A gestão de projetos raramente é fácil. No entanto, este guia ajuda-o a compreender a gestão de projetos enquanto utiliza Project. As ligações abaixo apresentam-lhe páginas que exploram aspetos específicos da gestão de projetos com artigos e breves tutoriais.
Iniciar um plano de projeto
Quanto mais complicado for o projeto, mais precisa de planear antes de começar a utilizar Project. Durante a fase de início de um projeto, utilize aplicações como o Word, o Excel e o SharePoint para o ajudar no seu raciocínio.
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Objetivo do projeto |
DESCRIÇÃO |
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É frequente os projetos falharem se não houver planeamento durante a fase inicial. Neste ponto, pense sobre quem são os intervenientes e os patrocinadores à medida que esboça declarações de intenções, especificações iniciais e, talvez, um orçamento. Em projetos mais pequenos pode fazer grande parte deste trabalho no Microsoft Project. Em projetos maiores, utilize o Word, o Excel, o PowerPoint ou até o seu telemóvel para anotar as suas ideias. |
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A manutenção de canais de comunicação com os intervenientes nem sempre é fácil. No entanto, é fundamental para o sucesso de um projeto. |
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Para ajudar com a parte morosa da comunicação, o Project tem vários relatórios que estão disponíveis com apenas um clique. Apresente os planos iniciais, marcos importantes do projeto, requisitos orçamentais, necessidades de pessoal, entre outros. |
Elabore uma agenda de projeto
A elaboração de uma agenda de projeto pode demorar algum tempo. A criação de projetos pode acontecer mais rapidamente se dividir os passos em quatro categorias:
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Adicione tarefas
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Organize-as
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Adicione pessoas
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Comunique com a equipa
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Objetivo do projeto |
DESCRIÇÃO |
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Quando concluir o planeamento inicial, é hora de iniciar o Project e criar um novo agendamento. Pode começar com um projeto em branco ou utilizar modelos que outros gestores de projetos tenham criado (alguns por peritos em gestão de projetos ou num ramo semelhante ao seu). |
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As tarefas são as atividades que são realizadas num projeto. Saiba como adicionar tarefas, alterar as respetivas propriedades e estimar as respetivas durações. |
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As primeiras tarefas que adicionar podem não estar na ordem ideal para as gerir. Saiba como organizá-las ao usar tarefas de resumo e subtarefas e ao ligá-las. |
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Após adicionar tarefas ao seu projeto, pense nas pessoas que quer que trabalhem nelas. Tenha em atenção que a adição de pessoas e a atribuição delas a tarefas são duas atividades distintas no Project. |
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Partilhe recursos utilizando agrupamentos de recursos e projetos principais |
Para ajudar a gerir pessoas em vários projetos, coloque todas as pessoas envolvidas nos seus projetos num único ficheiro de projeto. Este ficheiro funciona como um agrupamento de recursos. A partir do ficheiro de agrupamento de recursos pode partilhar recursos por vários projetos (sem o Project Server). |
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A gestão de custos de projeto pode ser intimidante para qualquer gestor de projetos. Com o Project, irá descobrir que este processo não é difícil. Veja as nossas sugestões para se manter dentro do orçamento. |
Faça a gestão o seu projeto
A sua tarefa não se cinge à elaboração de uma agenda. A gestão do projeto demora mais do que a sua elaboração. Por exemplo, as tarefas podem sofrer alterações, pessoas podem ser adicionadas, a data de fim pode precisar de ser atrasada, entre outros. Com o Project, tem todas as ferramentas necessárias para controlar o progresso e fazer alterações para garantir resultados favoráveis.
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OBJETIVO |
DESCRIÇÃO |
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Para diminuir a complexidade da sua agenda, descubra a vista certa. O gráfico Gantt permite-lhe ver o progresso geral do seu projeto. Também pode utilizar uma Vista de calendário, diagrama de rede ou linha cronológica para o ajudar a visualizar níveis diferentes de detalhes. |
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Depois de criar a sua agenda inicial, está na altura de começar a ver como as coisas estão a correr. Criar uma linha de base e utilizar as vistas certas irá ajudá-lo a controlar o progresso do seu projeto. |
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Controlar o progresso pode parecer complicado, mas eis uma forma rápida de mostrar a percentagem concluída com a barra de progresso num gráfico Gantt. |
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Para obter o melhor desempenho e resultados do recursos, tem de gerir cargas de trabalho de recursos para evitar sobreatribuições e suballocações. |
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O pior pesadelo de um gestor de projetos são os atrasos na data de fim após fazer alterações à agenda. Saiba mais sobre estratégias para manter a data de fim do projeto sob controlo. |
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É frequente a comunicação ser difícil, especialmente se tiver de comunicar más notícias. Para o ajudar a comunicar com os intervenientes e executivos, o Project tem relatórios profissionais e atrativos que pode criar e enviar em poucos e simples passos. |
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Está a ultrapassar o orçamento? Precisa de ajustar os custos? Saiba como resolver problemas relacionados com custos na sua agenda. |
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O valor ganho é um método de controlo avançado. Mas não é só para especialistas. Também pode utilizá-lo para o ajudar a monitorizar o seu projeto. |
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Os riscos estão espalhados pelo seu projeto. Identifique as situações de risco quando ainda estiverem na fase inicial e resolva-as antes de se tornarem problemas mais graves. |
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O Project fornece ferramentas para o ajudar a gerir dependências entre projetos, mesmo tarefas num projeto que dependem da conclusão de outro projeto. |
