Introdução às bibliotecas

Introdução às bibliotecas

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Uma biblioteca é uma localização num site onde pode carregar, criar, atualizar e trabalhar em colaboração em ficheiros com membros da equipa. Cada biblioteca apresenta uma lista de ficheiros e disponibiliza informações importantes sobre os mesmos, como, por exemplo, quem foi a última pessoa a modificar um determinado ficheiro. A maioria dos sites que cria incluem uma biblioteca. Por exemplo, um site de equipa tem uma biblioteca Documentos, onde pode organizar e partilhar os seus documentos.

Biblioteca Documentos

À medida que precisa de mais bibliotecas, pode escolher a partir de várias aplicações de biblioteca prontos a utilizar e adicioná-los ao seu site. Também pode personalizar bibliotecas de várias formas. Por exemplo, pode controlar como os documentos são visualizados, geridos e criados. ou, controlar versões de ficheiros, incluindo quantos e qual o tipo de versão. Pode criar vistas personalizadas, formulários e fluxos de trabalho para o ajudar a gerir os seus projetos e processos de negócio.

Uma equipa de marketing na Contoso cria um site de equipa através do qual planeia fazer a gestão de projetos e documentos. A equipa escolhe o proprietário do site para geri-lo. O proprietário do site obtém o nível de permissão Controlo Total a partir do momento em que é adicionado ao grupo Proprietários do site. O proprietário partilha o site e atribui permissões aos outros membros para poderem contribuir. A equipa decide utilizar a biblioteca Documentos para gerir comunicados de imprensa, ficheiros de orçamentos, contratos, propostas e outros documentos de equipa.

O proprietário do site carrega documentos importantes, de modo a que a equipa comece a utilizar a biblioteca como localização central. Em seguida, o proprietário passa ao controlo de versões, para que a equipa tenha um histórico da evolução dos ficheiros e possa restaurar uma versão anterior, se necessário. O proprietário do site também adiciona modelos padrão à biblioteca para relatórios de marketing, contratos de vendas, planeamentos de campanhas e folhas de cálculo de orçamentos. Cada modelo contém o logótipo da empresa e um formato que todos, de comum acordo, queiram utilizar. Quando os membros criam um novo ficheiro a partir da biblioteca de documentos, podem facilmente selecionar o modelo que pretendem utilizar.

À medida que os membros da equipa adicionam ficheiros e colaboram em documentos, a biblioteca é organizada mediante a inserção de colunas e a criação de vistas que vão ajudar a localizar documentos rapidamente. Por exemplo, o proprietário do site adiciona uma coluna "Nome do Projeto", de modo a que os membros possam filtrar ou ordenar por essa coluna. Outros membros da equipa adicionam vistas públicas agrupadas por trimestre fiscal e filtradas por contratos que expiram em seis meses. Cada membro também pode criar vistas pessoais que os ajudem a localizar informações rapidamente e a concluir o trabalho.

Após um intenso debate numa reunião de funcionários, a equipa decide definir alertas ao nível da biblioteca para comunicar atualizações uma vez por semana. Cada membro pode decidir como configurar alertas ou feeds RSS adicionais em ficheiros específicos conforme necessário.

Separador Biblioteca com alerta de RSS realçado

A equipa também se compromete com uma importante "prática recomendada" neste novo paradigma de colaboração. Quando os membros pretendem partilhar um documento, resistem à tentação de o anexar a uma mensagem de correio eletrónico e, em vez disso, enviam a ligação para o documento numa mensagem de correio eletrónico. Enviar uma ligação a partir da biblioteca não só é muito fácil, como também permite às pessoas aceder à versão mais recente no site da equipa.

Uma das responsabilidades mais importantes desta equipa é propor campanhas de marketing para fomentar vendas e receitas. Quando os membros da equipa desenvolvem um plano para uma campanha nova, cocriam documentos e controlam versões secundárias dos ficheiros. A cocriação permite que várias pessoas editem um documento simultaneamente, sem ter a preocupação de reconciliar alterações. Caso cometam um erro numa das versões de um documento, podem restaurar uma versão anterior. Quando terminarem o plano da campanha, podem criar uma versão principal e enviá-la para aprovação pelo departamento jurídico e pelo gestor. Quando o ficheiro é aprovado, os outros funcionários da empresa podem vê-lo.

O proprietário do site pesquisa a formação e a documentação online e aprende a configurar um fluxo de trabalho, a associá-lo à biblioteca e a automatizar o processo de reunir comentários, recolher assinaturas e publicar o documento final.

Após três meses de utilização, o site e a biblioteca Documentos tornaram-se decisivos para a equipa e ajudaram a melhorar a produtividade e a visibilidade em toda a empresa. Já não conseguem imaginar trabalhar sem eles e estão a explorar outras formas de utilizar as tecnologias SharePoint para uma melhor colaboração.

Seguem-se algumas formas para trabalhar com bibliotecas e torná-las mais úteis para o grupo (vagamente organizadas do mais básico para o mais avançado):

Utilizar e criar vistas     Pode utilizar uma vista para ver os ficheiros numa biblioteca que são mais importantes para si ou que melhor se adequam a um determinado fim. Os conteúdos da biblioteca não mudam, mas cada vista organiza ou filtra os ficheiros para que seja mais fácil localizá-los e navegar de uma forma significativa. Para obter mais informações as sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Barra de vista de biblioteca de imagens com modificar vista seleccionada

Controlar versões     Se precisar de manter versões anteriores dos ficheiros, bibliotecas podem ajudá-lo a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode escolher controlar todas as versões da mesma forma. Ou pode optar por designar algumas versões como principais, tal como adicionar um novo capítulo a um manual e algumas versões como secundárias, tal como corrigir um erro de ortografia. Para ajudar a gerir espaço de armazenamento, opcionalmente, pode escolher o número de cada tipo de versão que pretende armazenar.

Sugestão:  Se a sua equipa planeia utilizar a cocriação, recomendamos que ative, pelo menos, o controlo de versões principais na biblioteca, caso de alguém cometa um erro e carregue um documento com o mesmo nome numa biblioteca onde todas as pessoas estão a cocriar. Desta forma, se perder alterações, pode restaurar uma versão anterior do documento.

Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Cocriação ou saída dos ficheiros     Quando edita um documento do Microsoft Word ou PowerPoint a partir de uma biblioteca sem consultá-la, outras pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo (que é a cocriação). Quando dar saída um ficheiro, o utilizador garantir que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dada entrada. Pode exigir que seja dada em bibliotecas que contenham documentos sensíveis ou quando pretende controlar cuidadosamente evolução dos documentos documentos. Mas, tenha em atenção que exigir saída tornará impossibilita para as pessoas para co-criar documentos. Dar saída, as pessoas irão-lhe pedidas para sair de um comentário sobre o que são alteradas no documento, mas utilizar saída será também a edição e lento rever processos. Para mais informações, consulte o artigo colaboração e co-criação de documentos ou dar saída, dar entrada, ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca.

Editar ficheiros a partir de programas de ambiente de trabalho    Quando armazena documentos num site do SharePoint, pode criar, editar e cocriar documentos diretamente a partir de programas de ambiente de trabalho compatíveis, como o Microsoft Word ou PowerPoint, sem ter sequer de aceder ao site. Por exemplo, pode editar uma apresentação do PowerPoint ao mesmo tempo que outros estão a editá-la (também chamado cocriação). Do mesmo modo, pode dar entrada ou saída de documentos diretamente a partir do PowerPoint. Para além disso, pode utilizar o OneDrive para Empresas ou o Outlook para colocar conteúdos da biblioteca offline, trabalhar nesses conteúdos a partir de um local remoto e, em seguida, sincronizar facilmente as alterações quando voltar a estar online.

Manter-se informado sobre as alterações    Para se manter atualizado sempre que os documentos de uma biblioteca são modificados, pode configurar alertas, subscrever feeds RSS ou seguir documentos. A principal diferença entre alertas, RSS e seguimento é o local onde vai receber as notificações. Tanto os alertas. como os feeds RSS, o informam sobre atualizações e ambos lhe permitem personalizar a quantidade de informações recebidas. Pode configurar alertas ou RSS para ser informado sempre que é efetuada uma alteração numa biblioteca. Se só está preocupado com um documento específico, configure um alerta ou siga o documento. Os alertas podem ser recebidos por correio eletrónico ou mensagens de texto. As notificações RSS são recebidas num feed consolidado, que pode ler no Outlook ou noutro leitor de feeds. Se seguir um documento, receberá uma notificação no seu Newsfeed (caso a empresa esteja a utilizar Newsfeed). Para obter mais informações sobre as notificações, consulte Criar um alerta ou subscrever um feed RSS.

Exigir a aprovação de documentos     Pode requerer a aprovação dos documentos antes que estes possam ser vistos por todos. Os documentos permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa que tenha permissão para tal. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um documento antes de ser aprovado. Esta funcionalidade pode ser útil se a biblioteca contiver procedimentos ou diretrizes importantes que necessitem de ser finais antes de poderem ser vistos por outras pessoas.

Definir permissões    Grupos do SharePoint e níveis de permissões ajudá-lo a gerir o acesso ao conteúdo de forma eficiente. Por predefinição, as permissões no bibliotecas, pastas nas bibliotecas e documentos são herdadas do site. Atribuir permissões exclusivas para uma biblioteca específica ou um documento pode ajudar a proteger conteúdo confidencial, tal como contratos ou informações de orçamento, sem restringir o acesso ao resto do site. Para mais informações sobre as permissões, consulte Noções sobre o níveis de permissões no SharePoint.

Criar fluxos de trabalho     Um tipo de biblioteca ou conteúdo de documento pode utilizar fluxos de trabalho que a sua organização tenha definido para processos de negócio, tal como gerir a aprovação de documentos ou rever. O grupo pode aplicar processos de negócio aos seus documentos, conhecidos como fluxos de trabalho, que especificam ações que precisa para serem vistos numa sequência, tal como a aprovação de documentos. Um fluxo de trabalho do SharePoint é uma forma automática de mover documentos ou itens através de uma sequência de ações ou tarefas. Três fluxos de trabalho estão disponíveis para bibliotecas por predefinição: aprovação, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para aprovação; Recolher comentários, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para comentários e devolve o documento para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e recolher assinaturas, encaminha um documento a um grupo de pessoas para recolher as suas assinaturas digitais.

Nota:  Apenas o fluxo de trabalho de três estados está disponível no SharePoint Foundation.

Para obter mais informações sobre os fluxos de trabalho, consulte Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo funciona com vários tipos de ficheiros, como folhas de cálculo, apresentações e documentos, pode aumentar a funcionalidade da sua biblioteca de ativação e definindo vários tipos de conteúdo. Tipos de conteúdo adicionar flexibilidade e consistência ao longo de várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo de e até mesmo fluxo de trabalho processos. Os modelos de agir como ponto de partida, para a formatação e qualquer texto automático e para as propriedades que se aplicam aos documentos desse tipo, como o número de nome ou o contrato de departamento.

Controlo de auditoria    Se tiver um grupo de ficheiros sensíveis e seria útil saber como os documentos foram a ser utilizados, pode definir uma política que permite-lhe ativar o controlo de auditoria de eventos, tal como alterações de ficheiro, cópias ou eliminação.

Definir políticas    As definições de políticas permitem a expiração, eliminação automática ou revisão periódica (através de um fluxo de trabalho) de documentos que atingiram uma idade especificada. Á medida que as bibliotecas evoluem, a utilização destas definições de disposição pode poupar tempo e esforço despendidos a tentar limpar manualmente espaço num disco rígido totalmente cheio ou evitar que se atinjam limites de quota.

Nota:  As definições de políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation.

Utilizar um site do Centro de Documentos    Pode utilizar um site do Centro de Documentos quando pretender criar, gerir e armazenar uma grande quantidade de documentos. Um Centro de Documentos é concebido para funcionar como um repositório centralizado para gestão de vários documentos. As funcionalidades, como a navegação na vista de árvore e por metadados, os tipos de conteúdo e as Peças Web, ajudam-no a organizar e obter documentos. Os "Responsáveis pelo conteúdo" podem configurar rapidamente a navegação condicionada por metadados no sentido de obter um bom desempenho na maioria das bibliotecas sem criar índices explicitamente; em alternativa, os responsáveis pelo conteúdo podem criar índices para melhorar o desempenho numa gama mais vasta de filtros e vistas. Pode utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação (onde os utilizadores dão entrada e saída de ficheiros e criam estruturas de pastas para esses ficheiros) ou como um arquivo de conteúdos (onde os utilizadores apenas veem ou carregam documentos).

Nota: Centro de documentos não está disponível no SharePoint Foundation.

A forma como organiza os ficheiros numa biblioteca depende das necessidades do seu grupo e de como prefere armazenar e procurar as informações. Algum planeamento pode ajudá-lo a configurar a estrutura que melhor se adequa ao grupo. As bibliotecas têm várias funcionalidades que ajudam a trabalhar com vários ficheiros numa biblioteca. Contudo, várias bibliotecas podem adequar-se melhor ao grupo.

Pode pretender que uma biblioteca sirva diversas necessidades. Por exemplo, poderá ter vários projetos no mesmo grupo ou vários grupos a trabalhar no mesmo projeto. Considere a utilização de uma única biblioteca quando:

  • O seu grupo necessitar de ver informações de resumo sobre o mesmo conjunto de ficheiros ou vistas diferentes do mesmo. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver todos os ficheiros agrupados por departamento ou por data para conclusão.

  • As pessoas quiserem procurar ficheiros na mesma localização num site.

  • Pretender aplicar as mesmas definições aos ficheiros, tais como controlar versões de ficheiros ou exigir aprovação.

  • Os grupos que estiverem a trabalhar com a biblioteca partilharem características semelhantes, como os mesmos níveis de permissões.

  • Pretender analisar informações sobre os ficheiros numa folha de cálculo ou receber atualizações consolidadas sobre os ficheiros.

Para trabalhar de forma eficaz com os documentos numa biblioteca, pode organizar ficheiros numa biblioteca adicionando colunas, definindo vistas ou criando pastas.

Poderá pretender criar várias bibliotecas quando existirem diferenças distintas entre os conjuntos de ficheiros que pretende armazenar e gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com os ficheiros. Utilize várias bibliotecas quando:

  • Os tipos de ficheiros que pretende armazenar e gerir forem distintos e não estiver à espera que as pessoas visualizem frequentemente resumos de ficheiros ou procurem os ficheiros em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que estão a utilizar os ficheiros forem distintos e tiverem diferentes níveis de permissões.

  • Necessitar de aplicar definições diferentes como, por exemplo, aprovação ou controlo de versões, em diferentes conjuntos de ficheiros.

  • Não tiver de analisar os ficheiros em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre os mesmos.

  • Pretender fornecer conjuntos diferentes de opções para criar novos ficheiros ou pretender que as opções no menu Novo de uma biblioteca apareçam numa ordem diferente.

Em seguida, são apresentadas algumas formas de trabalhar eficazmente com várias bibliotecas.

Configurar colunas e modelos de site    Se a sua organização pretende estabelecer algumas definições consistentes nos seus bibliotecas, pode definir o modelos de site e as colunas de site. Pode partilhar as definições em várias bibliotecas, para que não tem de recriar as definições de cada vez.

Enviar ficheiros para outra localização    Se pretender que um ficheiro esteja disponível em várias bibliotecas, poderá armazená-lo numa biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Pode optar por ser lembrado para atualizar as cópias do documento quando efetuar alterações no original.

Criar modelos de biblioteca    Se pretender estabelecer algumas definições uniformes para as bibliotecas ou reutilizar características em várias bibliotecas, pode guardar uma biblioteca como um modelo. Os modelos de biblioteca estão disponíveis como opção na página Adicionar uma Aplicação do seu site.

Existem várias formas de organizar ficheiros numa biblioteca. Pode adicionar colunas, definir vistas e criar pastas. Cada abordagem tem as suas próprias vantagens e pode combinar as abordagens para satisfazer as necessidades exclusivas da sua biblioteca e equipa.

Por predefinição, as bibliotecas controlam o nome de um ficheiro, bem como as informações sobre o estado de um ficheiro, tais como se foi dada entrada do mesmo. Mas pode especificar colunas adicionais que ajudem o grupo a categorizar e controlar ficheiros, tais como um nome de uma campanha ou o número de um projeto, ou outras informações que sejam importantes para a equipa. Existem diversas opções para o tipo de coluna que criar, incluindo uma única linha de texto, uma lista pendente de opções, um número calculado a partir de outras colunas, ou mesmo o nome e a imagem de uma pessoa no site.

As colunas fornecem cabeçalhos de coluna que facilitam a ordenação e filtragem dos documentos. Quando vê ficheiros numa biblioteca, pode ordenar ou filtrar temporariamente os ficheiros apontando para o nome de uma coluna e, em seguida, clicando na seta para baixo junto ao nome. Este procedimento é útil se necessitar de ver os ficheiros de uma determinada forma, mas terá de repetir os passos da próxima vez que vir a biblioteca.

Para obter mais informações sobre a adição de colunas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Irão utilizadores com frequência pretende ver: todos os documentos relacionados com um específico do projeto, todos os documentos que pertence a um determinado departamento ou agrupar os documentos por mês que vencem? Se pretender ver os ficheiros num determinado forma com frequência, pode definir uma vista. Pode utilizar esta vista sempre que funcionam com a biblioteca. Quando criar uma vista, é adicionada à lista pendente vistas atual localizada no Friso biblioteca.

Uma vista de biblioteca é uma seleção de colunas numa página que apresenta itens numa biblioteca e define frequentemente uma sequência de ordenação, um filtro, um agrupamento e um esquema personalizado específicos. As bibliotecas podem ter vistas pessoais e vistas públicas. Qualquer pessoa que esteja atribuída ao grupo Membros no site (que tenha o nível de permissões Contribuir) pode criar uma vista pessoal para ver os ficheiros de uma determinada forma ou filtrar apenas pelos ficheiros que pretende ver. Se tiver permissão para criar uma biblioteca, pode criar uma vista pública que qualquer pessoa conseguirá utilizar ao ver a biblioteca. Também pode tornar qualquer vista pública na vista predefinida, para que as pessoas vejam automaticamente essa vista da biblioteca.

Se os membros do grupo virem as bibliotecas num dispositivo móvel, poderá criar vistas móveis que forneçam limites, tais como o número de itens apresentados numa vista, que sejam os ideais para a largura de banda e limitações dos dispositivos.

Para obter mais informações as sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

As pastas são contentores que podem ser utilizados para agrupar e gerir conteúdo numa biblioteca ou lista. Se as pastas estiverem ativadas na biblioteca, poderá adicionar pastas à maioria dos tipos de biblioteca. Se a biblioteca contiver vários itens, as pastas também melhoram a eficácia do acesso a esses itens. Quando cria uma pasta, está a criar um índice interno em segundo plano. Este índice interno também é criado para a pasta raiz, ou de nível superior, de uma biblioteca ou lista. Quando acede a itens numa pasta, está a utilizar efetivamente este índice interno para aceder aos dados.

Se uma biblioteca contiver vários itens que possam ser agrupados de uma determinada forma, poderá utilizar pastas para organizar conteúdo na biblioteca. Bons exemplos de grupos incluem projetos, equipas, departamentos, categorias de produtos, faixas etárias, listagens por ordem alfabética e subgrupos por ordem alfabética (A-C, D-F, etc.). As pastas podem ajudar as pessoas a analisar e gerir vários ficheiros de uma forma familiar.

Pastas na biblioteca

Por predefinição, uma biblioteca com pastas de ativadas apresenta pastas na vista predefinida da biblioteca sem quaisquer filtros. Isto é útil, uma vez que os utilizadores podem escolher a pasta adequada quando estes são inseridos novos documentos. Apresentar todas as pastas também torna menos provável que os itens serão adicionados incorretamente fora pastas na biblioteca. Pode reorganizar facilmente documentos em pastas de outra biblioteca utilizando o comando Abrir com o Explorador disponível no Friso biblioteca.

Nota:  Uma vista de biblioteca pode ser definida como Ordenar apenas pelos critérios especificados, em que as pastas não são apresentadas antes de eventuais itens na vista. Se pretender que os utilizadores localizem facilmente a pasta correta, poderá ser útil não utilizar esta opção de ordenação da vista.

Embora as pastas da biblioteca não sejam apresentadas na navegação do site, o proprietário do site ou um utilizador com permissão para criar um site pode ativar a Vista de Árvore, que apresenta a secção Conteúdo do Site na navegação do site e permite expandir, fechar e navegar facilmente nas pastas ou bibliotecas.

Vista em Árvore no Site

Para mais informações acerca de pastas, consulte o artigo criar uma pasta numa biblioteca de documentos ou Eliminar uma pasta numa biblioteca.

As três abordagens podem funcionar em conjunto. As mesmas colunas que utiliza para controlar documentos na vista predefinida de uma biblioteca podem ser utilizadas para criar uma vista com vários critérios de filtragem. As pessoas podem ordenar e filtrar uma vista de forma dinâmica, clicando nos cabeçalhos de coluna para isolar o conteúdo nesse momento. Se tiver sido definida uma estrutura de pastas na biblioteca, pode "simplificar" uma vista de biblioteca ao definir a opção Mostrar todos os itens sem pastas na secção Pastas quando criar ou modificar a vista. Cada abordagem pode complementar a outra, de modo a obter o conteúdo certo no momento certo e na forma adequada às suas necessidades.

Quando cria um site novo, algumas bibliotecas são criadas automaticamente, como, por exemplo, a biblioteca Documentos num site de equipa. Pode personalizar estas bibliotecas de acordo com os seus objetivos ou pode criar as suas próprias bibliotecas adicionais. Cada tipo de biblioteca tem um objetivo específico e algumas têm um conjunto diferente de comportamentos e funcionalidades.

Importante:  Pode ter menos ou mais bibliotecas disponíveis no seu site, dependendo da versão do SharePoint na qual se baseia o seu site, do plano do Office 365 subscrito pela sua empresa ou se determinadas funcionalidades estão ativadas no seu site.

Biblioteca de elementos     Para partilhar e gerir elementos de multimédia digitais, tais como ficheiros de imagem, áudio e vídeo, utilize uma biblioteca de elementos. Uma biblioteca de elementos facilita aos utilizadores a deteção e reutilização de ficheiros de multimédia digitais já criados por outras pessoas, tais como logótipos e imagens de empresa. Uma biblioteca de elementos também fornece tipos de conteúdo com propriedades e vistas para gerir e procurar elementos de multimédia, tais como miniaturas e palavras-chave de metadados. Por exemplo, poderá ser conveniente gerir e armazenar imagens de marca e fragmentos de conteúdo reutilizável de aplicações, de modo a estarem disponíveis em toda a empresa e a serem utilizados de forma consistente.

Biblioteca de Dashboards    Contém páginas de Peças Web, páginas de Peças Web com Listas de Estado e dashboards implementados do PerformancePoint.

Biblioteca de Ligações de Dados     Para simplificar a manutenção e gestão de ligações de dados, utilize uma biblioteca de ligações de dados. Uma biblioteca de ligações de dados é um local centralizado para armazenar ficheiros Office Data Connection (ODC). Cada um destes ficheiros (.odc) contém informações sobre como localizar, iniciar sessão, consultar e aceder a uma fonte de dados externa. A centralização de ficheiros ODC numa biblioteca de ligações de dados também possibilita a partilha, gestão e pesquisa de ficheiros de ligações de dados de um site do SharePoint e ajuda a garantir que os relatórios e dados de negócio, especialmente as folhas de cálculo, mantêm um conjunto consistente de valores e resultados de fórmula como "uma versão da verdade".

Nota: Para simplificar a manutenção e a gestão dos ficheiros de ligações de dados no PerformancePoint, utilize uma biblioteca de ligações de dados do PerformancePoint. Nesta biblioteca, pode armazenar ficheiros de ODC e Ligação de Dados Universal (UDC).

Biblioteca de documentos     Para muitos tipos de ficheiro, incluindo documentos e folhas de cálculo, utilize uma biblioteca de documentos. Pode armazenar outros tipos de ficheiro numa biblioteca de documentos, apesar de alguns tipos de ficheiro estarem bloqueados por motivos de segurança. Quando trabalha com programas que não estão bloqueados, pode criar esses ficheiros a partir da biblioteca. Por exemplo, a equipa de marketing pode ter a sua própria biblioteca de documentos para material de planeamento, comunicados de imprensa e publicações.

Biblioteca de formulários    Se necessitar de gerir um grupo de formulários comerciais baseados em XML, utilize uma biblioteca de formulários. Por exemplo, a sua organização poderá pretender utilizar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. A configuração de uma biblioteca de formulários necessita de um editor de XML ou de um programa de estruturação de formulários XML, tal como o Microsoft InfoPath. O formulário preenchido é apenas um ficheiro .xml que contém os dados (e apenas os dados) que foram introduzidos no formulário, tais como a data da despesa e o montante. Tudo o resto que compõe o relatório de despesas é fornecido pelo modelo de formulário. Depois de preenchidos os formulários, pode intercalar os dados do formulário ou exportá-los para análise.

Biblioteca de imagens    Para partilhar uma coleção de imagens ou gráficos digitais, utilize uma biblioteca de imagens. Embora as imagens possam ser armazenadas noutros tipos de bibliotecas do SharePoint, as bibliotecas de imagens apresentam várias vantagens. Por exemplo, numa biblioteca de imagens, é possível ver imagens numa apresentação de diapositivos, transferir imagens para o computador e editar imagens com programas de gráficos compatíveis, tal como o Microsoft Paint. Pondere criar uma biblioteca de imagens se pretender armazenar imagens de eventos de equipa ou lançamentos de produtos. Também pode ligar a imagens da biblioteca a partir de outras localizações no site (por exemplo, wikis e blogues).

Biblioteca de registos     Para manter um repositório central para armazenamento e gestão dos registos ou documentos de negócio importantes da organização, utilize uma biblioteca de registos. Por exemplo, a sua organização poderá ter de cumprir normas que necessitam de um processo organizado para gerir documentos pertinentes. Um site do Centro de Registos pode conter várias bibliotecas de registos para armazenar diferentes tipos de registos. Para cada biblioteca, pode definir políticas que determinem os registos a armazenar, como encaminhar e gerir os documentos, e o período de tempo durante o qual estes registos têm de ser mantidos.

Biblioteca de relatórios     Para simplificar a criação, a gestão e o fornecimento de páginas Web, documentos e indicadores chave de desempenho (KPI) de métricas e objetivos, utilize uma biblioteca de relatórios. A biblioteca de relatórios é um local central onde pode criar e guardar relatórios, como livros do Excel e páginas de dashboard. Quando publica um livro do Excel numa biblioteca de relatórios, basta um único clique para o abrir na vista de browser, que é uma forma prática de ver o livro sem ter de o adicionar a uma página de Peças Web.

Biblioteca de Diagramas de Processos (Métrica e Unidades dos E.U.A.)    Para armazenar e partilhar documentos de processos de diagramas, como os que são criados com o Microsoft Visio, utilize uma Biblioteca de Diagramas de Processos. As bibliotecas Métrica e Unidades dos E.U.A. são personalizadas de acordo com as medidas correspondentes.

Biblioteca de Páginas Wiki    Para criar uma coleção de páginas wiki ligadas, utilize uma biblioteca de páginas wiki. Uma wiki permite que várias pessoas recolham informações num formato fácil de criar e modificar. Também pode adicionar à sua biblioteca páginas wiki que contenham imagens, tabelas, hiperligações e ligações internas. Por exemplo, se a sua equipa criar um site wiki para um projeto, o site poderá armazenar sugestões e truques numa série de páginas ligadas entre si.

Nota: Dependendo do site e da configuração, são criadas automaticamente bibliotecas de sistema adicionais, tais como a biblioteca de estilos, a biblioteca de elementos do site e a biblioteca de páginas do site. Contudo, não pode criar estas bibliotecas específicas através da interface de utilizador.

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