Introdução à integração de dados entre o Access e um site do SharePoint

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É possível partilhar e gerir dados de várias formas utilizando o Microsoft Office Access 2007 com o Windows SharePoint Services 3.0. É possível beneficiar das funcionalidades de colaboração de um site do SharePoint continuando simultaneamente a utilizar as funcionalidades de introdução e análise de dados do Access. Por exemplo, é possível controlar versões de dados, subscrever alertas de modo a saber quando foram efectuadas as alterações e gerir permissões para os dados.

Neste artigo

Formas de trabalhar com dados

Integrar e gerir dados

Controlar os seus dados e o fluxo de trabalho

Formas de trabalhar com dados

Quando o Office Access 2007 é utilizado, é possível partilhar, gerir e actualizar dados de sites do SharePoint de várias formas.

Mover dados para um site do SharePoint    Quando uma base de dados é movida do Access para um site do SharePoint, são criadas listas no site do SharePoint que são ligadas como tabelas nessa base de dados. Quando uma base de dados é movida, o Access cria uma nova aplicação de front-end que possui todas os antigos formulários e relatórios e as novas tabelas ligadas recentemente exportadas. O Assistente de Movimentação para Site do SharePoint ajuda a mover os dados de todas as tabelas simultaneamente.

Após as listas do SharePoint serem criadas, é possível trabalhar com as listas no site do SharePoint ou nas tabelas ligadas no Access utilizando simultaneamente as funcionalidades de um site do SharePoint para gerir os dados e permanecer actualizado com as alterações. Enquanto administrador, é possível gerir permissões para os dados e versões dos dados de modo a que seja possível ver quem os alterou ou restaurar dados anteriores.

Publicar dados num site do SharePoint    Se existir uma colaboração com outras pessoas, é possível restaurar uma cópia de uma base de dados numa biblioteca num servidor do SharePoint e continuar a trabalhar na base de dados utilizando os formulários e relatórios no Access. É possível ligar listas como tabelas na base de dados, o que se revelará útil se pretender controlar dados no site do SharePoint e, em seguida, forem criados formulários, consultas e relatórios para trabalhar com os dados. Por exemplo, é possível criar uma aplicação do Access que forneça consultas e relatórios para listas do SharePoint que controlem problemas e giram informações sobre os funcionários. Quando se trabalhar com estas listas num site do SharePoint, será possível abrir as consultas e relatórios do Access a partir do menu Ver para as listas do SharePoint. Por exemplo, se pretender visualizar e imprimir um relatório de problemas do Access para uma reunião mensal, é possível efectuá-lo directamente a partir da lista do SharePoint.

Quando uma base de dados é publicada num servidor pela primeira vez, o Access fornece uma lista de servidores Web que tornam mais fácil navegar para a localização em que pretende publicar, como, por exemplo, uma biblioteca de documentos. Após a base de dados ser publicada, o Access memoriza a localização de modo a que não seja necessário localizar novamente o servidor quando forem publicadas alterações. Quando uma base de dados é publicada num site do SharePoint, a base de dados fica disponível para pessoas com permissão para trabalhar com o site do SharePoint.

Abrir formulários e relatórios do Access a partir de um site do SharePoint    Os utilizadores podem abrir listas em completas vistas do Access a partir de um site do SharePoint. Os formulários, relatórios e folhas de dados do Access podem surgir ao lado de outras vistas num site do SharePoint. Quando uma vista do Access é escolhida, o Access inicia e abre o formulário, relatório ou folha de dados solicitada. Este procedimento facilita a execução de um completo relatório do Access num site do SharePoint sem que seja necessário iniciar primeiramente o Office Access 2007 ou navegar para o objecto correcto.

Criar bases de dados a partir de listas do SharePoint    É possível abrir uma lista do SharePoint no Access. Se não existir uma base de dados, é possível criá-la no Access e, em seguida, criar um conjunto de formulários e relatórios baseados numa lista.

Colocar listas do SharePoint offline com o Access    Se for necessário levar trabalho para casa, é possível colocar listas do SharePoint offline com um clique utilizando o Access. É possível trabalhar em dados no Access e, em seguida, sincronizar as alterações efectuadas ou ligar novamente ao site do SharePoint posteriormente.

Importar ou ligar a uma lista do SharePoint    É possível introduzir uma lista do SharePoint no Access através de uma importação ou de uma ligação. Importar uma lista do SharePoint cria uma cópia da lista numa base de dados do Access. Durante a operação de importação, é possível especificar as listas que pretende copiar e, para cada lista seleccionada, é possível especificar se pretende importar toda a lista ou apenas uma vista específica. A ligação permite estabelecer uma ligação a dados noutro programa sem importar essas informações, de modo a que seja possível visualizar e editar os mais recentes dados tanto no programa original como numa base de dados do Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access.

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Integrar e gerir dados

Após os dados do Access serem movidos para um site do SharePoint, é possível gerir quem visualiza os dados, controlar as versões e recuperar quaisquer dados que sejam acidentalmente eliminados. A melhor integração de dados entre o Office Access 2007 e os sites do SharePoint melhora o desempenho e a estrutura da aplicação.

Gerir permissões em sites do SharePoint    É possível atribuir diferentes níveis de permissão a listas e bases de dados do Access em sites do SharePoint. É possível atribuir permissões limitadas de leitura ou permissões totais de edição a grupos, sendo possível permitir ou recusar selectivamente o acesso a determinados utilizadores. Se for necessário limitar o acesso a apenas alguns itens sensíveis numa base de dados, é possível definir permissões em itens de lista específicos num site do SharePoint.

Controlar e gerir versões em sites do SharePoint    É possível controlar versões de itens de lista e visualizar o histórico de versões num site do SharePoint. É possível recuperar uma versão anterior de um item, se necessário. Se for necessário saber quem alterou uma linha ou quando esta foi alterada, é possível visualizar o histórico de versões.

Obter dados da Reciclagem    É possível utilizar a nova Reciclagem em sites do SharePoint para visualizar facilmente registos eliminados e recuperar informações que tenham sido acidentalmente eliminadas.

Melhor desempenho para tabelas ligadas a listas do SharePoint    Foram efectuadas optimizações no processamento interno de tabelas que estejam ligadas a listas do SharePoint de modo a permitir uma experiência mais rápida e estável do que no caso de versões anteriores.

Mapeamento melhorado de tipos de dados do Windows SharePoint Services    Com um novo suporte para campos e anexos com vários valores, o Access suporta agora mais tipos de dados localizados em sites do SharePoint, tornando a estruturação e construção de aplicações partilhadas muito mais simples.

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Controlar dados e fluxos de trabalho

É possível utilizar o Office Access 2007 com informações de sites do SharePoint para controlar dados, problemas e fluxos de trabalho de uma organização.

Controlar    O Access possui agora um novo modelo de controlo que interage directamente com o modelo de Controlo de Problemas num site do SharePoint. Os esquemas são idênticos e a solução do Access pode ser utilizada como front-end (por exemplo, com formulários e consultas) relativamente a dados de um site do SharePoint.

Controlar o histórico de campos Memo    Os campos Memo são úteis para armazenar grandes quantidades de informação. É possível definir uma propriedade que indique ao Access para reter um histórico de todas as alterações a um campo Memo. Em seguida, é possível visualizar o histórico dessas mesmas alterações. Esta funcionalidade suporta igualmente a funcionalidade de informação de versão em sites do SharePoint, de modo a que seja igualmente possível utilizar o Access para visualizar as alterações efectuadas à lista do SharePoint.

Integração com fluxo de trabalho em sites do SharePoint    Agora, é possível utilizar o Access para interagir e reportar sobre fluxos de trabalho de modo a que seja possível aferir melhor o estado do projecto e avaliar processos de negócio. Os relatórios de fluxo de trabalho podem abranger várias listas bem como informações de vários fluxos de trabalho.

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