Inserir, alterar ou eliminar um campo Memo

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O campo Memo é utilizado quando necessita de armazenar grandes quantidades de texto numa base de dados. Este tópico explica a forma como utilizar o Microsoft Office Access 2007 para adicionar um campo memo a tabelas de base de dados novas e existentes.

O que pretende fazer?

Compreender os campos de memorando

Adicionar um campo Memo na vista de folha de dados

Adicionar um campo Memo na vista de estrutura

Eliminar um campo Memo

Referência de propriedade de campo de memorando

Noções Sobre campos Memo

Se for um novo utilizador do Access, lembre-se de que os dados numa base de dados residem numa ou mais tabelas. Pode ver as informações numa folha de dados — uma grelha semelhante a uma folha de cálculo do Excel — ou num formulário de introdução de dados ou relatório mas os dados residem, em última análise, numa ou mais tabelas. Por sua vez, cada tabela é constituída por um conjunto de campos (colunas) e cada campo está definido para aceitar um tipo específico de dados. Por exemplo, define um campo como tipo de dados Data/Hora quando necessita de armazenar datas e horas, e define um campo como tipo de dados Memo quando necessita de armazenar grandes quantidades de texto.

Especificações do campo Memo

Os campos Memo no Office Access 2007 podem armazenar até 1 gigabyte de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento (2 bytes por carácter), dos quais pode apresentar 65.535 caracteres num controlo de um formulário ou relatório. Além disso, agora pode aplicar o formato RTF aos dados de um campo Memo. Por exemplo, pode definir as cores, alterar tipos de letra e colocar os dados a negrito ou em itálico.

Para mais informações sobre como pode formatar texto formatado dados num campo de memorando, consulte o artigo Formatar dados em tabelas, formulários e relatórios.

Formas de criar um campo Memo

O Office Access 2007 fornece várias formas de adicionar um campo Memo a uma tabela nova ou existente:

  • Vista de folha de dados    É possível adicionar um campo Memo a uma tabela nova ou existente na vista de folha de dados adicionando um novo campo e, em seguida, colando mais do que 256 caracteres de texto numa linha em branco do campo ou seleccionando o tipo de dados Memo a partir de uma lista pendente.

  • Vista de estrutura    Utilize a vista de estrutura para adicionar um campo Memo, ativar a edição de texto formatado para o campo e definir as propriedades que não pode definir na vista de estrutura, tal como um valor predefinido. Para mais informações acerca das propriedades que pode definir para um campo Memo, consulte a secção referência de propriedade de campo de memorando.

É possível utilizar qualquer uma das técnicas quando criar novas tabelas e modificar tabelas existentes.

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Adicionar um campo Memo na vista de folha de dados

Os passos nesta secção explicam a forma como adicionar um campo Memo a uma tabela nova ou existente na vista de folha de dados. Se for um novo utilizador do Access, uma folha de dados é uma grelha semelhante a uma folha de cálculo do Excel.

Adicionar um novo campo Memo a uma tabela existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende alterar.

    O Access abre a tabela na vista de folha de dados.

  4. Se necessário, desloque-se horizontalmente para o primeiro campo em branco.

    Por predefinição, o Access apresenta Adicionar Um Novo Campo na linha de cabeçalho de todos os novos campos, da seguinte forma:

    Novo campo numa folha de dados

  5. Faça duplo clique na linha de cabeçalho e introduza um nome para o novo campo.

    Normalmente, são aplicados nomes, tais como "Comentários" ou "Notas" a um campo Memo.

  6. Seleccione a primeira linha em branco no cabeçalho e introduza um bloco de texto maior que 256 caracteres.

    O Access aplica o tipo de dados Memo ao campo uma vez que este contém mais do que 256 caracteres. Em alternativa, pode colar mais do que 256 caracteres de dados de texto na primeira linha.

  7. Guarde as alterações.

Adicionar um campo Memo a uma nova tabela

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    O Access abre a nova tabela na vista de folha de dados.

  4. Faça duplo clique na linha de cabeçalho para o primeiro campo da tabela (a que tem o rótulo Adicionar um Novo Campo) e escreva um nome para o campo. Normalmente, nomes tais como "Comentários" ou "Notas" são aplicados a um campo Memo.

  5. Seleccione a primeira linha em branco no cabeçalho e escreva um bloco de texto maior que 256 caracteres. O Access aplica o tipo de dados Memo ao campo uma vez que este contém mais do que 256 caracteres. Em alternativa, pode colar mais do que 256 caracteres de dados de texto no campo.

  6. Guarde as alterações.

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Adicionar um campo Memo na vista de estrutura

A vista de estrutura é utilizada quando necessita de adicionar um campo Memo a uma tabela nova ou existente e, em seguida, definir o campo para suportar o formato RTF. Os passos nesta secção explicam como adicionar um campo Memo a tabelas novas e existentes, e como definir o campo Memo para edição de texto formatado.

Adicionar um campo Memo a uma tabela existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura.

  4. Na coluna Nome do Campo, seleccione a primeira linha em branco e introduza um nome para o campo. Normalmente, nomes tais como "Comentários" ou "Notas" são aplicados a um campo Memo.

  5. Seleccione a célula adjacente na coluna Tipo de Dados e, em seguida, seleccione Memo na lista.

  6. Guarde as alterações.

Adicionar um campo Memo a uma nova tabela

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

  4. Clique com o botão direito do rato no separador de documento da nova tabela e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

  5. Na coluna Nome do Campo, seleccione a primeira linha em branco e introduza um nome para o campo. Normalmente, nomes tais como "Comentários" ou "Notas" são aplicados a um campo Memo.

  6. Seleccione a célula adjacente na coluna Tipo de Dados e, em seguida, seleccione Memo na lista.

  7. Guarde as alterações e se pretender activar a edição de texto formatado para o campo, avance para os passos seguintes.

Activar a edição de texto formatado

  • Em Propriedades do Campo, no separador Geral, localize a caixa de propriedades Formato de Texto e altere o valor de Texto Simples para Rich Text.

Nota: Se vincular uma caixa de texto ao campo memo, também terá de definir a propriedade Formato de Texto para a caixa de texto como Rich Text.

Para obter informações sobre a formatação de dados como texto formatado, consulte os artigos Formatar dados em tabelas, formulários e relatórios e introduzir ou editar dados num controlo ou coluna que suporte texto formatado.

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Eliminar um campo Memo

Pode utilizar a vista de folha de dados ou vista de estrutura para remover um campo Memo de uma tabela. No entanto, quando eliminar um campo Memo que contenha dados, perderá permanentemente esses dados. Não é possível anular a eliminação. Por essa razão, deve fazer cópia de segurança da base de dados antes de eliminar campos da tabela ou outros componentes da base de dados.

Eliminar um campo Memo na vista de folha de dados

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende alterar.

    O Access abre a tabela na vista de folha de dados.

  4. Localize o campo Memo, clique com o botão direito do rato na linha de cabeçalho (o nome) e clique em Eliminar Coluna.

  5. Clique em Sim para confirmar a eliminação.

Eliminar um campo Memo na vista de estrutura

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura.

    O Access abre a tabela na vista de estrutura.

  4. Clique no selector de linha (o quadrado em branco) junto do campo Memo e prima DELETE.

    -ou-

    Clique com o botão direito do rato no selector de linha e clique em Eliminar Linhas.

  5. Clique em Sim para confirmar a eliminação.

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Referência da propriedade de campo Memo

Quando utiliza a vista de estrutura para adicionar um campo Memo a uma tabela, pode definir e alterar várias propriedades para o campo. Esta tabela lista as propriedades de campo Memo e descreve o funcionamento de cada uma, incluindo as implicações da definição ou alteração das propriedades.

Propriedade

Utilização

Formato

Introduza caracteres de formatação personalizada para definir um formato de apresentação. Os formatos definidos aqui aparecem em folhas de dados, formulários e relatórios.

Para mais informações sobre formatos personalizados, consulte o artigo Formatar dados em tabelas, formulários e relatórios.

Legenda

Especifica o nome do campo Texto. A propriedade aceita até 2.048 caracteres. Se não especificar uma legenda, o Access aplica o nome do campo predefinido.

Valor Predefinido

Especifica o valor que aparece automaticamente num campo quando cria um novo registo. Por exemplo, poderia especificar um valor, tal como "Introduzir até 65 KB de texto". Ao fazê-lo iria lembrar aos utilizadores que estão a trabalhar com um campo Memo. Comprimento máximo (do valor predefinido): 255 caracteres.

Regra de Validação

Especifica requisitos de dados introduzidos num registo, campo ou controlo. Quando introduzir dados que violem a regra definida para o campo, pode utilizar a propriedade Texto de Validação para especificar a mensagem de erro resultante. Comprimento máximo: 2.048 caracteres.

Para obter mais informações sobre como criar regras de validação, consulte o artigo criar uma regra de validação para validar dados num campo.

Texto de Validação

Especifica o texto na mensagem de erro que aparece quando os utilizadores violam uma regra de validação. Comprimento máximo: 255 caracteres.

Para obter mais informações sobre como criar regras de validação, consulte o artigo criar uma regra de validação para validar dados num campo.

Necessário

Quando estiver definido como Sim, tem de introduzir um valor no campo ou em qualquer controlo vinculado ao campo e o valor não pode ser Nulo.

Permitir Comprimento Zero

Quando está definido como Sim, pode introduzir cadeias de comprimento zero num campo. Uma cadeia de comprimento zero não contém caracteres e utiliza-a para indicar que sabe que não existe qualquer valor para um campo. A cadeia de comprimento zero é introduzida escrevendo duas aspas sem espaço entre as mesmas ("").

Indexado

Pode utilizar índices para acelerar as consultas, operações de ordenação e agrupamento executadas em grandes quantidades de dados. Pode também utilizar os índices para impedir que os utilizadores introduzam informações duplicadas. Opções:

  • Não    Desactiva a indexação (predefinição)

  • Sim (Duplicação Autorizada)    Indexa o campo e permite valores duplicados. Por exemplo, pode ter nomes e apelidos duplicados.

  • Sim (Duplicação Não Autorizada)    Indexa o campo e não permite valores duplicados.

Compressão Unicode

O Access utiliza o Unicode para representar dados nos campos Texto, Memo e Hiperligação. O Unicode tem mais espaço de armazenamento porque utiliza 2 bytes por carácter em vez de um. para ajudar a reduzir o tamanho do ficheiro, o valor predefinido da propriedade Compressão Unicode para um campo Texto, Memo ou Hiperligação é Sim. Quando está definido como Sim, qualquer carácter cujo primeiro byte é 0 será comprimido quando for armazenado e descomprimido quando for obtido.

Os dados num campo Memo não são comprimidos a menos que necessitem de 4.096 bytes ou menos de espaço de armazenamento após a compressão. Como resultado, o conteúdo de um campo Memo pode ser comprimido num registo mas pode não ser comprimido noutro registo.

Modo IME

Especifica um Input Method Editor, uma ferramenta para utilizar as versões em inglês do Access com ficheiros criados em japonês ou coreano. Valor predefinido: Sem Controlos. Para obter mais informações sobre como utilizar esta propriedade, prima F1.

Modo de Frase IME

Especifica o tipo de dados que pode introduzir com um Input Method Editor. Para obter mais informações sobre como utilizar esta propriedade, prima F1.

Etiquetas Inteligentes

Especifique uma ou mais Etiquetas Inteligentes para o campo e todos os controlos vinculados ao campo. As Etiquetas Inteligentes são componentes que reconhecem os tipos de dados num campo e permitem que o utilizador proceda com base nesse tipo. Por exemplo, num campo Endereço de Correio Electrónico, uma Etiqueta Inteligente pode iniciar uma nova mensagem de correio ou adicionar o endereço a uma lista de contactos.

Clique em Botão do Construtor para ver uma lista de etiquetas inteligentes disponíveis.

Formato de Texto

Activa ou desactiva a edição de texto formatado. Seleccione Rich Text para activar a edição de texto formatado.

Nota: Se activar a edição de texto formatado para o campo e vincular depois um controlo de caixa de texto ao campo, também terá de activar a edição de texto formatado para o controlo.

Para mais informações sobre como ativar a edição de texto formatado para um controlo e sobre como utilizar a formatação em geral, consulte o artigo Formatar dados em tabelas, formulários e relatórios.

Alinhamento do Texto

Especifica o alinhamento para os dados num campo Memo. Tem as seguintes opções:

  • Geral    Alinha o texto para a esquerda, números e datas para a direita

  • Esquerda    Alinha todos os textos, datas e números para a esquerda

  • Centrar    Centra todos os textos, datas e números.

  • Direita    Alinha todos os textos, datas e números à direita.

  • Distribuir    Justifica todos os textos, datas e números uniformemente em ambos os lados do campo ou caixa de texto

Acrescentar Apenas

Determina se regista ou não alterações ao valor de campo. Existem duas definições:

  • Sim   Regista as alterações. Para ver o histórico do valor de campo, clique com o botão direito do rato no campo e, em seguida, clique em Mostrar histórico da coluna.

  • Não   Não regista as alterações.

    Aviso: Definir esta propriedade para Não elimina todo o histórico do valor de campo existente.


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