Introdução às listas

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Uma lista é um conjunto de dados que pode partilhar com membros de equipa e outros utilizadores do site. Encontrará SharePoint fornece um número de listas de prontos a utilizar e modelos de lista para fornecer um bom ponto de partida para organizar os itens de lista. Este artigo explica os conceitos de criação e utilização de listas.

Consulte os tópicos seguintes para obter informações sobre como criar, editar e eliminar listas.

Nota: Tenha em atenção que as informações aqui e os tipos de listas disponíveis dependem da versão do SharePoint que estiver a utilizar. Se não souber a versão, contacte o administrador, ajuda do telefone de secretária ou gestor ou consulte o artigo qual a versão do SharePoint estou a utilizar?.

Normalmente, um site inclui muitas listas predefinidas (incluindo Hiperligações, Anúncios, Contactos, Controlo de Problemas, Inquéritos e Tarefas) que pode utilizar como ponto central para a colaboração em equipa ou numa solução de negócio. Em muitos casos, estas listas predefinidas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações. Por exemplo, pode utilizar:

  • Tarefas, que incluem o controlo da propriedade e do progresso, bem como uma linha cronológica na página para uma apresentação visual atrativa dos conteúdos da lista.

  • Controlo de Problemas, que inclui controlo de versões e armazenamento de histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e de tarefas de trabalho comuns.

As listas são diversificadas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que proporcionam uma forma sólida de armazenar, partilhar e trabalhar com dados. Pode:

  • Criar uma lista com várias colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, tais como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações gerais.

  • Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e eliminar colunas e modificar regras de validação e utilizar listas de forma consistente nos sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais de um calendário numa home page e criar uma vista visual — semelhante a um calendário de parede — noutra página.

  • Criar relações entre listas utilizando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relação (eliminação em cascata e restrita), combinação esta que melhora a sua capacidade de criar soluções de negócio mais sofisticadas e ajuda a preservar a integridade dos seus dados.

  • Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.

  • Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir informações para o seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhado     Pode controlar versões de itens de lista para ver quais os itens que foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens de lista. Se houver erros numa versão mais recente, pode repor uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se a organização necessitar de monitorizar uma lista à medida que esta evolui.

Exigir aprovação     Pode especificar para que seja necessária a aprovação de um item de lista antes de ser visualizado por todas as pessoas. Os itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para os aprovar. Pode controlar quais os grupos de utilizadores que podem ver um item de lista antes da aprovação.

Personalizar permissões     Pode especificar se os participantes da lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. As pessoas que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Também pode aplicar níveis de permissões específicos a um único item de lista, se o item contiver informação confidencial.

Criar e gerir vistas     O grupo pode criar diferentes vistas da mesma lista. O conteúdo da lista real não muda, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam localizar a informação mais importante ou interessante, dependendo das suas necessidades.

Atualizar listas     Independentemente do tipo de lista que estiver a atualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista. Existem duas formas de adicionar ou editar um item numa lista.

  • Utilizando um formulário, ou seja, o método predefinido.

  • Inline, ou seja, o item é adicionado diretamente na página da lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico das alterações efetuadas ao item de lista e restaurar uma versão anterior, caso se engane numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados     Pode utilizar fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informação nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informação de colunas numa lista, bem como funções do sistema, como [hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma data para conclusão predefinida que seja sete dias após a data atual.

Manter-se informado sobre as alterações     As listas e vistas podem usar RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. RSS é uma tecnologia que permite às pessoas receber e ver atualizações ou feeds RSS de novidades e informação numa localização consolidada. Também pode criar alertas de correio eletrónico de modo a ser notificado quando as listas forem alteradas ou quando forem adicionados itens novos. Os alertas são uma forma cómoda de ficar a par das alterações que são importantes para si.

Criar relações de lista     Para criar uma relação entre duas listas, na lista de origem, crie uma coluna de pesquisa que obtenha (ou "pesquise") um ou mais valores de uma lista de alvos, se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se pretender, pode continuar para acrescentar colunas adicionais da lista de alvos à lista de origem. Ao criar uma coluna de pesquisa, também pode decidir impor comportamento de relação definindo uma opção de eliminação em cascata ou eliminação restrita, o que ajuda a manter os dados válidos e a evitar inconsistências que poderiam causar problemas mais tarde.

Partilhar informações de lista com um programa de base de dados    Se tiver um programa de base de dados instalado, tal como o Access, pode exportar e importar dados para e a partir do seu site, bem como ligar uma tabela a partir da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os seus dados de lista uma base de dados, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte o artigo Importar dados para uma base de dados do Access para obter mais informações.

Utilizar listas de forma consistente nos sites     Se o seu grupo trabalhar com diversos tipos de lista, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura da lista de um modo eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de suporte ao cliente que especifique determinadas colunas (tal como o contacto do cliente) e processos de negócio para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que contenha uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna em várias listas para se certificar de que os nomes são sempre apresentados da mesma forma em cada lista.

Trabalho em itens de lista a partir de um programa de e-mail    Ao utilizar um programa de e-mail que seja compatível com tecnologias de SharePoint, pode tirar informações importantes lista consigo. Por exemplo, com o Outlook, pode ver e actualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir do Outlook. Consulte o artigoligar uma lista externa ao Outlook para obter mais informações.

Definir filtragem de conteúdos     Pode ativar a segmentação de conteúdos para uma lista e, em seguida, fazer com que itens da lista apareçam apenas a pessoas que sejam membros de determinadas audiências ou grupos SharePoint e do Active Directory. Isto é efetuado através da utilização de Peças Web como, por exemplo, a Peça Web Consulta de Conteúdo, que utiliza a segmentação de conteúdos para filtrar a lista com base na associação do utilizador a um grupo. Antes de os itens numa lista poderem ser ativados para uma determinada audiência, a própria lista tem de ser configurada com a coluna Segmentação de Conteúdos.

O tipo de lista que utiliza depende do tipo de informações que está a partilhar.

Anúncios     Utilize uma lista de anúncios para partilhar notícias e estados e para fornecer lembretes. Os anúncios suportam uma formatação avançada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contactos     Utilize uma lista de contactos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos com quem trabalha. Se estiver a usar um programa de correio eletrónico ou de gestão de contactos compatível com tecnologias SharePoint, pode ver e atualizar os seus contactos a partir do site nesse outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da organização a partir de um programa de correio eletrónico compatível com tecnologias SharePoint, como o Outlook. Uma lista de contactos não gere efetivamente os membros do site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos da sua organização, como, por exemplo, uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate     Utilize uma área de debate para fornecer um local central para registo e armazenamento de debates de equipa semelhante ao formato dos newsgroups. Se o seu administrador tiver ativado as listas no site para receção de mensagens de correio eletrónico, as áreas de debate poderão armazenar debates por correio eletrónico a partir dos programas de correio eletrónico mais comuns. Por exemplo, pode criar uma área de debate para o lançamento do novo produto da sua organização.

Ligações     Utilize uma lista de hiperligações como localização central para hiperligações para a Internet, intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de hiperligações para os Web sites dos clientes.

Ligações Promovidas    Utilize esta lista para apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendário    Utilize um calendário para todos os eventos da equipa ou para situações específicas, tais como feriados da empresa. Um calendário fornece visuais vistas, semelhantes a um calendário de telefone de secretária ou parede, dos seus eventos de equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar os marcos de equipa, tal como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionadas com um intervalo de tempo específico. Se estiver a utilizar um programa de correio ou calendário que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualiza o seu calendário a partir do seu site enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, pode comparar e atualizar o calendário no site com as datas do calendário do Outlook, visualizando ambos calendários lado a lado ou sobrepostos com os outros no Outlook. Consulte o artigo criar um calendário para obter mais informações.

Tarefas    Utilize uma lista de tarefas para controlar as informações sobre projetos e outros eventos de acções a fazer do seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como monitorizar o estado e a percentagem de conclusão tal como a tarefa se modifica por defeito até conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão do correio eletrónico ou tarefa que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualizar as suas tarefas a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, ver e atualizá-lo no Outlook juntamente com as outras tarefas. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Tarefas do projecto    Utilize uma lista de tarefas do project para armazenar informações de tarefa com barras de vista e o progresso de Gantt. Pode controlar o estado e a percentagem de conclusão tal como a tarefa se modifica por defeito até conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão do correio eletrónico ou tarefa que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualizar as tarefas de projeto a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas do projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de formação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização do Project. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Controlo de problemas    Utilizar uma lista de controlo de problemas para armazenar informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte e controlar o progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e se relacionam problemas entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir problemas de serviço de cliente e soluções. Pode também comentar sobre problemas de cada vez que editá-los, criar um histórico de comentários sem alterar a descrição do problema original. Por exemplo, um representante de suporte ao cliente pode gravar cada passo redirecionado para resolver um problema e os resultados. Também pode utilizar uma lista de controlo de problemas com um fluxo de trabalho de três Estados para ajudar a sua organização gerir problema ou controlo de projetos. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Inquérito    Utilize um inquérito para recolher e compilar comentários, tal como um inquérito de satisfação empregado ou um questionário. Pode estruturar as perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral dos seus comentários. Se tiver um programa ou base de dados da folha de cálculo instalado que seja compatível com tecnologias de SharePoint, pode exportar os seus resultados para analisar mais detalhadamente-los. Consulte o artigo criar um inquérito para obter mais informações.

Personalizada    Utilize uma lista personalizada para iniciar uma lista de raiz. Também pode criar uma lista personalizada que é baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo que é compatível com tecnologias de SharePoint. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Consulte o artigo criar uma lista com base numa folha de cálculo para obter mais informações.

Listas externas    Utilize uma lista externa para trabalhar com dados que são armazenados fora do SharePoint, mas que pode ler e escrever dentro do SharePoint. A origem de dados de uma lista externa é chamada de Tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista SharePoint nativa, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder diretamente aos dados de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), seja o sistema uma base de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócio.

Lista personalizada em Vista de Folha de Dados     Vista Utilize a lista personalizada na vista de folha de dados para criar uma lista vazia semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. A vista de folha de dados fornece uma grelha de dados para visualização e edição de dados como linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar totais e valores calculados, bem como editar comodamente dados nas células de grelha. A vista de folha de dados requer o Office instalado num computador cliente de 32 bits e um browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estados    Utilize uma lista de estados para apresentar e controlar os objetivos do seu projeto. Esta lista inclui um conjunto de ícones coloridos para transmitir o nível de cumprimento dos objetivos.

Circulações    Utilize uma lista de circulações para enviar informações, incluindo carimbos de confirmação, para os membros da sua equipa.

Lista de Dicionários IME da Microsoft    Utilize a lista de Dicionários IME da Microsoft quando quiser utilizar dados na lista como um dicionário IME da Microsoft. Pode converter os itens de coluna "A ler" em "Apresentar" utilizando o Microsoft IME e ver o conteúdo em "Comentário" na janela Comentário IME. Os dados podem ser ligados a um URL específico.

Lista de Conteúdo do PerformancePoint    Utilize uma lista de Conteúdo do PerformancePoint para armazenar itens do dashboard, tais como tabelas de indicadores, relatórios, filtros e páginas do dashboard, e outros itens do dashboard criados com o Designer de Dashboards do PerformancePoint.

Idiomas e Tradutores    Utilize uma lista de Idiomas e Tradutores com um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Traduções. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou escolher que seja criada automaticamente quando adicionar um Fluxo de Trabalho de Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções.

Lista de KPIs    Utilize uma lista de KPIs para controlar Indicadores Chave de Desempenho que lhe permitem avaliar rapidamente o progresso relativamente a objetivos mensuráveis. Pode definir listas KPI para controlar o desempenho utilizando uma das quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista do SharePoint, dados em livros do Excel ou dados dos Serviços de Análise, um componente do Microsoft SQL Server. Depois de criada a lista de KPIs, poderá utilizá-la para visualizar o estado do indicador numa página do dashboard.

Importar Folha de Cálculo    Crie uma lista que use colunas e dados de uma folha de cálculo existente. A importação de uma folha de cálculo requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma destas listas à sua página

  1. Em Sites, clique em Definições Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem e, em seguida, clique em conteúdos do Site.

  2. Clique no ícone de Adicionar uma aplicação.

    Adicionar um ícone da aplicação na caixa de diálogo conteúdos do Site.
  3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Poderão existir mais do que uma página.

  4. Dê a aplicação de um nome exclusivo para que possa resgatá-la mais tarde para uma página e clique em Criar.

  5. Quando regressar ao ecrã de conteúdos do Site, pode efetuar três elementos:

    • Feche a janela e regressar à página. Adicione a nova aplicação na sua página utilizando Inserir peças Web.

    • Clique na aplicação e começar a introduzir dados.

    • Clique nas reticências e, em seguida, clique em alterar Definições. Pode adicionar colunas, alterar os nomes das e executar outras tarefas aqui.

Organizar listas num site

Apesar de poder utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e número de listas que tem e das necessidades da organização.

Pode pretender uma lista grande para servir diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um elevado número de problemas técnicos para controlar na organização e os problemas podem aplicar-se a múltiplos projetos e grupos.

Utilize uma lista única quando:

  • O seu grupo necessitar de ver informações de resumo sobre os itens da lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver o progresso de todos os problemas técnicos da organização ou ver todos os problemas que foram reportados no mesmo período de tempo.

  • As pessoas pretenderem procurar os problemas na mesma localização num site.

  • Pretender aplicar as mesmas definições aos itens da lista, tal como controlar versões ou exigir aprovação.

  • Os grupos que estiverem a trabalhar na lista partilharem características semelhantes, tais como os mesmos níveis de permissões. Pode ser aplicada uma permissão exclusiva a itens específicos da lista; contudo, se os níveis de permissões variarem muito, considere utilizar várias listas.

  • Pretender analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas sobre a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista utilizando tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Pode querer múltiplas listas quando existem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com essas listas.

Utilize múltiplas listas quando:

  • Achar que as pessoas não necessitam de resumos dos itens em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com as informações forem distintos e tiverem níveis de permissões diferentes.

  • Necessitar de aplicar definições diferentes como, por exemplo, controlo de versões ou aprovação, a múltiplos conjuntos de itens.

  • Não necessitar de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas formas de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas     Para ajudar o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Projeto a uma lista para que as pessoas que estão a trabalhar em projetos específicos possam ver e trabalhar mais facilmente com os itens delas. Também pode adicionar mais colunas se pretender reunir informações adicionais para cada item da lista, como o nome do departamento ou o nome de um empregado.

Se tiver vários itens numa lista, pode considerar a indexação certas colunas para melhorar o desempenho quando ver vários itens ou alternar entre vistas. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens estão organizados, mas pode ativar às organizações armazenar mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, indexação poderá demorar mais espaço de base de dados. Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca

Criar vistas     Se as pessoas no grupo tiverem necessidade de ver dados de uma determina forma frequentemente, pode utilizar vistas. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados de uma vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar numa lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da ligação.

Vistas dar-lhe a flexibilidade para armazenar um grande número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjuntos que pretende num momento específico, tal como apenas os problemas mais recentes que foram publicadas este ano, ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que estão disponíveis apenas para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estão disponíveis para todos. Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca

Criar pastas    Pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido pastas para ser criado. Isto é especialmente útil se os itens de lista podem ser divididos de uma forma específica, tal como ao projeto ou ao grupo. As pastas ajudam as pessoas mais facilmente digitalizar e gerir os itens de lista. tecnologias de SharePoint fornecem uma vista de árvore, que permite que as pessoas navegar seus sites e pastas da mesma forma que funcionam com as pastas no seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter as suas próprias pasta. Criar uma pasta numa lista

Consulte Também

Adicionar, editar ou eliminar itens de lista

Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Criar uma pasta numa lista

Eliminar uma pasta numa lista

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