Introdução às listas

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Uma lista é um conjunto de dados que pode partilhar com membros de equipa e outros utilizadores do site. Encontrará SharePoint fornece um número de listas de prontos a utilizar e modelos de lista para fornecer um bom ponto de partida para organizar os itens de lista. Este artigo explica os conceitos de criação e utilização de listas.

Consulte os tópicos seguintes para obter informações sobre como criar, editar e eliminar listas.

Nota: Tenha em atenção que as informações aqui e os tipos de listas disponíveis dependem da versão do SharePoint que estiver a utilizar. Se não souber a versão, contacte o administrador, ajuda do telefone de secretária ou gestor ou consulte o artigo qual a versão do SharePoint estou a utilizar?.

Normalmente, um site inclui muitas listas predefinidas (incluindo Hiperligações, Anúncios, Contactos, Controlo de Problemas, Inquéritos e Tarefas) que pode utilizar como ponto central para a colaboração em equipa ou numa solução de negócio. Em muitos casos, estas listas predefinidas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações. Por exemplo, pode utilizar:

  • Tarefas, que incluem o controlo da propriedade e do progresso, bem como uma linha cronológica na página para uma apresentação visual atrativa dos conteúdos da lista.

  • Controlo de Problemas, que inclui controlo de versões e armazenamento de histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e de tarefas de trabalho comuns.

As listas são diversificadas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que proporcionam uma forma sólida de armazenar, partilhar e trabalhar com dados. Pode:

  • Criar uma lista com várias colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, tais como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações gerais.

  • Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados (por exemplo, adicionando e eliminando colunas e modificando regras de validação); e utilizar listas de forma consistente nos sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais a partir de um calendário numa home page e criar uma vista visual (semelhante a um calendário de parede) noutra página.

  • Criar relações entre listas utilizando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relação (eliminação em cascata e restrita), combinação esta que melhora a sua capacidade de criar soluções de negócio mais sofisticadas e ajuda a preservar a integridade dos seus dados.

  • Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.

  • Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir informações para o seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhado    Pode controlar versões dos itens de lista, para que possa ver quais os itens que foram alteradas da versão em versão, assim como quem alterou os itens de lista. Se forem efectuados erros numa versão mais recente, pode restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é particularmente importante se a sua organização necessita monitorizar uma lista, tal como-evolução deste.

Exigir a aprovação    Pode especificar que aprovação para um item de lista é necessária antes de que pode ser visto por todos. Itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprová-las. Pode controlar quais os grupos de utilizadores podem ver um item de lista antes de tenha sido aprovada.

Personalizar permissões    Pode especificar se os participantes para a sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. As pessoas que têm permissões para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Pode também se aplicam níveis de permissão específicos a um item de lista única, por exemplo, se o item contém informações confidenciais.

Criar e gerir vistas    O grupo, pode criar vistas diferentes da mesma lista. Não altera o conteúdo da lista de real, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, dependendo das suas necessidades.

Atualizar listas    Independentemente do tipo de lista que está a atualizar o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista. Existem duas formas de adicionar ou editar um item a uma lista.

  • Utilizando um formulário, ou seja, o método predefinido.

  • Inline, ou seja, o item é adicionado diretamente na página da lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico das alterações efetuadas ao item de lista e restaurar uma versão anterior, caso se engane numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados    Pode utilizar fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas numa lista assim como as funções de sistema como [Hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma predefinida data de vencimento que é de sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre as alterações    Listas e vistas podem utilizar RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho automaticamente podem receber atualizações. RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e ver atualizações ou feeds RSS de notícias e informações numa localização consolidada. Também pode criar alertas para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando são adicionados novos itens de correio eletrónico. Alertas são uma forma conveniente para controlar as alterações que são importantes para si.

Criar relações de lista    Para criar uma relação entre duas listas, na lista de origem, criar uma pesquisa coluna que obtém (ou "procura") um ou mais valores a partir de uma lista de alvos, se esses valores correspondem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se pretender, pode continuar a adicionar colunas adicionais a partir da lista de destino à lista de origem. Quando cria uma coluna de pesquisa, também pode decidir Impor comportamento de relação definindo uma eliminação em cascata ou restringir elimine a opção que ajuda a manter os dados válidos e ajuda a evitar inconsistências que causam problemas poderiam.

Partilhar informações de lista com um programa de base de dados    Se tiver um programa de base de dados instalado, tal como o Access, pode exportar e importar dados para e a partir do seu site, bem como ligar uma tabela a partir da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os seus dados de lista uma base de dados, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte o artigo Importar dados para uma base de dados do Access para obter mais informações.

Utilizar listas de forma consistente nos sites    Se o seu grupo funciona com vários tipos de listas, pode adicionar consistência ao longo de múltiplas listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura da lista de forma eficaz. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de serviço do cliente que especifica certas colunas (como contacto do cliente) e processos de negócio para o tipo de conteúdo. Outro exemplo está a criar uma coluna de site para nomes de departamentos que tem uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna na múltiplas listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma maneira no cada lista.

Trabalho em itens de lista a partir de um programa de e-mail    Ao utilizar um programa de e-mail que seja compatível com tecnologias de SharePoint, pode tirar informações importantes lista consigo. Por exemplo, com o Outlook, pode ver e actualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir do Outlook. Consulte o artigoligar uma lista externa ao Outlook para obter mais informações.

Definir filtragem de conteúdos    Pode ativar segmentação de conteúdos para obter uma lista e, em seguida, tornar itens na lista apareçam apenas às pessoas que são membros do determinado SharePoint e grupos do Active Directory ou audiências. Isto é feito usando peças Web, tal como consulta peça Web de conteúdo, que utiliza segmentação para filtrar a lista com base na associação do utilizador num grupo. Antes dos itens numa lista podem ser ativados para uma audiência específica, a própria lista tem de ser definida com a coluna de filtragem de audiência.

O tipo de lista que utiliza depende do tipo de informações que está a partilhar.

Anúncios    Utilize uma lista de anúncios para partilhar notícias e de estado e para fornecer lembretes. Suporte de anúncios melhorado formatação com imagens, hiperligações e o texto formatado.

Contactos    Utilize uma lista de contactos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos aos quais trabalha. Se estiver a utilizar uma mensagem de e-mail ou contacte o programa de gestão de que seja compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualizar os seus contactos a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de fornecedores de todos os da sua organização a partir de um programa de e-mail compatível com tecnologias de SharePoint, como o Outlook. Uma lista de contactos não realmente gerir os membros do seu site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, tal como uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate    Utilize uma área de debate para fornecer um local central para gravar e armazenar debates de equipa que é semelhante ao formato de newsgroups. Se o administrador tiver ativado listas no seu site para receber mensagens de correio eletrónico, áreas de debate podem armazenar debates de e-mail a partir de programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, pode criar uma área de debate para a nova versão do produto da sua organização.

Ligações    Utilize uma lista de hiperligações como numa localização central para ligações à Internet, intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, poderá criar uma lista de hiperligações para Web sites os seus clientes.

Ligações Promovidas    Utilize esta lista para apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendário    Utilize um calendário para todos os eventos da equipa ou para situações específicas, tais como feriados da empresa. Um calendário fornece visuais vistas, semelhantes a um calendário de telefone de secretária ou parede, dos seus eventos de equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar os marcos de equipa, tal como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionadas com um intervalo de tempo específico. Se estiver a utilizar um programa de correio ou calendário que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualiza o seu calendário a partir do seu site enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, pode comparar e atualizar o calendário no site com as datas do calendário do Outlook, visualizando ambos calendários lado a lado ou sobrepostos com os outros no Outlook. Consulte o artigo criar um calendário para obter mais informações.

Tarefas    Utilize uma lista de tarefas para controlar as informações sobre projetos e outros eventos de acções a fazer do seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como monitorizar o estado e a percentagem de conclusão tal como a tarefa se modifica por defeito até conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão do correio eletrónico ou tarefa que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualizar as suas tarefas a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, ver e atualizá-lo no Outlook juntamente com as outras tarefas. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Tarefas do projecto    Utilize uma lista de tarefas do project para armazenar informações de tarefa com barras de vista e o progresso de Gantt. Pode controlar o estado e a percentagem de conclusão tal como a tarefa se modifica por defeito até conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão do correio eletrónico ou tarefa que é compatível com tecnologias de SharePoint, pode ver e atualizar as tarefas de projeto a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas do projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de formação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização do Project. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Controlo de problemas    Utilizar uma lista de controlo de problemas para armazenar informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte e controlar o progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e se relacionam problemas entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir problemas de serviço de cliente e soluções. Pode também comentar sobre problemas de cada vez que editá-los, criar um histórico de comentários sem alterar a descrição do problema original. Por exemplo, um representante de suporte ao cliente pode gravar cada passo redirecionado para resolver um problema e os resultados. Também pode utilizar uma lista de controlo de problemas com um fluxo de trabalho de três Estados para ajudar a sua organização gerir problema ou controlo de projetos. Consulte o artigo criar uma lista para obter mais informações.

Inquérito    Utilize um inquérito para recolher e compilar comentários, tal como um inquérito de satisfação empregado ou um questionário. Pode estruturar as perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral dos seus comentários. Se tiver um programa ou base de dados da folha de cálculo instalado que seja compatível com tecnologias de SharePoint, pode exportar os seus resultados para analisar mais detalhadamente-los. Consulte o artigo criar um inquérito para obter mais informações.

Personalizada    Utilize uma lista personalizada para iniciar uma lista de raiz. Também pode criar uma lista personalizada que é baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo que é compatível com tecnologias de SharePoint. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Consulte o artigo criar uma lista com base numa folha de cálculo para obter mais informações.

Listas externas    Utilize uma lista externa para trabalhar com os dados que se encontra armazenado fora SharePoint mas que podem ler e escrever dentro SharePoint. Origem de dados de uma lista externa chama um tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista nativa SharePoint, uma lista externa utiliza serviços de conectividade empresarial aos dados do access diretamente a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), se esse sistema for uma base de dados, o serviço Web ou o sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na folha de dados   Vista Utilize lista personalizada na vista de folha de dados para criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. Vista de folha de dados fornece uma grelha para visualização e edição de dados como linhas e colunas de dados. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar valores calculados e totais e convenientemente editar dados nas células da grelha. Vista de folha de dados requer o Office instalado no computador de um cliente de 32 bits e de um browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estado    Utilize uma lista de estado para apresentar e monitorizar os objetivos do projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau ao qual objetivos forem cumpridos.

Circulações    Utilize a lista de Circulações para enviar informações, incluindo carimbos de confirmação, aos membros da equipa.

Lista de dicionários IME da Microsoft    Utilize a lista de dicionários IME da Microsoft para quando pretender utilizar os dados na lista como um dicionário IME da Microsoft. Pode converter os itens de coluna de leitura para visualização utilizando o IME da Microsoft e ver os conteúdos comentário na janela do IME comentário. Os dados podem ser ligados a um URL específico.

Lista de conteúdo do PerformancePoint    Utilize uma lista de conteúdo do PerformancePoint para armazenar itens de dashboard, tais como tabelas de indicadores, relatórios, filtros, páginas de dashboard e outros itens do dashboard criados utilizando o Designer de Dashboards do PerformancePoint.

Idiomas e tradutores    Utilize uma lista de idiomas e tradutores com um fluxo de trabalho Gestão de traduções numa biblioteca de gestão de tradução. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução para a coluna especificada na lista para cada idioma. Pode criar manualmente a esta lista ou pode optar por ter esta lista criada automaticamente quando adiciona um fluxo de trabalho de gestão de tradução para uma biblioteca de gestão de traduções.

Lista KPI    Utilize uma lista KPI para controlar indicadores chave de desempenho que lhe permitem rapidamente avaliar o progresso efetuado face aos objetivos determinada com uma precisão. Pode configurar o listas de KPIS para controlar o desempenho utilizando uma das origens de quatro dados: introduzido manualmente dados, dados de uma lista de SharePoint, dados em livros do Excel ou dados de Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server. Quando a lista KPI estiver criada, pode utilizá-lo para visualizar o estado do indicador numa página do dashboard.

Importar Folha de Cálculo    Crie uma lista que use colunas e dados de uma folha de cálculo existente. A importação de uma folha de cálculo requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma destas listas à sua página

  1. Em Sites, clique em Definições Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem e, em seguida, clique em conteúdos do Site.

  2. Clique no ícone de Adicionar uma aplicação.

    Adicionar um ícone da aplicação na caixa de diálogo conteúdos do Site.
  3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Poderão existir mais do que uma página.

  4. Dê a aplicação de um nome exclusivo para que possa resgatá-la mais tarde para uma página e clique em Criar.

  5. Quando regressar ao ecrã de conteúdos do Site, pode efetuar três elementos:

    • Feche a janela e regressar à página. Adicione a nova aplicação na sua página utilizando Inserir peças Web.

    • Clique na aplicação e começar a introduzir dados.

    • Clique nas reticências e, em seguida, clique em alterar Definições. Pode adicionar colunas, alterar os nomes das e executar outras tarefas aqui.

Organizar listas num site

Apesar de poder utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e número de listas que tem e das necessidades da organização.

Pode pretender uma lista grande para servir diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um elevado número de problemas técnicos para controlar na organização e os problemas podem aplicar-se a múltiplos projetos e grupos.

Utilize uma lista única quando:

  • O seu grupo necessitar de ver informações de resumo sobre os itens da lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver o progresso de todos os problemas técnicos da organização ou ver todos os problemas que foram reportados no mesmo período de tempo.

  • As pessoas pretenderem procurar os problemas na mesma localização num site.

  • Pretender aplicar as mesmas definições aos itens da lista, tal como controlar versões ou exigir aprovação.

  • Os grupos que estiverem a trabalhar na lista partilharem características semelhantes, tais como os mesmos níveis de permissões. Pode ser aplicada uma permissão exclusiva a itens específicos da lista; contudo, se os níveis de permissões variarem muito, considere utilizar várias listas.

  • Pretender analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas sobre a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista utilizando tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Pode querer múltiplas listas quando existem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com essas listas.

Utilize múltiplas listas quando:

  • Achar que as pessoas não necessitam de resumos dos itens em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com as informações forem distintos e tiverem níveis de permissões diferentes.

  • Necessitar de aplicar definições diferentes como, por exemplo, controlo de versões ou aprovação, a múltiplos conjuntos de itens.

  • Não necessitar de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas formas de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas    Para ajudar o seu grupo pinpoint os itens que são mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, poderá adicionar a coluna de projetos a uma lista para ajudar as pessoas a trabalhar em projetos específicos mais facilmente ver e trabalhar com os seus itens. Também poderá querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item de lista, tal como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se tiver vários itens numa lista, pode considerar a indexação certas colunas para melhorar o desempenho quando ver vários itens ou alternar entre vistas. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens estão organizados, mas pode ativar às organizações armazenar mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, indexação poderá demorar mais espaço de base de dados. Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca

Criar vistas    Pode utilizar vistas se as pessoas no seu grupo necessitam frequentemente ver dados de uma determinada forma. Vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentam os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados em momento cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar uma lista em conjuntos de itens de lista de 25 ou 100 por página, consoante as suas preferências e a velocidade da sua ligação.

Vistas dar-lhe a flexibilidade para armazenar um grande número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjuntos que pretende num momento específico, tal como apenas os problemas mais recentes que foram publicadas este ano, ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que estão disponíveis apenas para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estão disponíveis para todos. Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca

Criar pastas    Pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido pastas para ser criado. Isto é especialmente útil se os itens de lista podem ser divididos de uma forma específica, tal como ao projeto ou ao grupo. As pastas ajudam as pessoas mais facilmente digitalizar e gerir os itens de lista. tecnologias de SharePoint fornecem uma vista de árvore, que permite que as pessoas navegar seus sites e pastas da mesma forma que funcionam com as pastas no seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter as suas próprias pasta. Criar uma pasta numa lista

Consulte Também

Adicionar, editar ou eliminar itens de lista

Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Criar uma pasta numa lista

Eliminar uma pasta numa lista

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×