Introdução a dados externos

Utilizando serviços de conectividade empresarial, pode ligar dados externos ao seu site SharePoint e usá-lo como se fosse nativo do seu site. Aqui está uma recolha de informação sobre o que são os dados externos, onde obtê-lo, e como usá-lo.

Descrição geral dos dados externos

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

Neste artigo

Compreenda o panorama geral

Por que usar dados externos?

Três cenários essenciais

Chegar lá é metade da diversão

Que chapéu usa?

Preparando as bases

Conheça o seu ambiente SharePoint

Obtenha o software certo

Configurar o software corretamente

Escolha os seus dados externos sabiamente

Considere o desempenho

Pratique a segurança primeiro

Definir a pedra angular: tipos de conteúdo externos

Dados externos de superfície nos produtos SharePoint

Ler e escrever dados em listas externas

Adicionar colunas de dados externas a listas e bibliotecas

Criar soluções com peças web de dados empresariais

Utilize dados externos numa página de perfil, ação ou pesquisa

Utilizar dados externos em fluxos de trabalho

Dados externos de superfície em produtos do Office

Analisar dados externos no Excel

Adicionar dados externos aos documentos word

Sincronizar dados externos no Outlook

Melhorar o acesso externo de dados com formulários InfoPath

Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Importar e atualizar dados externos no Acesso

Compreenda o panorama geral

Existem muitas razões para usar dados externos. E uma pequena equipa pode fazer grandes coisas quando trabalha em conjunto para criar uma solução de negócio baseada em dados externos. É assim que se faz e as recompensas que pode render.

Por que usar dados externos?

Ao utilizar os produtos SharePoint para ajudar a agilizar as suas atividades comerciais, poderá ter de incorporar dados externos, tais como bases de dados, aplicações line-of-business e serviços Web. Mas estes dados externos são muitas vezes como uma ilha isolada que se restringe a pessoas privilegiadas, ou simplesmente difícil de chegar. Existe uma forma de obter estes dados externos sem problemas nos produtos SharePoint, bem como nos produtos do Office, para que possa alavancar uma interface familiar e melhorar ainda mais o seu negócio?

É disso que se trata o Business Connectivity Services. Permite um acesso seguro, eficiente, de leitura/escrita a uma grande variedade de dados externos. Isto é feito através de um quadro abrangente que fornece interfaces padrão de utilizador e programação. Além disso, pode criar uma vasta gama de soluções de negócio, tanto sem código, soluções SharePoint Composite para atividades simples e intermediárias e soluções baseadas em códigos para necessidades avançadas. Por exemplo, pode:

  • Crie uma lista externa do SharePoint de dados de pessoal dos funcionários armazenados numa base de dados de back-end que os utilizadores possam ler e escrever, semelhante a uma lista nativa do SharePoint.

  • Conecte os dados atualizados dos clientes no sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) da sua organização como um conjunto de contactos do Outlook e até forneça acesso offline.

  • Crie uma solução de planeamento de eventos que se ligue a uma aplicação controlada da Linha de Negócios, mas que utilize um calendário sharePoint para todos verem.

  • Crie uma aplicação Microsoft Silverlight com uma interface de utilizador visual legal que funcione com dados externos a partir da Web.

Em suma, os Serviços de Conectividade Empresarial permitem ligar- se, interagir e desbloquear o valor dos dados externos.

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Três cenários essenciais

Quer ouvir mais? Aqui estão três exemplos de soluções essenciais que se baseiam nos Serviços de Conectividade Empresarial.

Mesa de ajuda    Uma grande empresa tem um balcão de ajuda, que fornece apoio técnico interno. Os pedidos de suporte e a base de conhecimentos de suporte técnico estão armazenados numa base de dados externa, mas estão totalmente integrados num site do SharePoint utilizando listas externas e as Partes Web de Dados Empresariais. Os trabalhadores da informação também podem ver os seus pedidos atuais em Microsoft Outlook 2013 online. Os especialistas em suporte tecnológico podem ver pedidos que lhes são atribuídos em Outlook 2013 acesso online e offline. Os fluxos de trabalho gerem automaticamente as questões de suporte em cada fase: Aberto, Atribuído, Escalado, Resolvido e Fechado. Os gestores da equipa de suporte técnico, com permissão adequada, podem ver dashboards que apresentem relatórios de mesa de ajuda indicando o número de problemas de suporte atribuídos a cada especialista em suporte, as questões mais atuais ou críticas, e o número de suportes incidentes que são tratados por cada especialista de suporte durante um determinado período de tempo. Os gestores também podem exportar os dados para Microsoft Excel 2013 para uma análise mais detalhada utilizando formatação e gráficos condicionais.

Localizador de artista    Uma agência de talentos integra a sua base de dados de artistas no seu site interno da equipa SharePoint, que inclui uma lista completa de artistas, as suas informações de contacto e horários de desempenho. Os contratos de gravação sob a forma de modelos de documentoword são gerados e automaticamente preenchidos com as últimas informações do artista. Um fluxo de trabalho guia cada contrato através das suas várias fases. Os agentes podem adicionar novos artistas a uma lista externa usando um formulário InfoPath. Ao utilizarem esta solução, os agentes de talento têm sempre a informação de que necessitam nas proximidades, e podem executar muitas tarefas-chave utilizando produtos familiares do Office.

Dashboard de vendas    Uma aplicação de dashboard de vendas ajuda os associados de vendas a encontrar rapidamente ordens de venda e informações do cliente geridas num sistema de Gestão de Relações com Clientes (CRM). Dependendo das suas funções e respetivas permissões, os membros da equipa podem visualizar informações de análise de vendas, dados de desempenho de vendas individuais dos membros da equipa, pistas de vendas e informações e encomendas de contacto de um cliente. Os profissionais de vendas podem ver os seus calendários diários, ver tarefas que lhes são atribuídas pelos seus gestores, colaborar com os membros da equipa e ler as notícias do setor. Um diagrama visio de territórios de vendas mapeia vendas por mês e contém dados ao vivo da base de dados back-end que é facilmente atualizado. Ao utilizar um documento Word, os gestores podem ser rapidamente autores de relatórios mensais de estado que incluem automaticamente dados dos sistemas externos.

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Chegar lá é metade da diversão

Os Serviços de Conectividade Empresarial são como um grande guarda-chuva que engloba muitas funcionalidades do SharePoint e do Office. Mas não funciona "fora da caixa" porque todas as fontes de dados externas são únicas e cada organização tem necessidades específicas. Uma vez que você coloca as bases, no local ou na nuvem, você pode emergir os dados externos dentro dos produtos SharePoint e produtos do Office. Ao trabalhar com dados externos, você normalmente passa por três fases distintas:

A fase de base    Durante esta fase, planeia, prepara e configura como aceder aos dados externos. Isto geralmente significa trabalhar em estreita colaboração com um administrador e, por vezes, um desenvolvedor para entender o que precisa de acontecer. Objetivos importantes são identificar requisitos empresariais e técnicos, preparar a fonte de dados externos, garantir o acesso seguro aos dados utilizando o Serviço de Loja Segura e pesquisar a solução global. Um objetivo fundamental é criar um tipo de conteúdo externo, que é um pacote detalhado de ligações, metadados e outras informações usadas para recuperar os dados externos.

A fase SharePoint    Uma vez que as bases foram lançadas, pode agora emergir os dados externos nos produtos SharePoint de várias maneiras, incluindo listas externas, colunas de dados externos, Peças Web de Dados empresariais, fluxos de trabalho, resultados de pesquisa, páginas de perfil, ações, Apps para SharePoint, e componentes ou soluções sharePoint baseados em códigos.

A fase do Escritório    Uma vez criado o acesso aos dados externos nos produtos SharePoint, pode agora emergir os dados numa variedade de produtos do Office (incluindo Excel, Word, Outlook, Visio, Access e InfoPath), Apps for Office e componentes do Office, add-ins baseados em códigos, ou soluções.

As três fases do desenvolvimento

Encontrará mais detalhes sobre cada uma destas funcionalidades mais tarde neste artigo.

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Que chapéu usa?

Desenvolver uma solução baseada em dados externos é geralmente um esforço de equipa e a forma como trabalha depende do seu papel. O diagrama seguinte mostra uma visão de alto nível das funções e soluções que estão envolvidas num ciclo de vida de desenvolvimento global.

Funções e tarefas do ciclo de vida do desenvolvimento

Utilizadores    Os utilizadores reúnem soluções simples utilizando as capacidades básicas dos produtos SharePoint e dos produtos do Office. Os exemplos incluem:

  • Criar uma lista externa, diferentes pontos de vista da lista, e adicionar vários filtros e tipos.

  • Exportação da lista externa para Excel 2013 para mais análise de dados.

  • Ligar uma lista externa a Outlook 2013 trabalhar com os dados externos online e offline.

Utilizadores de Energia    Os utilizadores de energia criam soluções de negócio simples e sem código e muitas vezes exigem competências dos analistas empresariais para entender os sistemas de base de dados e os processos comerciais globais da organização. Comunicam também os requisitos a administradores e desenvolvedores, bem como gestores de negócios e talvez designers de sites. Os exemplos incluem:

  • Criar um tipo de conteúdo externo utilizando Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Criar colunas de dados externas nas bibliotecas e ligar as colunas aos controlos de conteúdo num modelo de Word personalizado, como um contrato ou fatura.

  • Personalizando formulários InfoPath para substituir os formulários de lista de SharePoint padrão.

  • Conceber uma página Web que conecte as Partes Web de Dados Empresariais de uma forma útil para criar um espaço de trabalho de informação.

  • Criar uma solução baseada no Outlook que forneça formas personalizadas, vistas, comandos de fita, ações e paineles de tarefas.

  • Criar um fluxo de trabalho que utilize dados de listas externas.

Administradores    Os administradores gerem permissões e segurança do utilizador para vários componentes do SharePoint diferentes, incluindo o tipo de conteúdo externo e a base de dados externa. Uma atividade crítica envolve a criação de aplicações-alvo do Secure Store Service, o mapeamento de credenciais e a determinação dos melhores métodos de autenticação. Outros exemplos de operações incluem:

  • Gerir e configurar o acesso externo de dados, permissões e consultas.

  • Importar e exportar tipos de conteúdo externo da loja de metadados de conectividade de dados empresariais.

  • Configurar páginas de perfil personalizadas, ações e resultados de pesquisa.

Programadores    Os desenvolvedores criam uma variedade de soluções personalizadas que vão desde componentes direcionados e reutilizáveis até soluções avançadas baseadas em códigos. Os exemplos incluem:

  • Tipos avançados de conteúdo externo desenvolvidos no Microsoft Visual Studio, tais como tipos de campo personalizados que usam dados hierárquicos complexos.

  • Dados agregados de vários serviços apresentados como um único modelo BDC.

  • Componentes reutilizáveis, Peças Web personalizadas, atividades de fluxo de trabalho personalizados e formulários InfoPath por trás de código.

  • Peças de dados externas personalizadas para soluções Outlook.

  • Aplicações Microsoft Silverlight e add-ins do Office.

  • Alertas personalizados utilizando o Quadro de Eventos.

  • Ligações ou soluções personalizadas utilizando código gerido.

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Preparando as bases

Qualquer que seja a solução de dados externa que decida criar, precisa de criar uma base forte, o que significa: obter e configurar o software certo, escolher e preparar uma fonte de dados externo, ligar os serviços e contas do SharePoint e criar um tipo de conteúdo externo.

Conheça o seu ambiente SharePoint

Quando utiliza ou cria uma solução de dados externa, existem diferenças de funcionalidades e funcionalidades que deve ter em conta com base no seu ambiente SharePoint:

  • No local    Se criar uma solução na qual os seus utilizadores e a sua solução estão totalmente no local (atrás da firewall), então todas as funcionalidades dos Serviços de Conectividade Empresarial são suportadas.

  • Nuvem    Se estiver a utilizar o SharePoint Online (Plano 2, E3 e E4) em Microsoft 365, então um subconjunto de funcionalidades está disponível. Por exemplo, listas externas, Peças Web de Dados empresariais e o quadro do Evento são suportados, mas as páginas de perfil, as ações e o quadro do Connector não são. Além disso, só é possível ligar a estas fontes de dados: Serviços Web WCF, OData e SQL Server Azure.

  • Híbrido    A sua organização pode já ter investimentos significativos em fontes de dados no local, tais como aplicações Line-of-Business e sistemas ERP. Mas a sua organização também pode estar num ambiente híbrido do SharePoint, no qual alguns colaboradores estão no local e alguns estão na nuvem. Num ambiente híbrido, também pode criar uma solução híbrida de dados externos para que os utilizadores na nuvem possam aceder a uma fonte de dados no local. Por exemplo, um utilizador pode completar um relatório de despesas durante uma viagem de negócios utilizando o SharePoint Online, e os encargos podem ser imediatamente reconciliados com um sistema SAP no local. Pode ligar-se a qualquer fonte de dados suportada no local, mas deve utilizar os Serviços OData e pode ser necessário um desenvolvimento e configuração extensivos.

Obtenha o software certo

As funcionalidades dos Business Connectivity Services (BCS) são distribuídas por diferentes edições do SharePoint. Use a tabela seguinte para ajudá-lo a fazer a escolha certa.

Funcionalidade de Serviços de Conectividade Empresarial

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

Plano 2

(SPO) online (SPO) (E3, E4)

Comentários

Lista Externa

Coluna de dados externa

Serviços de Conectividade de Dados empresariais

SPO apenas suporta Conectores WCF e SQL Server Azure

Serviço de Arquivo Seguro

SPO apenas suporta credenciais de grupo

Pesquisa de dados externos

Páginas de perfil

Ações

Peças web de dados empresariais

Suporte de produtos de escritório

Extensões de clientes ricas *

BCS com aplicações

Estrutura do conector

Enquadramento do evento

Conector OData

BCS OM APIs

Híbrido (SPO para No local)

Apenas utilizando o Conector OData

* Inclui controlos de formulários para exibir dados e layouts externos para exibir dados num painel de tarefas do Outlook e formar região. Disponível apenas no Microsoft Office Professional Plus 2013.

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Configurar o software corretamente

Depois de ter instalado o software certo, certifique-se de que o configura corretamente. Em especial:

Preparar a fonte de dados externos    Um administrador pode ter de criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam em mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador pode também querer criar quadros específicos, vistas, consultas, e assim por diante, limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configure os serviços SharePoint    Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais, o Serviço de Loja Segura e os Serviços Visio.

Configure o serviço Secure Store    Um administrador deve determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar uma aplicação-alvo e definir as credenciais para a aplicação-alvo.

Configure serviços de conectividade de dados empresariais    Um administrador deve certificar-se de que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para a loja de metadados Business Data Connectivity (BDC) e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo em que a lista externa se baseia.

Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos a usar    Para sincronizar dados externos com produtos do Office, deve ter o Windows 7 ou mais tarde e os seguintes produtos de software gratuito, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, você é automaticamente levou a descarregar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office, os Serviços de Conectividade Empresarial estão ativados (este é o padrão). Esta opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime que faz o seguinte: caches e sincronizações com dados externos, mapeia dados de negócio para tipos de conteúdo externos, exibe o picker de itens externos em produtos do Office, e executa personalizado soluções dentro dos produtos do Office.

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Escolha os seus dados externos sabiamente

Pode trabalhar com uma grande variedade de fontes de dados externas, incluindo bases de dados, Sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), OData e conectores avançados.

Bases de dados    Organizações e empresas de todas as formas e tamanhos dependem de bases de dados para as suas operações diárias. As bases de dados contêm uma grande variedade de tipos de dados, incluindo texto, números, imagens e documentos, e têm muitos propósitos, incluindo web sites financeiros, de fabrico, seguros e empresas baseadas em dados. As bases de dados suportadas comuns incluem: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 e qualquer base de dados que cumpra os padrões de interface ODBC ou OLE DB.

Sistemas ERP    Os sistemas ERP integram dados e processos da Linha de Negócios em toda uma organização e realizam muitas das atividades fundamentais para qualquer negócio, incluindo:

Função Empresarial

Processo empresarial

Finanças e Contabilidade

Contabilidade geral, a pagar e a receber, gestão de numerário, imobilizações e orçamentação

Recursos humanos

Folha de pagamento, formação, benefícios, reforma, recrutamento e gestão da diversidade.

Gestão da relação com o cliente (CRM)

Vendas e marketing, comissões, atendimento, contacto com o cliente e suporte ao call center.

Produção

Engenharia, fatura de materiais, ordens de trabalho, agendamento, gestão do fluxo de trabalho, controlo de qualidade e gestão do ciclo de vida do produto.

Cadeia de abastecimento

Inventário, entrada de encomendas, compra, planeamento, inspeção e processamento de reclamações.

Gestão de projetos

Custos, faturação, tempo e despesas, unidades de desempenho e gestão de atividades.

Os sistemas ERP suportados comum incluem SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel e JD Edwards.

OData    O protocolo De dados abertos (OData) fornece um padrão baseado em REST para criar (Post), Read (Get), Update (Put) e Eliminar (Eliminar) operações que acedem a Serviços Web. Pense no OData como o equivalente baseado na Web de ODBC e OLE DB. Os dados são devolvidos quer no formato XML ou JavaScript Object Notation (JSON). Fontes comuns do OData incluem web sites familiares (como Amazon, E-bay, Azure Data Market e Netflix), bases de dados e até outros sites do SharePoint.

Conectores avançados    Para outras fontes de dados, um desenvolvedor pode fornecer acesso avançado a dados externos através de:

  • Utilizando ADO.NET, que permite o acesso a qualquer fonte de dados com um ADO.NET fornecedor.

  • Utilizando serviços WCF e Web, que permite o acesso a serviços Web e À Fundação de Comunicação do Windows (WCF).

  • Utilizando conjuntos de conectividade .NET, que permite o acesso a fontes de dados quando um fornecedor de ADO.NET ou serviço Web não está disponível.

  • Converter tipos de dados proprietários não suportados para tipos de dados suportados .NET.

  • Criar soluções personalizadas para fontes de dados de maior escala com frequentemente alterações de estruturas de dados que requerem ligações personalizadas de dados, métodos de transferência e instalação de conector.

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Considere o desempenho

Qualquer solução de negócio deve ter em conta o desempenho, e os dados externos não são exceção. Felizmente, os Serviços de Conectividade Empresarial foram concebidos para aliviar muitos estrangulamentos e preocupações de desempenho. Em geral, a recuperação de dados, a pagagem, a filtragem e a triagem são descarregadas para a fonte de dados externas para ajudar a reduzir a memória e o processamento de recursos necessários pelos produtos SharePoint.

Além disso, os Serviços de Conectividade Empresarial têm caches incorporados tanto no servidor (The Business Connectivity Services) como nos computadores clientes (The Business Connectivity Services Client Runtime cache) e não podem apresentar os valores mais recentes a partir dos dados externos sistema imediatamente. No entanto, pode ajustar os intervalos de atualização com base nas necessidades dos seus utilizadores e nas soluções que cria. Nem todos os utilizadores precisam de ver dados atualizados imediatamente, mas se o fizerem, podem, por exemplo, atualizar a lista externa ou a pasta de contactos do Outlook.

A capacidade de trabalhar offline num computador cliente também significa que os utilizadores podem fazer um trabalho prolongado sem estarem ligados aos dados externos, mas sabem que quando voltam a estar online, os dados são atualizados e reconciliados corretamente.

No geral, estas funcionalidades de desempenho ajudam a acelerar as operações de visualização, atualização e dados dos dados externos numa página Web do SharePoint e num produto do Office.

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Pratique a segurança primeiro

É especialmente vital que uma solução de dados externa seja segura porque os dados são muitas vezes críticos para uma empresa e não devem ser vistos ou alterados pelos utilizadores errados. Além disso, existem muitas formas de proteger dados e quer que a sua solução seja simples e segura. Felizmente, existem formas de minimizar a complexidade, principalmente utilizando o Serviço de Loja Segura.

Resumindo, a segurança dos seus dados externos requer responder a duas questões básicas:

Quem és?    Isto também é chamado de autenticação e é o processo de verificação da sua identidade obtendo as suas credenciais (o seu nome de utilizador e palavra-passe).

O que pode fazer?    Isto chama-se autorização e é o processo de determinar que tarefas pode fazer em que itens de dados obtém a lista de permissões que lhe foram concedidas.

Primeiro, um administrador ajuda a determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa. Note que é muito comum que as soluções empresariais autentiquem o acesso a dados externos para os quais o utilizador atual tenha uma conta diferente. Mas iniciar sessão sob diferentes credenciais pode ser complicado e complicado. O Serviço de Loja Segura vem ao resgate fornecendo armazenamento e mapeamento de credenciais. Isto facilita a utilização de uma fonte de dados externa através do login em apenas uma vez.

Por exemplo, se estiver registado no seu site SharePoint com um conjunto de credenciais, mas quer aceder a uma lista externa com base numa aplicação Siebel que usa outro conjunto de credenciais, um administrador pode configurar o Serviço de Loja Segura para mapear automaticamente as duas conjuntos de credenciais para que não tenha que fazer login novamente.

O Serviço de Loja Segura também ajuda a gerir o infame problema do "double hop", onde cada autenticação requer um "salto" entre dois computadores, que podem ser comprometidos, a menos que sejam tomadas medidas para o impedir.

Como resolver o problema double hop

Em seguida, um administrador cria várias camadas de segurança com base em permissões, à semelhança de várias linhas de defesa em torno de um forte, para garantir a devida autorização e acesso a:

  • Os dados na base de dados ou no sistema externo.

  • O tipo de conteúdo externo na loja de metadados business data connectivity.

  • A lista externa ou a coluna de dados externa.

Finalmente, um administrador pode adicionar uma camada extra de proteção através da encriptação. se a sua solução de dados externa também utilizar aplicações do Office, um administrador pode proteger a cache de Tempo de Funcionamento do Cliente dos Serviços de Conectividade Empresarial utilizando o Sistema de Ficheiros encriptadores do Windows. Algumas fontes de dados externas também fornecem formas de encriptar os dados.

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Definir a pedra angular: tipos de conteúdo externos

Os tipos de conteúdo externo estão no centro de qualquer solução de dados externa. São como um corretor entre si e a fonte de dados externa. Um tipo de conteúdo externo típico é um pacote organizado de informação que contém o seguinte:

  • Ligação de informações à fonte de dados, tais como a localização, nome e modos de autenticação.

  • Uma definição da tabela, campos, chaves primárias e estrangeiras, validações e tipos de dados (também chamados metadados).

  • As operações de dados que pode fazer, tais como Criar, Ler, Atualizar, Excluir e Consultar (também chamado CRUDQ).

  • Outras informações e comportamentos, tais como tipos de dados do Office mapeados ou a ativação de sincronização offline.

  • Vários filtros, que consultam os dados e ajudam a isolar os resultados, e limita para melhorar o desempenho.

  • O campo de identidade e as colunas de visualização para um apanhador de conteúdo externo utilizado para recuperar dados externos em toda a interface do utilizador.

  • Uma associação baseada em chaves primárias e estrangeiras entre duas tabelas relacionadas, como Encomendas e Clientes.

Um utilizador robusto define o tipo de conteúdo externo e, portanto, protege outros utilizadores da complexidade inerente de trabalhar com dados externos. Além disso, todas estas informações são guardadas num ficheiro BDCM especial (.bdcm), em formato XML, e armazenadas na loja de metadados Business Data Connectivity. Esta abordagem facilita a manutenção, atualização, segurança e reutilização de tipos de conteúdo externo em diferentes sites. Por exemplo, você pode facilmente exportar e importar o arquivo para implantá-lo de um desenvolvimento para um ambiente de produção, ou compartilhar com outras coleções de sites.

A propósito, o seu utilizador robusto não precisa de ser um perito em XML. Para ajudar a criar um tipo de conteúdo externo, existem duas ferramentas de escolha:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Pode definir e atualizar o tipo de conteúdo externo de forma declarativa e depois publicá-lo na loja de metadados Business Data Connectivity.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Se os seus dados externos forem complexos ou não forem suportados por SharePoint Designer 2013, pode utilizar o Editor XML em Estúdio Visual (que fornece o Intellisense) para criar o seu modelo XML, ou utilizar o Visual Studio External Content Type Designer para criar um .NET Connectivity Assembly que fornece uma lógica de integração de back-end personalizada através do .NET Framework.

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Dados externos de superfície nos produtos SharePoint

Agora que criou uma base sólida e segura para os seus dados externos, eis o que pode fazer com ele nos produtos SharePoint.

Ler e escrever dados em listas externas

Uma lista externa é um bloco de construção chave para soluções SharePoint com base em dados externos. Pode ler e escrever dados externos com a experiência familiar de utilizar uma lista do SharePoint. Uma lista externa parece e comporta-se muito como uma lista nativa, mas há algumas diferenças de comportamento. Por exemplo, pode criar pontos de vista e utilizar valores calculados com fórmulas, mas não anexar ficheiros ou versões de rastreio.

Também pode criar uma lista externa utilizando SharePoint Designer 2013.

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Adicionar colunas de dados externas a listas e bibliotecas

Pode combinar colunas de dados externas com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Como uma coluna de dados externa é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todas as listas ou bibliotecas relacionadas funcionam, incluindo versão, aprovações, check-in e check-out, e anexos de ficheiros.

Digamos que criou uma biblioteca de imagens que contém fotos dos produtos que a sua organização vende. Pode adicionar uma coluna de dados externa à biblioteca que acede ao nome do produto, código do produto e preço atual a partir de uma base de dados externa. Uma vez que as regras e processos da sua empresa exigem que quaisquer alterações à informação do produto sejam feitas apenas através do sistema de base de dados, especifica que os dados externos são lidos apenas quando cria o tipo de conteúdo externo. Mas agora mais pessoas na sua organização podem facilmente ver toda a informação do produto comum juntos numa vista de biblioteca.

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Criar soluções com peças web de dados empresariais

As Peças Web de Dados empresariais são projetadas para trabalhar com dados de uma lista externa e você pode combinar estas Partes Web de forma útil para criar um espaço de trabalho ou painel de trabalho do site. Por exemplo, pode ligar a Lista e item Web Parts para que, quando selecionar um item de relatório de despesas na Página Web, como as tarifas de quinta-feira, os detalhes do item sejam apresentados na Peça Web do Item, como o hotel, viagens e taxas de refeição.

A tabela seguinte resume brevemente cada Peça Web de Dados empresariais.

Peça Web

Descrição

Lista de Dados de Negócio

Apresenta uma lista de itens de uma lista externa.

Item de Dados de Negócio

Exibe um ou mais itens de uma lista externa.

Ações de Dados de Negócio

Exibe uma ação de uma lista externa.

Filtro de conectividade de dados empresariais

Filtra o conteúdo da Peça Web de Dados empresariais conectadoutilizando uma lista de valores de uma lista externa.

Construtor do Item de Dados de Negócio

Cria um item de Dados de Negócios a partir de parâmetros numa cadeia de consulta de URL e fornece-o a outras Partes Web de Dados empresariais.

Lista Relacionada de Dados de Negócio

Apresenta uma lista de itens infantis relacionados com um item-mãe de uma lista externa.

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Utilize dados externos numa página de perfil, ação ou pesquisa

Páginas de perfil, ações e pesquisa são funcionalidades intimamente relacionadas.

Páginas de perfil

Por padrão, os Serviços de Conectividade Empresarial criam automaticamente uma página de perfil com base no tipo de conteúdo externo. Uma página de perfil é uma página Web que exibe informações de uma única linha de dados externos, com base num campo de ID, como todos os campos individuais sobre um cliente específico.

A página de perfil padrão é na verdade uma página Web que contém o Business Data Item Builder e um Business Data Item Web Parts conectados entre si. O Item Builder Web Part analisa o parâmetro de cadeia de consulta de URL da página de perfil, por exemplo, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, e passa o valor CustID para a Peça Web do Item de Dados, que depois exibe todos os campos de clientes correspondentes.

Pode criar a sua própria página de perfil para mostrar informações personalizadas, ou um administrador pode personalizar a página de perfil para si.

Ações

Pode até realizar uma ação com base na página de perfil para fazer algo útil. Por exemplo, pode criar uma ação que combine informações de endereços sobre o cliente com mapas Bing para ver a localização do cliente ou obter direções. Pode criar uma ação baseada no parâmetro de cadeia de consulta URL da página de perfil ou através de código personalizado. Ou, um desenvolvedor pode escrever código personalizado que lhe permite atualizar informações dos colaboradores numa base de dados de back-end.

Por padrão, utiliza uma ação quando clica no comando de ação do 'Perfil de visualização' numa Parte Web de Dados empresariais ou na Lista de Dados empresariais. Ao utilizar uma coluna de dados externa, também pode executar a ação a partir de um comando de menu.

Pesquisa

Finalmente, se quiser, um administrador pode permitir a pesquisa de dados externos. Os dados externos podem ser arrastados e indexados tal como os dados internos do SharePoint, mas com aguarnição de segurança para garantir que apenas os utilizadores apropriados podem clicar e ver os resultados da pesquisa, apresentados através de uma página de perfil.

Ao integrar a pesquisa do SharePoint em sistemas de dados externos, os utilizadores podem encontrar dados que de outra forma não seriam capazes de localizar. Por exemplo, se conhece a empresa para a qual um cliente trabalha, mas esqueceu o nome, pode pesquisar pelo nome da empresa para o ajudar a encontrar a página de perfil do cliente.

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Utilizar dados externos em fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho fornecem uma ferramenta poderosa para modelar e automatizar processos de negócio com base numa lista, biblioteca ou site SharePoint. Estes processos de negócio podem ser tão simples como um processo de aprovação de documentos com um único aprovador, ou tão complexo como qualquer processo de negócio estruturado. Embora não possa associar diretamente um fluxo de trabalho a uma lista externa, pode criar o seguinte:

Fluxos de trabalho de lista seleção nativa    Um fluxo de trabalho associado a uma lista nativa que lê ou atualiza dados de uma lista externa utilizando as ações de 'Create List Item,Update List' e Delete List Item. Por exemplo, pode atualizar um item de lista externa sempre que uma lista nativa ou item de biblioteca mude. Pode utilizar outras ações com listas externas, como a Variável de Fluxo de Trabalho de Conjunto para modificar um campo de lista externa. Também pode utilizar um item de lista externa como destino para um processo de tarefa, mas o link para a tarefa não mostra um título para o item da lista externa.

Fluxos de trabalho do site    Os fluxos de trabalho do local não requerem um gatilho de evento para iniciar e podem ser iniciados manualmente. Para evitar acessos não autorizados, os fluxos de trabalho que acedem a listas externas funcionam sempre numa conta de serviço, mesmo com um modo de autenticação que utiliza a personificação.

Eventos    Um desenvolvedor pode criar eventos que desencadeiem na fonte de dados externos e os utilizadores podem criar alertas que respondam a estes eventos. Por exemplo, pode utilizar um fluxo de trabalho do SharePoint para enviar uma mensagem de e-mail a um empregado quando uma conta de cliente é atribuída a esse empregado na fonte de dados externa.

Por razões de desempenho, é uma boa prática ler apenas um pequeno número de colunas na lista externa, ou criar, atualizar ou eliminar um pequeno número de itens na lista externa.

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Dados externos de superfície em produtos do Office

Agora que surgiu os dados nos produtos SharePoint, eis o que pode fazer com ele em vários produtos do Office.

Analisar dados externos no Excel

Pode exportar dados de uma lista externa para Excel 2013 e manter os dados sincronizados. Por exemplo, pode querer manter um inventário de produto numa lista externa para que seja fácil de partilhar e atualizar, mas também fazer análises periódicas de inventário em Excel 2013. Os dados externos que são exportados para Excel 2013 é determinado pela visão externa atual da lista, pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e na lista externa, e pelas definições linguísticas do site SharePoint.h

Ao exportar uma lista externa, é criada uma Tabela Excel com uma ligação de dados à lista externa com base num ficheiro de consulta web. Para ver mais alterações na lista sharePoint na Tabela Excel, pode atualizar os dados. Note que não pode fazer alterações na fonte dos dados externos e que uma operação de atualização do Excel substituiria quaisquer alterações que tenha feito na Tabela Excel.

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Adicionar dados externos aos documentos word

Ao adicionar colunas de dados externas e um modelo word com controlos de conteúdo a uma biblioteca de documentos, também pode facilitar e eficiente a entrada de dados precisos e atualizados num documento estruturado Microsoft Word 2013.

Digamos que tem uma biblioteca de documentos que contém contratos com clientes. No entanto, todas as informações do seu cliente são mantidas numa aplicação Line-of-Business, como o SAP. Pode acompanhar os contratos do cliente na biblioteca de documentos, mas garantir que as informações relacionadas com o cliente estão atualizadas e não duplicadas desnecessariamente. Faça o seguinte:

  • Em primeiro lugar, adicione colunas de dados externas à biblioteca para associar o nome do cliente, nome da empresa e número de telefone adequado saciado com cada contrato armazenado na biblioteca do Contrato.

  • Em seguida, crie um modelo Word que contenha o texto e os controlos de conteúdo da placa de etiqueta de contrato do cliente para introduzir o nome do cliente, nome da empresa e número de telefone. Word 2013 utilizará o picker externo para o ajudar a introduzir ou atualizar as informações corretas, exibindo e recuperando automaticamente as informações corretas do cliente.

  • Finalmente, cada vez que cria um contrato, insere os dados do cliente e guarde o contrato de volta para a biblioteca, os valores de dados do cliente são promovidos às correspondentes colunas de dados externos.

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Sincronizar dados externos no Outlook

Se uma lista externa contiver clientes, tarefas, nomeações ou posts, pode ligar a lista com Outlook 2013. Uma vez ligado, pode visualizar, editar e imprimir os dados utilizando a familiar interface de utilizador do Outlook. Se os dados forem informações de contacto, como clientes, pode até ligar-lhes, enviar-lhes mensagens de correio eletrónico e fazer pedidos de reunião.

A sincronização dos dados é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas em Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externa. As alterações efetuadas na fonte externa de dados são sincronizadas com os itens em Outlook 2013, embora possa ser necessária uma operação de atualização.

Por padrão, os dados atualizam-se automaticamente a cada seis horas, mas este valor pode ser alterado. Para se certificar de que está a ver os dados atuais a partir da fonte externa de dados, clique na pasta à direita e, em seguida, clique nas alterações do Sync DB.

Quando cria o tipo de conteúdo externo, faz o seguinte:

  • Se pretender acesso offline, ative a opção de suporte offline Sync.

  • Desloque o campo tipo de artigo de escritório para um dos seguintes: Contacto, Nomeação, Tarefa ou Correio.

  • Mapeie os campos individuais do tipo de conteúdo externo, tais como Primeiro Nome do Cliente, Nome do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente, para os respetivos campos do Tipo de Itens outlook, tais como o Primeiro Nome de um contacto, LastName, BusinessAddress e BusinessPhone.

Além disso, com algum código escrito por um desenvolvedor, pode criar uma solução Outlook que faça o seguinte:

  • Mostre peças de dados nativas ou personalizadas em vidraças personalizadas para apresentar dados externos aos utilizadores.

  • Inclua comandos de fita personalizados para realizar ações personalizadas.

  • Crie uma definição de visualização personalizada para exibir colunas específicas de dados externos.

  • Design de regiões de forma personalizada para apresentar dados externos.

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Melhorar o acesso externo de dados com formulários InfoPath

Existem várias razões pelas quais Microsoft InfoPath 2013 é útil para usar com dados externos:

Trabalhar com tipos de dados complexos    Se um campo de dados externos é hierárquico, como um campo de endereços que contém Street, City e Código Postal como subcampos, então não pode trabalhar com este campo no formulário SharePoint para uma lista externa, e na verdade nem sequer é criado. No entanto, pode converter o formulário SharePoint num formulário InfoPath para criar e atualizar os campos utilizando InfoPath 2013.

Incorporar um controlo externo do picker de itens    Pode arrastar e largar o controlo do Picker de Item Externo num formulário InfoPath, ligá-lo à lista externa como fonte de dados secundária, e facilitar a seleção de um item com base num campo único, como um Nome de Cliente ou ID do Produto.

Além disso, se criar uma associação para tipos de conteúdo externo, como clientes e encomendas, e o formulário InfoPath para a lista externa contém uma chave estrangeira, como o ID do cliente, o controlo do Picker de Produto Externo é adicionado automaticamente ao formulário. Isto permite que os utilizadores encontrem facilmente o cliente que desejam ao trabalhar em encomendas.

Criando múltiplas vistas de uma forma    Por vezes, pode querer que os formulários tenham múltiplas visualizações dos seus dados externos, especialmente se existirem muitos campos e uma lista externa ou formulário SharePoint não for eficaz. Várias visualizações também são úteis em cenários de escrita-uma vez em que o sistema externo não permite atualizar um campo após a sua criação. Nesses casos, pode criar duas visões, uma para a operação de criação e outra para a operação de atualização.

Adicionar regras ou código-atrás aos formulários    Pode adicionar regras declarativas ou formulários de código atrás para realizar lógicas comerciais adicionais, tais como validação e cálculos. Por exemplo, pode garantir que um código país/região é válido usando uma regra, ou o código postal dos EUA é válido usando um Serviço Web.

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Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Utilizando o Microsoft Microsoft Visio 2013, pode ligar dados de uma lista externa a um diagrama e as suas formas. Em seguida, pode publicar o diagrama numa biblioteca de documentos sharePoint como um desenho web interativo para que os utilizadores possam exibir o diagrama e visualizar os dados externos associados. Existem três formas para ligar linhas de dados às formas do seu desenho. Pode ligar as linhas às formas existentes uma de cada vez, de forma automática ou ainda criar formas a partir dos dados.

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Importar e atualizar dados externos no Acesso

O Microsoft Access 2013 é um ponto de chegada para todos os tipos de dados e os dados externos não são exceção. Pode importar uma lista externa para a sua base de dados de Acesso no seu computador cliente e atualizar periodicamente os dados. Os dados são apenas de leitura.

Os passos básicos a seguir são:

  1. Exportar o tipo de conteúdo externo a partir de SharePoint Designer 2013 ou diretamente da loja de metadados de conectividade de dados empresariais como um ficheiro BDCM.

  2. Em Access 2013, crie uma ligação de dados do Serviço Web utilizando o ficheiro BDCM.

  3. Em Access 2013, crie uma tabela ligada com base na ligação de dados do Serviço Web.

Note que, neste caso, a cache de prazo de funcionamento do cliente de Serviços de Conectividade Empresarial não é usada para sincronizar com a lista externa quando atualizar os dados.

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Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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