Inserir campos de impressão em série

Quando inicia a impressão em série, impressão em série de etiquetas ou impressão em série de cartas e liga o seu documento à sua lista de correio, pode adicionar campos de impressão em série para personalizar os conteúdos. Os campos de impressão em série são provenientes dos cabeçalhos das colunas na sua lista de correio (também conhecido como "origem de dados"). Aqui está um exemplo de como os campos numa lista de correio do Excel aparecem no seu documento de impressão em série.

Dados importados para os campos de impressão em série

Os campos de impressão em série que insere recolhem informações da sua lista de correio, personalizando cada envelope, mensagem de e-mail, etiqueta ou carta.

Para poupar o trabalho de colocar cada campo individual no seu documento, o Word inclui as ferramentas Livro de Endereços e Linha de Saudações, que adicionam todos os campos de um endereço ou saudação. Desta forma, não tem de adicionar cada campo individualmente.

Adicionar um Bloco de Endereços

Para adicionar facilmente um bloco de endereços à sua carta, envelope ou etiqueta, utilize a ferramenta Bloco de Endereços.

  1. Clique onde quer adicionar o bloco de endereços no seu documento.

  2. Selecione Bloco de Endereços

Campo de impressão em série Inserir Bloco de Endereços

Nota: Se o comandoBloco de Endereço estiver cinzento, clique em Selecionar Destinatários e escolha o tipo de lista de correio que está a utilizar; os Contactos do Outlook, uma folha de cálculo do Excel ou um ficheiro .mdb que tenha criado anteriormente no Word. Se ainda não tiver uma lista de correio, clique em Escrever Nova Lista para criar a sua lista no Word.

O Word possui opções para tornar o nome na morada mais formal ou informal.

Sugestão: Para colocar um espaço único no texto das etiquetas de correio, selecione o campo Bloco de Endereços, clique em Esquema de Página (Word 2013) ou Esquema (Word 2016) e introduza 0 nas caixas Antes e Depois em Espaçamento.

Espaçamento entre Parágrafos

Para se certificar de que os endereços numa folha de cálculo do Excel são colocados corretamente na impressão em série, consulte o artigo Formatar números, datas e outros valore de impressão em série no Excel.

Adicionar uma Linha de Saudações

Para adicionar uma saudação padrão à sua mensagem de e-mail ou carta, utilize a ferramenta Linha de Saudações

  1. Clique no local onde quer adicionar a saudação no seu documento.

  2. Selecione Linha de Saudações.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Saudação realçado.

    Nota: Se o comando Linha de Saudações estiver a cinzento, selecione Selecionar Destinatários e selecione o tipo de lista de correio que está a utilizar – Contactos do Outlook, uma folha de cálculo do Excel ou um ficheiro .mdb criado anteriormente no Word. Se ainda não tiver uma lista de correio, clique em Escrever Nova Lista para criar uma lista no Word.

  3. Selecione o estilo de nome que pretende utilizar e defina outras opções.

    Opções de Linha de Saudações

    Sugestão: Para garantir que o Word encontra os nomes e endereços na lista, selecione Atribuir Campos. Verifique se os campos que pretende aparecem na lista. Se um desses campos surgir como Sem Correspondente, selecione a lista pendente desse campo e, em seguida, selecione o nome da coluna que corresponde a essa coluna na lista.

  4. Para assegurar que o campo é formatado da forma que pretende, destaque todo o campo, incluindo as marcas em cada extremidade.

    Campo Linha de Saudações num documento de impressão em série

  5. Selecione Base e, em seguida, verifique o tipo e tamanho de letra.

    Grupo Tipo de Letra no separador Base

  6. Selecione Espaçamento entre Linhas para garantir que o espaçamento entre linhas corresponde ao espaçamento do resto do documento.

    Espaçamento entre Linhas no separador Base

Depois de adicionar os campos que pretende imprimir em série, escreva as informações que serão iguais em cada carta, e-mail, envelope ou etiqueta que criar durante a impressão.

Adicionar campos de impressão em série individuais

Se quiser adicionar informações a partir da lista de correio ao seu documento, pode adicionar os campos de impressão em série individualmente.

  1. Clique onde quer adicionar o campo de impressão em série no seu documento.

  2. Selecione o menu pendente junto a Inserir Campo de Impressão em Série e, em seguida, selecione o nome de campo.

    Menu Inserir Campo de Impressão em Série nos campos disponíveis

  3. Se não vir o nome do campo na lista, selecione o botão Inserir Campo de Impressão em Série.

    Botão Inserir Campo de Impressão em Série

  4. Selecione Campos da Base de Dados para ver a lista de campos na origem de dados.

  5. Nota: Se não vir os campos da sua origem de dados, verifique se o seu documento está ligado à origem de dados correta. Selecione Editar a Lista de Destinatários e confirme se o campo Origem de Dados corresponde à origem que pretendia utilizar.

  6. Selecione Inserir.

Nota: Se alguns números, moedas ou datas não estiverem bem formatados, consulte Formatar números, datas e outros valores para impressão em série para obter ajuda.

Utilizar campos de impressão em série avançados

Se, ao criar uma carta ou um e-mail para todos os seus clientes, quiser que a mensagem tenha conteúdos diferentes consoante os diferentes valores em determinados campos da sua origem de dados, pode configurar uma regra para preencher um campo. Por exemplo, as faturas podem incluir as palavras "Em Atraso" se a data para conclusão do saldo em dívida for no passado.

Para configurar uma regra e um campo avançado, no separador Correio, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Regras e selecione o tipo de campo que pretende adicionar.

Botão de regras para abrir o menu de regras

Para obter mais informações sobre como pode utilizar regras de impressão em série, consulte configurar regras de impressão em série.

Poderá ver todos os passos da impressão em série em Utilizar a impressão em série do Word para e-mail, Impressão em série de etiquetas ou Utilizar a impressão em série para personalizar cartas

Adicionar Data ou Hora

Para inserir a data e/ou hora atual no seu documento aceda ao separador Inserir do Friso e selecione Data e Hora no grupo Texto. Na caixa de diálogo Data e Hora, selecione o formato que corresponde ao que pretende inserir. Clique em OK para inserir a sua seleção.

Sugestão: Se pretende que a data ou hora seja atualizada automaticamente para a data e hora atual sempre que abrir este documento no futuro, selecione a caixa de verificação Atualizar automaticamente antes de clicar em OK.

Consulte também

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