Inserir subtotais numa lista de dados numa folha de cálculo

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Pode calcular automaticamente subtotais e totais gerais numa lista para uma coluna utilizando o comando Subtotal.

Importante: Subototals não são suportadas em tabelas do Excel. O comando Subtotal aparecerá cinzento saída se estiver a trabalhar com uma tabela do Excel. Para adicionar subtotais numa tabela, tem primeiro de converter a tabela num intervalo normal de dados e, em seguida, adicione o subtotal. Tenha em atenção que isto irá remover todas as funcionalidades de tabela a partir de dados, exceto a formatação da tabela. Ou pode criar uma tabela dinâmica.

Quando insere subtotais:

  • Subtotais    são calculadas com um função de resumo, tal como Soma ou média, utilizando a função SUBTOTAL. Pode apresentar mais do que um tipo de função de resumo para cada coluna.

  • Totais gerais    são derivadas do dados de detalhe, não dos valores nos subtotais. Por exemplo, se utilizar a função de resumo média, a linha total geral apresenta uma média de todas as linhas de detalhe, na lista, não é uma média dos valores nas linhas de subtotais.

Exemplo de subtotais automáticos

Se o livro estiver definido para calcular as fórmulas automaticamente, o comando Subtotal volta a calcular subtotais e totais gerais total de valores automaticamente à medida que edita os dados de detalhe. O comando Subtotal destaca também a lista para que possa apresentar e ocultar as linhas de detalhe de cada subtotal.

Nota: Se filtrar dados que contém os subtotais, os subtotais podem aparecer ocultos. Para apresentá-los novamente, desmarque todos os filtros para obter mais informações sobre como aplicar filtros, consulte o artigo Guia de introdução: filtrar dados utilizando um filtro automático.

  1. Certifique-se de que cada coluna num intervalo de dados para o qual pretende calcular subtotais tem uma etiqueta na primeira linha, com factos semelhantes em cada coluna e que o intervalo não inclui todas as colunas ou linhas em branco.

  2. Seleccione uma célula no intervalo.

  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    Inserir um nível de subtotais

    Pode inserir um nível de subtotais para um grupo de dados conforme ilustrado no exemplo seguinte.

    Exemplo de subtotais automáticos

    1. A cada alteração na coluna Desporto…

    2. …subtotal na coluna Vendas.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados pelos quais pretende agrupar, seleccione essa coluna e, no separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar de A a Z ou em Ordenar de Z a A.

    2. No separador Dados do grupo Destaques, clique em Subtotal.

      Imagem do Friso do Outlook

      A caixa de diálogo Subtotal é apresentada.

    3. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna cujo subtotal pretende obter. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Desporto.

    4. Na caixa Utilizar a função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Soma.

    5. Na caixa Adicionar subtotal a, seleccione a caixa de verificação relativa a cada coluna que contém valores cujo subtotal pretende calcular. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Vendas.

    6. Se pretender uma quebra de página automática a seguir a cada subtotal, seleccione a caixa de verificação Quebra de página entre grupos.

    7. Para especificar uma linha de resumo por cima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Sumário por baixo dos dados. Para especificar uma linha de resumo por baixo da linha de detalhes, seleccione a caixa de verificação Sumário por baixo dos dados. Por exemplo, com base no exemplo acima, desmarcaria a caixa de verificação.

    8. Opcionalmente, poderia utilizar novamente o comando Subtotais, repetindo os passos um a sete, para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar substituir os subtotais existentes, desmarque a caixa de verificação Substituir subtotais actuais.

    Inserir níveis de subtotais aninhados

    É possível inserir subtotais para grupos aninhados internos no interior dos grupos externos correspondentes, conforme apresentado no exemplo seguinte.

    Exemplo de subtotais externos e aninhados

    1. A cada alteração na coluna Região externa…

    2. …calcular o subtotal das Vendas para essa região e, a cada alteração na coluna interna Desporto.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados pelos quais pretende agrupar, seleccione essa coluna e, no separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar de A a Z ou em Ordenar de Z a A.

    2. Insira os subtotais externos.

      Como inserir os subtotais externos

      1. No separador Dados do grupo Destaques, clique em Subtotal.

        Imagem do Friso do Outlook

        A caixa de diálogo Subtotal é apresentada.

      2. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna cujo subtotal externo pretende calcular. Por exemplo, com base no exemplo acima, clicaria em Região.

      3. Na caixa Utilizar a função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Soma.

      4. Na caixa Adicionar subtotal a, seleccione a caixa de verificação relativa a cada coluna que contém valores cujo subtotal pretende calcular. No exemplo acima, teria de seleccionar Vendas.

      5. Se pretender uma quebra de página automática a seguir a cada subtotal, seleccione a caixa de verificação Quebra de página entre grupos.

      6. Para especificar uma linha de resumo por cima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Sumário por baixo dos dados. Para especificar uma linha de resumo por baixo da linha de detalhes, seleccione a caixa de verificação Sumário por baixo dos dados. Por exemplo, com base no exemplo acima, desmarcaria a caixa de verificação.

      7. Opcionalmente, poderia utilizar novamente o comando Subtotais, repetindo os passos um a seis, para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar substituir os subtotais existentes, desmarque a caixa de verificação Substituir subtotais actuais.

    3. Insira os subtotais aninhados.

      Como inserir os subtotais aninhados

      1. No separador Dados do grupo Destaques, clique em Subtotal.

        Imagem do Friso do Outlook

        A caixa de diálogo Subtotal é apresentada.

      2. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna de subtotal aninhada. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Desporto.

      3. Na caixa Utilizar a função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Soma.

        Seleccione outras opções que pretenda.

      4. Desmarque a caixa de verificação Substituir subtotais actuais.

    4. Repita o passo anterior para mais subtotais aninhados, trabalhando a partir dos subtotais mais externos para dentro.

Sugestão: Para apresentar um resumo dos apenas os subtotais e totais gerais, clique em de símbolos de destaque um dois três ao lado dos números de linha. Utilize os símbolos de caixa com sinal de adição e menos para apresentar ou ocultar as linhas de detalhe de subtotais individuais.

  1. Seleccione uma célula no intervalo que contenha subtotais.

  2. No separador Dados do grupo Destaques, clique em Subtotal.

    Imagem do Friso do Outlook

  3. Na caixa de diálogo Subtotal, clique em Remover Tudo.

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