Introdução à integração de dados entre o Access e um site do SharePoint

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Pode partilhar e gerir os dados de várias formas ao utilizar Microsoft Office Access 2007 com Windows SharePoint Services 3.0. Beneficiar as funcionalidades de colaboração de um site do SharePoint enquanto continua a utilizar as funcionalidades de entrada e de análise de dados do Access. Por exemplo, pode controlar versões de dados, Subscrever alertas para que saiba quando forem efetuadas alterações e gerir permissões para os dados.

Neste artigo

Formas de trabalhar com dados

Integrar e gerir dados

Controlar os seus dados e o fluxo de trabalho

Formas de trabalhar com dados

Quando utiliza Office Access 2007, pode partilhar, gerir e atualizar dados de sites do SharePoint no várias maneiras diferentes.

Mover os dados para um site do SharePoint    Quando mover uma base de dados a partir do Access para um site do SharePoint, pode criar listas no site do SharePoint que estão ligadas como tabelas na base de dados. Quando uma base de dados for movida, o Access cria uma nova aplicação front-end que tem todos os antigos formulários e relatórios e as novas tabelas ligadas que foram exportadas apenas. O Assistente Mover para Site do SharePoint ajuda-o a mover os dados de todas as suas tabelas ao mesmo tempo.

Após a criação das listas do SharePoint, podem trabalhar pessoas com as listas do site do SharePoint ou nas tabelas ligadas no Access enquanto estes utilizar as funcionalidades do site do SharePoint para gerir os dados e de se manter atualizados com as alterações. Como administrador, pode gerir permissões para os dados e versões dos dados para poder ver quem alterou ou restaurou os dados anteriores.

Publicar dados a um site SharePoint    Se estiver a colaborar com outras pessoas, pode guardar uma cópia de uma base de dados numa biblioteca num servidor SharePoint e continuar a trabalhar na base de dados utilizando os formulários e relatórios no Access. Pode ligar listas como tabelas na base de dados, que é útil se pretender controlar os dados no site do SharePoint, e, em seguida, pode criar formulários, consultas e relatórios para trabalhar com os dados. Por exemplo, pode criar uma aplicação do Access que fornece relatórios e consultas para listas do SharePoint que controlar os seus problemas e gerir informações sobre o funcionário. Quando as pessoas a trabalhar com estes listas num site do SharePoint, pode abrem os relatórios e consultas do Access a partir do menu Ver para as listas do SharePoint. Por exemplo, se pretender visualizar e imprimir um relatório de problemas do Access para uma reunião mensal, pode fazê-lo diretamente a partir da lista do SharePoint.

Quando a publicar uma base de dados para um servidor pela primeira vez, o Access fornece uma lista dos servidores Web que o torna mais fácil navegar para a localização onde pretende publicar, tal como uma biblioteca de documentos. Depois de a publicar a base de dados, o Access memoriza a localização para que não precisa de localizar o servidor novamente ao publicar as suas alterações. Quando a publicar uma base de dados para um site do SharePoint, a base de dados fica disponível para as pessoas com permissão para trabalhar com o site do SharePoint.

Abrir formulários do Access e relatórios a partir de um site do SharePoint    Os utilizadores podem abrir listas nas vistas avançadas do Access a partir de um site do SharePoint. Formulários do Access, relatórios e folhas de dados podem aparecer ao lado de outras vistas num site do SharePoint. Se selecionar uma vista do Access, o Access inicia e abre o pedido de formulário, relatório ou folha de dados. Isto torna mais fácil para executar um relatório do Access formatado num site do SharePoint sem ter do primeiro início Office Access 2007 ou navegue para o objeto à direita.

Criar bases de dados a partir de listas do SharePoint    Pode abrir uma lista do SharePoint no Access. Se não existir uma base de dados, pode criá-lo no Access e, em seguida, criar um conjunto de formulários e relatórios baseados na sua lista.

Tomar offline listas do SharePoint com o Access    Se precisar de levar algumas base trabalho consigo, pode tirar as offline listas do SharePoint com um clique utilizando o Access. Pode trabalhar nos seus dados no Access e, em seguida, sincronizar as suas alterações ou restabelecer a ligação com o site SharePoint tarde.

Importar ou ligar a uma lista do SharePoint    Pode trazer com uma lista do SharePoint para o Access importando ou ligando. Importar uma lista do SharePoint cria uma cópia da lista de uma base de dados. Durante a operação de importação, pode especificar as listas que pretende copiar e, para cada lista selecionada, pode especificar se quer importar a lista inteira ou apenas uma vista específica. Ligação permite-lhe que ligar a dados no outro programa sem importar essas informações para que possa ver e editar os dados mais recentes, tanto no programa original e a base de dados do Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access.

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Integrar e gerir dados

Depois de mover os dados do Access para um site do SharePoint, pode gerir a quem vê os dados, controlar as versões e recuperar quaisquer dados que são eliminados acidentalmente. Melhor integração de dados entre Office Access 2007 e sites do SharePoint melhora o desempenho e a aplicação de estrutura.

Gerir permissões em sites do SharePoint    Pode atribuir diferentes níveis de permissões para listas e bases de dados do Access em sites do SharePoint. Pode atribuir permissões de leitura limitada ou permissões de edição completos para grupos e seletivamente podem permitir ou negar o acesso a determinados utilizadores. Se precisar de limitar o acesso a apenas alguns itens sensíveis a maiúsculas e numa base de dados, pode definir permissões em itens de lista específica num site do SharePoint.

Controlar e gerir versões em sites do SharePoint    Pode controlar versões de itens de lista e ver o histórico de versões num site do SharePoint. Pode recuperar uma versão anterior de um item, se necessário. Se precisar de saber que alterou uma linha ou quando foi alterada, pode ver o histórico de versões.

Obter dados a partir da Reciclagem    Pode utilizar a Reciclagem nova em sites do SharePoint para ver registos eliminados facilmente e recuperar as informações que foram eliminadas acidentalmente.

Desempenho melhorado para tabelas ligadas a listas do SharePoint    Foram efetuadas otimizações para o processamento de interno das tabelas que estão ligadas a listas do SharePoint para ativar uma alternativa mais rápida e a experiência mais suave que com versões anteriores.

Mapeamento melhorado dos tipos de dados do Windows SharePoint Services    Com o novo suporte para anexos e campos de valores múltiplos, Access suporta mais dos tipos de dados encontrados nos sites do SharePoint, facilitando a e criação de aplicações partilhadas.

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Controlar os seus dados e o fluxo de trabalho

Pode utilizar Office Access 2007 com informações a partir de sites do SharePoint para controlar os dados da sua organização, problemas e fluxo de trabalho.

Controlo    Access tem agora um modelo de controlo que interage diretamente com o modelo de controlo problemas num site do SharePoint. Os esquemas são os mesmos e a solução do Access pode ser utilizada como um front-end — por exemplo, com formulários e consultas — contra dados a partir de um site do SharePoint.

Controlar o histórico de campos de memorando    Campos de memorando são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Pode definir uma propriedade que indica ao Access para manter um histórico de todas as alterações a um campo de memorando. Em seguida, pode ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo de versões em sites do SharePoint, para que o Access também pode utilizar para ver as alterações efetuadas à lista do SharePoint.

Integração com o fluxo de trabalho em sites do SharePoint    Agora pode utilizar o Access para interagir com e elaborar relatórios sobre fluxos de trabalho para que possa melhor indicador de estado do projeto e avaliar os processos de negócio. Os relatórios de fluxo de trabalho podem abranger vários listas, bem como informações a partir de vários fluxos de trabalho.

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