Importar ou ligar a dados noutra base de dados do Access

Importar ou ligar a dados noutra base de dados do Access

Pode transferir dados de uma base de dados do Access para outra de várias formas. Copiar e colar é o método mais simples, mas importar e ligar oferece-lhe melhor controlo e flexibilidade sobre os dados que transferir e sobre a forma como transfere os dados para a base de dados de destino.

Este artigo explica como importar ou ligar a dados noutra base de dados do Access.

O que pretende fazer?

Compreender como importar e ligar a dados de outra base de dados do Access

Importar dados a partir de outra base de dados do Access

Ligar a dados noutra base de dados do Access

Compreender como importar e ligar a dados de outra base de dados do Access

Ao importar a partir de outra base de dados, o Access cria uma cópia dos dados na base de dados de destino sem alterar a origem. Durante a operação de importação, pode escolher os objetos que pretende copiar, controlar como as tabelas e as consultas são importadas, especificar se as relações entre tabelas devem ser importadas e muito mais.

Por exemplo, poderá querer importar dados para criar tabelas semelhantes a tabelas que existem noutra base de dados. Poderá querer copiar a tabela inteira ou apenas as definições das tabelas para não ter de estruturar cada uma delas manualmente. Ao optar por importar apenas a definição da tabela, irá obter uma tabela vazia. Por outras palavras, os campos e as respetivas propriedades são copiados para a base de dados de destino, mas os dados na tabela não. Outra vantagem da importação (comparada com a operação copiar e colar) é que pode optar por importar as relações entre as tabelas em conjunto com as tabelas.

Se o seu objetivo é adicionar registos de uma base de dados a uma tabela existente noutra base de dados, pondere importar os registos para uma nova tabela e, em seguida, criar uma consulta de acréscimo. Não pode acrescentar registos a uma tabela existente durante uma operação de importação. Para obter mais informações sobre consultas de acréscimo, consulte o artigo Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo.

Poderá querer ligar a dados noutra base de dados do Access se a sua organização utilizar várias bases de dados do Access, mas os dados em algumas tabelas (como Colaboradores) precisarem de ser partilhados entre várias bases de dados. Em vez de duplicar a tabela em cada uma das bases de dados, pode manter a tabela numa única base de dados e ligar à mesma a partir de outras bases de dados. Outro grupo de trabalho ou departamento precisa de conseguir adicionar e utilizar os dados da sua base de dados, mas quer continuar a ser o proprietário da estrutura de tabelas.

Importar dados a partir de outra base de dados do Access

O processo de importação de dados segue os seguintes passos gerais:

  • Preparar a operação de importação

  • Executar o Assistente de Importação

  • Pode optar por guardar as definições da importação como uma especificação de importação para reutilizar mais tarde

Os seguintes conjuntos de passos explicam como executar cada ação.

Preparar a operação de importação

  1. Localize a base de dados de origem e identifique os objetos que pretende importar.

    Se a base de dados de origem for um ficheiro .mdb ou .accdb, pode importar tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos. Se o ficheiro de origem for um ficheiro .mde ou .accde, apenas pode importar tabelas.

  2. Se esta for a primeira vez em que está a importar dados de uma base de dados do Access, consulte a tabela seguinte para obter algumas sugestões úteis.

    Elemento

    Descrição

    Múltiplos objetos

    Pode importar múltiplos objetos numa única operação de importação.

    Novo objeto

    Cada operação de importação cria um novo objeto na base de dados de destino. Não pode substituir um objeto existente ou acrescentar registos a uma tabela existente através de uma operação de importação.

    Importar uma tabela ligada

    Se a tabela de origem (por exemplo: Colaboradores1 na base de dados Vendas) for uma tabela ligada (uma tabela que tem ligação à tabela Colaboradores na base de dados Folha de Pagamentos), a operação de importação atual é substituída por uma operação de ligação. No final da operação, verá uma tabela ligada (chamada Colaboradores1, por exemplo) que tem ligação à tabela de origem (Colaboradores na base de dados Folha de Pagamentos).

    Ignorar campos e registos

    Não pode ignorar campos ou registos específicos ao importar dados de uma tabela ou consulta. No entanto, se não quiser importar algum dos registos na tabela, pode optar por importar apenas a definição da tabela.

    Relações

    Pode optar por importar as relações entre as tabelas de origem.

    Definição da tabela

    Pode optar por importar uma tabela inteira ou apenas a definição da tabela. Ao importar apenas a definição, o Access cria uma tabela com os mesmos campos que a tabela de origem, mas sem dados.

    Campos de pesquisa

    Se um campo na tabela de origem pesquisar valores noutra tabela ou consulta, tem de importar a tabela ou consulta relacionada se quiser que o campo de destino apresente os valores da consulta. Se não importar a tabela ou consulta relacionada, o campo de destino apresentará apenas os IDs da pesquisa.

    Consultas

    Pode importar uma consulta como uma consulta ou como uma tabela. Se importar uma consulta como uma consulta, tem de importar as tabelas subjacentes.

  3. Feche a base de dados de origem. Certifique-se de que nenhum utilizador a tem aberta em modo exclusivo.

  4. Abra a base de dados de destino. Certifique-se de que a base de dados não é só de leitura e que tem as permissões necessárias para adicionar objetos e dados à base de dados.

    Se a base de dados de origem estiver protegida por palavra-passe, ser-lhe-á pedido que introduza a palavra-passe sempre que a utilizar como origem de uma operação de importação.

    Nota: Se quiser importar os dados para uma nova base de dados, tem de criar uma base de dados em branco que não contenha tabelas, formulários ou relatórios antes de começar a operação de importação.

    A operação de importação não substitui nem modifica as tabelas ou os objetos existentes. Se um objeto com o mesmo nome do objeto de origem já existir na base de dados de destino, o Access adiciona um número (1, 2, 3, etc.) ao nome do objeto de importação. Por exemplo, se importar a tabela Problemas para uma base de dados que já tenha uma tabela chamada Problemas, a tabela importada terá o nome Problemas1. Se o nome Problemas1 já estiver a ser utilizado, a nova tabela terá o nome Problemas2 e assim sucessivamente.

    É importante ter em atenção que se quiser acrescentar os registos na tabela de origem a uma tabela na base de dados de destino, tem te utilizar uma consulta de acréscimo em vez de executar uma operação de importação. Para obter mais informações sobre consultas de acréscimo, consulte o artigo Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo.

Importar os dados

  1. A localização do assistente de importação difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:

    • Se estiver a utilizar a versão mais recente da subscrição do Office 365 do Access, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Nova Origem de Dados > A Partir da Base de Dados > Access.

    • Se estiver a utilizar o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Access.

    • Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Access.

  2. O assistente de importação e ligação Obter Dados Externos – Base de Dados do Access é aberto.

    Captura de ecrã do assistente de importação Obter Dados Externos – Base de Dados do Access

  3. Na caixa de texto Nome do ficheiro, escreva o nome da base de dados de origem ou clique em Procurar para apresentar a caixa de diálogo Abrir Ficheiro.

  4. Selecione Importar tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos para a base de dados atual e clique em OK.

    A caixa de diálogo Importar Objetos é aberta.

    Selecionar objetos a importar na caixa de diálogo Importar Objetos

  5. Na caixa de diálogo Importar Objetos, no separador Tabelas, selecione as tabelas que pretende importar. Se quiser importar consultas, clique no separador Consultas e selecione as consultas que pretende importar.

    Para cancelar um objeto selecionado, clique no mesmo novamente.

  6. Clique em Opções para especificar definições adicionais.

    A seguinte tabela descreve como cada opção afeta os resultados da operação.

    Elemento

    Descrição

    Caixa de verificação Relações

    Selecione para importar as relações entre as tabelas selecionadas.

    Caixa de verificação Menus e Barras de Ferramentas

    Selecione para importar barras de ferramentas e menus personalizados existentes na base de dados de origem. As barras de ferramentas e menus são apresentados num separador chamado Suplementos.

    Caixa de verificação Espec. de Imp/Exp

    Selecione para importar as especificações de importação ou exportação existentes na base de dados de origem.

    Caixa de verificação Grupos do Painel de Navegação

    Selecione para importar grupos do painel de navegação existentes na base de dados de origem.

    Botão de opção Definição e Dados

    Selecione para importar a estrutura e dados de todas as tabelas selecionadas.

    Botão de opção Apenas a Definição

    Selecione para importar apenas os campos nas tabelas selecionadas. Os registos de origem não são importados.

    Botão de opção Como Consultas

    Selecione para importar as consultas selecionadas como consultas. Neste caso, lembre-se de importar todas as tabelas subjacentes juntamente com as consultas.

    Botão de opção Como Tabelas

    Selecione para importar consultas como tabelas. Neste caso, não precisa de importar as tabelas subjacentes.

  7. Clique em OK para terminar a operação.

    O Access copia os dados e apresenta mensagens de erro se ocorrerem problemas. Se a operação de importação de dados for concluída com êxito, a última página do assistente permite-lhe guardar os detalhes da operação como uma especificação de importação para utilização futura.

Ligar a dados noutra base de dados do Access

Ligar permite-lhe aceder a dados noutra base de dados sem os importar, para que possa ver e modificar os dados mais recentes nas bases de dados de origem e de destino sem criar e manter duas cópias dos mesmos dados. Pode ligar apenas a tabelas noutra base de dados do Access. Não pode ligar a consultas, formulários, relatórios, macros ou módulos.

Ao ligar a uma tabela numa base de dados do Access, o Access cria uma nova tabela (chamada tabela ligada) que mantém uma ligação aos campos e registos de origem. Todas as alterações efetuadas aos dados na base de dados de origem são refletidas na tabela ligada na base de dados de destino e vice-versa. No entanto, não pode alterar a estrutura de uma tabela ligada na base de dados de destino. Por outras palavras, não pode efetuar alterações a uma tabela ligada, como adicionar ou eliminar um campo ou modificar o tipo de dados de um campo.

O processo de ligar a dados noutra base de dados do Access segue os seguintes passos gerais:

  • Preparar a operação de ligação

  • Executar o Assistente de Ligação

Os seguintes conjuntos de passos explicam como executar cada ação.

Preparar a ligação de tabelas numa base de dados do Access

  1. Localize a base de dados de origem.

    O formato do ficheiro pode ser MDB, MDE, ACCDB ou ACCDE. Se a base de dados de origem estiver protegida por palavra-passe, ser-lhe-á pedido que introduza a palavra-passe durante a operação de ligação.

  2. Identifique as tabelas às quais pretende ligar. Pode ligar a tabelas, mas não pode ligar a consultas, formulários, relatórios, macros ou módulos. Se esta for a primeira vez em que está a ligar a tabelas noutra base de dados do Access, consulte a tabela seguinte para obter algumas sugestões úteis.

    Elemento

    Descrição

    Múltiplos objetos

    Pode criar ligações a múltiplas tabelas numa única operação de ligação. É criada uma tabela ligada para cada tabela de origem.

    Tabelas ligadas como origem

    Não pode ligar a uma tabela que já é uma tabela ligada na base de dados de origem.

    Por exemplo, se a tabela Colaboradores1 à qual pretende ligar na base de dados Vendas for uma tabela ligada à tabela Colaboradores na base de dados Folha de Pagamentos, não pode utilizar a tabela Colaboradores1 na base de dados Vendas como tabela de origem. Em alternativa, deve ligar diretamente à tabela Colaboradores na base de dados Folha de Pagamentos.

    Tabela nova ou existente

    Cada operação de ligação cria uma nova tabela ligada para cada tabela de origem. Não pode substituir ou acrescentar a uma tabela existente com uma operação de ligação.

    Relações

    Se selecionar múltiplas tabelas, as relações entre as tabelas são automaticamente transferidas para a base de dados de destino. No entanto, não pode alterar ou eliminar a relação na base de dados de destino.

    Campos de pesquisa

    Se um campo na tabela de origem pesquisar valores noutra tabela, tem de ligar à tabela relacionada se quiser que o campo de destino apresente os valores da consulta. Se não ligar à tabela ou consulta relacionada, o campo de destino apresenta apenas os IDs da pesquisa.

  3. Feche a base de dados de origem. Certifique-se de que nenhum outro utilizador tem a base de dados aberta em modo exclusivo.

  4. Abra a base de dados de destino. Certifique-se de que a base de dados de destino não é só de leitura e que tem as permissões necessárias para adicionar objetos e dados à base de dados.

    Nota: Se quiser criar as ligações numa nova base de dados, tem de criar uma base de dados em branco (que não contenha tabelas, formulários ou relatórios) antes de começar a operação de ligação.

    A operação não substitui nem modifica as tabelas ou os objetos existentes. Se um objeto com o mesmo nome do objeto de origem já existir na base de dados de destino, o Access adiciona um número (1, 2, 3, etc.) ao nome da tabela ligada. Por exemplo, se ligar à tabela Problemas de uma base de dados que já tenha uma tabela chamada Problemas, a tabela ligada terá o nome Problemas1. Se o nome Problemas1 já estiver a ser utilizado, a nova tabela terá o nome Problemas2 e assim sucessivamente.

    Tenha em atenção que se quiser acrescentar os registos na tabela de origem a uma tabela na base de dados de destino, tem te utilizar uma consulta de acréscimo em vez de executar uma operação de ligação.

    Para obter mais informações sobre consultas de acréscimo, consulte o artigo Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo.

Ligar aos dados

  1. A localização do assistente de ligação difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:

    • Se estiver a utilizar a versão mais recente da subscrição do Office 365 do Access, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Nova Origem de Dados > A Partir da Base de Dados > Access.

    • Se estiver a utilizar o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Access.

    • Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Access.

  2. O assistente de importação e ligação Obter Dados Externos – Base de Dados do Access é aberto.

    Captura de ecrã do assistente de importação Obter Dados Externos – Base de Dados do Access

  3. Na caixa de texto Nome do ficheiro, escreva o nome da base de dados de origem ou clique em Procurar para apresentar a caixa de diálogo Abrir Ficheiro.

  4. Clique em Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada e, em seguida, clique em OK.

    A caixa de diálogo Ligar Tabelas é aberta.

    Selecionar uma tabela à qual ligar na caixa de diálogo Ligar Tabelas

  5. Na caixa de diálogo Ligar tabelas, selecione as tabelas a que pretende ligar.

    Para cancelar uma solução, clique novamente na tabela.

  6. Clique em OK para terminar a operação.

    O Access cria as tabelas ligadas.

  7. Abra as tabelas ligadas na vista Folha de Dados para se certificar de que os dados estão corretos.

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