Introdução às políticas de gestão de informações

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Uma política de gestão de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Informações de políticas de gestão de permitem às organizações controlo e controlar coisas como quanto tempo o conteúdo é mantido ou que acções que os utilizadores podem demorar com esse conteúdo. Políticas de gestão de informações podem ajudar as organizações a cumprir os regulamentos legais ou governamentais ou simplesmente podem impor processos de negócio internos.

Por exemplo, uma organização que devem ser seguidos regulamentos de administração pública que exijam que demonstram "controlos adequados" das suas demonstrações financeiras poderá criar um ou mais informações políticas de gestão de auditoria ações específicas na criação e processo de aprovação de todos os documentos relacionados com registos financeiros.

Para obter mais informações, consulte o artigo criar e aplicar políticas de gestão de informações.

Funcionalidades de políticas de gestão de informações

Existem quatro categorias básicas de funcionalidades de política predefinida que as organizações podem utilizar individualmente ou em conjunto para gerir conteúdos e processos.

Tipos de políticas de conteúdo

A funcionalidade de política de auditoria ajuda as organizações analisar como os seus sistemas de gestão de conteúdo são utilizados pelo registo de eventos e operações que são executadas em documentos e itens de lista. Pode configurar a funcionalidade de política de auditoria para iniciar sessão eventos tal como quando um documento ou item é editado, visualizado, com entrada dada, com saída dada, eliminado, ou tem as permissões alteradas. Todas as informações de auditoria está armazenado num registo de auditoria única no servidor e administradores de sites podem executar relatórios no mesmo.

A funcionalidade de política de expiração ajuda as organizações eliminar ou remover conteúdo desatualizado dos seus sites de uma forma consistente e registada. Isto ajuda a gerir o custo e o risco associado reter conteúdo desatualizado. Pode configurar uma política de expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expirem numa data específica ou dentro de um período de tempo depois do documento foi criado ou modificado pela última vez.

As organizações também podem criar e implementar funcionalidades de política personalizada para satisfazer necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de fabrico poderá pretender definir uma política de gestão de informações para todos os documentos de especificação de estrutura de produto de rascunho que impede os utilizadores de impressão cópias destes documentos em impressoras não seguras. Para definir este tipo de política de gestão de informações, pode criar e implementar uma funcionalidade de política de restrição de impressão que pode ser adicionada a política de gestão de informações relevantes para o tipo de conteúdo de especificação do produto estrutura.

Localizações para utilizar uma política de gestão de informações

Para implementar uma política de gestão de informações, tem de adicioná-lo a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo num site. A localização onde criar ou adicionar uma política de gestão de informações afeta como ficarem a política é aplicada ou como ficarem pode ser utilizado. Pode:

Criar uma política de coleção de sites e, em seguida, adicionar esta política para um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca Pode criar uma política de coleção de sites na lista de políticas no site de nível superior de uma coleção de sites. Depois de criar uma política de coleção de sites, pode exportá-los para que os administradores de outras coleções de sites podem importe-o para a respetiva lista de políticas. Criar uma política de coleção de sites exportável permite-lhe normalizar as políticas de gestão de informações nos sites na sua organização.

Quando adicionar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo de site e uma instância desse tipo de conteúdo de site for adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não pode alterar a política de coleção de sites da lista ou biblioteca. Adicionar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo de site é uma boa forma de se certificar de que as políticas de coleção de sites são aplicadas em todos os níveis da hierarquia de sites.

Ligação para o Modelo da Política de Tipo de Conteúdo na página Definições do Site

Criar uma política de gestão de informações para um tipo de conteúdo de site na Galeria de tipo de conteúdo de Site do site de nível superior e, em seguida, adicionar esse tipo de conteúdo a um ou mais listas ou bibliotecas Pode também criar uma política de gestão de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site e, em seguida, associar uma instância desse tipo de conteúdo de site múltiplas listas ou bibliotecas. Se criar uma política de gestão de informações desta forma, cada item na coleção de sites desse tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herda desse tipo de conteúdo tem a política. No entanto, se criar uma política de gestão de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site, é mais difícil reutilizar esta política de gestão de informações noutras coleções de sites, uma vez que não podem ser exportadas políticas que são criadas da seguinte forma.

Ligação dos tipos de conteúdo do site na página Definições do Site

Ligação da política de gestão de informações na página definições para um tipo de conteúdo de site

Nota para controlar quais as políticas são utilizadas numa coleção de sites, os administradores da coleção de sites podem desativar a capacidade de configurar as funcionalidades da política diretamente num tipo de conteúdo. Quando esta restrição é de facto, os utilizadores que criar tipos de conteúdo são limitados ao selecionar as políticas da lista de políticas de coleção de sites.

Criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca Se a sua empresa necessita aplicar uma política de gestão de informações específicas para um conjunto muito limitado de conteúdo, pode criar uma política de gestão de informações que só se aplica a uma lista individual ou biblioteca. Este método de criação de uma política de gestão de informações é menos flexível, uma vez que a política só se aplica a uma localização e não podem ser exportado ou reutilizada para outras localizações. No entanto, por vezes, poderá ter criar políticas de gestão de informações exclusivas com aplicação limitada à endereço situações específicas.

Ligação das políticas de gestão de informações na página definições para a biblioteca de documentos

Notas

Só pode criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca se estas não suportarem vários tipos de conteúdo; se suportarem vários tipos de conteúdo, terá de definir uma política para cada tipo de conteúdo de lista individual que esteja associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site que estão associadas a uma lista ou biblioteca específicas são conhecidas como tipos de conteúdo de lista.)

Para controlar quais as políticas são utilizadas numa coleção de sites, os administradores da coleção de sites podem desativar a capacidade de configurar funcionalidades da política diretamente numa lista ou biblioteca. Quando esta restrição é de facto, os utilizadores que gerir listas ou bibliotecas estão limitados para selecionar as políticas da lista de políticas de coleção de sites.

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