Implementar Gestão de Registos

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Pode gerir os registos "no local", o que significa que pode deixar um documento na sua localização atual num site ou armazenar registos num arquivo específico, como o site do Centro de Registos.

Antes de implementar a gestão de registos, recomenda-se que crie primeiro um plano de gestão de registos para a sua organização. Para obter ajuda ao escolher o sistema de gestão de registos adequado para a sua organização, consulte o artigo Escolher como armazenar e gerir registos.

Criar e configurar um site de Centro de Registos

Esta secção fornece uma descrição geral dos principais passos que necessita de dar para criar e configurar um site de Centro de Registos. Clique nas ligações para ver ajuda específica em cada passo.

  1. Crie o site Centro de Registos ao utilizar o modelo de site Centro de Registos.

  2. Crie bibliotecas ou listas de registos para gerir e armazenar cada tipo de registo especificado no seu plano de ficheiros (def: um plano de ficheiros descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registos empresariais oficiais. Indica onde estes registos estão armazenados e fornece informações que diferenciam um tipo de registo de outro).

  3. Adicione um tipo de conteúdo associado às suas listas e bibliotecas.

  4. Crie e adicione colunas de site aos tipos de conteúdo relevantes para conterem e apresentarem os metadados de cada tipo de registo especificado no plano de ficheiros.

  5. Adicione uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo no site Centro de Registos.

  6. Configure o Organizador de conteúdo para direcionar cada tipo de registo para a localização apropriada.

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Criar um site do Centro de Registos

Recomendamos que crie um Centro de Registos como uma coleção de sites de nível superior e não como um subsite. Para criar uma coleção de sites, tem de ser um membro do grupo de Administradores de Farms do SharePoint no computador que está a executar o site da Administração Central do SharePoint.

No SharePoint Online, pode criar um site do Centro de registos a partir do seu site do SharePoint de nível superior. Clique em + Criar site, em seguida, iniciar no passo 4 abaixo.

  1. Inicie o SharePoint 2013 ou 2016 de Administração Central.

    • Para o Windows Server 2008 R2:

      • Clique em Iniciar, clique em Produtos do Microsoft SharePoint 2013 ou Produtos do Microsoft SharePoint 2013 e, em seguida, clique em Administração Central do SharePoint 2013 ou Administração Central do SharePoint 2016.

    • Para o Windows Server 2012:

      • No ecrã Iniciar, clique em Administração Central do SharePoint 2013 ou Administração Central do SharePoint 2016.

        Se a Administração Central do SharePoint 2013 ou Administração Central do SharePoint 2016 não estiver no ecrã Iniciar:

      • Computador com o botão direito, clique em todas as aplicações e, em seguida, clique em Administração Central do SharePoint 2013 ou Administração Central do SharePoint 2016.

  2. No site da Administração Central, na secção Gestão de Aplicações, clique em Criar coleção de sites.

  3. Na página Criar coleção de sites, na secção de Aplicação Web, se a aplicação web na qual pretende criar a coleção de sites não estiver selecionada, clique na seta para baixo. No menu Aplicação Web, clique em Alterar Web aplicação e, em seguida, clique em aplicação web na qual pretende criar a coleção de sites.

  4. Na secção Título e Descrição, escreva o título e descrição para a coleção de sites.

  5. Na secção Endereço do Web Site, selecione o caminho a utilizar para o seu URL (por exemplo, um caminho de inclusão universal como /sites/ ou o diretório de raiz (/).

    Se selecionou um caminho de inclusão universal , também tem de escrever o nome do site para utilizar no URL do seu site.

  6. Na secção Seleção de Modelos, na lista Selecionar versão de experiência, selecione a versão de experiência do SharePoint dos modelos que pretende utilizar.

    Selecione a versão de experiência se pretender que a coleção de sites para procurar e executar como uma coleção de sites no SharePoint Server. Uma coleção de sites que utiliza uma versão de experiência anterior é executado numa versão posterior do SharePoint, mas a experiência de utilizador e a interface de utilizador da coleção de sites vai refletir as versão anterior. Uma coleção de sites que pode ser actualizada a qualquer momento para a versão de experiência mais recente.

  7. Na secção Seleção de Modelos, selecione o separador Enterprise e clique em Centro de Registos.

  8. Na secção Administrador Principal da Coleção de Sites, escreva o nome de utilizador (no formato DOMÍNIO/nomedeutilizador) para o utilizador que será o administrador da coleção de sites.

  9. Na secção Administrador Secundário da Coleção de Sites, escreva o nome do utilizador, que será o administrador secundário da coleção de sites. Atribuir um administrador secundário da coleção de sites é uma prática recomendada para se certificar de que alguém pode gerir a coleção de sites quando o administrador primário da coleção de sites não estiver presente.

  10. Se estiver a utilizar quotas para gerir o armazenamento das coleções de sites, na secção Modelo de Quota, clique no modelo na lista Selecionar um modelo de quotas.

  11. Clique em OK.

Criar bibliotecas ou listas para gerir registos

As bibliotecas e listas são elementos importantes na gestão de registos. São utilizadas como arquivos de ficheiros para cada tipo de ficheiro que pretende armazenar ou gerir. Associar tipos de conteúdo (explicado mais à frente) a bibliotecas e listas também ajuda a categorizar os seus registos. Recomendamos que crie uma biblioteca ou lista de documentos para cada tipo de conteúdo no seu plano de ficheiros de registos.

Adicionar um tipo de conteúdo existente a uma lista ou biblioteca

A adição de um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca possibilita que essa lista ou biblioteca contenha itens desse tipo. Quando os registos são submetidos ao Centro de Registos, são encaminhados para a lista ou biblioteca relevante com base no tipo de conteúdo do documento.

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Criar e adicionar colunas do site a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo

As colunas ajudam-no a agrupar, categorizar e controlar registos ou outros itens. Uma coluna de site define um item de metadados que pode ser associado a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca. Por exemplo, poderá pretender adicionar colunas de site para definir o "autor" ou a "data de conclusão". Adicione uma coluna de site a um tipo de conteúdo para registos para armazenar um item de metadados submetido com um registo ou para adicionar metadados para ajudar a gerir o registo.

Criar uma coluna de site

  1. No site do Centro de Registos, clique em Definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, em Galerias do Web Designer, clique em colunas de Site.

  3. Na página Colunas do Site, clique em Criar.

  4. Na página Nova Coluna de Site, na secção Nome e Tipo, na caixa Nome da coluna, escreva o nome que pretende.

  5. Selecione o tipo de informações que pretende armazenar na coluna , por exemplo, moeda, data e hora ou texto.

  6. Na secção Grupo, selecione o grupo existente onde a nova coluna de site será armazenada ou selecione Novo grupo para criar um novo grupo para armazenar a coluna. Os grupos fornecem uma forma de organizar colunas e facilitam a respetiva localização.

Na secção Definições de Coluna Adicionais, selecione as definições de coluna adicionais pretendidas. As opções disponíveis nesta secção são diferentes consoante o tipo de coluna que seleciona na secção Nome e Tipo. Por exemplo, se o tipo de informações a armazenar numa coluna for Escolha, pode definir as escolhas a enumerar na secção Definições de Coluna Adicionais.

  1. Clique em OK.

Adicionar uma coluna de site a um tipo de conteúdo para registos

  1. Na home page do site de centro de registos, clique em definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na secção Galerias do Web Designer, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Na página de Tipos de Conteúdo de Site, clique no tipo de conteúdo de site que pretende configurar.

  4. Após ter selecionado um tipo de conteúdo de site a partir do site principal ou ter criado um novo tipo de conteúdo de site, na página de tipo de conteúdo de site, na secção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

  5. Na página Adicionar Colunas ao Tipo de Conteúdo, na secção Selecionar Colunas, selecione o grupo que pretende filtrar a partir da lista Selecionar colunas de.

  6. Selecione a coluna que pretende adicionar a partir da lista colunas disponíveis e, em seguida, clique em Adicionar.

  7. Na secção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site especifique se os tipos de conteúdo do site secundário que herdam deste tipo de conteúdo de site serão atualizados com as suas alterações.

  8. Quando terminar de adicionar as colunas que pretende, clique em OK.

Nota:  Caso o tipo de conteúdo que pretende selecionar não aparecer como uma ligação (a cinzento) nesta página, o tipo de conteúdo pertence a um site principal do site do Centro de Registos e, por isso mesmo, necessita de ser selecionado e configurado a partir do site principal. Pode fazê-lo clicando na ligação por baixo da coluna Origem que se encontra ao lado do tipo de conteúdo de site a cinzento por baixo da coluna Tipo de Conteúdo de Site.

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Criar políticas de gestão de informações para registos

Uma política de gestão de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gestão de informações permitem às organizações controlar coisa como a forma como o conteúdo longo é retido e quais as ações que os utilizadores podem efetuar com esse conteúdo.

Nota:  Para que o site do Centro de Registos conclua esta tarefa, o utilizador tem de ser um membro do grupo Proprietários.

Adicione uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo

Nota: Não pode especificar uma política de gestão de informações para um tipo de conteúdo principal. Os tipos de conteúdo principais são instalados quando uma coleção de sites é criada. Tem de criar um tipo de conteúdo que seja um derivado de um tipo de conteúdo principal e aplicar uma política de gestão de informações ao tipo de conteúdo derivado.

  1. No site, clique em Definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, na secção Galerias do Web Designer, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar uma política de gestão de informações.

  4. Na página Tipo de Conteúdo, clique em Definições da política de gestão de informações.

  5. Na página Editar Política, escreva uma descrição para a política e, em seguida escreva uma breve declaração da política que explique aos utilizadores para que serve a política. Uma declaração de política pode ter até 512 carateres.

  6. Em seguida, tem de adicionar um ou mais funcionalidades da política à política de gestão de informações. Como ativar funcionalidades, serão apresentadas definições adicionais.

Adicionar funcionalidades da política à política de gestão de informações

As funcionalidades da política que pode adicionar a uma política de informações são etiquetas, auditoria, expiração e códigos de barras.

Adicionar uma funcionalidade de política de retenção a uma política de gestão de informações

  1. Na página editar Política, selecione a caixa de verificação Ativar Retenção.

  2. Clique em Adicionar uma fase de retenção e selecione as seguintes opções de período de retenção para especificar quando é que os documentos expiram: para configurar a data de expiração com base numa propriedade de data, selecione Esta fase é baseada numa propriedade de data no item e, em seguida selecione a ação (Criado ou Modificado) e o período de tempo (dias, meses ou anos).

  3. Escreva um valor na caixa entre as listas para especificar o período de tempo.

  4. Selecione a ação que deve ocorrer quando o documento expirar.

  5. Se pretender que a ação selecionada se repita, selecione a caixa de verificação na secção Periodicidade e, em seguida selecione o período de periodicidade.

  6. Clique em OK.

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Adicionar uma funcionalidade de política de auditoria a uma política de gestão de informações

  1. Na página Editar Política, na secção Auditoria, selecione Ativar auditoria e, em seguida, selecione as caixas de verificação ao lado dos eventos para os quais pretende manter um registo de auditoria.

  2. Clique em OK.

    Nota: Para ver os registos de auditoria, na página Definições da Coleção de Sites, clique em Relatórios de registos de auditoria e, em seguida, selecione o relatório que pretende ver.

Adicionar uma funcionalidade de política de código de barras a uma política de gestão de informações

  1. Na página Editar Política, na secção Códigos de barras, selecione Ativar Códigos de Barras

  2. Selecione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores a introdução de um código de barras... se pretender que as aplicações de cliente do Office peçam aos utilizadores para introduzirem um código de barras nos respetivos documentos.

Adicionar uma funcionalidade de política de etiqueta a uma política de gestão de informações

  1. Na página Editar Política, na secção Etiquetas, selecione a caixa de verificação Ativar Etiquetas.

  2. Para pedir aos utilizadores que introduzam uma etiqueta antes de guardarem ou imprimirem um documento, selecione Pedir aos utilizadores a introdução de uma etiqueta antes de guardarem ou imprimirem.

  3. Para impedir que as etiquetas sejam alteradas depois de serem adicionadas, selecione Impedir alterações a etiquetas depois de serem adicionadas.

  4. Na caixa Formato da etiqueta, escreva o texto que pretende que seja apresentado na etiqueta. Pode utilizar qualquer combinação de propriedades de texto fixo ou de documento, exceto propriedades calculadas ou incorporadas, como um identificador exclusivo global (GUID) ou Criado Por. Para começar uma nova linha, utilize a sequência de carateres \n.

  5. Selecione um tipo de letra, tamanho de tipo de letra, estilo de tipo de letra e justificação para o texto da etiqueta.

  6. Escreva uma altura para a etiqueta em polegadas na caixa Altura e uma largura para a etiqueta em polegadas na caixa Largura.

  7. Clique em Atualizar para ver as alterações.

  8. Clique em OK.

Configurar a gestão de registos no local

Quando utiliza o Centro de Registos, está a trabalhar num repositório protegido e pode utilizar uma operação Enviar Para para enviar os registos para esse repositório. Contudo, qualquer site pode ser ativado para gestão de registos no local e configurado como sistema de gestão de registos. Neste tipo de Sítima, ao contrário do que acontece com o Centro de Registos, pode armazenar registos e documentos ativos num espaço de colaboração. Alguns benefícios adicionais da utilização de um sistema de gestão de registos no local são:

  • Os registos podem existir e ser geridos através de vários sites.

  • Com o controlo de versões ativado, a manutenção das versões dos registos é automática.

  • A procura da Deteção de Dados Eletrónicos pode ser executada em relação a registos e a documentos ativos em simultâneo.

  • Controlo mais abrangente acerca do que é um registo na sua organização e sobre quem pode criar um registo.

Existem três passos principais na configuração da gestão de registos no local:

  1. Ativar a gestão de registos no local ao nível da coleção de sites.

  2. Configurar as definições da declaração de registos ao nível da coleção de sites.

  3. Configurar as definições da declaração de registo ao nível da lista ou biblioteca.

    Nota: Tem de ser um contribuidor de lista ou administrador para declarar manualmente itens como registos.

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Ativar a gestão de registos no local ao nível da coleção de sites

O primeiro passo na configuração de um sistema de gestão de registos no local é a ativação da funcionalidade ao nível da coleção de sites. A ativação da funcionalidade ativa o comado Registo Declarado/Não Declarado no friso.

Nota:  Tem de ser um administrador da Coleção de Sites para desempenhar esta tarefa.

  1. Nível de superior a maior parte dos sites, clique em definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Em Administração da Coleção de Sites clique em Funcionalidades da coleção de sites.

  3. Ao lado de Gestão de Registos No Local, clique em Ativar.

Configurar as definições de declaração de registo ao nível da coleção de sites

  1. Nível de superior a maior parte dos sites, clique em definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Em Administração de Coleções de Sites, clique em Definições da declaração de registo.

  3. Na página Definições da Declaração de Registo, se pretender colocar uma restrição no que pode ser feito aos itens declarados como registos, selecione uma das opções na secção Restrições de Registos.

  4. Na secção Disponibilidade da Declaração de Registos, escolha se a declaração manual de registos deve estar disponível em listas e bibliotecas por predefinição. Se selecionar a opção Não disponível em todas as localizações por predefinição, os registos só poderão ser declarados através de uma política ou fluxo de trabalho.

  5. Na secção Funções da Declaração, selecione as funções que podem declarar e não declarar registos manualmente.

  6. Selecione OK.

Configurar as definições da declaração de registo ao nível da lista ou biblioteca

Pode ter maior controlo sobre onde os itens podem ser declarados como registos configurando declarações de registo para uma lista ou biblioteca. Quando configurar uma lista ou biblioteca para declaração de registo, pode fazer com que os itens sejam declarados automaticamente como registos quando forem adicionados à lista ou biblioteca.

  1. A partir da lista ou biblioteca em que pretende configurar definições da declaração de registo, clique no separador lista ou biblioteca no Friso e, em seguida, clique em Definições da biblioteca ou Definições da lista.

    No SharePoint Online, clique em Definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em definições da lista ou definições da biblioteca.

  2. Na página Biblioteca de Documentos/Definições da Lista, em Permissões e Gestão, clique em Definições da declaração de registo.

  3. Na secção Disponibilidade da Declaração Manual de Registos, selecione:

  4. se pretende que a lista ou biblioteca utilize as predefinições da declaração de registo utilizadas pela coleção de sites,

  5. se pretende que os utilizadores tenham sempre permissão para declarar itens como registos manualmente para a lista ou biblioteca, ou

  6. se os utilizadores podem ou não declarar registos numa lista ou biblioteca.

  7. Na secção Declaração Automática, selecione a caixa de verificação se pretende que todos os itens sejam adicionados à lista ou biblioteca para serem automaticamente declarados como registos.

  8. Clique em OK.

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