Instruções guiadas: configurar as novidades para a sua organização

Instruções guiadas: configurar as novidades para a sua organização

Com o SharePoint, pode partilhar conteúdos de notícias na sua organização de forma significativa e detectável. Por predefinição, as notícias do SharePoint são apresentadas na página inicial do SharePoint, em sites de equipa, sites de comunicação, sites de concentradores e na aplicação para dispositivos móveis, de acordo com a relevância para o utilizador. Por exemplo, se um artigo de notícias importantes for publicado por alguém no seu círculo de trabalho ou Postado num site onde está activo, este será apresentado para o utilizador.

As organizações têm muitas opções para o tipo de notícias mostrado, onde são apresentadas, quem pode criar publicações e muito mais. Neste passo-a-passo, iremos fazer mais do que apenas configurar peças Web de notícias em vários sites; Iremos mostrar-lhe uma estratégia que inclui a configuração de um site de notícias "Official" para obter notícias que sejam visualmente distinguidas como notícias da organização; configurar categorias para diferentes tipos de notícias; Além disso, mesmo a configuração de um processo de aprovação para publicações de notícias. Vamos apresentar as notícias num site de Hub de intranet proveniente de um site de comunicaçãoempresarial, de um site de comunicação de departamento e de um site de equipade departamento.

A home page do site do Hub apresenta todas as histórias de notícias aprovadas para qualquer site associado ao Hub. Isto significa que os utilizadores veem todas as notícias criadas no site de notícias da empresa, todas as mensagens de notícias criadas em sites de comunicação departamental e as histórias de notícias para apenas o site de equipa do departamento.

Exemplo de notícias num site de Hub de intranet.

Número 1 notícias de um site de comunicação empresarial "oficial" que faz parte do site do Hub

Número 2 notícias de um site de comunicação do departamento que faz parte do site do Hub

Número 3 notícias de um site de equipa de um departamento que faz parte do site do Hub

O conteúdo é apresentado da seguinte forma nos sites do Hub:

  • Cada site de comunicação departamental apresenta publicações de notícias apenas para esse departamento.

  • Cada site de equipa departamental apresenta publicações de notícias criadas nesse site de equipa, bem como publicações criadas no site de notícias da empresa.

Estrutura do site do Hub

Todos os sites de equipa e comunicação, com a exceção do site de comunicação empresarial, estão associados a um único site de Hub.

Cada departamento tem um site de comunicação para partilhar informações com o resto da organização e um site de equipa para comunicações internas entre os funcionários dos departamentos.

Exemplo de estrutura do site do Hub.

Seguem-se mais detalhes sobre o fluxo de notícias para esta organização.

  • Todos os funcionários têm permissão para criar notícias em seus sites de equipa. As publicações podem ser marcadas como sendo um "Marco" ou simplesmente "departamental".

  • Cada departamento tem um ou mais funcionários a atribuir a tarefa de criar mensagens de notícias no site de comunicação do departamento.

  • Todas as histórias de notícias criadas em sites de comunicação departamental passam por um fluxo de aprovação de página no qual uma pessoa designada do departamento de comunicações da empresa aprova as publicações.

  • As mensagens oficiais de notícias do departamento de comunicações da empresa são criadas num site especial denominado Notícias empresariais que não estão associadas ao site do Hub. Este site está designado como notícia "Official".

  • Mensalmente, uma newsletter que contém as histórias de notícias selecionadas de comunicações empresariais é enviada por e-mail para todos os funcionários .

Implementar a estratégia

Nesta secção, irá orientá-lo ao longo do processo de configuração do seu ambiente do SharePoint para cumprir os requisitos desta estratégia de notícias. Isto envolve a configuração da peça Web notícias e a criação de um processo de aprovação de página numa biblioteca de páginas, criação de categorias para notícias e designar um site como "notícias oficiais".

Neste exemplo, a hipótese é de que cada uma das comunicações e sites de equipa já estão associados a um site central (com a exceção das comunicações da empresa) e que já existem várias publicações de notícias no site de comunicações da empresa. Se precisar de saber como configurar estes tipos de sites, consulte o artigo configurar o seu site de Hub do SharePoint, criar um site de comunicação no SharePoint Onlinee criar um site de equipa no SharePoint.

Configurar o seu site de comunicações empresarial para obter notícias de organizações "oficiais"

A configuração do seu site de comunicação empresarial para as notícias da organização "Official" permite que as histórias de notícias das comunicações corporativas apareçam em destaque para que os seus utilizadores saibam imediatamente que esta é uma notícia oficial da empresa, tal como neste exemplo:

Exemplo de notícias empresariais num site

Para ativar esta funcionalidade e especificar o site para as notícias da organização, um administrador do SharePoint tem de utilizar os comandos do PowerShell do SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurar notícias num site de equipa do departamento

No site de equipa do seu departamento, irá adicionar a peça Web notícias à página três vezes. Cada peça Web apresentará informações de notícias diferentes com base na origem e nas categorias de notícias. Para criar as categorias, adicione uma coluna à biblioteca de páginas para permitir que os autores marquem as suas páginas com a categoria adequada.

Criar colunas para categorias

  1. No site de equipa do seu departamento, clique na ligação páginas na navegação do site para aceder à biblioteca páginas.

  2. Selecione + adicionar coluna ou + à direita do nome da última coluna na parte superior das páginas.

    Exemplo de configuração de uma coluna para categorias de notícias

  3. No campo nome , introduza o tipo de mensagemde nome.

  4. No menu pendente, selecione escolher como o tipo de coluna.

  5. Fornecer duas opções: "notícias do departamento" e "Marco".

  6. Clique em Guardar.

    Em seguida, adicionaremos peças Web de notícias à Home Page do site de equipa do departamento para mostrar as notícias do departamento, as novidades e as notícias a partir do Web site da empresa.

Adicionar notícias do departamento

  1. Adicione uma secção do outro lado direito à Home Page.

  2. Na primeira coluna, adicione a peça Web notícias e o título "notícias do departamento".

  3. Clique em editar Botão de edição da peça Web na barra de ferramentas da peça Web.

  4. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: este site

    • Mostrar o título e os comandos: ativado

    • Esquema: história superior

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: tipo de publicação é igual a notícias do departamento

  5. Clique em aplicar para guardar as suas alterações.

Adicionar notícias sobre Marco

  1. Na mesma coluna, por baixo da peça Web que acabou de adicionar, adicione novamente a peça Web notícias e o título "Marcos".

  2. Clique em editar Botão de edição da peça Web na barra de ferramentas da peça Web.

  3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: este site

    • Mostrar o título e os comandos: ativado

    • Esquema: lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: tipo de publicação igual a Marcos

  4. Clique em aplicar para guardar as suas alterações.

Adicionar notícias da empresa

  1. Na segunda (direita) coluna, adicione novamente a peça Web notícias e o título "notícias da empresa".

  2. Clique em editar Botão de edição da peça Web na barra de ferramentas da peça Web.

  3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: selecione selecionar sites e, em seguida, selecione o seu site de notícias empresarial.

    • Mostrar o título e os comandos: ativado

    • Esquema: lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: tipo de publicação igual a Marcos

  4. Clique em aplicar para guardar as suas alterações.

Para testar o que fez até agora, crie várias publicações de notícias no site do departamento. Defina as propriedades da página nas páginas do seu artigo de notícias para que, em alguns dos tipos de publicação, seja definido como departamento de notícias e, em outros, defina o tipo de publicação como marco. Para um atualizador sobre como definir propriedades para páginas, consulte ver, editar e adicionar detalhes de página.

Esta é a aparência da home page do departamento após a sua conclusão:

Exemplo de notícias num Web site do departamento

Configurar o seu site de comunicação do departamento

Neste exemplo, as mensagens de notícias criadas no site de comunicação têm de ser aprovadas. Pode configurar a aprovação de páginas com o Microsoft Flow. Dê um nome ao fluxo que inclua o nome do site, como "aprovação de página de recursos humanos" e defina o aprovador para um funcionário no departamento de comunicações da empresa.

Painel de opções aprovação de página

Em seguida, configure a home page do site para apresentar as histórias de notícias deste site.

  1. Na home page do seu departamento de si, adicione uma peça Web notícias .

  2. Selecione editar Botão de edição da peça Web na barra de ferramentas da peça Web.

  3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: este site

    • Esquema: história superior

  4. Crie uma mensagem de notícias que gostaria de apresentar na sua Home Page. Quando terminar, envie a página para aprovação ao selecionar submeter para aprovação no canto superior direito da página.

O funcionário designado como Aprovador quando configurar o fluxo receberá um e-mail a indicar que a página está a aguardar aprovação. Após aprovar a página, esta será apresentada na peça Web notícias no seu site de comunicação do departamento.

Vá em frente e crie várias publicações de notícias neste site. Certifique-se de que cada página é enviada para aprovação e, em seguida, aprovada.

Neste exemplo, pode ver o tipo de notícias apresentado no site de comunicação departamental para o departamento de recursos humanos:

Exemplo de um site de comunicação de departamento

Configurar a home page do site do hub de intranet

  • Adicione uma secção de duas colunas à Home Page do site do concentrador.

  • Na coluna à esquerda, adicione a peça Web notícias .

    Selecione editar Botão de edição da peça Web na barra de ferramentas da peça Web.

  • Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: selecione selecionar sites e, em seguida, selecione site de comunicações empresarial.

    • Esquema: história superior

  • Na coluna da direita, adicione novamente a peça Web notícias .

  • Defina as seguintes opções no painel de propriedades da peça Web:

    • Origem de notícias: todos os sites no Hub

    • Esquema: notícias do concentrador

Quando terminar, deverá ver apenas as mensagens de notícias de comunicações corporativas no lado esquerdo da página e deverá ver as mensagens de notícias a partir de todos os sites associados ao Hub na peça Web no lado direito da página.

Exemplo de notícias acumuladas num site concentrador

Agora que já viu como colocar uma estratégia específica para trabalhar, pode pensar sobre a sua própria estratégia. Seguem-se algumas perguntas a perguntar e à sua organização para o ajudar a preparar-se.

  • Como é que as notícias estão comunicadas? Como pode utilizar as mesmas pessoas ou processos que já tem no local ao utilizar a nova abordagem?

  • Que tipo de conteúdo de notícias pretende partilhar?

  • Quem irá criar conteúdo?

  • As notícias têm de ser aprovadas? Em caso afirmativo, o que deve ser o processo de aprovação?

  • Como é que as notícias estão comunicadas?

Em muitas organizações, já existe uma forma formal de comunicar informações aos funcionários em toda a organização. Além disso, em muitos casos, os funcionários de um departamento comunicam-se uns com os outros de forma menos formal. É importante que considere estes processos porque, em alguns casos, pode continuar a utilizar as mesmas pessoas ou processos no SharePoint.

Ao pensar na organização de comunicações de largura, pode perguntar-lhe os seguintes tipos de perguntas:

  • Alguém na sua organização cria e envia boletins informativos?

  • São enviados por correio electrónico? Em caso afirmativo, qual é o processo atual para permitir que a pessoa saiba que notícias precisa de ser incluída? Com que frequência são enviados os boletins informativos?

  • o Hat é o processo de determinação das notícias incluídas e de que não? Quem faz essa decisão?

  • Qual é o processo para editar o conteúdo?

    Qual é o processo de decisão sobre as imagens que são incluídas em histórias?

No nível departamental, pode consultar estes tipos de perguntas:

  • Existe alguém cuja responsabilidade da tarefa inclui a partilha de informações com o resto do departamento?

  • Os funcionários partilham informações de forma informativa entre si com ferramentas como e-mail ou mensagens?

  • Que conteúdo está a ser partilhado?

O passo seguinte na criação da sua estratégia de notícias é avaliar o tipo de conteúdo de notícias que está a ser produzido pela sua organização. Os tipos de histórias de notícias podem incluir:

  • "Nas histórias de notícias" que notificam os funcionários de que a sua empresa ou organização tem o seu público premido, como a apresentação numa publicação comercial, num programa de notícias, etc.

  • Anúncios da empresa ou Marcos, como lançar um novo produto ou iniciar uma nova iniciativa

  • Marcos de funcionários, como, por exemplo, quando um funcionário é casado, tem um subordinado ou um revendedor

  • Informações que requerem que os funcionários tomem medidas, tais como inscrever-se para obter vantagens ou participar em formação

Como imagina sobre este conteúdo, é importante que tenha em consideração a relevância e importância para vários grupos na sua organização. Por exemplo:

  • Todas as pessoas na sua organização precisam de saber quando podem inscrever-se para obter vantagens. Isto é importante e relevante para todas as pessoas.

  • As pessoas no departamento financeiro têm de saber mais sobre as novas leis relacionadas com as suas práticas de contabilidade. Isto é relevante e importante para os mesmos. No entanto, não é relevante nem importante para qualquer outra pessoa na organização.

  • O departamento de vendas está a ter uma competição de culinária em sala de sexta-feira. Isto pode ser relevante para as pessoas do departamento de vendas, mas não é elegível como importante e ninguém poderá considerar relevante ou importante.

O objetivo de pensar nos seus conteúdos é tomar uma nota de que os conteúdos têm de ser reproduzidos de forma mais predominante e de que conteúdo deve ser repartido de forma secundária ou não. A forma como responde a esta pergunta pode depender de fatores como o tamanho da sua empresa. Se for uma pequena empresa, pode decidir que as etapas do funcionário devem ser apresentadas em toda a empresa, enquanto uma empresa maior pode mostrá-la apenas a funcionários num determinado departamento.

Quem está a criar conteúdos de notícias? Em algumas organizações, o conteúdo de notícias é criado e gerido por uma pessoa central ou grupo de pessoas, como o departamento de comunicações empresariais. Esta abordagem centralizada cria uma abordagem simples para criar e gerir conteúdos de notícias, garantindo que apenas são publicados conteúdos importantes e relevantes para os funcionários em todo o âmbito da empresa. No entanto, esta abordagem reduz o montante de conteúdo de notícias que é normalmente gerado porque requer o tempo intensivo de um grupo individual ou um grupo de pessoas. Ao abrir o processo de publicação para outras pessoas na sua organização, está a permitir que outras pessoas criem conteúdos de notícias. Os conteúdos de notícias criados pelos utilizadores nos seus próprios departamentos serão mais recentes e focados nas atividades dos seus departamentos, o que aumenta a relevância do conteúdo.

Quem está a aprovar conteúdos de notícias?

Depois de permitir que outras pessoas criem conteúdos de notícias, é possível que o conteúdo seja criado, o que não corresponde aos seus critérios de conteúdo de qualidade. Pode incluir conteúdos com erros ortográficos e gramaticais, utilizar idioma inapropriado ou ser apenas irrelevante. Pode decidir implementar um processo de aprovação para garantir que o conteúdo cumpre os critérios necessários para a publicação.

Como os utilizadores irão consumir notícias utilizando o SharePoint?

Tradicionalmente, os sites de intranet foram criados com a suposição de que os utilizadores navegaram para a Home Page da intranet e que consomem notícias ali. Neste cenário, as notícias da empresa importantes seriam apresentadas na Home Page, com uma maior notícia das histórias que foram agregadas a partir de sites departamentais. Este é um cenário de "recepção", em que o conteúdo "Official" (normalmente importante e relevante para todos os funcionários) é apresentado e o conteúdo agregado é "recebido" de outros sites de departamento. Em muitos casos, no entanto, os utilizadores não navegam mais para a Home Page da intranet. Os utilizadores podem simplesmente navegar diretamente para a sua home page do site departamental, uma vez que esse site contém a maior parte das informações que encontrarem relevantes. Em alguns casos, as organizações podem optar por implementar um cenário de "envio", em que as informações oficiais são "empurradas" para o site departamental e são apresentadas juntamente com as histórias de notícias que foram criadas apenas no seu departamento.

Se a sua organização estiver a utilizar sites concentradores, pode agregar conteúdos de notícias no nível do concentrador. Se a sua organização implementou múltiplos hubs, é importante que tenha em consideração como estes são reproduzidos na sua estratégia de notícias geral. É prática comum criar um site de departamento interno e externo. O site de departamento interno é normalmente um site de equipa do SharePoint associado a grupos. Esse site destina-se apenas a membros desse departamento. No entanto, também existe um site de comunicação público do SharePoint, que é utilizado para comunicar informações desse departamento para toda a organização.

Ao utilizar este modelo, todos os utilizadores irão ver todas as notícias criadas em sites de comunicação departamental, mas os utilizadores só verão publicações de notícias criadas nesses sites de equipa aos quais pertencem.

Também é importante pensar nos outros locais em que os utilizadores podem ter conteúdos de notícias do cliente. Os utilizadores podem ler as histórias de notícias utilizando a aplicação SharePoint no seu dispositivo móvel e na página do SharePoint no Office 365. Além disso, é possível que o proprietário de um site crie um boletim de histórias de notícias recentes que podem ser enviadas para os utilizadores ou para que os utilizadores publiquem histórias de notícias de um site do SharePoint associado a um grupo a um canal do Microsoft Teams.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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