Impressão em série com envelopes

Quando tiver correio em massa para enviar às pessoas na sua lista de correio, pode utilizar a impressão em série para criar um conjunto de envelopes endereçados. Cada envelope irá conter um endereço na sua lista de correio. Também pode criar e imprimir envelopes sem utilizar a impressão em série.

Notas: 

Três ficheiros no processo de impressão em série: um documento principal mais uma lista de correio que produz conjuntos de mensagens de e-mail ou cartas, envelopes ou etiquetas.

Estes são os documentos envolvidos na criação e impressão de envelopes ao utilizar o processo de impressão em série:

  • O seu documento principal
    Este documento contém texto e gráficos (um logótipo ou uma imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do envelope intercalado. O endereço do remetente no envelope é um exemplo de conteúdo idêntico.

  • A sua lista de correio
    Este documento contém os endereços a imprimir nos envelopes.

Quando combinar estes dois documentos ao seguir os passos abaixo, obterá os seus envelopes endereçados.

Passo 1: configurar a lista de correio

A lista de correio é a sua origem de dados. Pode ser uma folha de cálculo do Excel, um diretório de contactos do Outlook, uma base de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Contém os registos dos quais o Word retira informações para criar os endereços a imprimir nos envelopes.

Sugestões

  • Se não tiver uma lista de correio, pode criar uma durante a impressão em série. Antes de começar o processo de impressão em série, recolha todas as listas de endereços e adicione-as à origem de dados.

  • Se estiver a utilizar uma folha de cálculo do Excel, certifique-se de que a coluna de códigos postais está formatada como texto para não perder os algarismos zero. Para obter mais informações, consulte Formatar números, datas e outros valores de impressão em série no Excel

  • Se quiser utilizar os seus contactos do Outlook, certifique-se de que o Outlook é o programa de e-mail predefinido.

Passo 2: testar o esquema do envelope

Um passo preliminar no processo de impressão em série é a configuração do envelope para a impressão em série. É recomendado que faça um teste com um pequeno conjunto de envelopes antes de fazer uma impressão em série completa.

Nota: Se estiver familiarizado com a impressão de envelopes no seu sistema, pode avançar para o passo 3.

  1. No Word, selecione Ficheiro > Novo > Documento em branco.

  2. No separador Correio, no grupo Criar, selecione Envelopes.

    Imprimir envelopes

  3. Na caixa Destinatário, escreva um endereço de exemplo para testar o aspeto que um envelope terá quando for impresso.

    Caixa de diálogo Destinatário do envelope

    Nota: O endereço de exemplo não aparecerá na sua impressão em série.

  4. Na caixa Remetente, escreva o seu endereço.

    Caixa Remetente

  5. Selecione Opções > Opções de Envelope e faça o seguinte:

    • Na lista pendente Tamanho de envelope, selecione o tamanho que corresponder ao seu envelope ou selecione Tamanho personalizado.

      Separador Opções de Envelope para definir o tamanho do envelope e os tipos de letra dos endereços

      Nota: Se selecionar a opção Tamanho personalizado, introduza as dimensões do envelope nas caixas Largura e Altura. Selecione OK quando terminar.

    • Em Destinatário e Remetente, selecione um tipo de letra e a posição esquerda e superior para cada endereço.

      Nota: Faça os ajustes necessários de acordo com a pré-visualização do esquema do envelope.

  6. No separador Opções de Impressão, confirme que selecionou o Método de alimentação correto, insira o envelope de forma a corresponder à ilustração e, em seguida, selecione OK.

    Nota: A sua impressora envia informações ao Word sobre como o envelope deve ser inserido na impressora. Estas informações são apresentadas em Método de alimentação.

    Diagrama de opções de alimentação de envelopes na impressora

  7. Selecione Imprimir e, em seguida, selecione Sim para guardar o endereço do remetente como o endereço predefinido.

    Nota: Se o envelope for imprimido corretamente, estará pronto para avançar para o passo seguinte do processo de impressão em série. Se o envelope não for imprimido conforme o esperado, volte ao passo 5 e reajuste as opções de esquema do envelope e de Avanço de Página conforme necessário.

Passo 3: começar a impressão em série

  1. No separador Correio, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Iniciar Impressão em Série > Envelopes.

    Menu Iniciar Impressão em Série

  2. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, configure o envelope ao selecionar opções conforme descrito em Passo 2: testar o esquema do envelope e, em seguida, selecione OK.

    Nota: O Word cria um documento com um tamanho ajustado às dimensões do envelope e mostra o local onde o endereço do remetente é apresentado no envelope.

  3. Se quiser adicionar um endereço de remetente ou um logótipo ao seu envelope, esta é uma boa altura para o fazer.

  4. Selecione Ficheiro > Guardar e adicione um nome de ficheiro.

Passo 4: ligar a sua lista de correio ao seu documento principal

Já pode abrir a origem de dados da sua lista de correio.

  1. No separador Correio, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Selecionar Destinatários e, em seguida, selecione uma opção.

    Comando Escrever uma Nova Lista

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de correio, selecione Escrever uma Lista Nova e crie uma.

      ou

    • Se a sua lista de correio estiver numa folha de cálculo do Excel, numa base de dados do Access ou noutro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar Lista Existente. Em seguida, navegue até à sua lista e escolha Abrir.

      ou

    • Se estiver a utilizar os seus contactos do Outlook, selecione Escolher a partir dos Contactos do Outlook.

  3. Clique em Ficheiro > Guardar.

Editar a lista de correio

Se estiver a imprimir envelopes para todos os destinatários na sua lista, avance para o Passo 5: adicionar o bloco de endereços ao envelope. Se quiser imprimir envelopes para as pessoas na sua lista que residirem, por exemplo, a 20 quilómetros de um evento que está a organizar, utilize um filtro como um código postal para reduzir a lista. Para obter mais informações sobre como filtrar os seus dados, consulte Ordenar e filtrar os dados de uma impressão em série.

Sugestão: A funcionalidade de filtragem pode ser-lhe útil para filtrar contactos dos quais não tem um endereço postal. Dessa forma, não irá gastar envelopes que não poderá enviar.

Para selecionar pessoas na sua lista para as quais queira criar envelopes individualmente, faça o seguinte:

  1. Selecione Editar Lista de Destinatários.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Mailings no Word, com o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Verifique os nomes das pessoas que pretende que recebam o seu correio.

    Selecione as linhas clicando nas caixas de verificação

    Também pode ordenar ou filtrar a lista para simplificar a localização de nomes e endereços.

Passo 5: adicionar o bloco de endereços ao envelope

O bloco de endereços é um campo de impressão em série. Também conhecido como um marcador de posição, o campo de impressão em série serve para marcar o sítio onde pretende que os endereços apareçam no envelope.

Nota: Normalmente, é mais fácil alinhar o bloco de endereços de forma adequada se ativar primeiro a apresentação de marcas de parágrafo (¶). Para as ativar, aceda ao separador Base do Friso e clique no botão Mostrar/Ocultar ¶ ou prima Ctrl+Shift+8.

  1. Coloque o cursor no local onde pretende adicionar o bloco de endereços. Se tiver ativado as marcas de parágrafo, clique imediatamente a seguir à marca de parágrafo (¶) que o Word colocou no meio do envelope.

  2. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Bloco de Endereços.

    Campo de impressão em série Inserir Bloco de Endereços

  3. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, selecione um formato para o nome do destinatário como aparecerá no envelope.

    Opções do bloco de endereços

    Nota: Em Pré-visualização, selecione o botão de registo Seguinte Botão Registo seguinte para os resultados de pré-visualização da impressão em série ou Anterior Botão Registo anterior para os resultados de pré-visualização da impressão em série para percorrer os registos na sua origem de dados e ver a forma como um endereço será apresentado no envelope.

  4. Selecione OK.

  5. Selecione Ficheiro > Guardar para guardar o seu documento de impressão em série antes de prosseguir.

Verificar os nomes dos campos de impressão em série

Certifique-se de que o Word coloca os nomes e endereços da sua lista de correio nos locais corretos no seu envelope.

  1. No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Atribuir Campos.

  2. Na caixa de diálogo Atribuir Campos, na coluna à esquerda estão os nomes dos campos que o Word utiliza num Bloco de Endereços. A coluna à direita permite-lhe fazer corresponder os campos da sua origem de dados aos nomes desses campos. Verifique se os nomes dos campos que aparecem à esquerda correspondem aos nomes dos cabeçalhos das colunas dos registos na sua lista de correio, para que o Word consiga colocar os dados corretos no local adequado do seu envelope.

    Caixa de diálogo Atribuir Campos
  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se os nomes de campos mostrados corresponderem aos cabeçalhos de coluna utilizados para os registos na origem de dados da lista de correio, não faça nada.

      ou

    • Se for apresentado (sem correspondência) num nome de campo que espera que corresponda a um cabeçalho de coluna na origem de dados, selecione a seta pendente e, em seguida, selecione o nome do campo na origem de dados da lista de correio. Repita conforme necessário.

  4. Selecione OK.

Passo 6: pré-visualizar e imprimir os envelopes

Faça uma verificação final antes de imprimir os envelopes.

  1. Selecione Pré-visualizar Resultados e, em seguida, selecione o botão de registo Seguinte Botão Registo seguinte para os resultados de pré-visualização da impressão em série ou Anterior Botão Registo anterior para os resultados de pré-visualização da impressão em série para garantir que os nomes e endereços em todos os envelopes têm o aspeto pretendido.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word e o grupo Pré-visualizar Resultados.

    Sugestão:  Para ir para o início da lista, selecione o botão de registo Primeiro Botão Primeiro registo para os resultados de pré-visualização da impressão em série e, para ir para o fim da lista, selecione o botão de registo Último Último botão de registo para os resultados de pré-visualização da impressão em série .

  2. Selecione Concluir e Intercalar > Imprimir Documentos.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Concluir e Intercalar e as respetivas opções.

Passo 7: guardar o documento de envelope de impressão em série

Quando guarda o documento de envelope de impressão em série, este fica associado à sua lista de correio para que o possa utilizar no seu próximo envio de correio em massa.

Para reutilizar o seu documento de envelope de impressão em série

  • Abra o documento de impressão em série dos envelopes e selecione Sim quando o Word lhe pedir para manter a associação.

Para alterar endereços no documento de envelope de impressão em série

  • Abra o documento de impressão em série dos envelopes e selecione Editar a Lista de Destinatários para ordenar, filtrar e selecionar endereços específicos.

Consulte também

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