruturação de uma página Web que liga Peças Web de Dados de Negócio de uma forma útil para criar uma área de trabalho de informações.

  • Criação de uma solução baseada no Outlook que fornece formulários, vistas, comandos de friso, ações e painéis de tarefas personalizados.

  • Criação de um fluxo de trabalho que utilize os dados da lista externa.

Administradores    Os administradores gerir permissões de utilizador e segurança para vários componentes de SharePoint diferentes incluindo o tipo de conteúdo externo e a base de dados externo. Uma atividade crítica envolve configurar aplicações de destino do serviço de arquivo seguro, para determinar os melhor métodos de autenticação e mapeamento de credenciais. Outros exemplos de operações incluem:

  • Gestão e configuração das permissões, consultas e acesso aos dados externos.

  • Importação e exportação de tipos de conteúdo externo a partir do arquivo de metadados da Conetividade a Dados de Negócio.

  • Configuração de páginas de perfil, ações e resultados de pesquisa.

Programadores    Os programadores criar uma variedade de soluções personalizadas nesse intervalo de componentes reutilizáveis, alvo para soluções baseadas em código avançadas. Alguns exemplos incluem:

  • Tipos de conteúdo externo avançados desenvolvidos no Microsoft Visual Studio, tais como tipos de campo personalizados que utilizam dados hierárquicos complexos.

  • Dados agregados de vários serviços apresentados como um único modelo BDC.

  • Componentes reutilizáveis, Peças Web personalizadas, atividades de fluxo de trabalho personalizadas e formulários code-behind de InfoPath.

  • Peças de dados externos personalizadas para soluções do Outlook.

  • Aplicações do Microsoft Silverlight e suplementos do Office.

  • Alertas personalizados utilizando a Arquitetura de Eventos.

  • Ligações personalizadas ou soluções que utilizam código gerido.

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Lançar as bases

Seja qual forma a solução de dados externos que decidir criar, irá precisar de criar uma base forte e isso significa obter software adequado, escolher e preparar uma origem de dados externa, ativar os serviços e contas do SharePoint e criar um tipo de conteúdo externo.

Conhecer o seu ambiente SharePoint

Quando utiliza ou cria uma solução de dados externos, deverá conhecer as diferenças de funcionalidades e funcionamento com base no ambiente SharePoint:

  • No local    Se criar uma solução na qual os seus utilizadores e a solução se encontram no local (atrás da firewall), todas as funcionalidades de serviços de conectividade empresarial são suportadas.

  • Nuvem    Se estiver a utilizar SharePoint Online (plano 2, E3 e E4) no Office 365, um subconjunto de funcionalidades estão disponíveis. Por exemplo, a arquitetura de eventos, peças de Web de dados de negócio e listas externas são suportadas, mas páginas de perfil, ações e a arquitetura de conector não estão. Além disso, só é possível ligar a essas origens de dados: os serviços Web WCF, OData e SQL Server Azure.

  • Híbrido    Sua organização pode já ter investimentos significativos em origens de dados no local, tais como as aplicações de linha de negócio e sistemas ERP. Mas a sua organização também poderá estar num ambiente do SharePoint híbrido, em que alguns empregados estão no local e algumas estão todas na nuvem. Num ambiente híbrido, também pode criar uma solução de dados externos híbrido para que os utilizadores na nuvem podem aceder uma origem de dados no local. Por exemplo, um utilizador pode concluir um relatório de despesas enquanto numa viagem de negócios utilizando o SharePoint Online e os encargos podem ser imediatamente reconciliadas com um sistema SAP no local. Pode ligar a uma origem de dados no local suportadas, mas tem de utilizar serviços de OData e pode ser necessário desenvolvimento extenso e configuração.

Obter o software adequado

As funcionalidades dos Serviços de Conectividade Empresarial (BCS) estão distribuídas por várias edições do SharePoint. Utilize a tabela seguinte para efetuar a escolha acertada.

Funcionalidade dos Serviços de Conetividade Empresarial

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Padrão)

SharePoint Server 2013 (Empresas)

SharePoint Online (SPO)
Plano 2
(E3, E4)

Comentários

Lista Externa

Coluna de dados externos

Serviços de Conetividade de Dados de Negócio

O SPO suporta apenas Conectores WCF e SQL Server Azure

Serviço de Arquivo Seguro

O SPO suporta apenas credenciais de grupo

Pesquisa de Dados Externos

Páginas de Perfil

Ações

Peças Web de Dados de Negócio

Suporte técnico de produtos do Office

Rich Client Extensions *

BCS para aplicações

Arquitetura de conector

Arquitetura de eventos

Conector OData

APIs BCS OM

Híbrido (SPO para local)

Utilizando apenas Conector OData

* Inclui controlos de formulário para apresentação de dados externos e esquemas para apresentação de dados numa região de formulário e painel de tarefas do Outlook. Apenas disponível no Microsoft Office Professional Plus 2013.

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Configurar o software corretamente

Assim que tiver instalado o software adequado, certifique-se de que o configurou corretamente. Tome especial atenção aos seguintes pormenores:

Preparar a origem de dados externa   : um administrador pode precisar de criar uma conta e fornecer permissões para a origem de dados de modo a garantir que o acesso aos dados é feito pelas pessoas certas e que os dados não acabam nas mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador também pode achar conveniente criar tabelas, vistas, consultas e outros itens específicos para limitar os resultados ao que é efetivamente necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar o SharePoint services    Um administrador tem de ativar serviços de conectividade de dados de negócio, o serviço de arquivo seguro e o Visio Services.

Configurar o serviço de arquivo seguro    Um administrador deve determinar o melhor modo de acesso para a origem de dados externa, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.

Configurar serviços de conectividade de dados de negócio    Um administrador deve certificar-se de que o utilizador quem cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para o arquivo de metadados da Conetividade de dados de negócio (BDC) e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo no qual se baseia a lista externa.

Certifique-se de produtos do Office estão prontos a utilizar    Para sincronizar dados externos com produtos do Office, tem de ter Windows 7 ou posterior e de produtos de software gratuitos seguintes, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, que são automaticamente pedido para transferir o software). Além disso, certifique-se a opção de instalação do Office, Serviços de Conectividade Empresarial está ativado (esta é a predefinição). Esta opção instala a conectividade de serviços de cliente tempo de execução empresarial que faz o seguinte: coloca em cache e sincroniza com dados externos, mapas de dados de negócio para tipos de conteúdo externo, apresenta o Seletor de itens externos os produtos do Office e é executado personalizado soluções dentro de produtos do Office.

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Escolher bem os seus dados externos

Pode trabalhar com uma grande variedade de origens de dados externos, incluindo bases de dados, Sistemas Empresariais de Planeamento de Recursos (ERP), OData e conectores avançados.

Bases de dados    As organizações e empresas de todas as formas e tamanhos dependem das bases de dados para os respetivos operações diárias. Bases de dados contenham uma grande variedade de tipos de dados, incluindo texto, números, imagens e documentos e tem vários fins incluindo financeiras, fabrico, seguros e empresa condicionados por dados Web sites. Bases de dados suportados comuns incluem: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 e quaisquer bases de dados que seja compatível com ODBC ou OLE DB normas de interface.

Sistemas ERP    Sistemas ERP integram processos e dados de linha de negócio ao longo de toda a organização e desempenham muitas das atividades fundamentais para um negócio, incluindo:

Função de Negócio

Processo de Negócio

Finanças e Contabilidade

Razão geral, pagamentos e cobranças, gestão de tesouraria, imobilizado e orçamentação

Recursos humanos

Gestão de folhas de pagamentos, formações, benefícios, reformas, recrutamento e diversidade.

Gestão das Relações com os Clientes (CRM)

Vendas e marketing, comissões, serviços, contacto ao cliente e apoio de centro de atendimento telefónico.

Fabrico

Engenharia, lista de materiais, encomendas de trabalho, agendamento, gestão de fluxo de trabalho, controlo de qualidade e gestão de ciclo de vida do produto.

Cadeia de fornecimento

Inventário, processamento de encomendas, compras, planeamento, inspeção e processamento de reclamações.

Gestão de projetos

Custos, faturação, tempo e custo, unidades de desempenho e gestão de atividade.

Entre os sistemas ERP normalmente suportados estão incluídos o SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel e JD Edwards.

OData    O protocolo de dados abertas (OData) fornece um padrão com base no resto para criar (Post), ler (Get), atualização (local) e operações de Delete (eliminar) aceder aos serviços Web. Pense OData como o equivalente baseada na web ODBC e OLE DB. Dados são devolvidos no formato XML ou JavaScript objeto notação (JSON). Origens de OData comuns incluem familiares Web sites (tal como Amazon, E cais, Azure Data Market e Netflix), bases de dados e até mesmo outros sites do SharePoint.

Conectores avançados    Para outras origens de dados, um programador pode fornecer acesso de dados externos avançado:

  • utilizando o ADO.NET, que permite o acesso a uma origem de dados com um fornecedor ADO.NET.

  • utilizando Serviços Web e WCF, que ativa o acesso aos serviços Web e ao Windows Communication Foundation (WCF).

  • utilizando Assemblagem de Conectividade .NET, que ativa o acesso a origens de dados quando um fornecedor ADO.NET ou serviço Web não está disponível.

  • Converter tipos de dados de propriedade não suportados em tipos de dados suportados por .NET.

  • A criação de soluções personalizadas para origens de dados em grande escala com estruturas de dados alteradas frequentemente que necessitam de métodos de transferência, instalação de conectores e ligações de dados personalizadas.

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Pensar no desempenho

Uma solução de negócio deve tomar o desempenho em consideração e os dados externos não são uma exceção. Felizmente, os Serviços de Conectividade Empresarial foram desenhados para aliviar muitos dos congestionamentos no desempenho e preocupações. De modo geral, a obtenção de dados, paginação, filtragem e ordenação são descarregados para a origem de dados externa para ajudar a reduzir a utilização de recursos de memória e processamento pelos produtos do SharePoint.

Para além disso, os Serviços de Conectividade Empresarial contêm caches incorporadas nos computadores de servidor (cache dos Serviços de Conectividade Empresarial) e de cliente (Runtime Cliente dos Serviços de Conectividade Empresarial) e podem não mostrar logo os valores mais recentes do sistema de dados externos. Contudo, pode ajustar os intervalos de atualização baseados nas necessidades dos seus utilizadores e nas soluções que criar. Nem todos os utilizadores necessitam de ver as informações atualizadas de forma imediata, mas caso necessitem, por exemplo, podem atualizar a lista externa ou pasta de contactos do Outlook.

A possibilidade de trabalhar offline num computador de cliente também significa que os utilizadores podem fazer mais trabalho sem estarem ligados aos dados externos e que quando voltarem online, os dados são atualizados e compilados corretamente.

Resumindo, estas funcionalidades de desempenho ajudam a acelerar a visualização, atualização e operações de dados externos na página Web do SharePoint e num produto do Office.

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A segurança em primeiro lugar

É especialmente importante que uma solução de dados externos seja segura porque os dados são, em modo geral, vitais para o negócio e não devem ser vistos nem modificados pelos utilizadores errados. Para além disso, existem várias maneiras de aumentar a segurança dos dados e irá desejar que a solução seja não só simples mas segura também. Felizmente, existem formas de minimizar a complexidade, principalmente através da utilização do Serviço de Arquivo Seguro.

Resumidamente, para aumentar a segurança dos seus dados externos, necessitará de responder a duas questões básicas:

Quem é o utilizador?    Isto é também chamado de autenticação e é o processo de verificação da sua identidade através da obtenção das suas credenciais (nome de utilizador e palavra-passe).

O que é que tem permissão para fazer?    Isto é chamado de autorização e é o processo de determinação de quais as tarefas que pode efetuar e em que itens de dados o pode fazer através da obtenção da lista das permissões que lhe foram concedidas.

Em primeiro lugar, um dos administradores ajuda-o a determinar o melhor modo de acesso à origem de dados externa. Tenha em atenção que é bastante comum as soluções de negócio autenticarem o acesso a dados externos para os quais o utilizador atual tem uma conta diferente. Mas iniciar sessão com credenciais diferentes pode ser complicado e difícil. O Serviço de Arquivo Seguro ajuda-o ao fornecer armazenamento e mapeamento de credenciais. Isto facilita a utilização de uma origem de dados externa ao iniciar sessão uma única vez.

Por exemplo, se tiver sessão iniciada no seu site do SharePoint com um conjunto de credenciais, mas quer aceder a uma lista externa baseada numa aplicação Siebel que utiliza outro conjunto de credenciais, o administrador pode configurar o Serviço de Arquivo Seguro para que mapeie automaticamente os dois conjuntos de credenciais para que não tenha de iniciar sessão novamente.

O Serviço de Arquivo Seguro também ajuda a gerir o conhecido problema "double hop", em que cada autenticação requer um "hop" entre dois computadores, que pode ficar comprometido, exceto se forem seguidos os passos para evitá-lo.

Como resolver o problema double hop

Em seguida, o administrador cria várias camadas de segurança baseadas em permissões, semelhante a várias linhas de defesa à volta de um forte, para assegurar a autorização e o acesso apropriados a:

  • Dados no sistema ou base de dados externa.

  • Tipos de conteúdo externo no arquivo de metadados da Conetividade a Dados de Negócio.

  • Lista externa ou coluna de dados externa.

Por fim, um administrador pode adicionar uma camada adicional de segurança através da encriptação. Caso a sua solução de dados externos também utilize aplicações do Office, o administrador pode proteger a cache do Runtime Cliente dos Serviços de Conectividade Empresarial utilizando o Windows Encrypting File System. Algumas origens de dados externas também fornecem formas de encriptar os dados.

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Definir a pedra angular: tipos de conteúdo externo

Os tipos de conteúdo externo estão no núcleo de uma solução de dados. São como o elo de ligação entre o utilizador e a origem de dados externa. Um tipo de conteúdo externo comum é um pacote organizado de informações que contém o seguinte:

  • Informações de ligação à origem de dados, tal como localização, nome e modos de autenticação.

  • Definição da tabela, campos, chaves primárias e chaves externas, validações e tipos de dados (também chamados metadados).

  • As operações de dados que pode realizar, tal como Criar, Ler, Atualizar, Eliminar e Consultar (também chamado CRUDQ).

  • Outras informações e comportamentos, como tipos de dados mapeados do Office ou a ativação da sincronização offline.

  • Vários filtros, que consultam os dados e ajudam a isolar os resultados, além de criar limites para melhorar o desempenho.

  • O campo de identidade e colunas de visualização para um seletor de conteúdo externo para obtenção de dados externos através da interface de utilizador.

  • Uma associação baseada em chaves primárias e externas entre duas tabelas relacionadas, tal como Encomendas e Clientes.

Um utilizador forte define o tipo de conteúdo externo e, por consequência, protege os outros utilizadores da complexidade inerente do trabalho com dados externos. Para além disso, todas esta informação é guardada num ficheiro especial BDCM (.bdcm), em formato XML, e armazenado no arquivo de metadados da Conetividade a Dados de Negócio. Esta abordagem facilita a manutenção, atualização, segurança e reutilização de tipos de conteúdo externo em sites diferentes. Por exemplo, pode facilmente exportar e importar o ficheiro para implementá-lo de um ambiente de desenvolvimento para um ambiente de produção, ou partilhá-lo com outras coleções de sites.

O seu utilizador forte não precisa de ser um perito em XML. Para ajudar a criar um tipo de conteúdo externo, existem duas ferramentas à escolha:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Pode definir e atualizar o tipo de conteúdo externo de uma forma declarativa e, em seguida, publicá-lo no arquivo de metadados da Conetividade a dados de negócio.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Se os dados externos são complexos ou não são suportados pelo SharePoint Designer 2013, pode utilizar o Editor de XML no Visual Studio (que fornece o Intellisense) para criar o seu modelo XML ou utilize o Visual Studio externos conteúdo tipo de Designer para criar uma assemblagem de conectividade .NET lógica de integração de back-end personalizado através do .NET Framework que fornece.

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Trazer os dados externos para os produtos do SharePoint

Agora que criou uma base sólida e segura para os seus dados externos, eis o que pode fazer com ela nos produtos do SharePoint.

Ler e escrever dados em listas externas

Uma lista externa é um bloco de construção chave para soluções do SharePoint baseadas em dados externos. Pode ler e escrever dados externos da mesma forma que o faz numa lista do SharePoint. Uma lista externa assemelha-se e comporta-se de forma muito semelhante a uma lista nativa, mas existem algumas diferenças no comportamento. Por exemplo, pode criar vistas e utilizar valores calculados com fórmulas, mas não pode anexar ficheiros ou controlar versões.

Também pode criar uma lista externa utilizando o SharePoint Designer 2013

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Adicionar colunas de dados externos a listas e bibliotecas

Pode combinar colunas de dados externos com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Como é adicionada uma coluna de dados externos à lista ou biblioteca nativa, todas as funcionalidades da lista ou biblioteca relacionadas funcionam, incluindo o controlo de versões, aprovações, entradas e saídas e anexos de ficheiros.

Imagine que criou uma biblioteca de imagens que contém fotografias dos produtos que a sua organização vende. Pode adicionar uma coluna de dados externos à biblioteca que acede ao nome do produto, código do produto e preço atual a partir de uma base de dados externa. Como as regras e processos da sua empresa requerem que as alterações às informações do produto sejam feitas exclusivamente através do sistema de base de dados, o utilizador específica que os dados externos sejam só de leitura quando criar o tipo de conteúdo externo. Mas, agora, mais pessoas na sua empresa podem facilmente ver toda a informação comum sobre o produto numa só vista de biblioteca.

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Criar soluções com Peças Web de Dados de Negócio

As Peças Web de Dados de Negócio estão estruturadas para trabalhar com informações vindas de uma lista externa e pode combinar estas Peças Web de maneiras úteis de modo a criar uma área de trabalho ou dashboard de site. Por exemplo, pode ligar as Peças Web de Lista e de Item para que, ao selecionar um relatório de despesas na Peça Web de Lista, tal como os custos referentes a quinta-feira, os detalhes do item sejam mostrados na Peça Web do Item, como os custos de hotel, viagem e refeição.

A tabela seguinte resume rapidamente cada Peça Web de Dados de Negócio.

Peça Web

Descrição

Lista de Dados de Negócio

Mostra uma lista de itens a partir de uma lista externa.

Item de Dados de Negócio

Mostra um ou mais itens a partir de uma lista externa.

Ações de Dados de Negócio

Mostra uma ação a partir da lista externa.

Filtro da Conetividade de Dados de Negócio

Filtra os conteúdos de uma Peça Web de Dados de Negócio ligada utilizando uma lista de valores a partir de uma lista externa.

Construtor do Item de Dados de Negócio

Cria um item de Dados de Negócio a partir de parâmetros numa cadeia de consulta URL e fornece-o a outras Peças Web de Dados de Negócio.

Lista Relacionada de Dados de Negócio

Mostra uma lista de itens subordinados relacionados a um item principal a partir de uma lista externa.

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Utilizar dados externos numa página de perfil, ação ou pesquisa

As páginas de perfil, ações e pesquisa são funcionalidades intimamente ligadas.

Páginas de perfil

Por predefinição, os Serviços de Conetividade de Negócio criam automaticamente uma página de perfil baseada no tipo de conteúdo externo. Uma página de perfil é uma página Web que mostra informação a partir de uma única linha de dados externos, baseadas num campo ID, assim como todos os campos individuais sobre um cliente específico.

A página de perfil predefinida é, na realidade, uma página Web que contém o Construtor de Itens de Dados de Negócio e as Peças Web de Itens de Dados de Negócio interligados. A Peça Web do Construtor de Item analisa o parâmetro cadeia de consulta URL da página de perfil, http://contoso/Cliente.aspx?IDCliente=345, e passa o valor IDCliente para a Peça Web de Itens de Dados, que por sua vez mostra todos os campos de cliente correspondentes.

Pode criar a sua própria página de perfil para mostrar informação personalizada ou o administrador pode personalizar a página de perfil por si.

Ações

Pode até desempenhar uma ação baseada na página de perfil para fazer algo útil. Por exemplo, pode criar uma ação que combina as informações de morada dos clientes com o Bing maps para ver a localização do cliente ou obter direções. Pode criar uma ação baseada no parâmetro cadeia de consulta URL da página de perfil ou através de código personalizado. Ou um programador pode escrever código personalizado que lhe permita atualizar as informações de funcionários numa base de dados back-end.

Por predefinição, utiliza uma ação quando clica no comando de ação Ver Perfil numa Peça Web de Ações de Dados de Negócio ou de Lista de Dados de Negócio. Ao utilizar uma coluna de dados externos, pode também executar a ação a partir de um comando de menu.

Pesquisa

Por fim, se quiser, um administrador pode ativar a pesquisa de dados externos. Os dados externos podem ser pesquisados e indexados tal como dados internos do SharePoint, mas com limitação por motivos de segurança para garantir que só os utilizadores certos podem clicar e ver os resultados de pesquisa mostrados utilizando uma página de perfil.

Ao integrar a pesquisa do SharePoint em sistemas de dados externos, os utilizadores podem encontrar dados que, de outra maneira, não conseguiriam localizar. Por exemplo, caso se tenha esquecido do nome de um dos seus clientes mas ainda souber para que empresa ele trabalha, uma pesquisa pelo nome da empresa para ajudá-lo a encontrar a página de perfil do cliente.

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Utilizar dados externos em fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho fornecem uma ferramenta poderosa para a modelação e automatização de processos de negócio baseados numa lista, biblioteca ou site do SharePoint. Estes processos de negócio podem ser simples como um processo de aprovação de um documento com um único aprovador, ou complexos como um processo de negócio estruturado. Embora não possa associar diretamente um fluxo de trabalho com uma lista externa, pode criar o seguinte:

Fluxos de trabalho nativos    Um fluxo de trabalho associado a uma lista nativa que lê ou atualizações de dados a partir de uma lista externa ao utilizar as ações Criar Item de lista, atualizar Item de lista e Eliminar Item de lista. Por exemplo, pode atualizar um item de lista externa sempre que um item de lista ou biblioteca nativo for alterado. Pode utilizar outras ações com listas externas, tais como a definir fluxo de trabalho a variável para modificar um campo da lista externa. Também pode utilizar um item de lista externa como um destino para um processo de tarefa, mas a ligação para a tarefa não apresenta um título para o item de lista externa.

Fluxos de trabalho de site    Fluxos de trabalho de site não requer um acionador de evento para iniciar e pode ser iniciado manualmente. Para evitar acesso não autorizado, fluxos de trabalho que aceder a listas externas sempre execute numa conta de serviço, mesmo com um modo de autenticação utiliza representação.

Eventos    Um programador pode criar eventos que acionam na origem de dados externa e os utilizadores podem criar alertas respondem a estes eventos. Por exemplo, pode utilizar um fluxo de trabalho do SharePoint para enviar uma mensagem de correio eletrónico a um empregado quando uma conta de cliente é atribuída a esse empregado na origem de dados externa.

Por motivos de desempenho, é recomendável ler apenas um pequeno número de colunas na lista externa, ou criar, atualizar ou eliminar um pequeno número de itens na lista externa.

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Trazer os dados externos para os produtos do Office

Agora que trouxe os dados para os produtos SharePoint, eis o que pode fazer com eles nos vários produtos do Office.

Analisar dados externos no Excel

Pode exportar dados de uma lista externa para o Excel 2013 e manter os dados sincronizados. Por exemplo, poderá querer manter um inventário de produtos numa lista externa para que seja fácil a sua partilha e atualização, mas também fazer análises de inventário periódicas no Excel 2013. Os dados externos que são exportados para o Excel 2013 são determinados pela vista de lista externa atual, os filtros definidos no tipo de conteúdo externo na lista externa, e as definições de idioma para o site do SharePoint.

Quando exporta uma lista externa, é criada uma Tabela de Excel com uma ligação de dados à lista externa, baseada num ficheiro de consulta Web. Para ver outras alterações feitas à lista do SharePoint na Tabela de Excel, pode atualizar os dados. Tenha em consideração que não pode efetuar alterações à origem de dados externa e que uma operação de atualização do Excel irá substituir as alterações que tenha efetuado na Tabela de Excel.

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Adicionar dados externos a documentos do Word

A adição de colunas de dados externos e de um modelo do Word com controlos de conteúdo a uma biblioteca de documentos irá tornar mais fácil e eficiente a introdução de dados corretos e atualizados num documento estruturado do Microsoft Word 2013.

Digamos que tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de cliente. Contudo, toda a informação de cliente é mantida numa aplicação de Linha de Negócio, como o SAP. Pode controlar os contratos dos clientes na biblioteca de documentos e certificar-se de que a informação de cliente relacionada está atualizada e não duplicada desnecessariamente. Eis como pode fazê-lo:

  • Primeiro, adicione colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome de cliente, nome de empresa e número de telefone corretos a cada contrato armazenado na biblioteca de Contratos.

  • Em seguida, crie um modelo do Word que contenha o texto automático do contrato de cliente e controlos de conteúdo para introduzir o nome do cliente, nome da empresa e número de telefone. O Word 2013 irá usar o seletor de itens externos para ajudá-lo a introduzir ou atualizar a informação correta ao mostrar e obter automaticamente a informação de cliente correta.

  • Finalmente, cada vez que criar um contrato, introduzir informação de cliente ou voltar a guardar o contrato na biblioteca, os valores de dados do cliente são colocados nas colunas de dados externos correspondentes.

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Sincronizar dados externos no Outlook

Se uma lista externa contém clientes, tarefas, compromissos ou publicações, pode ligar a lista com o Outlook 2013. Assim que estiver ligado, pode ver, editar e imprimir os dados utilizando a interface normal do Outlook. Se os dados forem informação de contactos, como de clientes, pode até ligar-lhes ou enviar mensagens de correio eletrónico e pedidos de reunião.

A sincronização dos dados é bidirecional. As alterações feitas no Outlook 2013 são sincronizadas automaticamente com a origem de dados externos. As alterações efetuadas à origem de dados externos são sincronizadas com os itens no Outlook 2013 mas poderá ser necessária uma operação de atualização.

Por predefinição, os dados são atualizados automaticamente a cada seis horas, mas este valor pode ser alterado. Para se certificar de que está a ver os dados atuais a partir da fonte de dados externos, clique com o botão direito do rato na pasta e, em seguida, clique em Sincronizar alterações na BD.

Quando pretender criar o tipo de conteúdo externo, faça o seguinte:

  • Se pretender ter acesso offline, ative a opção de suporte de Sincronização Offline.

  • Configure o campo Tipo de Item do Office para um dos seguintes: Contacto, Compromisso, Tarefa ou Publicação.

  • Mapeie os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como Primeiro Nome do Cliente, Último Nome do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente até aos respetivos campos de Tipo de Item do Outlook, como Primeiro Nome, Último Nome, Endereço da Empresa e Telefone da Empresa.

Para além disso, com algum código escrito por um programador, pode criar uma solução do Outlook que faz o seguinte:

  • Mostra partes de dados nativas e personalizadas em painéis de tarefas personalizados para apresentar dados externos a utilizadores.

  • Inclui comandos de friso personalizados para efetuar ações personalizadas.

  • Cria uma definição de vista personalizada para mostrar colunas de dados externos específicas.

  • Desenha regiões de formulário personalizadas para apresentar dados externos.

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Melhorar o acesso a dados externos com formulários do InfoPath

Existem várias razões pelas quais o Microsoft InfoPath 2013 é útil para a utilização com dados externos:

Trabalhar com tipos de dados complexos    Se for hierárquico num campo de dados externos, como um campo de endereço que contenha código rua, Localidade e postais como um subcampos, em seguida, não consegue trabalhar com este campo no formulário de SharePoint para uma lista externa e, na verdade que não é par criado. No entanto, pode converter o formulário do SharePoint para um formulário do InfoPath para criar e atualizar os campos utilizando InfoPath 2013.

Incorporar um controlo de Seletor de itens externos    Pode arrastar e largar o controlo de Seletor de itens externo para um formulário do InfoPath, ligá-lo para a lista externa como uma origem de dados secundária e tornam mais fácil para um utilizador selecionar um item com base num campo exclusivo, tal como um nome de cliente ou ID do produto.

Para além disto, se definir uma associação para tipos de conteúdo externos, como clientes e encomendas, e o formulário do InfoPath da lista externa possuir uma chave externa, como ID de cliente, o controlo de Seletor de Itens Externos é até adicionado automaticamente ao formulário. Isto permite aos utilizadores localizarem facilmente o cliente que pretendem ao trabalhar com encomendas.

Criar múltiplas vistas de um formulário    Por vezes, poderá querer formulários para ter várias vistas dos seus dados externos, especialmente se existem muitos campos e uma lista externa ou formulário do SharePoint não é eficaz. Múltiplas vistas também são úteis na escrita-uma vez cenários onde o sistema externo não permite a atualizar um campo após ter sido criada. Nestes casos, pode criar duas vistas, um para a operação de criação e outro para a operação de atualização.

Adicionar regras ou code-behind a formulários    Pode adicionar regras declarativas ou formulários code-behind para efetuar a lógica empresarial adicional, tal como validação e cálculos. Por exemplo, pode assegurar um código de país/região é válido utilizando uma regra ou código postal dos e.u.a. é válido ao utilizar um serviço Web.

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Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Ao utilizar o Microsoft Visio 2013, pode ligar dados a partir de uma lista externa a um diagrama e às suas formas. Em seguida, pode publicar o diagrama numa biblioteca de documentos do SharePoint como um desenho Web interativo, para que os utilizadores possam mostrar o diagrama e ver os dados externos associados. Existem três maneiras de ligar linhas de dados a formas no seu desenho. Pode ligar linhas a formas existentes, uma de cada vez, pode ligar as linhas às formas automaticamente, ou pode criar formas a partir dos dados.

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Importar e atualizar dados externos no Access

O Microsoft Access 2013 é um ponto de chegada para todos os tipos de dados e os dados externos não são exceção. Pode importar uma lista externa para a sua base de dados do Access no computador cliente e atualizar os dados periodicamente. Os dados são só de leitura.

Os passos básicos são:

  1. Exportar o tipo de conteúdo externo a partir do SharePoint Designer 2013 ou diretamente a partir do arquivo de metadados da Conetividade a Dados de Negócio como um ficheiro BDCM.

  2. No Access 2013, crie uma ligação de dados de Serviço Web utilizando o ficheiro BDCM.

  3. No Access 2013, crie uma tabela ligada com base na ligação de dados de Serviço Web.

Repare que neste caso a cache do Runtime Cliente dos Serviços de Conetividade de Negócio não é utilizada para sincronizar com a lista externa quando os dados são atualizados.

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